第七章行政会议管理.docx

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第七章行政会议管理

行政会议管理

7.1行政会议管理流程设计

7.1.1流程设计目的

会议是一种解决问题的重要手段，是企业主要的管理工作方式之一，而会议组织与服务的情况直接影响着会议的质量和效果。

行政部是会议组织与服务的归口责任部门，负责会议的筹备、组织开展和会议服务等工作，对会议的质量和效果负有重要责任。

企业行政会议管理流程的设计目的如图7-1所示。

目的1：

会议各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序确保会议开展顺利

行政会议管理流程设计目的

目的2：

提高会议工作效率，提高会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行

目的3：

逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化

图7-1行政会议管理流程设计目的说明

7.1.2流程结构设计

行政会议管理流程的结构设计可采取总分结构，先设计总的会议管理流程，再设计会议准备、会议开展、会议善后等子流程，具体到每一个流程，则按照“关键节点工作执行标准、流程执行工具、关键事项与考核指标”这一思路进行设计。

结构设计范例如图7.2所示。

流程执行工具

关键节点工作执行标准

会议准备管理流程

关键事项与考核指标

关键节点工作执行标准

行政会议管理流程结构

会议管理流程

流程执行工具

会议开展管理流程

关键事项与考核指标

关键事项与

考核指标

流程执行工具

关键节点工作执行标准

流程执行工具

关键节点工作执行标准

会议善后管理流程

关键事项与考核指标

图7-2行政会议管理流程结构设计图

7.2会议管理流程与工作标准

7.2.1会议管理流程

主办部门

行政部

流程名称

会议开展管理流程

拟定年度会议计划

总经理

行政人事总监

行政部

相关职能部门

审核

审核

审核

审核

审核

审核

审核

结束

10.总结评估与改进

9.文件发布、归档

8.会议成果文件编辑

6.会场服务

7.会议善后

会议签到

5.会议通知

4.会议准备

发布、执行

年度会议计划

开始

3.编辑会议实施

2.审查、确定当月会议计划

汇总月度

会议内容

1.编制

年度会议计划

文件传阅

会议计划调整及临时会议申请

接受通知并确认

编制月度会议计划

会议准备与开展

会后管理

编修部门

签发人

签发日期

7.2.2会议管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

拟定年度会议计划

1

1）行政部需要根据年度经营工作计划编制年度会议计划

2）年度会议计划须经行政人事总监审核、总经理审批

3）年度会议计划的内容包括会议主题、时间地点安排、主要议程、主要与会人员等

4）行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会、年会、运动会、研讨会、评审会、专题会、批评会、总结会、汇报会等

◇年度经营工作计划

◇年度会议计划

编制月度会议计划

2

1）行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定当月会议内容

2）行政部当月会议内容报主管领导签字后，编制当月会议计划

3）当月会议计划应包括当月会议列表、会议主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等

◇会议计划调整申请表

◇临时会议申请表

◇月度会议计划

3

1）行政部对各项会议编制会议实施方案，并报主管领导审批

2）会议实施方案内容包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议筹备计划、与会人员、主持人、会议费用等

