驻外办事处.docx

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驻外办事处

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驻外办事处

酒店设立外地办事处计划书

1、形式分析

目前与酒店签署协议的旅行社向酒店输送的客流量始终不能满足酒店的实际可容纳数量，并且始终保持着平均数量，并没有较大的入住数量飞跃。

为提高酒店的客房入住效率，酒店可在沈阳、大连等省内主要城市设立驻外办事处，来为酒店广结客源，并且可以最大限度的挖掘潜在客源市场，为酒店及漂流项目进一步扩大东北市场埋下伏笔。

2、办事处职能①扩展当地市场

避免了因酒店与目标城市的距离因素，使拜访客户更加具有效率与即时性。

酒店选择目标区域后，办事处工作人员即可马上与其取得联系，并建立协议关系，高效率的促成之后的消费发生性。

办事处职员应选择当地营销业务熟练对当地市场了解的人员，可以更事半功倍的完成工作，也可以节省住宿和其他补助方面的开支。

②接受散客及团体预订

目前酒店已经在各旅游网上架构订房系统，同时与旅行社建立了协议关系，同时还有大量的散客资源不在网上订房或参加旅行团等因素导致资源流失。

办事处可将其组织运送至酒店，有效的避免客源流失。

③宣传即时性

酒店有最新的活动动态或者优惠信息时，办事处可将酒店的资料即时的汇报给协议客户，并且通过当地媒体进行宣传，做到信息的及时性公布。

④广告拓展

通过办事处可与当地媒体及电视台建立合作关系，并向社会发布广告，避免了因地域差异导致的媒体选择不当，并且予以监督等避免发布时间不符、发布效果不佳等不利因素的产生。

⑤当地同行业信息的掌握

办事处可通过各种关系获得其他同行业的相关内部信息，从而第一时间发送至酒店参考研究，使酒店做到酒店与时俱进，超越其他同行业。

⑥酒店文化渗透

酒店可通过当地电视台或传媒公司联合承办各类活动，将酒店信息通过软性植入的形式渗透给当地各阶层人士，起到更为全面的宣传作用，届时办事处可作为与当地媒体合作平台。

3、风险分析

①以沈阳为例门市租金约每天投入180元，加上水、电、宽带等每日共近200元；②以两人为准，人员开支成本每天200元；

③电脑、打印机、传真机、办公用品、装修、杂费等一次性投入约5万元总约投入以年计算（200+200）×365天+50000元=196000元

酒店客房均价约500元；以196000元÷500元/房=392间

由此数据可看出如驻外办事处一年内订房392间（平均每天订房1.07间）就可以基本达到收支平衡，如平均每天订出2间便可扩大盈利。

4、结论

驻外办事处每天为酒店带来2间的订房率便可达到其收支平衡并且小创利润，并且考虑办事处其他的职能附加效益，因此此计划可行性极高，并且无风险性。

营销部202*-10-

扩展阅读：

驻外办事处管理细则

驻外办事处管理细则（202*年度）

各办事处是公司的驻外营销服务机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于营销管理中心，为规范办事处管理，特制订以下政策：

一、办事处组织结构及基础编制

办事处经理

（1）处方药销售经理

（1）OTC销售经理

（1）产品专员

（1）备注：

销售经理人员数量根据市场实际开发情况报公司批准后增加。

二、办事处工作的重点

一个中心以重点目标医院的欧立停学术推广和纯销为中心；两个网络遍布全省的商业网络和目标科室、医生网络；三个VIP团医院院长团、药剂科团、专家团；三、办事处工作职能：

