第一章会议管理1.docx

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第一章会议管理1

第一章会议管理

2006年11月

一、单项选择题

47、电话会议是一种以语言交通为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（　）。

A．提前发放会议的日程表B．配置视频设备C．做好会议报到工作D．做好会议书面信息的分发工作

48、在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可（　）参加会议。

A．直接使用带有免提扬声器的电话机B．免费C．使用麦克风D．使用专用视频电话

49、在会议文件审核修改之后，要由（　）进行终审。

A．主管秘书B．主要领导或主管领导C．文件起草者D．办公室主任

50、与会人员交费的计算公式正确的表述是（　）。

A．预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额

B．预期的与会人员人数×交费额+收入项目

C．预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目

D．预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额-交费折扣额

51、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（　）。

A．有细化的议题B．结合本单位的实际情况C．有充足的讨论余地D．在会上反复协商

52、在对会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为（　）。

A．损益平衡表法B．比率分析法C．质量法D．报告和会议法

53、在审核会议文件析具体内容时，首先要审核会议文件内容（　）。

A．是否做到了层次清晰B．是否与实际相符C．是否偏离了会议的主题D．是否进行了会商

54、会议文件的归档应（　）。

A．越简单越好B．放在会议进行过程中C．自行建立一套文件制度D．遵守档案制度

55、会议纪要的拟写要求是（　）

A．忠于会议实际B．确定印发范围C．面面俱到D．有领导签字确认

56、举办会议既要确保会议质量，又应遵循（　）的原则。

A．扩大企业影响力B．勤俭节约C．服务社会D．提高企业竞争力

二、多项选择题

86、会议策划方案一般包括会议为（　）。

A．议程B．筹备方案C．预算方案D．日程

87、检查会场布置的情况应注意的方面有（　）。

A．会标是否庄严醒目B．领导者名签安排是否妥当

C．投票设施是否完善D．旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

88、在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到（　）。

A．必须由领导对问题提出处理意见B．不扩大问题的影响面

C．在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备D．及时将纠编的结果进行通报

89、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，可先要（　）。

A．进行会商B．广泛征求意见C．由各部门分别提出意见D．只由牵头部门提出意见

90、会议营销预算内部中一般包括（　）。

A．宴请联谊的费用B．宣传材料的制作成本C．宣传广告的花费D．寄送宣传物品的邮寄费用

91、会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括（　）。

A．会议场的定金B．展览区位定金C．视听设备定金D．会议服务定金

92、提出会议预算方案，要拥有（　）。

A．成本观念B．人文观念C．效率观念D．时间观念

93、会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持（　）原则。

A．细致性B．时间性C．及时性D．全面性

94、会议总结的目的在于（　）。

A．确定考评标准B．检查会议目标实现情况C．积累经验D．落实岗位责任制

95、对会议主持人评估的要素包括（　）。

A．领导能力B．业务水平C．对会议进程的控制能力D．对会议时间的控制能力

三、案例分析题

2、请看案例分析素材录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出15处正误点）。

　　情景叙述：

　　宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。

高叶着便装坐在办公桌前办公。

办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。

　　电话铃响过两声，高叶左手拿起电话，右手准备记录：

“喂，你好，这是宏远公司。

啊，王总，我是小高……嗯……好，行，可以！

没问题，您放心好了。

再见！

”挂下电话。

　　高叶看了一下手表，拿起电话拨打：

“喂，钟秘书吗？

我是高助理，现在是9:

30，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10:

00到1号会议室开个碰头会。

好，就这样。

再见！

”高叶挂上电话。

　　会议室的时钟指着9:

50，高叶身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。

　　高叶：

“怎么还不亮啊？

钟秘书，这个投影仪有问题啊！

你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。

”钟秘书出去进来一位技术人员。

检查后说没问题了。

　　钟秘书进来：

“好了吗？

　　高叶：

“应该没问题。

把开会的相关资料准备好，马上要开会了。

　　1号会议室。

会议桌椅摆放整齐、美观。

高叶主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。

　　高叶：

“今天会议的内容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关录像。

”这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。

　　高叶继续发言：

“下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。

这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。

我们大家讨论一下。

　　马经理：

“我有一个建议。

作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉室布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。

怎么样？

　　高叶边记录边接着说：

“大家看马经理的建议如何……吴经理您觉得呢？

　　吴经理：

“马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。

公关部出去租个地方并不费事呀。

　　马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：

“出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。

”说完要走，高叶连忙摆手示意他坐下。

　　高叶：

“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。

从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。

这就需要我们多想办法。

我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。

吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样？

方主任：

“没问题。

”

