办公室工作职责.docx
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办公室工作职责
综合办公室工作职责
综合办公室是协助公司领导处理日常工作，并负责劳动人事、绩效考核、员工培训、综合协调、文件档案、法律和行政事务的综合管理职能机构。
主要职责是：
1、遵守国家有关法律、法规，贯彻执行公司的各项规章制度，负责制定综合办公室职责范围内的制度，完善有关规定，建立工作流程。
2、负责公司员工劳动合同的管理。
3、负责公司员工社会保险的管理。
4、负责公司劳动人事、绩效考核、员工培训等人力资源的管理。
5、负责文印、印信、收发及保密工作，负责公司各种档案的管理工作。
6、按照公文管理的规范程序，认真审核拟发单位的各项公文文稿，做好往来行文的呈批、注办、催办工作。
7、负责公文的拟稿和起草各类综合性文字材料。
8、负责公司日常接待及会务管理工作。
9、负责办公用品、办公设备的管理、验收和交接。
10、负责综合管理月度考核工作。
11、负责车辆的管理。
12、按时完成公司领导交办的其他工作。
印鉴管理制度
1、使用公司印章的，用印部门应填写印鉴使用申请单，由经办人签字，部门负责人审核，经公司领导签字批准，由印章管理人员用印。
2、使用企业法定代表人印章的，由使用部门填写业务申请单，经办人员签字，部门负责人审核，公司领导批准，印章管理人员用印。
3、使用公司印章和法定代表人印章的，必须要在专用登记本上进行详细的登记。
4、空白凭证不允许加盖印章，特殊情况必须用印的，在履行领导审批手续后，由印章管理人员对盖章的凭证逐页登记编号，留有存根，并实行核销制度。
5、印鉴管理人员对用印部门不符合规定的，有权拒绝用印。
对用印有疑问时，应及时向有关领导核实后再决定用印。
6、公司部门章必须指定专人保管，规范使用、登记、审批管理。
7、对伪造、骗用、违规使用印章的部门和个人，要依法追究其责任。
会务管理办法
1、综合办须及时发出会议通知，并向与会者明确召开会议的时间、地点、参加人员、会议内容、目的以及与会人员须携带的文件材料和其它相关事项。
2、综合办须认真做好会议记录，并做到会议结束后的文件退收工作，会议文件的立卷归档，会议文件汇编，完善会务工作。
3、对相关部门执行会议决议情况进行督办，并将其执行结果注册归档。
4、内部会议必须做到保密。
5、若举办大型会议，必须事先开好工作人员会，让其明确与会者的各自分工，以便各负其责，相互衔接，密切配合，保证会议顺利进行。
6、爱护会议室的设施，保持会议室清洁。
劳动人事管理制度
一、考勤管理办法
为了使本公司员工养成守时出勤的习惯，遵守劳动纪律，提高工作效率，创造一个良好的工作环境，特制定公司员工出勤管理办法。
凡本公司员工的出勤管理，均依照本办法之规定执行。
（一）公司员工工作日上下班时间规定：
夏季：
上午：
8：
00——11:
30下午：
15：
00——18:
00
冬季：
上午：
8：
00——11:
30下午：
14：
30——17：
30
（二）公司员工周工作天数规定：
1、公司员工每周工作时间原则上不少于40小时。
2、公司本部员工周工作天数需根据公司的工作情况而定。
特殊情况下具体工作天数由综合办公室拟定，呈报总经理核准后执行。
（三）一般出勤规定：
1、迟到：
上班后十五分钟内未到，视为迟到。
上班后半小时未到视为旷工半天。
有偶发事件迟到需报总经理核准，办理请假手续。
迟到次数的计算以月为限。
累计迟到三次（不含三次）不满六次按旷工半天计，累计迟到超过六次按旷工一天计，以后每迟到三次按旷工半天计。
2、早退：
下班前十五分钟内进行签退。
提前二十分钟签退，视为早退。
月早退累计超过三次，未满六次按旷工半天计，累计超过六次按旷工一天计，以后每迟到三次按旷工半天计。
3、旷工：
请假未批准或假期已满未续（续假需呈报总经理批准）而擅自不到者，视为旷工。
员工旷工一天扣发当日工资，旷工两天或两天以上加倍扣发。
连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者解聘。
员工旷工不满半天按半天计。
（四）公司员工加班：
员工每日应办事项，应当日完成。
如遇特殊情况或紧急事务，必须在上班时间外完成，须填写《加班申请单》，并在下班前半小时送交办公室处，经审核同意后方可加班，且必须在规定时间内完成。