1、建设和管理办事处所在区域的市场销售网络：

销售工作就是围绕进药和上量的两个主题开展的。

要想很好的实现这两个主题，那么我们的主要工作就是两个网络的建设，商业网络和目标医生网络。

下面是办事处主要的日常工作：

A、商业的渠道工作和商业业务员积极性的调动

商业给我们所起的作用主要通过商业经理和业务员来体现。

因为多年的业务关系，使他们和医院的联系和了解比我们更加紧密。

通过他们可以实现：

医院进药、优质服务、限制竞争对手。

所以要善用我们的商业和其他任何有利于刺激业务员积极性

的手段、政策和活动。

每个省市我们至少有两家可以覆盖全省的配送商，条件许可的地市有一家配送商。

B、医院的基本资料要按公司规定的表格进行汇总收集，这是我们确定目标医院的重要参考依据。

C、目标医生网络的建设：

目标医生对产品的熟悉、开方，是产品纯销上量的保证。

2、组织实施所在区域公司重点产品的学术推广。

3、组织实施公司产品当地OTC市场的推广工作。

4、组织协调当地的公共关系工作。

5、收集反馈所在区域的行业、竞争产品的市场信息。

6、办事处工作人员的日常管理和培训：

A、言行举止，待人接物；

B、面对面拜访；会议组织（小型会、大型会）

C、早请示，晚汇报，周末例会、沟通信息加强即时管理；D、管理表格，总结工作；

E、定期培训，以不同主题组织学习，不断提升能力；F、主管及上级的传、帮、带。

四.办事处岗位职责:

1.办事处经理职责:

（1）、负责所辖市场产品年度销售计划的制定、执行及完成。

要认真分析研究市场,并对所负责市场合理细分,并对工作过程作书面陈述向公司营销中心汇报.

（2）、根据市场需求向公司申请合理销售人员使用计划.

（3）、负责所辖市场医院、医生、商业、医药代表的数据库的建立。

（4）、负责所辖市场物价备案、招标、社保、药监及相关政府部门的协调工作。

（5）、负责所辖市场对销售经理、代理商业务员及医生的培训。

（5）、负责所辖市场对销售经理和产品经理的计划的执行、指导及考核；培养，培训一支作风过硬，技术过硬有战斗力的队伍。

（6）、负责所辖市场指导、督导、参与销售经理与代理商的谈判、销售协议的签订、执行及维护。

（7）、负责对所辖市场销售经理提供的报表、销售计划及信息分析的处理。

（8）、负责所辖市场销售经理费用的审批和核报。

（9）、负责所辖市场现有代理商和新招代理商的协调。

（10）、负责所辖市场一级城市医院的销售、VIP商业的拜访及维护。

（11）、负责所辖市场权威学术带头人的建立和维护。

（12）、负责对所辖市场货、款、票和公司配置的电脑、硬盘等资产的安全（13）、负责所辖市场发货和货物流向管理，防范窜货风险。

处理客户和消费者的投诉，发现问题及时处理。

（14）、负责竞争产品的分析和应对策略。

多提有利市场拓展的建议和意见。

（15）管理，监控，指导办事处所有人员对公司总部规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反规定管理和损害公司利益行为的发生，如有违反规定造成直接经济损失的办事处经理要承担直接管理责任和经济处罚。

（16）每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写工作人员月度评分表，配合公司总部对办事处人员工资核算和定极考核工作。

（17）不定期对工作人员进行综合培训工作，并作好计划和记录。

（18）负责不泄漏公司机密。

2．办事处经理权利：

（1）对办事处员工和各项业务工作的管理权。

（2）对公司销售总监的报告权（3）对筛选客户有决策和建议权

（4）对直接下级岗位的建议权和任用的调配权和提名权（5）对下级的监督检查权

（6）对下级争议有裁决权，对下级的管理水平，业务能力和业绩的考核权（7）对限额资金有支配权

2.处方药销售经理职责:

（1）协助办事处经理完成公司处方药产品在当地市场的销售任务.

（2）协助办事处经理做好处方药各种信息收集,数据库档案的建立工作.

（3）完成办事处经理下达的销售（招商）任务.按照办事处经理的思路和策略，细划区域，深入一线挖掘客户资源，寻找目标客户。

（4）负责完成办事处经理分派的其它工作。

3.产品经理职责:

（1）、负责区域产品学术推广工作，配合办事处经理开展物价、招投标及相关事宜；

（2）、协助办事处经理搞好市场调研、产品分析和产品培训（包括幻灯片制作）；（4）、收集建立县级以上医院、医生档案；

（5）、积极开展学术推广，参与组织召开学术会议，医生和专家访谈；做好公司产品在当地市场上量工作.