　　高叶对着马、吴两位经理：

“那你们二位呢？

　　吴经理有些勉强：

“行。

　　马经理点头说：

“可以。

　　高叶：

“那好。

展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。

大家有什么意见吗？

　　大家说：

“没意见。

　　高叶边整理材料边说：

“好，事情就这么定了。

散会。

”众人离席。

　　高叶：

“吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？

您请坐。

　　高叶示意吴经理坐下，说：

“马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的。

吴经理：

“小高呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道，就没见过这么自以为是的人。

他眼里还有谁呀？

　　高叶端了杯水给吴经理：

“吴经理，您先喝水。

这话又说回来了，谁都年轻过啊！

我刚来的时候，不也和他差不多吗？

要不是您手把手地教我，我哪有今天啊！

　　吴经理：

“真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。

　　高叶：

“哎，您是老同志，对我们年轻人还

　　要多帮助。

我有说得不对之处，您也别往心里去。

咱别为一点儿小事影响了工作。

吴经理：

“嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。

好了，我该走了。

高叶站起：

“那行，您多休息。

今天还真谢谢您了。

”两人离开会议室。

数天之后，办公楼。

高叶一边上楼一边接电话：

“噢，王总呀，小钟接上您了？

行，我们都布置好了，一小时后您直接到会场吧。

您放心好了……再见！

　　吴经理，方主任，钟秘书走到高叶身旁。

方主任：

“高助理，会场布置得真不错，挺像回事的。

　　这时保安慌张地跑上楼来：

“高助理，高助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了交通的出入。

　　高叶听后说：

“噢，我的应急方案里应该有这项吧？

　　方主任：

“对，可以从西门进来。

高叶：

“噢，西门？

那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。

方主任：

“行。

”随保安下楼。

高叶领着吴经理与钟秘书：

“走，看看会场去。

四、工作实务题

4、（15分）

备忘录

至：

秘书高叶

自：

行政经理苏明

主题：

公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，无决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。

此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。

                                     行政经理  苏明

                                     ××年×月×日

2007年5月

一、单项选择（26-85，每题一分，共60分）

26、在做会议的经费预算时应（ ）

A各种经费的数目尽量多做些B考虑到各种不可预见的开支

C不必列出各种费用的明细表D由秘书自行决定总数

27、秘书要围绕工作中心，突出重点，根据（ ）来确定督查工作任务

A工作性质B上司的工作习惯和重视程度C工作计划D同级部门的要求

28、为了保证中大型会议与会者的健康与安全，一般应事先安排好（ ）

A车辆B医护人员在会场以应急C交通维护人员D消防人员

29、内部小型会议的必备用品有（ ）

A文具、茶具B交通工具C台签D投票箱

38、会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（ ）

A有细化的议题B结合本单位的实际情况C有充足的讨论余地D在会上反复协商

48.在审议会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（ ）

A是否做到了层次清晰B是否与实际相符C是否偏离了会议的主题D是否进行了会商

49、利用档案编写来反映一个单位或某方面基本情况的数字材料是（ ）

A基本情况汇集B统计数字汇集C单位情况汇集D档案专题汇集

50、对视频会议的会场布置要求有（ ）

A一台摄像机B主会场和分会场都要悬挂会标C摆放鲜花D采用自然光

51、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为（ ）

A“间接沟通”B“直接沟通”C“团队沟通”D“语言沟通”