◇会议实施方案

◇会议管理工作制度

会议准备与

开展

4

1）行政部须至少在会议开始前__天进行准备

2）根据会议场地特点，结合会议性质，合理布置会场、准备会议资料和用品等

◇会议用品列表

◇会议签到表

◇会议准备工作流程

5

1）行政部须提前__天通过邮件、电话等形式向与会人员发出会议通知并确认

2）会议通知至少包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议需注意事项等内容

◇会议通知

◇会议管理工作制度

◇会议组织工作流程

6

1）引导与会人员入席，及时统计到会人员数量

2）安排专人采取适当有效的方式进行会议记录

3）提供会场服务，维持会议纪律

◇会议签到表

◇会议记录

◇会议管理工作制度

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

会后管理

7

1）散会指引

2）会场整理

◇会议管理工作制度

◇会场管理工作流程

8

1）编制会议纪要及会议成果文件，经行政人事总监审核后报总经理审批

2）会议成果文件须根据会议主题、会议记录等按实际情况编制

◇会议纪要

◇会议成果文件

◇会议管理工作制度

9

1）将审批通过的会议成果文件进行发放、传阅

2）行政部将会议记录、会议成果文件等资料进行编号、归档

◇会议成果文件

◇会议管理工作制度

◇档案管理制度

10

1）跟踪会议决议的执行，督办会后指令，评估会议效果

2）总结会议组织经验，提高会议组织效率与质量

◇会议跟踪评估表

◇会议管理工作报告

7.2.3流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

编制年度会议计划

◇年度会议计划编制及时率，目标值为100%

◇年度会议计划编制规范，目标符合会议计划编制要求，各项计划内容完整、无重大错漏

3

编制会议实施方案

◇会议实施方案编制及时率，目标值为100%

◇年度会议计划编制规范，目标为各项方案内容完整、无重大错漏

6

会议进行记录

◇会议记录错漏次数，目标值不超过__次，无重大错漏

◇会议记录规范性，会议纪律内容清晰、完整、易懂，符合企业文书编写要求

6

会场服务

◇与会人员满意度评分，目标值为__分

◇会议异常问题解决及时性，会议异常问题解决及时、有效，对会议议程无明显影响

8

会议成果文件编制

◇会议成果文件编制一次性通过率目标值为100%

◇会议成果文件编制及时性，在会后__日内完成

10

会议效果评估

◇会议效果评估及时率，目标为100%

◇会议效果评估准确度，目标为相关人员对评估结果无异议

7.3会议准备管理流程与工作标准

7.3.1会议准备管理流程图

主办部门

行政部

流程名称

会议开展管理流程

拟定月度会议计划

总经理

行政人事总监

行政部

相关职能部门

审核

审核

会议准备工作检查与指示

督导、支持

审核

审核

9.会议准备

工作完善

8.会议记录与会场服务安排

7.文件、用品准备

6.会场布置

确定与会人员名单

5.会议通知

4.编制会议

实施方案

3.编辑会议预算

结束

发布、执行

月度会议计划

开始

2.拟定与会人员、

时间地点、议程

确定会议名称

注意、主持人等

1.拟定

月度会议计划

接受通知并确认

配合、协助

配合、协助

文件传阅

编制会议实施方案

会议准备于开展

会议通知

会场准备及安排

准备工作检查与

完善

编修部门

签发人

签发日期

7.3.2会议准备管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

拟定月度会议计划

1

1）行政部需要根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定月度会议计划

2）月度会议计划应包括当月会议列表、主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等

◇会议计划调整申请表

◇临时会议申请

◇月度会议计划

编制会议实施方案

2

1）根据会议内容及权限条件，大致确定与会人员，估计人员数量

2）根据年会会议计划、本次会议主题、与会人员数量等，确定会议时间与会议地点

3）根据会议主题，与会责任部门、会议主持人等确定会议议程

◇会议实施方案

◇会议议程安排表

◇会议预算表

◇会议管理制度

3

1）根据会议议程、时间地点安排、与会人员数量、需准备资料物品等，编制会议预算

2）会议预算需符合年度总体的会议预算要求，并尽量明细化

4

1）根据已确定的会议名称与主题、主持人、与会人员、时间地点、议程、预算等，编制会议实施方法

2）会议实施方案须经管理领导审核，并根据领导的指示与意见进行修改完善