（6）、负责接待VIP客户，并全程陪同，建立接待档案，（7）、负责区域业务员专业培训工作（8）负责办事处经理分派的其它工作。

4、OTC销售经理职责；

（1）协助办事处经理完成公司OTC产品在当地市场的销售任务.

（2）协助办事处经理做好OTC产品各种信息收集,数据库档案的建立工作.

（3）完成办事处经理下达的销售（招商）任务.按照办事处经理的思路和策略，细划区域，深入一线挖掘客户资源，寻找目标客户。

（4）做好公司基药（普药）销售网络的建立和产品的销售。

（4）负责完成办事处经理分派的其它工作。

四、办事处日常行政管理1、办事处办公地点尽量租民房。

2、省级办事处直属营销管理中心领导，办事处组织结构尽量垂直管理，减少扁平管理，实行一个首长负责制管理办事处日常行政工作，业务上接受总部指示。

3、加强办事处硬件设施，如传真、打印复印机，实行无纸化办公，建立网络管理系统。

4、加强办事处纪律：

为加强出勤监督，办事处工作人员早晚报到，即第一和最后一个拜访点用固定电话向办事处经理报到，办事处经理每天需用座机向主管领导报到，如全天未报到者视为旷工；

坚持周六例会制度，必要地方每周两次例会。

并有会议记录。

5、加强各级人员绩效考核，奖罚分明对各项考核不称职的人员将由公司决定是否试用、转正及辞退等。

6、严肃人员进出程序，本着对公司、对员工个人负责的态度慎重招聘、任用、晋升及辞退。

8、各办事处经常进行销售竞赛活动如学术推广、市场开发（占有率）、纯销、回款、费用产出投入比及演讲等内容。

9、各办人员工作任用、解聘均由总部决定，地区只有建议权。

10、任何病、事假均明确记录在考勤上。

11、办事处经理，不得跨地区（域）销售，否则，一经查明，其销量费用结算兑现给被跨地区（域）的市场办事处经理，公司有权对该办事处经理批评、处罚、辞退的权利，行为触犯法律的，移交司法部门依法处理。

12、营销管理中心财务部门对各地办事处每月预算兑现费用日期为每月25日，拨付兑现金额给办事处日期为次月10日-15日（节假日顺延）。

五．办事处日常行政管理制度：

1．工作报表管理制度

报表系统是公司上层及各级管理人员了解基层工作开展情况，发现存在问题并研究解决对策的重要信息来源，也是监督基层工作开展情况的有效措施，更是各级销售人员自觉检查自身工作、自我督促、自我鞭策的有力武器。

各级人员应当打消被动应付的心理，以积极的心态，认真、严肃地做好这项工作。

（1）工作报表的类别：

a.日工作报表（填写要求：

当日工作任务，完成情况，客户开发沟通记录和成交客户沟通记录，存在问题和解决办法。

）

b.周工作报表（填写要求：

1本周工作总结：

重点工作完成，达成心得和未完成原因分析，存在问题和解决方案，存在困难和需要的支持；2下周工作计划：

重点工作计划，行动方案和措施；

c.月工作报表（填写要求：

1本月工作总结和下月工作计划：

重点工作完成情况和心得体会与经验交流，存在问题的解决方案和需要的支持，下月工作的重点和完成工作的具体方案和措施；2月度回款计划完成情况小结和下月回款计划；）d.客户资讯表（医院客户，商业公司客户，医生档案，医院档案）e.学术活动开展计划，跟踪，评价表

