酒店采购管理九要素Word文档格式.doc

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二，明确分工与职责，明确权利与义务。

科学明确的分工是良好协作的基础和人效管理的手段，而公道授权则是实现职责的必要条件，对采购员在明确其业务及职责范围后，要充分信任与授权，使之有独立自主的处理题目的权利，能千方百计，克服困难，完成任务，没必要事事请示，但要有事事汇报制度，采购员应将天天工作中碰到的题目处理的方法和天天的到货情况等写上《逐日工作汇报部》以便经理检查，发现题目时随时解决。

三，严格要求并指导采购员学习与把握必要的商品知识和采购知识与技能。

在现实生活中，包括酒店行业，购买质次价高的假冒伪劣商品，吃亏上当的事屡风不鲜，一个很重要的缘由就缺少必要的商品知识，对所购买的商品不了解，结果不化险为夷侵害了酒店客人的利益，而且使企业本身蒙受不应有的，乃至是巨大的损失，避免这类情况发生的办法之一就是要求采购员必须把握必要的商品知识----最少是他所分管的范围的商品知识，包括商品的特性，产地，规格、用处、质量、价格、供给商状态等，另外，要弄好物品采购工作，还必须把握物品采购的基本理论，基本知识和基本技能，特别是把握好采购的基本技能，方法，主要是：

了解把握物品供求信息，了解各类物品的特性和分类方法，善于与客商洽商业务，约定供货条款，了解采购国外不同物品的采购程序，熟练输采购手续等。

对一个采购员来讲，采购甚么，到甚么地方采购，甚么时候采购怎样采购等，应做到成竹在胸，这样才有可能进行一次成功的没必要要的损失和本钱的增加。

四，了解市场行情，控制采购本钱。

了解市场行情，要随物品特点而定，对时令物品，因供求情况和价格变化快，应随时了把握其变化，对季节性强的物品，如鲜贝，对虾等，须摸清生产周期，把握采购最好时期，对大批量的日用品，要进行专题调查，根据采购的质、量、时间要求进行选择，如从外地进货还要了解运输的情况和运输用度的高低。

可供采购物品的市场是广阔的一种物品要能有几十家供货单位可供选择假如采购员缺少了解市场，晓得市场行情的能，在数以千计的生产同一货品的供货单位眼前就会蒙头转向了，致使采购失败，市场上需要了解的内容有：

货物来自甚么渠道？

可从哪些供货单位采购到哪些物品？

各个供货单位提供物品的质量牌号，价格如何等等。

同时还必要了解市场的其他一些因素，如市场物品流通渠道，产品供给的季节性，价格波动，贸易经营天气等影响市场供给变动的缘由。

要了解市场行情，就要进行调查分析，根据酒店来一些同等的做法，这类调查分析可概括为“二个三”，第一个“三是货比三家不吃亏。

即采购时应尽量多找几家了行情，特别是多数物品采用市场调理方式销售，由各售货单位自行作价，对此要特别留意比价；

”第二个“三是三个层次，即便用部分经办职员，采购部职员，本钱控制部职员，都要做调查工作，然后，集中将情况分析，这样就有可能避免采购的盲目性和被“斩”情况的发生，即能确保采购质量，也呆避免鞭些采购职员营私舞弊，中饱私囊，从而有效地控制采购本钱。

五，多方努力，控制食品的采购价格。

成功的采购工作其目标之一是取得理想的采购价格。

进口的价格是受各种因素影响的，诸如市场的供求状态，餐饮的需求程度，采购的数目，食品本身的质量，供给的货源渠道和经营本钱，单位支配市场程度，其他供给者对其影响等，面对这样的价格因素与餐饮经营的要求，对采购价格实行控制是必要的，实践证明，以下几条价格措施是行之有效的。

1、规定采购价格-----通过具体的市场价格调查后，酒店对餐饮所需的某些食品提出购货限价，采购员必须在限价之内进行采购，不得超过，限价商品的品种通常为指逐日采购的新鲜蔬果肉类2、规定购货渠道和供给单位----采购部分只能那些指定的供货单位购货，或只许购置来自规定渠道的食品，如香烟，洋酒等。

3、控制大宗和珍贵食品的购货权-----珍贵食品和大宗食品其价格是影响餐饮本钱的主体。

因此，由餐饮部分提供使用情况的报告，采购部分增加购货量和改变购货规格可根据需求情况，大批量采购，以便下降单价，这也是控制采购价格的一种策略，另外当某些食品的包装规格有大有小时，购买酒店的适用规格，也呆下降单位价格。

4、向生产单位直接采购-----对采购批量大的物品，应尽呆能向生产单位直接采购，并要求经批理优惠价格供给。

5、根据市场行情适时采购-----当某些食品在市场上供过于求，价格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合质量并可作贮存的可趁此机会购进，以备价格回升时使用。

当应时食品上市，预计价格可能下跌，采购量应尽呆能地减少，只在适应需要便可，等到价格稳定时再行添购。

六，学会对购进货品价格的整体控制。

采购经理天天要对很多的“采购申请单”、“计货单”、支票申领单、中，西厨逐日定货单“签字”但他天天都要面对同一个课题，压低进货价格下降本钱。

厨房逐日用的鲜活海水产品，禽蛋，肉、菜、水果等等每天进，日日买，每种不过几十元，上百元而房口部的棉织品，塑料制品，印刷品，一份计货单批下来，经常过千元，上万元，特别是工程装修，维修，乃至超过几十万元。

理论上讲，对每笔支出，不管巨细，大小，都要严格控制，所谓点滴勤俭，但实际上谁也不可能完全做到保证采购部平常购买的所有商品，其质量是全城最好的，其价格又是全市最平的，举例说明一般大路菜的单价，东西南北各个农贸市场价格相干一毛几分，假如一定要求采购员和每期进货都“最好”，“最平”反而会使他们整日处于紧张忙乱当中，在现今社会节奏日趋加快的时代，事事无巨细，笔笔支出都精细管理的做法，不公难以进行，而且得不损失，因此，作为采购经理，应采取从整体上把握，控制采购本钱的策略，这一策略主要体现在以下两个方面。

1、众多的平常小额开支予以总的控制，只要是市场的均匀价格以内，具体的一笔笔支出可以没必要过分计较。

由于是大量的经常使用品，管理的侧重点放在保证质量及快速反应上，即必须保证购进的货品货量能用，好用，同时必须保证及时购进，说买就买的到，不耽误使用。

2、小量的大额支出必须下工夫，多方了市场，多方寻价，认真浅谈，仔细做报价，不答应购买出现失误，严格控制，最好是经理亲身洽商。

对这部份重点的大额支出，管理的侧重点应是在保证质量的条件下尽最大可能地省钱，在洽商进程中要“琐屑较量。

几毛钱，几分钱地砍，例如一份印刷品要印要千万份，每份砍下一二分或三四厘钱，就可以省下很多钱，七，建立良好的采购工作程序，按该程序控制整个采购系统。

便是的采购工作程序将为采购部有条不紊地运作提供有力的保证，使所有的采购员有章可循，进步效力，减少失误。

各个酒店，宾馆采购的采购工作程序中应留意以下几个题目。

1、严格按程序运作，不答应推诿扯皮，该办的必须办理。

2、严格按程序所规定的职权范围办理，不得超出范围。

3、密切协作关系，夸大采购部与其他部分的调和，合作与配合，有困难，有疑问应共同协商解决。

八、对采购计划和购货合同执行的控制。

为保证物品采购和购货合同的有效执行，采购经理必须对执行进程进行控制。

1、指定专业职员负责至计划的执行和购货全责的履行进行检查。

2、设立物品计划执行控制台账，记录每种物品的采购计划，签约（合同）情况，交货履约和库存情况，如有条件可采用科学的酒店采购工作管理软件，将这些数据输进电脑，以备随时检查。

3、定期检查与随时检查相结合，每个月进行全面检查，对未按计划和合同的进度供货的货种，随时通知经办采购员催促供给单位按时交货，也可用挂牌方法把没有按计划执行，按合同供给的物品品种，用不同色彩牌子挂出，以便引发同事留意。

九、熟习供给厂商，并与之建立良好和合作关系。

采购员的工作是有所分工的，在一个相对长的时间里较固定地分管负责采购某一类物品，使其对熟习这尖物品的市场供给的厂家及供给商，作为采购绠，则应当熟习所管的采购员与之联系的所有供给厂商，经过一段时间实际采购的考察，对一引发信誉好的供给商，应斟酌与之建立比较稳定的采购关系和良好的合作关系，以保证货源的购进，减轻采购工作量，同时，他应当负责解决采购员解决不了的题目，买到采购员买不到的货物，应留意不能出现这样的情况：

即一个采购员频繁联系供给商是采购经理所不知道或不熟习的，假如采购员和供给商终年，不买采购部经理的帐，那末采购经理的工作将是十分被动的。

供给商为了得到更高的经济效益，会采取各种样的办法“困住“采购员，手段之一是”回扣“它不但影响进货本钱，侵害酒店利益，还会腐蚀采购队伍，如何控制这类题目的产生是所有采购经理面临的共同题目，事实上，作为采购经理不可能盯住所有采购员，随着他们满街跑，只在对货品采购进行周密的控制管理，盯住货品的单价，把单价控制住，回扣就能够下降到最低限度，乃至没有。

总之，酒店业中的采购供给工作是极为复杂的，其管理工作也是具有相当难度和挑战性的，作为采购经理，要想将采购工作的特有规律，进而遵守这些规律往做，只有这样才能进步采购工作的管理水平，在保证满足酒店服务和生产需求的同时，最大程度地下降采购本钱。