会议通知

5

1）行政部应尽早进行会议通知。

会议通知的方式包括电话、电子邮件、邮寄信函、内部网站、张贴宣传栏等，行政部可以根据会议的性质选择其中一种或多种通知方式

2）通知内容包括会议地点、时间、与会人员、会议主题及议程等，通知中还应提示与会人员尽早给予准确答复

◇会议通知单

◇文件编制规范

会场准备及安排

6

1）会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排以及会议设备调配等

2）会场空间安排应便于与会人员进出和流动，使整个会场格局紧凑和谐

3）会议座位安排应考虑会议的目的，如单向沟通会议，双向沟通会议、多方沟通会议三者的座位安排有所不同

◇会议用品列表

◇会议过程所需文件

◇会场管理工作流程

◇会议记录模板

（续）

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

会后管理

7

1）会议过程所需用品、文件资料应提前准备

2）准备工作要细致周到，做好登记，以便统一管理

◇会议用品列表

◇会议过程需要文件

◇会场管理工作流程

◇会议记录模板

8

1）会议记录工作指定专人负责，并明确会议纪律要求

2）会场服务包括引导入座、分发文件、内外联系、传递信息、维护会场秩序、处理会中临时事项等，上述工作需要提前做好安排

准备工作检查与完善

9

1）会议准备工作就绪之后，行政认识总监及行政部进行会前检查审核，以防出现重大工作疏漏

2）检查内容包括会场布置，会议议程安排及准备等

3）大中型会议筹备过程中要进行多次检查

◇会议准备工作报告

◇会议准备工作检查表

◇会议准备工作改进意见

7.3.3流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

4

编制会议实施方案

◇会议实施方案编制及时率，目标值为100%

◇会议实施方案编制规范性，目标为各项内容完整、无重大错漏

5

会议通知

◇会议通知及时率，目标值为100%

◇会议通知准确率，通知内容准确、无缺漏

6

会场布置

◇会场座位安排合理性，座位安排符合会议性质和沟通模式特点

◇与会人员对会场布置的满意度，目标值为__分

7

会议资料准备

◇会议资料准备完整性，会议所需各类资料准备齐全、无缺漏

◇会议资料准备及时率，目标值为100%

9

会议准备工作检查

◇会议准备工作检查及时性，在规定的时限内完成会议准备工作的检查，工作指示明确，改善意见合理可行

◇会议准备工作检查时效性，会议准备工作无疏漏，会议顺利进行

7.4会议开展管理流程与工作标准

7.4.1会议开展管理流程图

主办部门

行政部

流程名称

会议开展管理流程

拟定月度会议计划

与会高处领导

行政部

会议主持人

与会人员

离开会场

会议过程监督

领导发言

结束

会议善后

10.引导散会离场

7.协助会议开展

9.会议过程记录

8.临时、异常事件处理

6.会议秩序维持

发放会议文件资料

3.引导入场、入座

2安排签到

安排摄影、摄像

1.会议准备工作检查

开始

宣布会议结束

5.主持会议各项议程

说明会议主题，宣读会议议程

4.会议开场

离开会场

发言、讨论

配合、协助

签到

编制会议实施方案

会议准备于开展

会议通知

会场准备及安排

准备工作检查与

完善

编修部门

签发人

签发日期

7.4.2会议开展管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

会前准备检查

1

1）会议开始前一天与当天，应当进行最后的准备工作检查，确保会议顺利进行

2）会议准备工作检查的内容包括会场布置情况、会议文件资料及用品准备情况、会议各类事项人员与工作安排情况等

3）重大会议需要进行彩排，并进行多次检查

◇会议准备工作检查表

◇会议准备工作记录

签到入场

2

1）行政部应事先根据确定与会人员名单编制与会人员签到表

2）与会人员签到一般安排在会场入口处，由1-2名工作人员承担签到引导工作

◇与会人员名单

◇与会人员签到表

3

1）与会人员签到后，会场人员引导其入场就座，并为其倒好茶水

2）会议对与会人员座位有具体安排的，会场人员应正确引导与会人员入座

会议开场

4

1）会场主持人进行开场发言，感谢与会人员的参与，说明会议主题与会议议程，并请领导讲话

2）会议开场时可请与会人员进行自我介或开展破冰游戏，以活跃会场气氛

◇会议主持稿

◇会议议程

会议过程管理与

记录

5

1）会议主持人根据事先制定的会议议程，主持人开展各项议题

2）会议议程的内容包括会议内容、讨论事项、讨论目的、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容要求等

