物资采购管理办法Word格式文档下载.docx

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1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划；

2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报

分管领导审核。

3、协助分管领导实施采购方案；

4、参与采购物资的验收入库工作；

5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续；

6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。

第三章采购计划管理

第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体分工如下：

1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；

2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计

划；

3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品

备件等物资的采购计划；

4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。

第六条计划编制时间

1、按月度编制，每月25日前编制次月的采购计划；

2、非计划性的临时采购，编制临时计划。

第七条计划内容

采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。

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第八条计划审核审批

1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测

用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核，总经理审批。

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总经理是否授权采购分管领导审批？

2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验

用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。

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第四章采购组织管理

第九条确定采购方案

审批后的采购计划，由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或审批。

编制采购方案应遵循以下基本原则：

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1、采购价格应以市场价格为指导；

2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；

3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。

第十条签订采购合同及履约

1、公司根据《合同法》等法律法规要求，制定符合公司实际情况的

物资采购合同模板”（附件一），规范公司采购合同文本的管理。

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2、有以下情形之一的，必须与供货商签订采购合同：

1）须预付货款的物资采购；

2）有特殊质量和技术要求的物资采购；

3）有到货期限要求的物资采购；

4）有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨

询；

安装调式；

配件保障等；

5）其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。

3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。

合同生效后采购部门方可履约。

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4、各采购部门负责合同履约。

包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。

5、合同文本的管理

1）由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》（附件三）

进行编号，并登记合同台帐，存档管理。

2）合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结

评价，并将《合同履约情况评价表》（附件四）与对应合同一起存档。

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3）采购合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。

第十一条物资验收入库

1、物资到货后，分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划

或采购方案或采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续，填制《物资采购验收单》，库管、采购、检测员签字确认。

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2、代采购物资到货后，由采购部门代表公司书面委托收货人，按上

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述要求进行验收，并将签认后的《物资采购验收单》索回公司。

3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，

4、检验不合格的物资不得办理入库。

第五章采购结算管理

第十二条发票管理

和合法性负责。

特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。

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第十三条结算付款管理

结算单》，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行帐务处理。

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4、办理采购结算时，《物资采购结算单》必须附有以下资料：

1）经审批的物资采购计划；

2）经审批的物资采购方案；

3）盖章生效的采购合同（本办法规定可不签订采购合同的除外）

4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；

5）完整的审核签字的《物资采购结算单》和《入库单》

6）财务部门或公司领导要求的其他资料。

5、付款时，由采购部门填写《付款审批单》，经部门负责人、分管领导审核签字，总经理审批后，送财务资产部进行帐务处理后付款。

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第六章采购台账管理

第十四条采购部门设专人负责物资采购工作，建立健全物资采购台账，并即时登记台帐。

物资采购台账包括物资采购流水账及采购付款明细账等。

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第十五条采购部门应定期与供货商核对供货、结算及付款情况，

编写并签认备忘录。

第七章罚则

负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。

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第十九条经审批的采购方案，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，如不能如期完成应及时向分管领导说明原因，否则由经办人承担相应责任。

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第二十条未经比价或谈判即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。

提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；

或未认真进行比价而导致采购价格

明显过高，经查实后采购人员承担相应损失。

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第二十一条验收相关人员必须对所有到达的采购物资，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。

若发现质量不合格时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。

严禁不合格的采购物资入库。

因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。

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第二十二条库管对采购物资的入库数量负责。

若发现数量不符时,应当及时报告采购部门，同时妥善保管该批采购物资等待处理。

因库管个人原因，造成入库数量短缺、超计划采购的，给予相应的经济处罚。

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第二十三条财务资产部必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真相，并造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。

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第八章附则

附件一:

物资采购合同

合同编号：

按附件三编号

供方：

需方：

根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国产品质量法》及相关法律法规，本着平等互利、等价有偿的原则，经双方协商一致，订立本合同。

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一、货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额

序号

货物名称

规格型号

计量单位

数量

含税单价（元）

金额（元）

1

2

合计

大写

质量要求：

（按国家标准和行业标准）执行，供方必须对产品的质量负责，提供据以验收的必要技术资料。

三、包装要求：

1、包装须适合（汽车或火车运输）要求，能适应气候的变化，能防护正常装卸、潮湿、雨

淋、腐蚀、震动和冷冻，并符合技术附件中的规定。

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2、包装标准：

[]包装执行标准。

公斤/袋。

[V]复合三合一包装（外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜）

[

3、包装费用承担：

包装及相关费用由供方承担。

包装物不回收。

4、供方将对由于包装不当致使货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责，包括直接经济损失和合理的可预期利益损失。

[]普通编织袋包装_公斤/袋。

]坚固的纸箱包装。

]桶装：

全新铁包装桶，200公斤/桶。

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四、交货地点及运输方式：

（供方运至需方要求的交货地点），到需方收货前所发生的运输费、

保险费及装卸费等费用由供方承担。

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五、交货期限及违约责任：

（发货及交货日期）前到（需方要求的交货地点）。

在合同执行期间如果供方延迟交货，则每7天（日历天数）罚迟交货款值的0.5%（不满7天按7天算），但最高不能超过合同总金额的5%如果乙方延迟3周仍不能交货，需方有权终止合同，同时供方退

换需方所有货款，而供方仍要向需方按时支付上述罚金。

六、验收标准、方法及提出异议期限：

方产品质量提出异议，若存在问题，供方负责换货或退货。

七、随机备品，配件工具数量及供应方法：

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按《中华人民共和国合同法》有关条款执行。

双方协商解决。

如协商不成，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

八、结算方式：

九、违约责任：

十、解决纠纷方式：

十一、其他约定事项：

1、

2、

十二、合同生效：

1、本合同正本一式两份，双方各持一份，传真件有效。

2、本合同有效期限自年月日起至年月

税号：

邮编：

签订日期：

年月曰

年月曰

签订地点：

成都

附件二:

采购合同评审会签表

市场营销部审核意见:

签字:

财务资产部审核意见:

分管领导审核意见:

总经理审批意见:

附件三:

合同编号规则

为加强公司合同编号管理，将合同分类编号规则做如下规定:

1、一级编码：

由公司简称XYHW四个大写字母表示。

2、二级编码：

由合同类别（销售XS采购CG劳务LW技术服务

JS等）汉语拼音的声母表示。

3、三级编码：

由合同签订年月日组成。

女口201211054、四级编码：

根据合同签订先后顺序编流水号。

5、编码举例:

如2012年11月5日公司签订的第3份采购合同，合同编码为:

XYHW-CG-20121105；

如2012年12月23日公司签订的第36份销售合同，合同编码为:

XYHW-XS-20121223-36qhdgOKS

附件四:

采购合同履约评价表

合同号

合同名称

合作单位

市场营销部

经办人

合同履约情况综述:

（包括合同履约的过程及结果、合同变更情况、对合作单位的评价、所取得的经验教训等）

总经理意见: