GJB程序文件.docx
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GJB程序文件
文件编号
版本号
A/0
发放号
受控状态
程序文件
Thequalitymanual
依据GB/T19001-2008idtISO9001:
2008/GJB9001B-2009标准
编制：
审核：
批准：
发布2015-06-18 2015-06-18实施
XXXXXXXXXXXXXXXX-发布
1目的
对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。
2范围
本程序适用于公司内与质量管理体系有关的文件的控制。
3职责
3.1总经理负责批准发布《质量手册》、《程序文件》。
3.2管理者代表负责审核《质量手册》和《程序文件》。
3.3综合部负责《质量手册》、《程序文件》的编制、修订；负责公司文件的管理、发放、回收及组织现有体系文件的定期评审。
3.4技术部或模具部负责所有产品的技术文件的编制、修订、归档。
并参与现有体系文件的定期评审。
3.5生产部和质量控制部参与现有体系文件的定期评审。
4工作程序
4.1质量体系管理文件分类
公司文件分为质量文件、管理文件、技术文件、外来文件和记录。
4.1.1质量文件
a）质量手册；
b）程序文件。
4.1.2管理文件
a）规章制度
b）报告类
c）通知类
d）纪要类
4.1.3技术文件
a）产品技术标准等；
b）产品图样；
c）工艺文件；
d）作业指导书、规范或规程。
4.1.4外来文件
a）法律法规；
b）产品的国家标准、行业标准；
c）供方提供的文件。
4.1.5记录
证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。
4.2文件编号
4.2.1质量文件编号
4.2.1.1质量手册编号：
Q/YL.QM-01-XXXX
注：
“Q”--企业标准代号；
“YL”--公司名称代号；
“QM”--质量手册代号；
“01”--顺序号；
“XXXX”--年份代号。
4.2.1.2程序文件编号：
Q/YL.QP-XX-XXXX
注：
“Q”--企业标准代号；
“YL”--公司名称代号；
“QP”—程序文件代号；
“XX”—顺序号，从01开始依序编号；
“XXXX”--年份代号。
4.2.2管理文件编号：
Q/YL-GXX-XX-XXXX
注：
“Q”--企业标准代号；
“YL”--公司名称代号；
“GXX”—G表示管理文件；XX表示文件类别号（01、02、03……）
01代表规章制度；
02代表报告类；
03代表通知类；
04代表纪要类；
“XX”--顺序号，从01开始依序编号；
“XXXX”--年份代号。
4.2.3技术文件编号：
Q/YL-JXX-XX-XXXX
注：
“Q”--企业标准代号；
“YL”--公司名称代号；
“JXX”—J表示技术文件；XX表示标准类别号（01、02、03……）；
01代表技术管理文件；
02代表作业指导书或工艺卡；
03代表操作规程或规范；
04代表技术通知；
05代表质量计划类；
06代表技术协议类。
“XX”--顺序号，从01开始依序编号；
“XXXX”--年份代号。
4.2.3.1作业指导书编号：
Q/YL-J02-XX-XXXX
注：
“XX”--顺序号，从01开始依序编号；
“XXXX”--年份代号。
4.2.3.2工艺卡编号：
a）铸造工艺卡编号：
Q/YL-J02-产品代码-编写年份-序号；
b）机加工艺卡编号：
Q/YL-J02-产品代码J-编写年份-序号。
4.2.3.3图纸编号：
a）产品图纸（转化图纸）：
产品代号（销售部提供）；
b）毛坯图纸：
产品代号-MP；
c）模具图纸：
产品代号-MJ；
d）工装图纸：
产品代号-ZGZ（铸造厂使用工装）；
产品代号-JGZ（机加厂使用工装）。
如工装图纸由多个部件图组成，编号后加“-1、-2、-3”依次类推。
4.2.4外来文件：
外来文件可用原编号，无编号参照上述编号方法执行。
4.3文件状态标识
