流程管理电子公文文档一体化业务流程管理规范.docx

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流程管理电子公文文档一体化业务流程管理规范

（流程管理）电子公文文档一体化业务流程管理规范

电子公文文档一体化业务流程管理规范

（征求意见稿）

11　范围

本标准适用于国家行政机关制发的电子公文管理。

党的机关和其他机关制发的电子公文管理可参照执行。

12　规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充

GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集

GB/T9704-1999国家行政机关公文格式

GB／T18894—2002电子文件归档与管理规范

DA／T22归档文件整理规则

DA／T18档案著录规则

中办发[1996]14号《中国共产党机关公文处理条例》

国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知

国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》

ISO15489信息与文献—文件管理

13　术语和定义

GB/T9704-1999、GB/T18894、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。

3.1

电子公文　electronicofficialdocument

电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。

3.2

归档电子公文件archivalelectronicofficialdocument

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文（3．1）。

3.3

背景信息context

指描述生成电子公文（3．1）的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4

元数据metadata

指描述电子公文（3．1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5

留痕信息traceinformation

将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，以确保信息的不可否认性和可追溯性。

3.6

保存日志savelog

电子公文在其成文过程中对所有操作、日期及行为的记录和描述。

3.7

版式文件templatefile

能够将纸质文件原版原式呈现的电子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。

常见的版式文件格式有PDF、CEB等。

这类版式文件通常具有以下特点：

保留原版原式，忠于纸质文档的原有排版格式，图文并茂。

内容不易修改，保证原文的正确性、完整性和保密性。

14　符号和缩略语

4.1

XML

可扩展置标语言（eXtensibleMarkupLanguage）。

4.2

CEB

CEB是ChineseE-paperBasic的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。

15　电子公文管理的基本要求

电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。

电子公文归档管理，按国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》执行。

电子公文文档一体化要求电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。

文档一体化管理保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通、完整。

16　电子公文文档一体化业务流程

6.1业务流程简图

图1中的业务流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。

图1　电子公文文档一体化业务流程简图

6.2流程中的关键节点

电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的是否畅通。

本标准规范了交换（收发文）、归档和移交三个节点的电子公文业务数据，保证电子公文文档一体化业务流程的数据顺畅。

6.3业务流程中其他节点的一般要求

电子公文文档一体化业务流程中的其他节点，也是电子公文管理的组成部分。

各节点的全部事务处理活动和元数据、背景信息，如责任人、时间、结果等，都要完整和准确记录下来。

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

17　电子公文交换的业务数据规范

7.1电子公文交换业务数据内容

电子公文交换业务数据内容，在发文和收文环节中，可采用如下结构中的任何一种进行数据传递：

完全符合国家标准的XML格式

版式公文+公文的描述信息

公文文头（图形格式）+公文内容（txt格式）+公文的描述信息

7.2电子公文描述信息数据的格式规范

在发文和收文环节中，电子公文的描述信息应符合表1的要求。

表1电子公文基本描述信息

元素

数据类型

说明

发文字号

字符型（长度≤100）

公文的发文字号，应严格按照国标规定的形式进行记录

文件标题

字符型（长度≤192）

文件标题信息，应能准确反映公文内容

文种

字符型（长度≤10）

党政机关或其它机关公文的种类名称

主题词

字符型（长度≤100）

公文的主题词

发文机关（责任者）

字符型（长度≤100）

公文制发机关的规范性全称。

联合行文时，包括主办机关和协办单位。

主送机关

字符型（长度≤100）

公文的主送机关信息

抄送机关

字符型（长度≤100）

公文的抄送机关信息

签发人

字符型（长度≤20）

公文签发人

签发时间

字符型（长度≤20）

公文签发时间

公文密级

字符型

公文密级信息，公文的密级包括普通、绝密、机密

紧急程度

字符型

公文的紧急程度信息，公文的紧急程度包括特急、加急、急件、平件

保密期限

字符型

公文的保密期限信息

附件名称

字符型（长度≤260）

公文附件的名称信息

内容描述

字符型（长度≤500）

对公文内容的简要描述信息

页数

字符型

公文页数

控制标识

字符型

公文允许上因特网的控制标识

7.3电子公文描述信息元数据项目XML结构形式

xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?

-<主节点>

7.4版式文件规范

在排版格式上应符合GB/T9704-1999要求。

18　电子公文归档的业务数据规范

电子公文在创建（形成）、办理之后，符合归档范围，应按本标准的要求（见附录AA.1），收集相关的内容，形成电子公文及相应的元数据。

所有数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（见附录AA.2）和数据格式。

8.1电子公文归档数据格式

对于各种不同类型的电子公文，其文件存储格式均应尽量采用通用格式（XML、CEB、PDF、TXT），采用现阶段允许格式（DOC、WPS、RTF、SEP）要同时保存该格式的阅读器。

如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应进行转换，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

8.2电子公文归档数据项

电子公文归档数据项应符合表2要求。

表2电子公文归档数据表

序号

元素

类型

名称

定义

数据来源

备注

标识信息

电子文档号

管理电子公文的一组符号代码

用户

必选

文件档号

分配给每份文件的唯一识别编号

系统/用户

必选

分类号

档案分类中的类目代号

系统/用户

必选

内容信息

文件标题

指文件的主题内容和性质

系统/用户

必选

文件编号

文件的发文字号，指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号

系统/用户

必选

文种

指文件种类的名称

系统/用户

必选

主题词

用以表达文件主题内容的规范化的词组

系统/用户

必选

内容描述

内容摘要或文本描述（对文件内容的描述）

系统/用户

可选

附件名称

指正文后的附件材料的题名

系统/用户

可选

背景信息

签发人

文件签发人员姓名

系统/用户

必选

责任者

指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人

系统/用户

必选

文件形成部门

归档工作承担单位的全称

系统/用户

必选

文件形成时间

指文件产生、签署和批准的时间

系统/用户

必选

密级

记录文件保密程度等级

系统/用户

必选

保密期限

记录文件的保密期限，是对文件秘密等级的时效说明

系统/用户

必选

归档时间

记录文件归档的时间信息

系统/用户

可选

页数

文件以件为单位编制的总页数

系统/用户

必选

控制标识

指判定该份文件是否无需控制，可向社会公开提供利用的符号代码

系统/用户

必选

保管期限

在采取处置行为之前，文件必须保存的时间期限

系统/用户

必选

接收单位

接收文件的单位

系统/用户

可选

接收人

对文件接收承担责任的人

系统/用户

可选

接收时间

接收单位收到文件的时间

系统/用户

可选

语种

记录文件内容所用的语言种类

系统/用户

可选

发文依据或相关文件

对相关文件的参照

系统/用户

可选

存储位置

电子公文存储的物理/逻辑位置

系统/用户

可选

硬件环境

主机、网络服务器型号、制造厂商等

系统/用户

可选

软件环境

文件创建时的软件环境情况如操作系统型号主版本等

系统/用户

可选

数据库系统

处理文档所必需的数据库系统

系统/用户

可选