采购程序文件.docx

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采购程序文件

采购管理流程

1.目的

规范公司采购流程，对生产所需物资的外购及外协加工过程进行控制，保证供应商资质及供应物料符合规定要求。

2.适用范围

本程序适用于**公司生产物资外购、外协加工的采购过程。

3.职责

技质部负责供应商供应产品质量状态的判定、外协加工供应商生产和质量培训、委外产品检具的管理。

采购部负责组织供应商资质评审、供应商绩效考核、供应商订单下达、跟踪到货及不合格品处理。

物流部负责通知检验员对产品进行判定、办理入库手续。

模具部门负责外协产品模具的管理。

订单部负责下发BOM外购及外协加工产品的生产计划，审核产品外协加工需求部门的产能负荷。

技术部负责BOM及图纸下发，提供外协加工产品的技术文件、作业/检验指导书、包装规范、封样及技术支持。

制造部负责物资采购申请提报、产品外协加工申请提报。

4.工作程序

采购物资的分类

技术部负责提供采购产品的技术标准及BOM，并依据采购产品对产品生产过程及最终产品的影响，将采购产品分为三类：

A类、关键物资：

构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；供应商送样前应提供PPAP；

B类、一般物资：

构成最终产品非关键性的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；

C类、辅助物资：

不直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

所有外协加工产品均按A类物资进行控制。

供应商选择

新供应商的选择

在对新供方评价之前，由采购部门提出候选供方名单。

同时提交候选供方的书面证明材料，以证实其质量保证能力，证明资料包括：

A.供方调查表；

B.企业营业执照复印件；

C.产品或体系认证证书复印件；

技术部、技质部根据提报的供方资料进行评价，确定是否需要进行现场评审。

如需现场评审的，由采购部门与供方联系安排现场评价时间，采购部牵头组织人员现场评审，考察供方的质量水平、供货能力、质量保证体系、企业信誉等情况并填写“供方现场评审报告”和“供方评价记录表”。

对第一次供应关键物资的供方，除现场调查评审和提供充分的书面证明材料（PPAP）外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能批量供货；

技质部对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写“供方评价记录表”中相应栏目，并将检测报告一起交给相关采购部门；

样品送样分为三次送样分别为T1、T2、T3，如送样连续三次不合格则取消送样资格；

样品验证合格后，相关采购部门通知供方小批量供货；经技质部进货验证合格后，交使用部门试用，并由技质部跟踪出具相应检测和试用的综合验证结论，填写《供方评价记录表》中相关栏目，反馈给采购部门；

经两次小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。

样品验证、小批量试用和调查评审均合格的供方经总经理批准后，可列入“合格供方名录”。

原有供应商选择

对有多年业务往来的供方，应提出充分的书面证明材料，适当时可以包括以下内容，以证明其质量保证能力：

质量管理体系认证证书；

本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；

本公司及供方其他顾客的满意程度调查；

供方产品的质量、价格、交货能力等情况；

供方财务状况及服务和支持能力等。

A类产品提供PPAP

采购部门负责收集相关资料，并填写“供方评价记录表”，经采购部门负责人批准后纳入“合格供方名录”。

原有供应商同样需要按进行送样。

C类物资供方，由技质部按进货检验报告进行评价。

供方产品如出现严重质量问题，技质部应填写“纠正和预防措施任务单”经相关采购部门会签后发至供方，相关采购部门应跟踪供方的反馈情况；如两次发出“纠正和预防措施任务单”而质量没有明显改进的，应取消其合格供方资格。