◇会议管理制度

◇会议议程

◇会议记录

◇会议过程文件资料

◇会议主持稿

6

1）行政部会场人员负责维持会议现场的秩序、端正会风

2）会议纪律包括不接打电话、不大声喧哗、不交头接耳、不打瞌睡、不做与会议无关的杂事、不随意走动、保持卫生清洁、不打断发言人的发言等

（续）

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

会议过程管理

与

记录

7

1）会议中，会场人员须进行内外联系，负责传递信息工作，并注意会议内容的保密

2）及时备好会议期间所需用品，如笔墨、纸张、茶水等

3）保证会场照片和扩声工作正常、协助会场摄影留念等

◇会议管理制度

◇会议议程

◇会议记录

◇会议过程文件资料

◇会议主持稿

8

1）对于会议中发生的意想不到的临时变动，会场人员应及时进行应对

2）视具体情况向领导请示，并针对领导的指示采取应急措施，进行妥善处理

9

1）由专人负责会议记录，会议记录要求准确、真是、清楚、完整，能够客观地反应会议的内容和进程

2）会议记录内容包括会议时间、地点、出席人员、主持人、议程、发言、讨论、争议、决议和决定

准备工作检查与完善

9

1）会议结束后，会场人员须及时引导与会人员有秩序地离开会场，并提醒与会人员注意携带个人物品，不要遗留在会场

2）在送别与会人员时，会场人员应热情有礼

◇会议管理制度

◇员工行为礼仪规范

7.4.3流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

2

与会人员签到

◇签到表正确度，签到表出错次数为0

◇签到引导工作规范性，签到引导及时、明确，与会人员签到无误

6

会议纪律与秩序维持

◇与会人员违反会议记录次数，目标值为0次

◇会议纪律的宣传度，宣传工作及时、到位，效果明显

7

会场服务

◇与会人员满意度，目标值为__分

◇会场服务不周到造成会议中断次数，目标值为0次

8

会议临时、异常事件处理

◇临时、异常事件处理及时率，目标值为100%

◇临时、异常事件处理正确率，目标值为100%

9

会议记录

◇会议纪律完整度，会议进程中各项事项均记录完整

◇会议记录准确性，会议记录真实、清晰、明了

4.10

会议出入场引导

◇会议出场引导投诉率，目标值为0

◇会议出场引导工作规范性，目标为会场人员严格执行企业员工礼仪规范、与会人员出入场秩序良好

7.5会议善后管理流程与工作标准

7.5.1会议善后管理流程图

主办部门

行政部

流程名称

会议开展管理流程

会

场

善

后

处

理

总经理

行政人事总监

行政部

相关职能部门

审核

审核

审核

审核

5.会议实施工作评估总价

结束

6.改进会务工作

评估会议决议的执行情况

4.督办会议决议

完善会议纪要、

决议、简报

3.会议文件发布、精神传达

2.编制会议纪要、决议、简报

整理会议记录

1.清理、整理会场

开始

引导与会人员安全退场与送别

执行会议决议

学习会议精神

传阅会议文件

配合、协助

编

制

会

议

文

件

会

议

文

件

发

布

与

督

办

会

务

工

作

总

结

与

改

进

编修部门

签发人

签发日期

7.5.2会议善后管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

会场善后处理

1

1）行政部应及时拆除临时性布置、清点设备及用具、恢复桌椅原样、清扫会场、归还设备用具及会场钥匙等

2）行政部根据之前确认的清退文件目录将会议文件收回

3）保管与会人员个人遗留物品，公布失误招领通知

◇会议设备用品列表

◇会议文件资料目录

◇失误招领通知

编制会议文件

2

1）行政部在整理会议记录的基础上编制会议纪要，对会议的基本情况和主要精神进行概况和提炼

2）根据会议成果编制会议决议，报主管审批。

会议决议的编制须严格按照企业文书编写格式和规范进行

3）会议简报要真实地反映会议情况，简报的文字要简练、篇幅要短小，重点报道会议的重要问题

◇会议纪要

◇会议决议

◇会议简报

会议文件发布与

督办

3

1）会议文件经权限审批人审批后形成正式文件印发，并向“权限知情人”发布决议事项通知

2）传达会议精神，会议精神的传达方式有组织传阅会议文件、制作宣传提纲进行讲解等

◇会议决议

◇会议简报

◇会议决议督办登记薄

◇会议督办报告

4

1）行政部须在会议后对会议定事项进行督办，落实会议精神

2）建立督办登记薄，逐项列出需要检查督办的事项，并由督办人员根据实际情况定期记载督办事项的进展状况

3）督办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期地向领导反映督办事项的落实情况

会议过程管理与

记录

5

1）会议结束后，行政部须对此次会务工作进行工作总结与评估，提出会务工作改进措施，提交会务工作总结报告

2）总结的内容包括会议准备、会场服务、会后处理、会议文件编制、决议督办、会议效果评估等

◇会务工作改进行动计划

◇会议管理制度修订稿

◇会议工作流程修订稿

6

1）行政部须制订改进会务工作的行动计划，并及时跟踪计划的执行情况

2）将本次会务工作中好的经验与问题解决办法进行总结提炼，修订会议管理制度与工作流程，完善工作标准

7.5.3流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

会场整理与清扫

◇会场整洁度，会场干净、整洁，卫生无死角

◇会场整理及时率，目标值为100%

2

会议文件编制

◇会议文件编制及时率，目标值为100%

◇会议文件编制准确度，目标为文件符合企业文件编制要求，内容符合实际、无错漏

3、4

会议决议发布与督办

◇决议发布及时率，目标值为100%

◇决议督办及时率，目标值为100%

6

会务工作改进

◇会议工作改进措施执行率，目标值为100%

◇会务改进工作目标达成率，目标值为__%