中小企业档案培训.docx

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中小企业档案培训

规范档案管理服务公司发展

-----档案管理培训XXX

一、档案及企业档案

1、定义：

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。

档案的记录方式和载体是多种多样。

纸质—文件、电报、书信、手稿、报表、图纸等等

新型载体-感光材料与磁性材料--影片、照片、胶片、磁带、磁盘、光盘、短信、邮件等。

企业档案是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的有保存和利用价值的各种形式的真实记录。

不管是文字报表还是音像，这些档案记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积累与沉淀。

主要分为：

党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。

企业开展档案工作需从四个方面入手：

一是组织建设；二是制度建设；三是基础设施建设；四是业务建设。

（档案8环节）

2、档案工作的性质与作用

性质：

服务性、科学管理性、政治性

作用：

档案的凭证作用--档案是历史的真凭实据。

参考作用—经验教训，可为他人借鉴。

3、档案与文件的区别----档案的条件

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

档案是由文件转化而来的，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。

当然不是所有的文件都能成为档案。

文件转化为档案有三个条件：

办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手续）。

二、档案管理的目的及原则

《中华人民共和国档案法》（1987年9月5日第六届全国人大常会第22次会议通过，1996年7月5日修正）

1、档案管理目的-管理和技术经验的积累，历史记录和依据，安全保密，方便查阅和有效利用。

根本目的----便于社会各方面的利用。

公司档案的利用主体：

股东，上级单位，审计部门、税务部门、工商等行政部门等。

来我单位检查最多：

党群纪检、审计、财务、税务、人事、行政。

2、档案工作的基本要求----维护档案的完整与安全。

3、我国档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级集中地管理国家全部档案。

公司档案管理原则：

收集齐全、分类合理

归档及时、保管安全、使用方便

三、管理流程

可能有同事说，档案收办公室统一管理了，和我们没有关系。

这个事实上，情况不是这样的。

档案要在次年移交办公室，移交后由专管人员统一管理。

那么移交前呢？

比如，合同、人事档案等，档案的收集、整理、保管，实际上都在各个部室。

可以说，我们大家都是管理员，兼职档案管员。

每个部门负责人，各分管领导都是责任人。

请大家一定要重视档案的收集整理保管工作。

下面我说一下档案管理的一些基本流程。

1、档案工作八个业务环节：

收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用

公司档案管理环节—收集整理（分类归档）、保管、利用

（1）档案的收集与整理

公司各部门专兼职档案人员要认真做好档案的收集工作并按照归档规定将文件材料整理后及时归档

本单位办理完毕的有价值的文件材料，均属归档范围。

整理是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作，包括分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。

档案整理的任务，是解决档案零散状态，“化零散为系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。

A、整理工作的原则：

档案的整理应该保持文件之间的联系，便于保管和利用。

比如：

合同整理在一起，纪要整理一起。

人力资源部：

履历类、职称类、任免类。

B、常用的档案分类法：

年度、组织机构、问题分类法、保管期限、保密程度等。

企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目。

根据咱们公司实际情况，可分为：

党群工作、行政管理、人力资源、项目与合同、会计、荣誉实物和电子档案等7项。

每个一级类目下设若干二级类目，二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。

年度—保管期限（永久、30年、10年）

收集与整理过程中文件的分类

一级：

党群工作

二级：

党务、组织、宣传、统战、纪检与监察、工会、团工作等。

三级：

党务—领导人员、全体党员信息、发展党员工作、党费收缴、三会一课、支部会议等

办公室工作：

会议、印章管理、档案管理、应急值班、信息、行政后勤。

董事会---董事会成员情况、董事会议事规则、会议记录、决议等。

行政—房租、车辆、食堂、行政维修

人事工作：

干部管理（干部、工人、离退休干部、死亡干部）、招聘录用、劳动合同、考核绩效、工资、社保与公积金、职工教育培训等

财务：

凭证（会计凭证、记帐凭证）、帐簿、报表、管理制度、预算决算、审计报告等

经营管理：

公司重要决策、规划、重大投资、资产管理、所属企业管理、经营管理与考核。

法律事务部：

重大诉讼案件、法律教育培训等

安全：

制度建设、宣传教育、应急演练、隐患排查、专项治理等C、

归档文件的整理单位及质量要求

归档文件：

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理：

将归档文件以件为单位进行装订、分类排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件整理单位：

一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。

整理时应注意6点：

文件正本与定稿应作为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件应作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。

比如：

晋中公司拆除设施的请示，包括晋中公司董事会决议、设施情况、环保文件要求，以及公司呈报文件表。

这就是一个文件。

归档制度主要内容：

归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。

归档时间：

一般在次年上半年向档案部门移交。

归档手续---案卷目录的移交，交接双方签字。

《档案移交清单》

序号

时间

类型

文件名称

原/复印

页数

份数

经办人

备注

1

2016-1-3

决议

公司年度决算

原件

2

3

周壮壮

2

2016-2-5

合同

安塘煤站租用合同

复印件

8

1

郭静

3

移交人：

接收人：

移交时间：

（2）鉴定

档案保存价值的鉴定，鉴别档案价值大小、确定保存期限、决定档案存毁的一项工作。

档案鉴定的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，只有“化质杂为质优”，淘汰档案中无用部分，存留其有用部分，才便于保管和利用。