4.3.1质量文件和管理文件版本号/修改状态：
A/0
其中：
“A”为版本号，以英文字母顺序顺延编制；
“0”为修改状态，从0～9顺序顺延编制。
a）首版一律为第一版，记作“A/0”。
b）每修订一次，在版本号后对修订作一次说明。
例如：
原版本为“A/1”，再次修订后，版本号变为“A/2”。
c）每当文件的内容或格式有较大的变更时，就应该换版。
换版后文件的版本号递增，记作“B/0”。
4.3.2作业指导书和工艺卡
数字“0、1、2……”指试行版本，数字代表试行版本变更次数。
英文字母“A、B、C……”为正式版本。
4.3.3其它类：
无版本号。
4.4文件的审批
4.4.1《质量手册》及《程序文件》由综合部编写，管理者代表审核，总经理批准。
4.4.2管理文件由综合部组织编写，责任部门副总审核，总工程师或总经理批准。
4.4.3技术文件
a）管理文件由技术部或模具部组织编写，部门主管审核，总工程师批准。
b）技术指导性文件由主管工程师编写，同级别工程师校对、部门主管审核、质量和生产主管会签、总工程师批准。
c）图纸由制图人签设计、部门主管审核、总工程师批准。
d）外来文件须加盖“外来文件”和“审核和批准”章、主管工程师或部门主管审核，总工批准后方可投入使用。
顾客提供的外语版本经销售部翻译后由翻译人签字、销售主管或副总批准，方可作为依据纳入使用。
4.5文件的管理
4.5.1文件归档：
文件批准后送交综合部档案室归档，受控文件应列入《受控文件目录》。
归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。
4.5.2文件的受控状态
4.5.2.1文件分受控文件和非受控文件。
受控文件包括质量手册、程序文件、技术指导性文件；非受控文件包括表单类、记录类等。
4.5.2.2受控文件加盖红色“受控文件”印章。
4.5.3文件的保存
文件原件加盖“受控1”存档保存，加盖“受控2”存档用于借阅使用。
如文件需下发，根据下发份数加盖受控顺序号。
有效受控文件保存期限：
长期。
4.5.4文件的发放
4.5.4.1受控文件发放，由综合部填写《文件发放和回收登记表》，按文件发放范围发放,确保所使用处可获得适用的文件的有效版本。
4.5.4.2非受控文件发放只登记《文件发放和回收登记表》。
4.5.5文件的更改
4.5.5.1文件更改，应由提出文件更改的部门填写《文件更改单》,说明更改原因，重要的更改应附充分证据。
4.5.5.2文件更改的审核按4.4文件审批条款执行；批准后在原文件上进行更改后归档。
4.5.5.3文件的更改有以下形式：
a）依据《文件更改单》的要求由责任人员实施更改，可在原文件上用签字笔划改，并由责任人划改并签字，且标明更改处数。
b）更改方法：
将更改内容写在原内容的下方，原内容用签字笔划线，并标明更改序号和部位。
如①×1代表该页第一次更改了一个部位。
①代表更改序号，×1代表更改部位。
对于航空产品相关的管理及技术文件，公司必须根据合同或法规性要求与顾客/或法规性机构共同协调文件的更改。
4.5.6文件的借阅、复制
借阅和复制归档文件，借阅/复制人填写《文件借阅/复制申请单》经本部门副总经理批准，档案管理员凭《文件借阅/复制申请单》予以借阅/复制，借阅/复制人填写《借阅登记表》。
借阅/复制人在文件借阅期间应保持文件的完整、干净，借阅/复制使用完毕后交档案管理人员归档，并填写归档时间。
4.5.7文件的换版
4.5.7.1文件经多次更改，内容已不清晰且影响使用，或文件进行大幅度修改时，填写《文件更改单》进行换版。
4.5.7.2换版文件的审核按4.4文件的审批执行。
在换发新版时,原版文件加盖“作废“章，进行作废保留处理。
4.5.7.3文件已严重破损影响使用时，文件持有者应到综合部办理更换手续，换发新文件。
换发新文件应交回旧文件,档案管理人员将破损文件回收。
新文件的发放编号仍用原文件的发放编号。
4.5.7.4文件使用者将文件丢失，使用者填写《文件丢失证明》经部门副总签字确认后综合部办理文件补发手续，档案管理人员在补发文件时应给予新的发放编号，并注明丢失文件的编号作废。
