办公室工作职责.docx

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办公室工作职责

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四川早白尖茶业有限公司

办公室工作职责

办公室对内贯彻公司决定、实施内部管理，对外代表公司开展活动，是企业的瓶颈。

为使公司管理工作制度化、标准化，结合具体工作实际，明确办公室工作职责如下：

一、公章管理

公章是国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章，是取信之物。

公章使用属于法人行为，也是法人文书产生法律效力的要件之一，因此，公章的使用需经法定代表人批准或授权。

公司公章由办公室主任负责管理，要保证公章的安全和正确使用；公章使用必须进行登记，载明使用日期、文件名称、份数、使用部门等等。

二、公文处理及档案管理

1、公文处理

办公室负责外部公文的签收、传阅、登记和督办；负责公司内部所有文书的撰写、编制、印刷、用章、登记和发送，包括公司内部管理制度的草拟。

办公室应按照公文处理的有关规定，正确、规范、严谨地完成文书收发工作。

2、文书档案

办公室负责公司文书档案的管理。

企业档案是企业历史发展的真实记载，是企业的宝贵财富。

它包括企业在经营活动中形成的文件、协议、合同、法律文书、图表、票据、会议记录、电话记录、书籍、照片、影像文件等等；以及外来公文，主要包括上级党委、政府及其职能部门颁发的、涉及本企业的行政管理方面的、政策性、法规性文件，司法机关送达的法律文书等等。

办公室要按照企业档案管理的规定，对上述资料进行认真的收集、分类、整理、装订、登记、归档，纳入档案管理；同时，还要保证档案安全，建立起档案查阅、借阅和利用制度，做好查阅、借阅登记和利用成果统计。

三、证照和知识产权管理

1、证照管理

公司证照包括公司依法经营的资格性证书，如：

营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产或经营许可证、房屋产权证、土地使用证等等；包括公司、公司产品获得的资格认证和荣誉证书。

办公室要有专人负责对证照进行管理，所有证照都要造册登记、按规定需要年审的要按期年审，要保证证照的绝对安全和有效使用。

2、知识产权管理

知识产权是企业享有的专有权利的智力劳动成果，是企业的无形资产。

它包括公司的商标、专利、版权、网络域名、通用网址、产品认定证书等。

知识产权的日常管理与证照管理基本相同，不同的是知识产权存在开发利用和纠纷的处理。

办公室要按照商标法等知识产权有关管理规定，严格知识产权的管理，规范知识产权使用，致力知识产权开发和强化知识产权市场维护。

四、财产和证券管理

1、财产管理

办公室是公司财产的守护者，要保证公司财产的完整、安全、维护、有效利用和增值。

办公室要对公司财产进行登记管理，包括：

房产、生产设备、车辆、电脑、摄影机、相机、投影仪，以及办公器材器具等等；要掌握财产动向、明确财产的责任人，要适时地为公司财产投保。

属于租赁财产的，要对照租赁合同的约定，按时交纳或收取租金；并根据企业经营活动的需要终止或续签租赁合同。

2、证券管理

证券是公司对外投资的凭证，属于企业的债权。

包括：

股权证、股票、国家债券等等。

办公室要妥善保管公司证券，保证证券安全；同时要加强债权监管，掌握债权动态，维护公司合法权益，保证债权收益、依法办理转让或兑现等。

五、出纳及采购

1、出纳

公司出纳负责办理现金收付和银行结算业务，负责工资的发放，负责现金报表的编制。

作为出纳，首要责任是要保证公司的资金安全。

公司劳动工资、办公费用等所有现金支付，必须先经过总经理签字确认；网上支付，必须经总经理授权。

2、采购

办公器材器具的采购由公司办公室统一负责完成。

办公室应根据企业的发展需求，在每年底编制采购计划报总经理审批；公司各部门有采购需求，需编制采购计划、申请，经总经理批准后报办公室采购。

六、劳资、劳动人事及人力资源管理

1、劳资管理

和谐的劳资关系是维系公司正常管理秩序的必要条件。

办公室要保证公司政通令行，要及时向员工传达公司管理要求、经营情况、发展动态等方面的信息，让员工熟知公司管理制度和操作规程、掌握公司的基本情况和动态；让员工行为上遵守公司各项管理制度，思想上关心企业、热爱企业、对企业忠诚，心与企业的发展脉搏同步跳动。

同时，办公室也要认真收集员工思想信息，倾听员工的建议、意见和抱怨，帮助员工解决工作中、生活中的困难，完善劳动保护、改善工作条件，鼓励发明创造、技术创新；开展技能培训、素质教育、普法教育，开展绩效评估，营造良好的管理氛围，保障正常的管理秩序。

2、劳动人事管理

办公室要及时掌握各部门的人才和劳动力需求情况，根据公司生产、经营以及行政管理工作的需要，编制人才和劳动力招聘、使用计划。

在总经理或行政会的授权下，负责对外人才和劳动力的招聘、考核、培训和任用；负责劳动合同的编制、审核和签订；负责劳动岗位考核和工资核定；负责员工养老、医疗、意外等保险制度的建立和完善；负责劳动合同纠纷的处理。

3、人力资源管理

办公室要负责员工信息的收集和管理，真实掌握员工个人信息，包括员工的身体、学籍、履历、资质、学术成果、劳动合同、岗位和职务变更、工作总结等信息资料；为公司员工建立起个人档案，如实记载员工的个人信息和在公司的工作履历，并保证其完整。

办公室在建立员工个人档案的基础上，编制员工花名册，建立起企业人力资源档案，为公司的人才招聘和人才培训工作、员工薪酬制度和激励机制的建立等提供决策依据，保证企业人力资源的合理配置、流动及使用，致力于员工工作积极性、创造力、企业劳动生产率的提高，实现人力资源的科学化管理。

