学院社团联合会办公室管理制度.docx
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学院社团联合会办公室管理制度
学院社团联合会办公室管理制度
第一章总则
第一条为强化学院社团联合会办公室职能，规范其使用与管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，提高办公效率，现结合实际情况，制定本制度。
第二条本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、钥匙管理、公章管理、档案管理、值班管理、会议管理、卫生管理。
第三条本制度所指学院社团联合会办公室是A栋教学楼408的办公室（以下简称社联办公室）。
第二章社联办公室职能
第四条召开社联各项会议。
社联部长例会、各部门例会等社联日常会议，经过申请后均可在此进行。
第五条日常办公。
第一项主席团办公。
用于社联主席团日常办公、与各部门商讨各项大小事务。
第二项日常办公。
办公室可用于各部门日常办公，整理资料等事务。
第六条收发存放文件档案及收集材料。
第一项收发文件。
第二项存放各部门文件档案。
办公室设有各部门文件存放柜，可用于文件整理及归档。
第三项收集材料。
收集基层上交材料，包括面试表、申请书、申报表、计划书等等。
第七条物资管理。
社联物资借用、归还等管理均在此办公室进行。
第八条宣传部用以绘画海报以及手抄报等工作。
第九条社联办公室的最终管理权归秘书处。
第三章办公室物资管理
第一十条社联办公室所有物资归社联所有，均贴有社联标志。
第一十一条社联物资旨在方便社联日常办公、各组织举行活动。
第一十二条社联物资包括办公用品、办公设备、宣传物资。
办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品。
办公设备包括电脑、电风扇、冷气机、饮水机、书柜、桌椅等设备。
宣传物资包括拱门、海报、横幅、红绳、卡纸、画笔、颜料等用品。
第一十三条社联物资如需借出，必须递交申请书并填写《社团联合会物资借用归还登记表》。
第一十四条物资使用与保管
第一项办公用品的使用要以勤俭节约为原则，杜绝奢侈浪费。
第二项所有院办公设备使用权属社联所有，其他组织或个人不享有使用权。
第三项所有办公用品使用完毕后，应立即放回原位。
第四项办公设备若有损坏，需及时报修，以保证正常的办公室运作。
第五项所有物资在使用过程中，如有恶意损坏或丢失现象，需作出相应赔偿。
第六项值班结束后务必切断电灯、电脑、电风扇、冷气机、饮水机等办公设备的电源。
第七项办公室电脑使用者未经相关人同意，一律不得随意删改、拷贝电脑资料。
第八项办公室电脑使用者应合理使用电脑，不得利用其进行与工作无关的事情，保持电脑运作正常。
第一十五条物资借用与归还
第一项办公用品、办公设备仅供社联内部使用，宣传物资可外借。
第二项社联内部借用宣传物资，无需写申请书，但需要事先与相关负责人说明，并填写相应的《物资借用归还登记表》。
第三项社联内部或其他组织在借用宣传物资期间需保管好物资，若物资有所损坏或丢失，视严重程度给与惩罚。
第一十六条物资清点与整理
第一项办公用品每两个月清点一次，详细记录库存数量、损耗情况，并填写《社团联合会办公用品物资清点登记表》。
汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由秘书处相应负责人统一处理。
第二项办公设备每月清点一次，并填写《社团联合会办公设备清点登记表》。
如有丢失，追究相关责任人并作相应惩罚。
第三项宣传物资每月清点并整理一次，详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况，详细填写《社团联合会宣传物资清点登记表》。
汇集所有损坏由秘书处相应负责人统一处理已损坏物资。
第四章钥匙管理
第一十七条钥匙存放与保管
第一项钥匙管理所指钥匙包括社联办公室钥匙、公章钥匙。
第二项公章钥匙仅为社联秘书长所持有。
其他人均不得持有或私自配备钥匙。
第三项社联办公室钥匙由秘书处统一管理，非钥匙持有者，一律不得私自配备钥匙。
第四项社联办公室钥匙持有者：
社联主席团及社联各部门正部长。
第五项流动钥匙旨在方便值班、会议需要；一律不得外借，仅为秘书处值班干事轮流保管，不得外借给其他部门干事及其他组织或个人。
第一十八条钥匙借用与归还
第一项借用公章钥匙务必征得社联秘书长同意。
使用完毕后，务必立即归还。
第二项办公室钥匙持有者若需将钥匙借给他人，务必在钥匙使用完毕后催促借用者归还。
第一十九条钥匙丢失或私自配备
第一项所有钥匙持有者或保管者第一次丢失钥匙，必须立刻口头告知社联秘书处相关负责人，并当面向主席团解释说明；第二次丢失钥匙，则取消其钥匙使用或保管权。
第二项所有私自配备钥匙者均拟写书面检讨，取消其钥匙持有权、使用、保管、借用权。
第三项若钥匙持有者或保管者未经社联主席团同意私自将钥匙外借给非社联的其他组织或个人，取消其钥匙持有、使用、保管、借用权利。
第五章公章管理