公司档案管理的这项工作实际上与收集整理同步进行。

鉴定—分类—装订—档号著录（编号）—装盒排架

（3）保管

保管是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作，包括档案保护技术工作和库房管理工作。

档案保管的任务，是解决档案的易损性与社会要求长期保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地延长档案的寿命，或者通过缩微复制等技术手段保护档案信息使之久传，才能保证社会长远利用。

A编号：

文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限）

编目：

逐件编目

分类目录有：

档号、案卷题名、份数、页数、形成日期、保管期限、原编号、备注8个部分。

B装盒：

按件号顺序装盒

C文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

注意：

会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。

干部人事档案由人力资源部人员按照《企业职工档案管理工作规定》要求，随时收集、整理、归档。

企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。

鉴定—分类—装订—档号著录（编号）—装盒排架

（4）档案的统计

以表格数字形式全面地反映档案和档案工作状况，包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况，以及档案机构、人员、经费、设备的登记和统计。

档案统计是取得各种反馈信息，对档案工作进行监督的重要手段之一，是档案部门了解情况、总结经验、进行决策、制定计划的依据。

（5）档案的检索

档案的检索又称档案编目，是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。

档案的目录包括：

1、检索性目录，如案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、人名目录等；

2、介绍性目录，如档案馆指南、全宗指南、专题指南等。

档案的编目工作，就是为了解决不断增长的大量档案与利用者对对档案信息特定需要之间的矛盾。

存储：

著录标引、组织检索工具。

---专业化。

查找：

确定查找内容、查找操作。

《中国档案分类法中国档案分类法》》（1996）

《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》

《档案著录规则档案著录规则》

公司主要按年度和类别管理，检索相对简单一些。

（6）档案的利用

档案的利用，就是档案信息的输出，是通过多种信息传输渠道和媒介，将档案信息传递给利用者的工作过程。

它把档案这种“死材料”变成“活信息”。

注意：

1、档案属于公司机密，未经许可不得外传。

外单位人员未经公司分管领导批准不得借阅。

阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。

需要借出档案的，须经部门领导批准。

2、借出档案材料的时间不得超过一周。

借阅档案者必须妥善保管档案，不得私自转借或复印，不得拍照、拆卸、损污，归还时保证档案材料完整无损。

3、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告移交部门及档案室及时处理。

绝密文件、珍贵的实物档案等一律不准外借，否则追究相关人责任。

四、专业档案

（一）人事档案管理 

1、定义：

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、德能勤绩、以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

2、人事档案的分类：

履历类；自传类；党团类；

鉴定、考核、考察类；

学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料政历类；

奖励类；处分类；

录用、任免、出国、工资、待遇及各种会议代表的材料。

3、人事档案的保管、转递和利用

在职人员人事档案的保管与人员管理范围相一致；

离休、退休人员人事档案的保管分级、分单位保管；

死亡人员人事档案的保管分级保管；

人事档案的转递：

及时、准确、安全。

“档随人走，人档一致”

（二）会计档案管理 

1、定义：

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计凭证类：

原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他

会计账簿类：

总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

财务报告类：

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

其他类：

银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

案保管清册，会计档案销毁清册。

《会计档案管理办法》财政部98财会字第32号，原则上由本单位档案部门集中统一保管，但应视实际情况而定，自行选择。

2、会计档案的保管期限分为永久、定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类；

3、销毁：

保管期满的会计档案，可以按照程序销毁：

单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档、正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

涉案档案不得销毁。

我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

5、单位变更后会计档案的交接

A.撤销、解散、破产，由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管；

B单位分离后原单位存续的单位分离后原单位存续方统一保管，其他方可查阅复制；

C.单位分离后原单位解散的单位分离后原单位解散的由其中一方代管或移交档案馆代管，其他方可查阅、复制；

五、公司档案工作需加强的几个方面

（一）建立档案工作体制

1.下发文件，明确档案机构设置。

2.配备了专职档案人员

3.档案工作实行集中统一管理

4.档案工作列入公司发展规划和年度工作计划

5.在档案管理制度中明确档案工作分管领导，在总经理和分管经理的职责范围中列入档案工作条款。

6.编制公司档案工作管理体系网络图。

（二）制定档案工作管理制度

1.将“三纳入”、“四参加”、“四同步”列入公司档案工作规章，建立档案工作责任追究制度、制定档案管理应急办法。

2．制定归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作。

3.制定整理规范、分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体管理规范。

（三）配备档案管理基础设施

1.档案室提出档案用房要求，分设办公室、阅览室、荣誉室各一间，设综合档案库房200平米一间，另设人事档案库房一间。

2.档案库房采取“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染）措施。

3.案卷采用符合国家标准的档案盒，库房配置密集架，并配备必要的保护设备如温湿度计、空调机、去湿机、加湿器、吸尘器、消毒灭菌机、防磁柜、火灾报警灭火装置等。

我本人是现学现卖，且学且交流，不妥当之处，请领导同事们见谅。