对钢厂、国家授权的计量、检测机构，可不再做服务质量评价，但应提供相应的资质证明。

供方评价及批准

采购部负责组织技术部、技质部、制造部、物流部根据采购产品类别采取不同的评价和控制方式。

供方评价原则

a）质量优先原则，以供方提供产品实物或服务质量的符合性为主进行评价。

b）持续稳定提供合格产品的原则，评价供方持续稳定提供合格产品或服务的能力。

c）根据货比三家的原则，在满足质量要求的前提下，对供方提供产品的价格、服务和综合成本等方面进行综合评价，从中筛选合格供方。

d）对于A类和B类的供方每年至少进行一次的供应商审核。

供方评价依据

a）产品实际要求（包括实物质量、价格、交付以及服务要求等）；

b）根据供方所执行的有关产品标准或服务规范；

c）相关法律法规。

供应商评价：

供方业绩评定：

评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%，并填写在“供方年度业绩评价表”中。

评定总分低于60分或质量评分低于48分，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理审核、批准。

但应加强对其供应物资的进货验证，连续两次评分仍不合格，应取消其合格供方资格。

对供方质量管理体系的开发：

对于提供A、B类物资的供方，实施质量管理体系的开发。

采购部门按照供方应符合ISO/TS16949标准为目标，制定供方长期质量体系开发计划。

要求供方第一步符合ISO9001标准。

供应商评价结论

a）对供方的评价结论为“合格”与“不合格”。

对合格供方记入“合格供方名录”中，并建立合格供方的档案,采购部门对合格供方的供货业绩进行跟踪记录与考评。

b）若顾客在合同中规定供方时,采购部门必须依据合同批准的供方名单进行采购。

该合同中规定的供方名单直接列入“合格供方名录”，并予以注明。

采用顾客指定的供货来源，不能免除本公司确保采购产品质量的责任。

产品采购

生产物料采购

采购部采购时应选择“合格供方名录”中的供方。

第一次向合格供方采购A、B类物资时，应签订《采购合同》、《外协加工合同》和《质量保证协议》，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、加工方法、验收条件、违约责任及供货期限等；

供应商所有订单由采购部根据计划下达，外协加工产品应根据实际需要保证产品在海立达内部有3天库存。

产品入库

产品报检，供应商在每天8：

00-11：

30/13：

00-15：

00可进行送货。

供应商将车辆停在指定区域，通知半成品库管理员派叉车将产品卸载到成品库外协检验区，如为辅料库产品则存放在辅料检验区。

供应商携带送货单、产品出厂检验报告单到外协检验员处进行报检（外地供应商由保管员通知外协检验员进行检验），外协检验员根据《产品检验规范》、《产品检验指导书》、《包装规范》对产品进行检验，首先确认产品入库检验单数据是否合格，合格后确认产品的包装规范是否符合该产品《包装规范》并确认标签；在确认基本条件后根据《产品检验规范》的抽检要求按照《产品检验指导书》对产品进行抽检，在确认产品合格后在入库单、产品入库检验单签字确认；如产品不合格则开据不合格品单由技质部签字确认将单据一式三份分别给予技质部（原件）统计、保管员、采购部各一份并按照以下情况具体执行：

--采购部：

a.如产品不合格是因为模具问题供应商不能维修模具保证产品状态时由供应商通过采购部提交《模具维修申请》，海立达对正常使用磨损且维护费用不超过2000元情况提供一次免费维修。

其他情况按照正常费用由采购部、模具部和供应商签订费用协议后进行维修。

b.如产品需要进行让步，则由采购部提出系统申请并协调相关部门，如不能批准则直接进行退货。

让步产品采购部应跟踪供应商在七个工作日内对让步问题进行改进并要求供应商提供8D或PPSR改善报告提交技质部。

C.如产品判定不合格需要退货，则由采购部根据不合格品通知单进行退货处理。

d.如供应商对判定结果有质量异议，由采购部牵头组织供应商、技质部和技术部对产品进行确认，如产品合格由技术部现场封样确认，如不合格由技质部开具不合格品单和索赔单。

--技质部：

a.产品不合格则根据《质量保证协议书》开据索赔单，索赔单由技质部、生产副总签字确认后供应商管理员通过邮箱形式发予供应商及采购部，在三天内接供应商回复再进行技质部、生产副总和总经理签字确认，将确认件发给外协两个工作日内无异议将原件送予财务科，技质部、和采购部保留复印件。