（2）考核：

a.办事处各级员工每个工作日必须据实填写日报表，每少报一次罚款50元，每月累计3次未提交报表每次罚款100元，累计超过10次视为自动离职，扣发当月工资和所有提成奖励。

b.周报表在每周六晚9：

00前上报，每少一次罚款100元，月报表（含月工作总结计划，回款计划表，终端计划表，成交客户沟通记录表，客户开发进度表，客户资讯表）在每月最后一个星期天晚9：

00前上报，每少一次罚款100元。

C.报表填写内容不完整者一项罚款10元，弄虚作假发现一次罚款200元。

三次以上扣发当月工资。

（3）奖励：

最佳报表奖（连续三月能遵守报表管理规定者，可获得最佳报表提名，最佳报表奖由公司管理层以无记名投票得出，获奖者奖励200元。

2．会议管理

每周一次周会，时间：

周六下午1：

30（5.1-9.1期间调整为2:

30）；每月一次

月例会，时间：

每月初第一个周日（早上8:

30开始）。

1、无特殊情况下，每周六本区域召开周例会,要求区域内的所有销售人员必须参加，如不能参会需提前2小时请假，未按要求请假罚款100元2、每周例会由区域内１名代表主持，每周轮流。

会议时长至少4小时,包括工作回顾和详细工作计划方案,公司政策宣读，产品知识、企业文化培训学习,实战案例分享，上级不在场时，主持人指定人员做会议记录。

无会议记录每次罚办事处经理50元。

3、参加会议或培训不能迟到。

迟到10分钟内，罚款20元；迟到20分钟，罚款30元；迟到30分钟，罚款50元

4、参会期间不得自由出入，违反规定者罚款50元。

特殊情况需会前与会议主持人提前申请，在不影响会议效果的前提下可免除罚款。

5、参会期间注意力不集中或未做会议记录者，经会议主持人认定的，需要当场表演节目。

6、会后要维持会场卫生，并将椅凳收好复原，经发现未能保持会场卫生和秩序的，当事人需罚款20元。

3、通讯管理

1、不接电话并2小时内未能回复者，罚款50元。

2、3小时内均关机者，罚款50元。

3、一线人员应24小时开机。

4、着装管理

工作期间应着商务便装。

不能穿圆领T恤衫、无袖T恤衫，户外运动装、拖鞋等。

违反者每次罚款50元。

5、办事处日常卫生制度

办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸烟、赌博，如有发生，每人次罚款50元，办事处各寝室无特殊事情晚11：

30必须熄灯，办事处谢拒任何无关人员非公来访，如有特殊情况（限员工亲属），需提前与直接领导请示。

违反人员每次罚款100元。

6．办事处人员按照值班表轮流值日要求：

1.周一至周五检查各寝室无人状态下的各种带电设备的关闭情况2.值班人员每日晚睡前负责打扫公共区域桌面、地面、厨卫卫生3.值班人员负责汇报公共场所及各寝室损坏的设备情况考核：

1.主观原因损坏设备照价赔偿，如属故意每次罚款100元2.打扫卫生遗漏或不认真，罚连续值日三天

3.如因住宿人员个人或非全体人员做饭、用餐等事宜造成卫生状况不良，则当事人自行打扫，否则当事人全部连续值日三天4.个人产生碎纸、剩餐等其他垃圾不清理，罚款10元

5.公用物品（含票据、设备、器具）使用完毕放回原固定地点，违反每人次罚款20元，如系多人共用，追究最后使用人责任

6.各宿舍住宿人负责各自房间卫生，物品摆放必须条理、被褥等叠放整齐，地面无垃圾，否则房间住宿人员集体每人罚款10元。

注：

除报表管理罚款由公司统一执行外，其它罚款使用由办事处作为团队聚餐，娱乐活动的经费。

六．办事处业务管理：

1．市场执行的销售模式：

以为重点，以学术推广为主线，以医院开发为目标，构建自已的经销商网络和自已的销售网络。

重点产品以学术推广为重点寻找多形式合作代理商，以医院为目标进行开发，有条件的在一级市场的目标医院进行自营开发，（政策另订）；其他产品以底价招商策略进行区域细分和渠道细分寻找合作代理商，基药（普药）根据各地市场不同由办事处经理提方案另行制订。