七、会议及接待

1、会议

办公室要根据公司的要求进行会议安排和会务处理。

年初要编制全年会议计划；具体会议时，要确定会议时间和地点、制定会议议程、制作会议资料、发出会议通知或邀请、主持会议、清点到会人员、宣布会议纪律、散发会议资料、完成会议记录（包括摄影摄像）、撰写会议纪要、收集会议信息和资料、总结会议成果、执行会议决定等等。

2、接待

对外接待是办公室的工作内容之一，接待工作直接关系到企业对外形象的塑造，是公共关系处理中的重要内容。

办公室要根据接待对象的业务性质、行政级别、人员数量等，确定接待参与人、接待级别和接待规模；要事先做好接待预期评估和接待费用预算；确定接待方式、内容和程序；做好接待资料的制作和采购，搞好接待服务（包括茶水、膳食和住宿安排）、车辆安排和安全保密工作，做好摄影及音像资料的收集保存。

要精打细算，控制好接待费用，做到恰当、得体，既简单又隆重，既不失礼节、又不造成浪费。

八、车辆管理

九、电话、邮件和来访

1、接听、回复和拨打电话

办公室负责办公电话的接听、记录、传达、交办和督办等。

办公室接听、回复电话和打电话要保证基本礼节，应先报称自己身份；接电话时，要认真仔细的听取对方表达，回复时语气要稳重、吐字要清晰、表达要简洁，遇到接听者不能答复或解决的问题，可转与其他人员或部门接听；打电话时要做到语气稳重、吐字清晰、表达简洁。

电话是公司与外部信息交流的工具，必须保证公司电话的通畅，严禁使用办公电话拨打私人电话。

办公室要编制电话记录簿，对重要来电要进行登记，载明来电单位、时间、内容、记录人等。

完成记录后，接听电话人员应立即将记录交办公室主任查阅，办公室主任根据内容和权限交办给有关部门或者向总经理传递。

办公室交办的，办公室要按时督办；总经理亲自交办的，由总经理督办。

2、邮件处理

外来邮件统一由办公室负责接收和处理。

属于个人的，办公室及时通知邮件所有人来领取，不能及时领取的，办公室应妥善保管，不得擅自拆封。

公司的邮件，属于其他部门的，交由该部门接收、处理；属于办公室接收的，办公室拆封后根据邮件的属性处理：

属于物品的，应该登记入账处理；属于文件、印刷品的，按公文和档案资料处理办法处理。

3、来访接待和处理

来访主体有组织与个人之别。

组织来访，分为工作检查、查询、咨询、访问、联系等；个人来访，有询问、咨询、查询、投诉等等。

办公室要根据不同的主体和不同的性质内容，进行区别接待和处理，总体上，对组织来访要坚持对等和对口接待的原则，体现尊重、礼节，做到依法办事、按制度操作；对个人来访，要有礼有节、把握权限、坚持制度。

十、网络平台的管理

随着时代的发展、科技的进步，当今社会已进入网络时代，办公自动化、网络化广泛普及，公司自身也基本实现了办公自动化、网络化。

因此，公司网络平台的建设、管理、维护和使用自然地成为办公室的一项工作内容。

1、公司网站的管理

公司网站的建设和管理是为了适应企业经营发展的需要、贯彻企业经营理念和思路，作为企业网站，兼备宣传、服务和商务功能。

办公室应设专人来负责公司网站的建设、管理和维护，根据各功能板块的需要，及时收集、制作、上传、更新宣传资料；收集网络信息、提供咨询解答；联系业务部门完成商品营销等。

2、业务网站的使用

业务网站是指办公室在行政事务中使用的网络平台，如工商年检、统计资料报送、网上银行等网络平台。

办公室要做好企业业务网站注册信息、报送资料、交易记录的保密工作，保证网络信息资料的安全。

十一、卫生及安全

办公室要制定公司卫生、安全工作责任制，及卫生、安全工作检查制度，落实卫生、安全工作责任，建立安全管理档案；督促保安部认真贯彻公司安全管理制度；督促公司各部门、生产和经营单位抓好卫生和安全工作；要开展卫生和安全工作知识培训、教育，开展卫生和安全工作检查，及时发现并消除办公、生产场所的安全隐患；保证公司办公、生产经营场所整洁卫生；保证安全生产，保证食品安全，保证公司财产及员工人身安全。

当公司发生财产、人身安全事故，要及时报请总经理，并组织相关部门参与处理；遇紧急或严重情况，应及时报请政府有关部门处理。

十二、考勤

考勤工作是维护劳动纪律和正常劳动秩序的必要管理手段，是员工绩效评估的基本依据。

办公室要根据公司的具体工作实际，制定切实可行的考勤制度，并使之有效地贯彻执行。

十三、部门间关系协调

随着发展的需要，公司组织机构不断得到完善，部门功能和责任进一步分化、明细。

部门间要保持正常的信息交流和工作配合，办公室要做好各部门之间的关系协调，贯彻分工协作的工作原则，保持正常的工作秩序。

十四、保密和参谋

1、保密

办公室属于企业要害部门，掌握着企业众多商业机密，因此做好保密工作也是办公室的基本工作职责。

一方面要随时收捡好办公室的文件资料，严格执行档案查阅、借阅制度；另一方面要严肃口律，不该说的绝不能说，不该知道的绝不打听，严防泄密。

公司银行账户、网络平台注册的信息、密码等，要收录登记、妥善保管，严防泄露。

2、参谋

办公室要认真完成总经理交办的其他事务；同时，把收集到的各方面有用的信息及时向总经理报告，做好决策参谋角色。

二〇一三年三月九日