b.如因生产线紧急需要生产，则由技质部通知供应商进行产品跟线，供应商应无条件配合，并听从生产线质检员对产品质量的要求及判定结果。

辅料采购

制造部辅料根据预算需求在BPM系统中提报辅料采购申请，在表格中选择所需物品提交。

采购申请经仓库、部门长、订单部、生产副总及总经理批准后转采购部进行采购。

技质部出具的《辅料检验明细》中的产品应纳入检验范围。

《辅料检验明细》中的产品按照产品入库流程进行检验，并参照进货检验规范进行抽检。

其他未作具体规定的产品执行从轻检验，根据供应商的送货单、合格证、图纸等标准确认产品名称及产品规格符合要求。

凡实施生产许可证产品,应查验生产厂生产许可证与产品质量合格证。

特殊情况处理

紧急订单：

如因生产需要紧急使用产品不能保证在规定时间内进行报检，采购部应提前2小时通知技质部提前准备，以确保产品的顺利使用。

制造中不合格品：

如供应商产品在生产过程中出现不良，制造部应反馈给外协检验员，外协检验员通知质量工程师及采购部，质量工程师立刻通知供应商组织人员对产品进行挑选返修或重新供货。

如产品不能使用，需现场检验员开具不合格品单将产品退回半成品库或者辅料库，半成品库或者辅料库保管员通知采购对产品进行置换并开具出门证由外协将产品带走。

外协产品调出

生产车间需要产品外协加工时，应由生产车间提交产品《委外加工申请》及《产能负荷表》经订单部、技术部、技质部、模具部、生产副总、总经理审批；采购部根据《委外加工申请》组织评审选择供应商后，模具部办理模具调出手续、技质部办理检具调出手续、技术部提供外协加工产品的技术文件、作业/检验指导书、包装规范、封样及技术支持。

外协产品调出调回

供应商模具调回分为海立达生产内部调整调回、质量管控失效技质部强制调回、供应商更换和供应商申请调回。

a.海立达生产车间调整需要产品调回时，应由生产车间提交产品《调回申请》及《产能负荷表》经订单部、生产副总、总经理批准后采购部根据调回申请通知供应商；b.供应商生产的产品不符合质量要求或者在出现质量问题后连续出现不配合情况，由技质部提交《供应商制造质量评价表》，经订单部、生产副总、总经理批准后采购部根据调回申请通知供应商；供应商更换和供应商申请调回，由采购部提交产品《调回申请》经订单部、生产副总、总经理批准后采购部根据调回申请通知供应商。

在模具调回时采购部应携带《调回申请》经模具部确认模具；技质部确认文件和检具签字确认完成产品调回。

如供应商缺失相关文件需由采购部组织进行协商解决。

钢卷检验及异议处理

采购部进行刚卷订货后，应在货物到达前向技质部测量工程师、剪切中心各提供一份材料的材质保证书。

剪切中心根据材质保证书在开卷时对来料的基本尺寸进行检验出具检验报告。

如产品有环保要求，则采购部按照《环保物料管理程序》执行。

剪切中心在进行刚卷开料前，应按照国标规定裁出2块实验用板材在板材上使用记号笔进行标记产品名称、型号、开卷时间，将实验板材交由技质部测量工程师进行实验，测量工程师使用拉伸机、硬度机出具相关实验报告，在实验报告合格时和该产品的其他材料一起进行存档并将实验报告提供给剪切车间一份，剪切车间根据技质部测量工程师提供的实验报告对产品进行发货。