52、评价会议成功与否，首先要（ ）

A分析确定影响会议效果的主要因素B设计会议效果评估表

C汇总评估结果D对会议工作人员的表现进行评估

58、进行会议总结的目的是（ ）

A建立评估体系B改进会议的组织与服务C应对公众舆论D给与会人员一个交代

66、视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。

会场内必须配备（ ）

A远程电话B高速传真机C复印机D同声传译

68、会议总结的内容有（ ）

A对所讨论问题的归纳概括B会议组织评估表C综合性简报D社会公众反馈意见

70、在召开远程会议时，应首先考虑（ ）

A技术要求、保密要求B省时、省力C交通不便D互动性强

71、与会人员缴费的计算公式正确的表述是（ ）

A预期的与会人员人数×缴费额+预期陪同人数×缴费额

B预期的与会人员人数×缴费额+收入项目

C预期的与会人员人数×缴费额+预期陪同人数×缴费额+收入项目

D预期的与会人员人数×缴费额+预期陪同人数×缴费额-交费折扣额

78、对会议的评估应（ ）

A澄清事实B科学高效C淡化宣传D避免定论

80、公司各部门一般应根据自己的实际情况在会前（ ）

A精简会议议题B广为收集会议议题C合并会议议题D上报会议议题

81、与领导沟通有关会议事宜要坚持（ ）

A将单向沟通的结果尽快进行部署和落实B与会议的主管领导保持非定期的沟通

C在会前、会中、会后不同时期的沟通中，突出各自的重点D突出成绩，适度反映问题

二、多项选择题

90、在会议总体协调中，往往头绪很多，很容易疏漏，主管秘书应让参与筹备服务的人员做到（ ）

A人手一份任务分工表B每项工作要有人牵头，责任到人

C分组包干，各司其职D经常碰头，分工协作

100、会议纪要的起草程序包括（ ）

A阅读会议文件B听取小组发言C拟定思路D执笔写作

三、工作实务题

4、

便 条

高叶：

公司为了了解客户对新产品YG的使用情况，决定于下月初举办一次客户座谈会，并以远程会议形式进行。

请你向我说明：

1、远程会议有哪些优势？

2、如何开好此次会议？

谢谢。

行政经理ＸＸＸ 

ＸＸ年Ｘ月Ｘ日 

2007年11月

一、单项选择题

29、在召开远程会议时，应首先考虑（ ） 

A、技术要求、保密要求 B、省时、省力 C、交通不便 D、互动性强

35、对视频会议的会场布置要求有（ ） 

A、一台摄像机 B、主会场和分会场都要悬挂会标 C、摆放鲜花 D、采用自然光 

37、撰写会议总结或会议纪要应遵循（ ） 

A、简单性原则 B、突出成绩原则 C、及时性原则 D、开放性原则

46、会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（ ） 

A、公众代表 B、业务人员 C、主管领导 D、技术人员

二、多项选择题

120、会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括（ ） 

A、会议场地定金 B、展览区位定金 C、视听设备定金 D、会议服务定金

三、工作实务题

5.背景说明：

你是光华公司行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的任务。

便条

高叶：

请你写一份如何进行文书审核的文字材料，发到网上供大家参考。

行政经理：

XXX

XX年X月X日

2008年5月

一、单项选择题

30、视频会议的特点不包括（ ）。

A、实现声音和图像同时传送 B、节省时间、费用

C、形成广泛的间接沟通D、打破了空间的限制

34、会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（ ）。

A、公众代表 B、业务代表 C、主管领导 D、技术人员 

39、举办会议既要确保会议质量，又应遵循（ ）的原则。

A、扩大企业影响力B、勤俭节约C、服务社会 D、提高企业竞争力 

44、会议中常见的突发事件不包括处理（ ）。

A、场地问题 B、设备问题 C、行为问题 D、营销问题

47、会务筹备情况检查的方法最可靠的是（ ）。

A、听取会议筹备人员的汇报B、阅读报告C、电话询问 D、会前现场检查

50、下列选项中表述不正确的是（ ）。

A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结

C、职代会的闭幕词可以代替会议总结D、会议纪要即会议总结

65、设计会议评估表时应考虑的要素有（ ）。

A、会议的保密制度 B、领导的认可程度C、主办方组织力度难关D、填写的难易程度

74、电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（ ）。

A、派出人员具体组织安排B、配置视频设备

C、做好会议报到工作D、提前做好会议书面信息的分发工作 

75、公司各部门一般应根据自己的实际情况在会前（ ）。

A、精简会议议题B、广为收集会议议题C、合并会议议题 D、上报会议议题

81、在召开远程会议时，应首先考虑（ ）。

A、技术要求、保密要求B、省时、省力C、交通不便 D、互动性强 

82、在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（ ）。

A、 是否做到了层次清晰 B、是否与实际相符C、是否偏离了会议的主题 D、是否进行了会商

85、对会议的评估应（ ）。

A、澄清事实 B、科学高效 C、淡化宣传 D、避免定论

二、多项选择题

105、拟写单位总结需努力做到（ ） 

A、重点性 B、通俗性C、科学性D、可信性 

108、会议经费来源的类型包括（ ） 

A、与会者交费B、参展商交费C、联合主办者交费D、广告、赞助和捐助

112、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（ ）的方法 

A、说清讨论和不讨论问题的界限B、认真倾听，不打断他人的发言 

C、带头多发言，适时终止讨论D、多提开放式问题

三、工作实务题

2、

备忘录

至：

秘书高叶

自：

行政经理苏明

主题：

新产品展销订货会安全检查

公司定于2008年2月8日在×市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。