第二十条社联公章是社联的标志及权力的象征，具有严肃性、权威性、法律性。
第二十一条社联公章使用权与保管：
第一项社联主席团和财务部正部长具有使用权，固定存放社联办公室。
其他人一律不拥有公章使用权。
第二项各部门需借用公章，必须经社联主席团批准，严格按照公章使用程序，方可借用公章。
第三项非工作需要，社联公章需固定存放，不得随意摆出或借出。
无特殊情况未经批准不得带离办公室。
第二十二条公章的具体使用
第一项社联所有正式文件，包括一般文件和红头文件必须印有社联公章才能上报、下发，否则视为无效。
第二项在日常工作中，用章者不得在空白的信笺、表格以及其他纸张上盖公章。
第三项用章人员必须对所盖公章的文件内容认真审阅，确保内容真实有效，对一些行文不规范（有明显涂改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文件，可以拒绝加盖印章。
第四项使用公章时，必须以“骑年盖月”为原则，保证公章的端正与威严。
第五项使用公章时，若所盖文件作废，必须在公章上划叉，并注明“作废”二字。
第六项注有“作废”二字的已盖章文件不得作二次纸使用。
第二十三条公章的更换与丢失
第一项公章更换时，原公章应上缴学院团委，不得弃置。
第二项公章一旦丢失，必须立刻报告社联主席团，视情况处理。
第六章档案管理
第二十四条文档管理
第一项不得随意翻阅保密文件。
第二项可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位。
第三项办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经秘书长同意。
第四项不得对外透漏未正式发文的文件内容。
第五项各部门定期清理储物柜，及时归档文件。
第七章值班管理
第二十五条值班管理旨在加强各值班人员工作效率，规范其工作职责。
第二十六条值班时间：
星期一到星期五上午10:
00—11:
40下午16:
05—17:
45
第二十七条社联办公室值班主要工作
第一项协助各部门完成所需工作。
第二项及时跟进未完成工作。
第三项保持所有办公桌的清洁整齐。
第四项工作汇报。
将值班期间所有事项记于值班登记表，重要事项需向主席团汇报。
第五项管理物资。
包括接收各单位物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作。
第六项收集材料。
协助社联各部门收集、派发相关材料。
第七项做好接待工作。
第八项值班结束离开办公室时，务必保证电灯、风扇、门窗已关闭。
第八章会议管理
第二十八条若需借用社联办公室，至少提前2天向社联秘书长申请借用。
第二十九条若会议在非值班时间举行，需在前一段值班时间到社联办公室领取钥匙，并在下一段值班时间内归还。
第三十条会议期间务必保持办公室卫生整洁，并在会议结束后摆放好桌椅。
第三十一条会议结束后，务必保证办公室的电灯、风扇及门窗已关闭，并按规定填写《社团联合会办公室使用归还登记表》。
如有部门没有按规定使用办公室，则该部门自借用日始一个星期内不得再借用办公室。
第三十二条非工作需要，不得借用办公室。
严禁借用办公室举行生日派对或其他联谊。
如有发现，自发现日始两个星期内禁止该部门借用办公室。
第九章卫生管理
第三十三条社联办公室清洁负责部门。
社联办公室卫生工作由秘书处统筹安排，社联各部门共同协助完成。
第三十四条办公室卫生清理一般安排在每天下午进行。
第十章附则
第三十五条本规章解释权归社联秘书处。
第三十六条本规章自发布之日起生效。
增城学院社团联合会
二〇一〇年十一月九日
附表一
社团联合会物资借用归还登记表
单位
物品
经手人
用途
联系电话
数量
借用时间
验收人
归还时间
备注
单位
物品
经手人
用途
联系电话
数量
借用时间
验收人
归还时间
备注
单位
物品
经手人
用途
联系电话
数量
借用时间
验收人
归还时间
备注
单位
物品
经手人
用途
联系电话
数量
借用时间
验收人
归还时间
备注
增城学院社团联合会制
附表二
社团联合会办公用品物资清点登记表
序号
物资名称
使用数量
库存数量
损耗情况
清点日期
登记人
备注
增城学院社团联合会制
附表三
社团联合会宣传物资清点登记表
序号
物资名称
使用数量
库存数量
损耗情况
清点日期
登记人
备注
增城学院社团联合会制
附表四
社团联合会办公设备清点登记表
序号
物资名称
数量
损耗情况
清点日期
登记人
备注
增城学院社团联合会制
附表五
社团联合会办公室使用归还登记表
2010年月
序号
日期
使用时间
使用目的
归还时间
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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11
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30
增城学院社团联合会制
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