如实验报告不合格或者板材不合格则由剪切车间提报采购部进行质量异议索赔。

剪切车间进行出货时应带有标签，标签应具备名称、型号、捆包号、重量、尺寸等基本信息。

车间员工根据基本信息对产品进行确认在确认合格后使用产品，在不确定的情况下车间员工通知车间检验员进行判定，确认合格后在开始使用。

质量异议进行索赔时，产品未出剪切车间索赔由剪切车间提出采购执行，产品在生产车间由车间经营体提交技质部，技质部供应商质量工程师提出采购执行。

采购在接到异议处理完成后将处理信息以《板材质量异议台账》形式反馈给相关部门，表格应具备名称、型号、捆包号、重量、尺寸、索赔时间、索赔实际金额等基本信息。

剪切车间使用《板材不良异议汇总表》进行统计跟踪，技质部使用《供应商索赔台账》进行跟踪。

剪切车间及采购部处理结果都应以表格形式每周发技质部供应商质量工程师。

处理原则：

（1）非原材料自身原因异议不得提报（特殊情况需另行协商解决），可向其他相关部门反馈解决；

（2）时间超期等异议须注明并协商处理；（3）微量异议视情况可化整为零，以免产生额外费用；

异议提报：

提报的原则及要求：

各提报车间在系统中（或书面反馈）提报异议时，必须务实、详细填写各项信息，真实反映材料的缺陷及具体损失，作为采购部或技质部处理异议的依据。

各提报车间在有材料发生质量异议时，应第一时间通知采购部及技质部异议处理人员（紧急时可先电话通知再系统反馈），并根据订单紧急情况共同决定是否退卷保留或继续使用：

若订单紧急且钢厂处理人员又不能及时赶到现场处理时，应由采购部异议处理人员或提报部门（外地，采购部异议处理人员也不能及时赶到现场查看）协助保留异议照片、规格型号、捆包号等相关信息，以备查询，材料可继续使用并将产生的不良品单独存放，等待处理；若订单不紧急可按正常异议处理流程退卷并保留好相关信息，及时提报异议，等待处理。

材料保质期与异议处理：

材料保质期：

各钢厂对材料规定的保质期（保质期从材料生产日期开始计算），基本不超过6个月，主要通过表面问题、性能问题和数量问题进行区分：

表面问题保质期为三个月的，如生锈、氧化、黄斑等；表面问题保质期为六个月的，如麻纹、折痕、硌伤、脱锌、起鼓、黄线（钝化液干结）、镀锌不良、色差、黑斑、板型不良、切边粗糙、凹凸坑、波浪边、点、划伤、白斑、横纹板面锌渣、扁卷、辊印、板面油渍、异物压入、空洞、塔形卷等；性能问题通常保质期为六个月，如拉裂、冲压起棱、冲压起皱、同板差等；材料数量异议无保质期期限，但需保留相关证据。

材料在保质期内的异议处理：

正常提报异议，并在处理后由提报部门判定材料是否可以使用，采购部予以核对，当双方意见不能达成一致时，由技质部出面确认、裁定是否可以使用。

对于技质部的裁定，提报部门、采购部门均应认可：

（1）可以使用：

对于此类材料，订单部门需在一个月内将材料消化使用完毕。

（2）不可以使用：

对于此类材料，由采购部设立虚拟库存放，并由采购部对此材料进行定期消化处理。

材料超保质期的异议处理：

无法向钢厂提报异议的由提报部门判定材料是否可以使用，采购部予以核对，当双方意见不能达成一致时，由技质部出面确认、裁定是否可以使用。

对于技质部的裁定，提报部门、采购部门均应认可：

（1）提报异议可以使用：

对于此类材料，订单部需在一个月内将材料使用完毕。

（2）提报异议不可以使用：

对于此类材料，由订单部负责定期消化处理。

（3）无法提报异议无论是否可以使用均由订单部门负责消化处理（采购部和技质部可以协助消化）。

审核、报送：

审核：

采购部异议处理人员在接到各车间提报的异议单时，应到现场详细落实具体情况（外地不能到现场时可电话落实），并对所提报的异议单的真实性、完整性进行核对、整改，避免向钢厂报送出现差错产生不良影响。

如因提报车间提报错误及采购审核不到位导致钢厂不能正常处理异议的，负激励提报单位相关人员及采购部异议处理人员各50元/次。

报送：

异议单经落实确认后（特殊情况应事先与提报部门沟通、协同完成提报），报集团采购处质量异议处理员进行处理。

周期：

原则上在发生质量异议后钢厂来人查看处理时间不得超过1个周（因各钢厂处理异议方式各有不同，特殊情况需特殊对待），采购部异议处理人员应随时跟踪、落实查看处理时间，缩短异议处理周期。

因个人主观因素导致延期或未能及时到位查看，负激励异议处理人员10元/次。

异议处理：

准备工作：

在确认钢厂来人查看的具体时间后，采购部异议处理人员应提前1天对需查看的所有异议再进行逐项落实（外地可电话落实），并提前与生产部门等做好沟通、衔接、准备工作，技质、生产等部门需全力配合。