4.5.8文件的回收
4.5.8.1文件不再适用时，综合部统一回收，填写《文件发放和回收登记表》，在登记表上做好标识。
4.5.8.2新产品试制完成后，技术部将试制过程中的全部资料整理归档。
4.5.8.3如果某产品已与用户终止合同，不需再生产，销售部及时通知生产部、技术部、质量控制部、综合部。
各部门将全部文件归还，综合部负责填写《文件发放和回收登记表》并归档。
4.5.8文件的作废与销毁
失效/作废的文件，由综合部进行统一回收，加盖“作废”印章，并在《作废文件登记表》中记录。
为了知识积累或其它需要，可保存一定数量的作废文件，加盖“作废保留”识别章，并单独存放。
作废文件到规定保留期限，综合部填写《文件销毁申请单》，经部门副总批准后，填写《文件销毁清单》。
采用无法恢复的方式进行销毁（如火烧、碎纸机粉碎等）。
作废保留文件的保存期限，如表1：
表1作废保留文件的保存期限
序号
文件类别
保存方式
保存期限
1
质量管理文件
书面
3年
2
管理文件
书面
3年
3
技术文件
书面
5年
4
设备文件
书面
5年
4.5.9外来文件的控制
建立《外来文件登记表》，以便于查阅。
综合部应定期查询相关国家标准、行业标准、国际标准和国外先进标准发布信息，及时修订过期的文件，过期的文件直接作废处理，保证公司所使用的标准文本为有效版本。
外来文件登记后应及时通知相关部门领取，并在《文件发放和回收登记表》上签字，综合部保存原件并建档。
4.5.10文件的评审与更新
4.5.10.1定期评审：
由综合部组织，质量控制部和技术部参与，每年一次分别对所辖的质量管理体系文件的有效性、适宜性、充分性进行评审，并填写《文件评审表》。
4.5.10.2不定期评审：
管理者代表或相关部门主管，如发现质量管理体系文件的有效性、适宜性、充分性有缺失之处时，可向综合部提出申请召开临时会议，进行文件评审。
4.5.10.3经评审确认要进行更新的质量管理体系文件，按本程序4.4条款执行。
4.6GJB9001B-2009标准中对文件控制的特殊要求。
4.6.1对于军工产品的图样和技术文件由主管工程师编制和修订,经标准化人员标准化检查后，技术部主管校对，总工程师审核,总经理批准。
军品外来产品技术条件经技术部转化，由技术部主管审核，总工程师批准。
4.6.2军工产品的图样和技术文件在使用时要协调一致，文件与图样互为补充，保持统一，同时还必需保持文件与图样现行有效。
4.6.3军工产品生产过程中所需的技术文件、图样，以及用于追溯的记录，应注意分类保存，并及时归档。
4.7军品文件要进行军品标识。
标识形式在军品文件上加盖“军”印章。
5形成记录
5.1《受控文件目录》
5.2《文件发放和回收登记表》
5.3《文件更改单》
5.4《文件借阅/复制申请单》
5.5《借阅登记表》
5.6《文件丢失证明》
5.7《作废文件登记表》
5.8《文件销毁申请单》
5.9《文件销毁清单》
5.10《外来文件登记表》
5.11《文件评审表》
1目的
对记录进行控制和管理，以提供产品、过程、体系符合要求和质量管理体系有效运行的依据，并为纠正、预防和改进措施提供信息。
2适用范围
适用于公司质量管理体系运作中相关记录的控制。
3职责
3.1综合部负责公司记录的控制，编制记录清单，备案各类记录的样本，并对公司各部门记录控制及管理进行监督。
3.2各职能部门负责本单位的记录的管理，并做好标识、收集、整理和归档工作。
4工作程序
4.1记录的分类
4.1.1质量管理体系记录：
管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、培训记录、统计技术应用记录、纠正预防措施记录等。
4.1.2产品记录：
原材料检验记录、产品检验和试验记录、产品标识与可追溯性记录、不合格品处置记录、监督和测量设备管理记录、产品监视和测量记录等。
4.1.3过程控制记录：
合同评审记录、供方评审记录、生产和服务提供过程的记录、设备管理记录、过程监视和测量记录、质量计划相关的记录等。
4.1.4公司较重要产品的外包过程，供方在生产过程中供方产生和保持的记录。
