最新人力资源控制程序Word格式文档下载.doc
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序号
文件类别/文件名称
制订者
审核
审批
获得途径
1
一阶文件
质量手册（QM）
见5.1
管理代表
总经理
人事行政部
2
二阶文件
程序文件（QP）
各部门
总经办
3
三阶文件
制度、流程（WI）、作业指导书（SOP）等
4
岗位职责
5
四阶文件
质量记录表单
部门主管
4.0内容
4.1受控文件：
指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：
4.1.1体系文件：
包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准—）、表单等；
4.1.2外来标准类文件：
包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料；
4.1.3外来技术文件：
包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
4.2受控文件：
文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件”印章；
4.3非受控（参考）文件：
作为参考目的而使用的文件；
文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章；
4.4受控文件原稿：
授权者亲笔签名文件；
4.5作废文件：
凡文件有新版发行时，人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色"
作废"
章；
5.0文件编码
5.1编码规则
u质量手册（一级文件）的编号：
QM—XX
流水号（01、02…）
质量管理手册
u管理程序文件（二级文件）的编号:
QP-XX
流水号（01、02…）
质量管理体系程序文件
u作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:
WI–ZZ-XXX
流水号（001、002…）
部门代码
文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书）
u表格及记录（四级文件）的编号:
FMXX–YYY-（A/0）
版本/版次（初版为A/0，改版为A/1，以此类推）
表格流水号（001、002…）
部门代码
文件类别代号（FM））
u部门代码：
部门名称
管理者代表
网络部
生产部
PMC/仓储
外贸部
研发部
采购部
MR
ND
PD
MD
HR
SD
TD
ID
5.2文件版次（即版本和修改次数）的修订：
5.2.1版次以「A/0」表示，A/（1---99）代表版本，n（0---5）代表修改次数；
5.2.2第一次正式发行的版次为0版，以后文件有修订时，修改次数每次递增1，如A/1、A/2以此类推；
5.2.3当文件修订5次后，则应修订版本（每次递增1），即A/5版次文件经修订后，其版次变更为B/0……以此类推，具体参照《文件编码表》；
5.2.4四阶文件质量记录不作编码管制。
5.3受控文件的制订、修订、废止
5.3.1制订：
各部门视业务及组织任务需要拟定所需的文件后，交由部门主管审查总经办核准颁布施行；
5.3.2修订：
文件若不符合现状，需修订、增订的要由申请单位填写《文件申请单》说明修订原因，修改完成的审查、总经办核准、颁布发行程序内容;
5.3.3废止：
5.3.3.1文件废止的申请、审查、核准、颁布程序同文件修订程序；
5.3.3.2废止后原文件编号列管，避免重复使用；
5.3.3.3废止文件原件保存期限为一年。
5.4受控文件的分发
5.4.1文件由人事行政部负责编号，交相关单位审查核准；
5.4.2各部门应指定专人与人事行政部沟通；
5.4.3人事行政部按管理者代表指定范围复制适当份数，加盖红色“受控文件”章后发行，并请收文单位在《文件分发及回收记录表》上签收；
5.4.4受控文件须登录于《文件汇总表》。
5.5受控文件的收回
5.5.1修订及废止时，人事行政部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于《文件分发及回收记录表》上；
5.5.2文件的回收完成后，人事行政部应更新《文件汇总表》。
5.6受控文件的保存和销毁
5.6.1受控文件的原件保存于人事行政部；
5.6.2受控文件及外来文件的接收和使用部门承担保管好文件的责任，保持文件的齐全、清洁和统一；
5.6.3人事行政部每年定期发行《文件汇总表》给各部门，以检查文件保管状况并作相应改善措拖；
5.6.4文件修订和废止时，人事行政部统一销毁；
5.6.5因资料积累而保存的旧版文件，应加盖红色"
章，且与其它文件隔离放置（一般作废文件保存期为三年）;
5.6.6本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限，实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长；
5.7受控文件的申请和借阅;
5.7.1因文件遗失或者补发或者增发的，应由相关部门填写《文件申请单》，经部门主管及管理者代表核准后方可发放；
5.7.2借阅文件须由部门主管填写《文件申请单》，经人事行政部登录后，方可借阅，借阅部门应负保全的责任；
5.7.3未经许可任何人不得自行复制受控文件。
5.8受控文件外发
5.8.1若因业务需要对外发行文件，应由相关部门填写《文件申请单》，经管理者代表核准后方可发行；
5.8.2该文件若是指导对方生产、运作、设计则加盖“受控文件”印章，人事行政部人员应要求申请部门于《文件分发及回收记录表》签收；
5.9外来文件
5.9.1外来文件由总经办审核其适用性，由人事行政部加盖蓝色“外来文件”章交由相关部门。
对此类外来文件，总经办审核其适用性，人事行政部应对不适用的文件作回收处理；
5.9.2上述外来文件不另行编号，而使用其原有编号及版本，发行及回收同“受控文件”；
5.10各种产品信息管理
5.10.1客户提供的信息资料：
由总经办识别，行政并加盖蓝色“外来文件”章和予以记录；
5.10.2自制产品样板照片：
由研发部总监校对核准后交给人事行政部，人事行政部复印数份，并在复印件上加盖蓝色“受控文件”章后发至生产、品质等部门；
原件人事行政部交回研发部保存，上述发放结果人事行政部应予以记录；
5.11四阶文件即质量记录表单的制订、修改、废止、分发程序按本《文件控制程序》执行；
5.12文件审核：
每年12月，由人事行政部组织各部门重新审核所有文件（含外来文件），确认其有效性，必要时更新；
5.13电脑媒体资料的备份由人事行政部视情况进行，当电脑媒体资料与书面文件有冲突时，依书面文件为准；
5.14信息交流与沟通：
5.14.1信息有外部信息、内部信息；
A：
外部信息包括市场动态、政策法规、劳动、环保等；
B：
内部信息包括日常活动信息、工艺变更通知，订单信息、质量异常信息、紧急事态活动信息等；
5.14.2信息的传递：
如书面形式信息，可以直接将信息复印件发放给各个部门或转化为内部邮电方式发放；
如口头信息，侧应将信息转化为纸质《内部联络单》方式发放给相关部门。
6.0相关记录
6.1《管制文件清单》
6.2《质量记录一览表》
6.3《文件申请单》
6.4《文件分发及回收记录表》
6.5《外来文件一览表》
6.6《内部联络单》
6.7《文件编码表》
编制：
审核：
审批：
日期：
日期：
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