如不按要求送交《加班申请单》视为自愿无偿为公司服务。
因故不能加班者，应填写请假单，事先征得部门主管同意，方可离开工作岗位。
各部门对所属人员的加班申请事项应认真核实。
员工在加班时间内擅离职守且完不成任务，除不核发加班费外，还要视情节轻重予以惩处。
加班结束后，要在加班单上注明加班时间内的工作内容。
公司员工在国家法定日加班，由总经理酌情考虑。
（五）哺乳期间女员工上下班规定：
哺乳期间女员工上下班时间：
上班前可晚半小时签到，下班前可提前十五分钟签退。
（六）公司所属员工的考勤，从已聘用并通知上班之日起开始，月底由部门主管将考勤表呈报总经理，总经理核准签字后交财务主管，依公司相关规定办理。
二、员工请假管理办法
为了使公司内部管理规范化、制度化，使公司员工请假时有章可循，特制定本办法。
凡本公司员工请假，均依照本办法之规定执行。
（一）职工请假制度
1.请假程序
职工请事、探亲、婚、丧、病等假，由本人写出请假条，经部门主管领导批准后，再由公司总经理审批同意后方可执行，否则视为无效。
2.销假程序
休假期满后，本人应先履行销假手续。
如提前返厂上班应先到主管部门征得同意后，再到综合办办理假条变动手续，交到本部门恢复考勤。
3.请假期限及审批权限
（1）事假：
①部门有1天准假权限。
②1天以上，部门领导同意后由总经理批准。
（2）探亲假：
（指父母、配偶在异地定居的，焦作市所辖市、县、区不在此范围内）探亲假是指公司职工父母及配偶在异地（河南省以外地区）定居的，职工不能在公休日与配偶或父母团聚的，可以享受带薪假期。
①时间条件：
在公司工作满一年的方可享受探望假。
②事由条件：
一是与配偶不住在一起，又不能在公休假日团聚的，可以享受探望配偶的待遇；二是与父亲、母亲都不住在一起，又不能在公休假日团聚的，可以享受探望父母的待遇。
“不能在公休假日团聚”是指不能利用公休假日在家居住一夜和休息半个白天。
职工与父亲或母亲一方能够在公休假日团聚的，不能享受本规定探望父母的待遇。
需要指出的是，探亲假不包括探望岳父母、公婆和兄弟姐妹。
③探亲假的期限
根据《国务院关于职工探亲待遇的规定》第4条规定探亲假期分为以下几种：
●探望配偶，每年给予一方探亲假一次，30天。
●未婚职工探望父母，每年给假一次，20天，也可根据实际情况，2年给假一次，45天。
●已婚职工探望父母，每4年给假一次，20天。
探亲假期是指职工与配偶、父、母团聚的时间，另外，根据实际路程需要给予路程假。
上述假期均包括公休假日和法定节日在内。
④探亲假的待遇
职工在规定的探亲假期和路程假期内，按照本人的标准工资发给工资。
职工探望配偶和未婚职工探望父母的往返路费，由公司负担往返路费；已婚职工探望父母的往返路费，在本人月标准工资30%以内的，由本人自理，超出部分由公司负担。
以上探亲假乘车标准：
火车为硬席座位（包括特快），轮船为四等舱以下，汽车不分高低。
如超过标准部分，由本人自理。
⑤探亲假的办理手续
符合探亲条件的职工，要如实填写探亲假审批表，报公司劳资部门审核批准后，按程序办理审批手续后方可休假。
⑥距焦作200公里至300公里以内的，休假10天（含法定节假日及双休日）
⑦距焦作300公里至500公里以内的，休假15天（含法定节假日及双休日）
⑧距焦作500公里以外的，仍按原职工休假管理办法执行。
（3）丧假：
职工直系亲属（父母、岳父母、公婆、配偶、子女）死亡时，需提供死亡证明，公司给予三天丧假（不含双休日和法定节日）。
需到外地料理后事的给予路程假，往返路费自理。
（4）婚假：
证件齐全，根据实际年龄给予3—15天假期。
经公司领导批准，劳资部门按出勤办理手续。
（5）产假：
①女职工有生育指标的，生育期间按《河南省人口与计划生育条例》规定休息3—6个月（晚育6个月）假期，男职工一个月陪产假，工资照发。
产费按国家、省、市有关规定执行。
②生育假期满上班后，婴儿不满一周岁，每日工作时间可提前一个小时下班为哺乳时间。
③各种节育、绝育手术按医务部门的休假证明休假。
（6）病假：
根据劳部发［1994］479号文件《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》制订本规定。