4.1.5客户有特殊要求，可以直接使用客户提供的记录。
4.2记录的形式
4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告、照片、录象等。
4.2.2记录的载体以纸张为主，也可以是软盘、磁带、胶片等。
4.3记录编号
4.3.1编号形式：
YL/XX-YY-ZZ
注：
“YL”--公司简称
“XX”—管理代码，管理代码见表2
“YY”—部门代码，部门代号见表3
“ZZ”--顺序号（位数溢出，自动追加）。
表2管理代码
代码
管理内容
代码
管理内容
GZ
管理职责
JZ
检验和试验状态
ZT
质量体系
BH
不合格品的控制
HP
合同评审
JC
纠正和预防措施
WK
文件控制
BJ
搬运、贮存、包装、防护和交付
CG
采购
GG
顾客财产
ZJ
质量记录的控制
BS
产品标识与可追溯性
NS
内部质量审核
GK
过程控制
PX
培训
JS
检验与试验
FW
服务
JL
检验、测量和试验设备控制
TJ
统计技术
表3部门代号
代号
部门
代号
部门
CSB
销售部
JSB
技术部
CGB
采购部
MJB
模具部
CWB
财务部
SCB
生产部
CCB
仓库部
ZYB
政策研究部
ZJB
质检部
4.4记录的填写
a）记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目签名不允空白。
b）如因笔误/计算错误要修改原始数据，应用单杠划去原始数据，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。
4.5记录的编制：
4.5.1各部门负责记录的样式、内容编制，综合部负责记录的编号。
4.5.2记录内容要求有记录名称、编号、制表人和制表时间。
4.6记录的管理
4.6.1归档：
a）各部门按月份及时收集、汇总本部门的各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续性，以便于查阅。
b）综合部将公司的所有记录填入《公司记录一览表》，在记录一览表上注明各种记录名称、编号、保存期限。
并收集样版，保存归档。
c）综合部对各部门提交的记录，根据具体的数量采取适当的装订形式，并在封面或侧面注明部门、记录名称及月份给予标识。
d）记录的归档时间不超过3个月归档一次。
4.6.2借阅：
借阅归档记录，借阅人填写《文件借阅/复制申请单》经本部门副总经理批准，档案管理员凭《文件借阅/复制申请单》予以借阅，借阅人填写《借阅登记表》。
借阅人在文件借阅期间应保持文件的完整、干净，借阅使用完毕后交档案管理人员归档，并填写归档时间。
4.6.3保护：
a）记录载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或电子媒体等形式记录和保存；用硬拷贝或电子媒体等形式保存，应保证其查看或打印有相应的硬件和软件工具。
b）记录保存应有适宜的环境，防止损坏/丢失，作好防潮、防霉、防蛀、防火等保护工作。
纸质文本应存放在干燥、通风、安全的地方；用硬拷贝或电子媒体保存的记录应注意防压、防磁和防晒等；用电子文档保存的重要记录应备份，预防内容丢失。
c）各生产现场的记录，公司不仅要求相关人员及时认真地填写，还要求责任人对记录要认真保护，保持现场记录干净、整洁。
4.7记录的保存期限和销毁
4.7.1保存期限：
按照《公司记录一览表》上标明的期限保存。
4.7.2记录的销毁：
记录不得随意销毁，综合部根据记录的保存期限组织销毁，并填写《记录销毁清单》，经部门副总批准后，方可销毁。
4.8记录样式的更改
提出文件更改的部门填写《文件更改单》说明更改原因，部门副总签字后。
综合部进行换页处理，被替换的样式自动作废。
4.9外来记录的控制
外来记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告等）由质量控制部保存，如没有特别要求，保存期为3年。
对于航空产品所需原材料的供应商相关的质量记录，参照《采购控制程序》进行管理。