2．产品价格的制定和管理：

1）办事处对外的产品价格和相关的价格政策应严格按公司规定执行，如因市场因素需要调整由办事处提出报营销中心批准后方可执行。

所有产品的价格由营销中心销售总监和公司财务负责监督。

2）办事处未经审批程序不得以任何形式变相降低产品价格，对违反规定扰乱经营秩序的公司将对责任人进行严肃处理。

3）对提高产品价格开票的，但以开票价格与实际价格差额返还客户的业务须报营销中心和财务审批。

4）所有产品的回款必须回到公司指定帐户，任何人不得以任何理由和借口向经销商和代理商收取货款和借款，一经发现将严肃处理；造成严重影响公司形象和经济损失的将追究法律责任。

3．客户管理：

1）客户选择：

2）客户审查3）客户档案建立4）客户合同管理

5）客户订单的处理和发货流程：

4．商业渠道和窜货管理：

七、办事处日常费用管理

内容额度使用及核销B类地区1500到202*/月，A类地区地区原则上不超过2500元/凭合同，公司支付到房东帐号或凭发票报月销手机号公司统一办理，属于公司资产。

凭每个月的机打话费发票据实报销。

房租物业费通信费用（手机、宽带、固定电话）前六个月每月4000元额度由办事处经理控制，全年总额控制在每月25号前向公司申请，凭发票（招待费全年回款额的1%以内，超出部需附宴请申请单和评价表）在额度内实报分，由办事处自己承担。

特殊情实销。

办公费在额度内凭购物发票和小票招待费用、办公费用况突破额度须向公司请示。

据实报销。

市内交通费省会城市每人每月补贴200元，省会以下城市每人每月100元。

长途4000元/月（非驻地出差每月不能车票公司报销，不能当天往返的按150元/少于15天）天包干（B类地区），200元/天（A类地区）。

凭正式单据实报实销凭发票实报实销差旅费暖气费（不含空调）办公设备（传真，电话）1000元以内办事处开办费床上用品，灶具按每人350元额度根据需要由办事处经理添置，所有权属公司。

办事处经理额度内据发票报销。

备注：

1、办事处每月30日前将当月费用票据按公司财务要求整理并粘贴好，邮寄回公司，

按流程核销。

2、当月费用月未报销者又未作说明次月不报销。

3、A类地区：

北京、上海、广州、大连B类地区：

除A类地区外的城市

七、办事处人员薪资标准：

1、薪资结构：

A、薪资组成

基本工资+岗位工资+津贴+工龄工资

B、发薪日期：

每月工资的发放日为次月10日15日，逢节假日则顺延。

C、津贴：

津贴主要针对工作及岗位不同所发放的工资补充，包括交通费、误餐补助、劳保、医保等。

D、岗位工资：

每个岗位均有岗位工资，岗位工资的不同体现了岗位价值和承担责任的不同。

E、工龄工资：

员工在公司工作满一年以上，享受公司工龄工资待遇，每年增加100元，上限500元。

F、薪资明细（元/月）

2、关于试用期的工资管理办法：

进入公司后，原则上试用期为一个月。

在试用期间新员工应尽快融入到公司的工作氛围中去，充分展示才干。

这是新员工与公司互相了解互相适应的时期。

如果在试用期内的任何时候，新员工认为公司对自己不合适，可以完全自由地提出辞职。

同样地，如果新员工的工作无法达到要求，公司也会终止对新员工的试用。

试用期满

后，须提出书面申请并填写《转正审批表》，经所在部门和综合部审核，通过董事长（总经理）审批后，就成为公司的正式员工。

3、所有员工的社保、医保一律由公司在办理。

4、工龄工资，按照上述基础工资，每年增加100元，最高不得超过500元。

八、奖励政策（另行制订）

九．本办法试行日期202*年12月26日。

13营销管理中心二零一零年十二月二十五日

友情提示：

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