查看处理：

钢厂异议处理人员到现场查看、处理异议，必须遵守我司各项规章制度，确保安全。

原则上需由采购部异议处理人员全程陪同、协调处理（外地需提报部门协助完成并及时沟通）。

生产等部门需全力配合，配合不到位或不配合，导致异议无法正常赔付，给予不配合部门相关人员100元/笔负激励。

处理状况的系统记录：

钢厂异议处理人员到现场查看、处理异议之后，采购部异议处理人应及时将处理状况整理并发给相关人员。

认定（协议）：

根据现场情况及我司具体损失由采购部异议处理人员（外地可由提报部门相关人员协助，提报单位相关人员也可参与共同协商解决）与钢厂异议处理人员进行沟通、协商处理（钢厂不同，对异议处理的程度和范围也有所不同，需区别对待）。

原则上查看后每笔异议都应在一周内给予认定或签订协议，即使不能当场认定的（需开会研究），也须有认定单或备忘录等，以便跟踪。

重大异议，须由采购物流中心部门长、总监，甚至公司高层领导出面协商解决。

认定状况的系统记录：

钢厂异议处理人员认定异议协议后，采购部异议处理人应及时在报表内填报协议认定记录。

跟踪、反馈：

采购部异议处理人员应及时把处理结果反馈给提报车间，提报车间应根据处理结果及时反映盈亏情况并做下一步处理工作。

对于未能认定的异议，采购部异议处理人员需随时跟踪钢厂反馈意见，争取在最短的时间里协商处理完毕。

原则上异议盈亏情况需提报部门在收到处理结果后一个月内及时反映出来，否则时间过长影响结案，超期不予确认盈亏的负激励提报部门相关确认人员50元/笔。

板材处理：

在接到采购部的异议处理结果后，由订单部牵头对处理异议的板料进行处理，避免存放时间过长导致板材不能使用。

异议处理的跟踪、反馈：

采购部异议处理人员必须随时跟踪掌握每笔异议的处理进度并制作《异议处理跟踪台账》，供相关部门领导监督，每月针对异议完成情况给予相应考核。

异议处理的相关信息要随时与提报单位保持沟通、联系，不得瞒报、虚报、拖延，否则负激励相关责任人员30元/次。

异议处理的责任：

质量异议的处理须从公司利益出发，有大局意识，对于因主观原因导致公司受损，根据实际情况对异议处理人员给予相应负激励；对于挽回公司损失且额外获利的，给予异议处理人员相应正激励。

业务档案管理：

异议处理过程中产生的各种认定单、协议等，必须以月度为单位由部门进行集中归集、分卷管理、统一编号，保证能够完整反映业务发生的整个流程和细节，以便于今后快速查询、审计。

其次，在票据、文件传递过程中，应在自己的留存文件上要求接收方签收，或者建立专门的签收簿，以免脱节。

文件档案的保管期限从业务发生之日起不得低于3年。

供应商会议

采购部组织召开供应商月度会议及供应商年度会议，会议由采购部进行主持，在会议中对供应商进行评价并出具《供方业绩评价表》。

技质部、物流部协助采购部召开供应商季度会议，并同采购部一起出具《供方业绩评价表》。

5.相关文件

《产品检验规范》

《产品检验指导书》

《包装规范》

《质量保证协议书》

《产品质量先期策划管理程序》

《不合格品管理程序》

《环保物料管理程序》

《采购招标管理制度》

《期货采购管理制度》

《现货采购管理制度》

《外协加工管理制度》

《双经销管理制度》

《辅料检验明细》

6.相关记录

《不合格品单》

《索赔通知单》

《产品外调申请表》

《产能负荷表》

《让步放行单》

《模具维修申请》

《调回申请》

《供应商制造质量评价表》

《检验记录》

《检测报告》

《供方调查表》

《供方评价记录》

《供方现场审核报告》

《供方业绩年度评价表》

《供方业绩评价表》

《供方质量体系开发计划》

《合格供方名录》

《采购物料分类明细表》

《辅料采购申请》