现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。

行政经理××

××年×月×日

2008年11月

一、单项选择题

33. 会场布置情况的检查一般不采用（　）。

A、口头形式 B、座谈会形式C、协调会形式 D、书面形式

36. 会议文件审核的方法不包括（　）。

A、对校法 B、折校法 C、单校法 D、读校法

41. 评估会议结果应考虑的因素有（ ）。

A、是否实现预期目标 B、是否有公众关注的焦点新闻

C、是否令主持人满意 D、是否有备选的会址

42. 确定会议的主题与议题应不包括（　）。

A、有切实的依据B、考虑社会热点问题C、结合本单位的实际D、有明确的目的

43、视频会议的特点不包括（）。

A、实现声音和图像同时传送B、节省时间、费用

C、形成广泛的间接沟通D、打破了空间的限制

53. 评价会议成功与否，首先要（ ）。

A、分析确定影响会议效果的主要因素B、设计会议效果评估表

C、汇总评估结果D、对会议工作人员的表现进行评估

59. 会议总结的内容有（ ）。

A、对所讨论问题的归纳概括 B、会议组织评估表

C、综合性简报 D、社会公众反馈意见

76. 在会议文件审核修改之后，要由（　）进行终审。

A、秘书 B、主要领导或主管领导C、文件起草者 D、办公室其他文员

80. 与会人员交费的计算公式正确的表述是（　）。

A、预期的与会人员人数×交费额＋预期陪同人数×交费额

B、预期的与会人员人数×交费额＋收入项目

C、预期的与会人员人数×交费额＋预期陪同人数×交费额＋收入项目

D、预期的与会人员人数×交费额＋预期陪同人数×交费额－交费折扣额

81. 在召开远程会议时，应首先考虑（　）。

A、技术要求、保密要求 B、省时、省力C、交通不便 D、互动性强

二、多项选择题

91. 检查会场布置的情况应注意的方面是（ ）。

A、会标是否庄严醒目B、领导者名签安排是否妥当

C、投票设施是否完善D、旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

95. 拟写单位总结需努力做到（ ）。

A、重点性B、通俗性C、科学性D、可信性

97、鼓励下属员工参与会议，积极发表意见，可以采用（）的方法。

A、说清讨论和不讨论问题的界限B、认真倾听，不打断他人的发言

C、带头多发言，适时终止讨论D、多提开放式问题

100. 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要（ ）。

A、进行会商 B、广泛征求意见C、由各部门分别提出意见 D、只由牵头部门提出意见

105. 高秘书在检查会议筹备工作时发现，在会议接待、会议文件、录音录像设备的准备等方面仍存在问题，她应向哪些会议筹备小组的主管提出批评？

（　）

A、秘书组 B、宣传组 C、保卫组 D、会务组

111. 在会议经费有限的情况下，应重点压缩下面哪些费用（ ）。

A、文件资料费 B、会议设备费C、场地租用费 D、宣传费

116、评估会议应注意（）。

A、侧重对主持人的评估B、会议效果评估表所设问题有针对性

C、避免与会人员反感D、评估形式与话题导向

三、工作实务题

5、便 条 

高叶:

　　为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。

请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。

行政经理 ×× 

××年×月×日

2009年5月

一、单项选择题

32.会议文件的审核是保证文件的质量和（  ）的重要一环。

A、规范化       B、标准化           C、合法化         D、制度化

35.在召开电话会议时，人数较少的单位或个人参加会议，可（　　）。

A、直接使用带有免提扬声器的电话机B、不用提前把电话号码告诉电讯部门

C、使用麦克风扩音D、使用录像设备

39.内部小型会议的必备用品有（　　）。

A、文具、茶具                 B、交通工具 C、台签                       D、投票箱

40.会议应急方案特点中不包括（　　）。

A、整合资源   B、预防为主   C、留有余地   D、有的放矢

46.会议总结的内容有（   ）。

A、对所讨论问题的归纳概括    B、会议组织评估表C、综合性简报      D、社会公众反馈意见

50.会议效果与（   ）决定会议效率。

A、会议报道               B、会议人力资源成本C、会议物品支出               D、会议成本

57.进行会议总结的目的是（   ）。

A、建立评估体系      B、改进会议的组织与服务 C、应对公众舆论      D、给与会人员一个交代

63.与领导沟通有关会议事宜要坚持（　　）。

A、将单向沟通的结果尽快进行部署和落实B、与会议的主管领导保持非定期的沟通

C、在会前、会中、会后不同时期的沟通中，突出各自的重点 D、突出成绩，适度反映问题

65.会场布置情况的检查一般不采用（　　）。

A、口头形式                   B、座谈会形式 C、协调会形式                 D、书面形式

66.“╳╳集团公司2000年度财务工作总结”，从总结的性质看，该总结的类型应属于（　　）。

A、综合性总结                 B、专题性总结 C、部门总结                   D、年度总结

67.会议的主题除了要有切实的依据之外，还要（　　）。

A、有细化的议题        B、结合本单位的实际情况 C、有充足的讨论余地        D、在会上反复协商

70.对会议进行现场检查时，一般应先（　　）。

A、向领导汇报 B、通知被检查的部门 C、下放检查评估表 D、确定检查的路线和确认检查重点

72.会议评估反馈数据的分析报告通常应递交给（   ）。

A、公众代表   B、业务人员   C、主管领导   D、技术人员

75.在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容（　　）。

A、是否做到了层次清晰      B、是否与实际相符 C、是否偏离了会议的主题      D、是否进行了会商

83.会议文件审核的方法不包括（　　）。

A、对校法