第一条为保障公司职工病休期间的基本生活需要，调动职工生产积极性，根据国家和省的有关规定，结合我公司实际，制定本规定。
第二条职工病假的审批手续：
病历、检查结果、住院单据、诊断证明等，并在公司认可的人民医院、二医院、中央医院、91医院、妇幼保健院其中一家医院，如在外地生病，需在县级以上医院，方可生效。
第三条职工工伤按照国家有关规定执行认定。
第四条公司职工因患病或非因工负伤，需要停止工作医疗时，根据本人实际参加工作年限和在本单位工作年限，给予三个月到二十四个月的医疗期（孕假除外）：
（一）实际工作年限十年以下的，在本单位工作年限五年以下的为三个月；五年以上的为六个月。
（二）实际工作年限十年以上的，在本单位工作年限五年以下的为六个月；五年以上十年以下的为九个月；十年以上十五年以下的为十二个月；十五年以上二十年以下的为十八个月；二十年以上的为二十四个月。
第五条女职工在孕期，经医院诊断确需在家进行休养的，病假手续齐全者，医疗期最长累计时间为3个月，超过3个月还需要长期休养的，公司不发放病假工资。
第六条医疗期三个月的按六个月内累计病休时间计算；六个月的按十二个月内累计病休时间计算；九个月的按十五个月内累计病休时间计算；十二个月的按十八个月内累计病休时间计算；十八个月的按二十四个月内累计病休时间计算；二十四个月的按三十个月内累计病休时间计算。
第八条公司职工非因工致残和经医生或医疗机构认定患有难以治疗的疾病，在医疗期内医疗终结，不能从事原工作，也不能从事公司另行安排的工作的，应当由劳动鉴定委员会参照工伤与职业病致残程度鉴定标准进行劳动能力的鉴定。
被鉴定为一至四级，应当退出劳动岗位，终止劳动关系，办理退休、退职手续，享受退休、退职待遇；被鉴定为五至十级的，医疗期内不得解除劳动合同。
第九条公司职工非因工致残和经医生或医疗机构认定患有难以治疗的疾病，医疗期满，应当由劳动鉴定委员会参照工伤与职业病致残程度鉴定标准进行劳动能力的鉴定，被鉴定为一至四级的，应当退出劳动岗位，解除劳动关系，并办理退休、退职手续，享受退休、退职待遇。
第十条医疗期计算应从病休第一天开始，应在当年年内累计计算；对跨年连续病休的，应连续计算病休时间。
第十一条对特殊疾病和重大疾病（如癌症、精神病、瘫痪等）的职工，在24个月内尚不能痊愈的，经公司和劳动主管部门、医保部门等批准认定，可以适当延长医疗期。
第十二条职工弄虚作假开假证明病休的，应按旷工处理，视情节严重的，加倍处罚，直至解除劳动关系。
第十三条本规定自下发之日起试行。
（7）工伤假：
职工在法定工作时间内或上下班所需时间内负伤的。
经安监局、劳动局确认后及公司主管科室、医院签定诊断证明认可，到人事登记备案方可享受工伤假。
（24小时内报公司，3天内填工伤事故登记卡）。
在养伤期间，工资按本人基本工资100%发给。
根据伤情可派护理人员，原则上只派一人，但根据实际情况需增加人员时，由本厂职工护理的，按正常出勤，亲属陪护的按全市平均工资支付。
伤愈后，可根据身体状况回原岗位，如不能在原岗位工作的，可适当调换岗位。
关于其他方面待遇，按国家《工伤保险条例》执行。
（8）职工班中请假、各部门应按姓名、假类、次数、逐次累加。
一个月累计4小时扣半个工，8小时扣一个工。
并按此扣发相应工资。
（9）职工带薪休假
①职工入职后连续工作1年以上的，享受带薪年休假。
②职工在年休假期间享受基本工资的收入，绩效工资、交通补、餐补、司机补等一律没有。
③职工累计工作已满1年至9年的，年休假5天；
已满10年至19年的，年休假10天；
已满20年的，年休假15天；
国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
④全年发现旷工两次不再享受年休假。
在当年已休过年休假的，有以上情况的取消第二年年休假。
⑤休假时间由公司统一安排，不分段安排，特殊情况除外。
⑥其它均按《职工带薪年休假条例》中的规定执行。
附：
《职工带薪年休假条例》
第一条为了维护职工休息休假权利，调动职工工作积极性，根据劳动法和公务员法，制定本条例。
第二条机关、团体、企业、事业单位、民办非企业单位、有雇工的个体工商户等单位的职工连续工作1年以上的，享受带薪年休假（以下简称年休假）。
单位应当保证职工享受年休假。
职工在年休假期间享受与正常工作期间相同的工资收入。
