企业档案文件存档规范文档格式.docx
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二级类
存档内容
存档形式
编号要求
负责人
1
1、行政
事务
（1）公司安全风险工作形成的材料（永久、长期、短期）
文本、纸质记录
行政经
理
2
、行
政档案
（2）公司内审、管理评审等形成的相关材料（永久、长
期、短期）
**-fk-编号
3
2、公安
保卫
（1）刑事案件处理（永久）
声像、纸质记录
4
（2）交通事故处理等材料（永久）
5
（3）消防、安全管理等材料（永久、长期、短期）
纸质记录
6
（1）组织架构、职级评定形成的材料（永久、长期、短
期）
7
（2）薪资改革、调整等材料（永久）
8
（3）工资表、提成表、奖金分配表、绩效考核表等（永久、长期、短期）
9
（4）年度招聘计划、招用人员登记表、员工关系其他审
批资料（短期）
10
3、人事
（5）年度培训计划、培训实施思路、培训实施过程计划
等资料（长期（
文本、声像、纸
质记录
**-rl-编号
人力资
源经理/
专员
11
管理
（6）企业文化推广计划、理论支撑及企业文化活动实施
过程等资料
12
（7）员工花名册、社会保险审报表（包括增/减员表）、
劳动合同管理（永久）
13
（8）员工档案（包括员工辞职以后的工作交接表、转正
审批表、解除劳动关系申请表）（永久）
14
（9）人力资源规范化、信息化系统推进过程中形成的材
料（长期）
15
（10）人力资源审计清单及在审计过程中形成的文件、
材料（长期）
16
（1）固定资产盘点表、固定资产报废申请表等（短期）
17
4、资产
（2）物资采购供应计划、物资保管存放、供应调配等，
固定资产申请台账等（短期）
**-zc-编号
18
（3）资产分析报告（永久）
19
1、经营
决策
（1）公司改革、经营战略决策、经营战略规划、发展规划纲要、转换经营机制等文件材料（永久）
文本
20
（2）公司及各中心年度工作规划、计划、总结等（永久、
长期）
综合管
理部总
监
21
（3）公司信用管理、达标创优文件材料（永久）
22
2、计划
（1）公司经营计划总结、经济招标完成情况等材料（永
久）
-jy-编号
23
二、经
3、企业
（1）公司管理计划、总结（长期）
24
营档案
（2）公司管理标准、通知（短期）
发文管
25
4、财务
（1）公司资金管理文件材料（永久、长期、短期）
资金经
26
（2）资产评估、验资报告（永久）
27
（1）公司销售计划、总结、销售手册（永久、长期）
销售经
28
5、营销
（2）招投标标书（永久）
**-yx-编号
29
工作
（3）公司网站信息、照片等（永久）
营销专
30
（4）公司宣传报纸、宣传页、折页等材料（永久）
员
31
（5）公司广告设计、杂志样本等材料（永久）
（6）各部门调研分析报告、市场调研、市场分析资料（长
32
（1）业务实现过程中依据各类标准、流程形成的记录表
33
1、业务
各生产
发展
单
**-yw-编号
运作岗
34
（2）运输车辆形成的相关表单（短期）
（1）客户类合同
（2）班线运输车辆合同（3）供应商合
CD-年份-
35
三、业
2、合同
作合同（4）采购合同（5）租赁合同（6）民间借贷合同
编号
务档案
（7）其他合同
36
（1）客户投诉台账（短期）
37
（2）客服中心工作、客户投诉等报告（长期）
3、客服
-kf-编号
客服冈
38
（3）客户满意度调查表、调查分析报告（长期、短期）
39
（4）索赔函及处理客户投诉的各类表格（短期）
（1）会计凭证（30年）
各会计
40
1、凭证
按集团档案
冈
41
2、账簿
（1）总账、明细账（30年）
要求编号
财务专
42
四、财
（2）现金日记账、银行日记账（30年）
43
3、报表
（1）税务报表、资产负债表、利润表（永久）
44
（2）年度财务报告（决算）（包括文字分析）（永久）
-CW-编号
45
财务单
（1）运单整车运输议（5年）
纸质原件
资金数
46
据
（2）公路运输发票存根联（5年）
据管理
X-JU/亠冈位
七、公司档案存档要求
（一）以下对接人员即公司各部门档案管理人员
序号
部门
档案管理人员
**
（二）存档形式要求
1、在档案存档过程中，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
声
像档案的暂时只以电子文档形式存档。
2、各部门整理归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材
料归档后不得更收。
3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件应用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
文件材料质地优良、字迹线条清晰、工整。
4、各部门在各项活动中直接形成的录像、照片等需以刻录成光盘，移交时需辅以文字说明（写明四要素：
时间、地点、人物、事件、照片数量）。
（三）档案移交要求
1、收集：
各部门由对接人负责本部门的档案管理与移交工作，部门内部由对接人各自对接；
16厘米）、
2、整理：
由各对接人按分类（按模块、按时间分类）、编号、装订（三点一线,
填写《卷内文件目录》（附件一）、填写备考表，经本部门负责人检查签字后提交行政，再由行政到集团档案室填写《档案移交（接收）登记薄》，办理移交手续。
3、移交：
行政档案、经营档案、业务档案由各对接人与**直接对接。
会计档案因数量较多，存
档要求高，由公司财务直接与集团档案负责人**对接存档。
（四）各部门出具的档案管理标准/规范要求
本方案规范的是**公司档案管理，各部门可以在此要求下有针对性的出具自己的档案管理标准/
规范，以期达到对档案更有效的管理。
八、附件
附件1:
《卷内文件目录》
附件2:
《档案盒背脊》
附件一：
卷内文件目录
部门：
分类（模块）：
编号：
盒号:
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
按照公司
（公司部
文件材料名称
存档日期
总
编号要求填写
门/人员名）
贞数
附件二:
LOGO
编号起女口号
至
编号终止号
编号起女口号至
人
资
力
产
档
案
经
营
销
-可编
話辑
修改-
业
风
务
控
-可编辑修改-
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