第三条职工累计工作已满1年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。
国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。
第四条职工有下列情形之一的，不享受当年的年休假：
（一）职工依法享受寒暑假，其休假天数多于年休假天数的；
（二）职工请事假累计20天以上且单位按照规定不扣工资的；
（三）累计工作满1年不满10年的职工，请病假累计2个月以上的；
（四）累计工作满10年不满20年的职工，请病假累计3个月以上的；
（五）累计工作满20年以上的职工，请病假累计4个月以上的。
第五条单位根据生产、工作的具体情况，并考虑职工本人意愿，统筹安排职工年休假。
年休假在1个年度内可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排。
单位因生产、工作特点确有必要跨年度安排职工年休假的，可以跨1个年度安排。
单位确因工作需要不能安排职工休年休假的，经职工本人同意，可以不安排职工休年休假。
对职工应休未休的年休假天数，单位应当按照该职工日工资收入的300%支付年休假工资报酬。
第六条县级以上地方人民政府人事部门、劳动保障部门应当依据职权对单位执行本条例的情况主动进行监督检查。
工会组织依法维护职工的年休假权利。
第七条单位不安排职工休年休假又不依照本条例规定给予年休假工资报酬的，由县级以上地方人民政府人事部门或者劳动保障部门依据职权责令限期改正；对逾期不改正的，除责令该单位支付年休假工资报酬外，单位还应当按照年休假工资报酬的数额向职工加付赔偿金；对拒不支付年休假工资报酬、赔偿金的，属于公务员和参照公务员法管理的人员所在单位的，对直接负责的主管人员以及其他直接责任人员依法给予处分；属于其他单位的，由劳动保障部门、人事部门或者职工申请人民法院强制执行。
第八条职工与单位因年休假发生的争议，依照国家有关法律、行政法规的规定处理。
第九条国务院人事部门、国务院劳动保障部门依据职权，分别制定本条例的实施办法。
第十条本条例自2008年1月1日起施行。
办公财产管理办法
为了切实使公司在物品采购、使用方面节省支出、降低消耗、提高物品的使用效率，特制定本办法。
一、物品的采购：
1、凡公司购买的工作所需用品，原则上均纳入公司年度购物计划，并填制年度购物呈报表，经综合办主管核准，报总经理批准备签字后，方可购买。
2、临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。
公司本部物品采购人员在购买物品前要填写采购申请表，经综合办主管核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为到财务部报账的原始凭证之一。
3、物品的采购原则上由物品采购人员和出纳（会计）一起购买，不得由一个人购买。
4、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采购人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。
二、物品的入库与出库：
1、采购人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单到财务部按规定办理报销手续。
物品入库后，保管员、会计要及时填写台帐。
2、出库：
物品出库时，待综合办主管签字后，物品保管员和领用人员要在物品出库单上同时签字。
三、物品的归还：
1、领用人将所用的物品归还时，物品保管员要对物品的完好状况，损毁程度仔细检查，并将检查情况计入物品归还记录单。
2、如果所归还的物品损毁情况严重超出正常使用时磨损、折旧的范围，物品保管员按照公司的相关规定，有权要求物品领用人做出相应的赔偿，并将情况上报综合办主管。
四、如领用之物品价格昂贵，物品损毁程度严重或丢失，要将情况如实上报总经理，由总经理做出处理。
公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，
如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行
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