4.10GJB9001B-2009标准中对记录控制的特殊要求
4.10.1军用产品的质量记录要保存完整，要求能够实现产品实现全过程的追溯，应能提供产品实现过程的完整质量证据，并能清楚地证明产品满足规定要求的程序。
4.10.2军用产品的记录保存时间应满足顾客和法律的要求，并与产品的寿命周期相适应。
4.10.3军品记录期限不少于10年。
5形成记录
5.1《公司记录一览表》
5.2《记录销毁清单》
1目的
明确公司各级部门、各级人员的质量职责，发挥组织系统功能，保证质量体系活动顺利开展。
2适用范围
适用于与公司质量管理体系有效运行有关的各级部门、各级人员。
3职责
3.1总经理：
制定各级部门、各级人员的质量责任并授予相应的职权。
3.2各部门、各级人员应正确并严格履行所承担的职责。
3.3综合部负责对各部门、各级人员的质量职责和权限的落实情况进行调查、评价。
4工作程序
4.1各级人员通用职责和权限
4.1.1通用职责
a）公司员工应准确理解和掌握“质量方针”和“质量目标”，并自觉贯彻执行；
b）公司所有对质量有影响的人员，都应自觉参与质量管理体系运行，执行所有应承担的质量职能，并对其工作质量负责；
c）严格遵守公司《质量手册》和相应管理文件所规定的与自己有关的要求，使其开展的活动处于受控状态；
d）积极开展质量改进活动，不断提高产品质量水平；
e）认真做好记录，并对记录的适时性、准确性、真实性负责。
4.1.2通用权限
a）公司所有员工有权对违反质量方针和质量目标的行为提出批评、制止；
b）公司所有员工有权对质量管理体系的有效运行提出建议；
c）公司所有员工有权越级反映质量问题。
4.2公司各部门通用质量职责、权限：
4.2.1公司质量职能分配情况见《质量手册》中“质量职能分配表”，表中规定了各部门的质量活动的主要负责内容；
4.2.2各部门按质量职能分配内容履行职责；
4.2.3各部门认真贯彻质量方针、质量目标，确保质量方针和质量目标的实现；
4.2.4各部门实施质量管理体系文件规定，确保质量管理体系的有效运行；
4.2.5各部门接受内部体系审核，并对本部门不合格项采取纠正措施；
4.2.6各部门有权提出质量管理体系方面的合理要求和建议。
4.3领导层的质量职责权限
4.3.1总经理
a）认真贯彻执行国家的法律、法规、政策、标准；
b）制定和发布、组织实施质量方针和质量目标、确定公司各级管理职责与权限；
c）负责质量管理体系的策划、建立、运行及改进、并为其配置资源；
d）负责批准《质量手册》、《程序文件》及军品相关文件。
e）批准重大质量决策；
f）负责组织管理评审，任命管理者代表；
g）向公司内部传达满足顾客和法律法规要求的重要性；
h）负责公司的最终产品质量和质量管理；
i）领导并监督财务工作。
j）确定不合格品评审小组成员并授权。
4.3.2管理者代表
a）管理者代表是公司质量管理体系的全权负责人；
b）管理者代表负责建立质量管理体系，确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；
c）管理者代表负责向公司总经理报告质量管理体系的业绩及改进的需求；
d）管理者代表确保在整个公司内提高满足顾客和法律法规要求的质量意识；
e）负责组织实施质量管理体系审核及协助最高管理者进行管理评审；
f）负责公司的质量管理体系有关事宜与外部各方的联络工作；
g）协助总经理制定和组织实施公司质量方针和质量目标。
协助总经理作出重大质量决策。
h）解决有关质量事务的特权。
4.3.3生产副总
a）协助总经理工作，对分管的工作全面负责；
b）在总经理领导下建立和实施质量管理体系，并对运行中的问题进行监控；
c）负责对所管辖部门贯彻执行公司质量方针和质量目标，努力实现质量目标；
d）领导并组织实施生产和过程管理活动工作；
e）领导并组织实施质量改进、质量记录控制、内部审核等工作；
f）负责组织纠正和预防措施的实施
g）负责组织实施产品的工艺路线。
h）配合总经理教育员工树立质量意识、法制意识、服务意识增强顾客满意程度，使产品/服务质量不断提高；
i）遵守国家保密法规，保守国家秘密和企业的商业秘密。
4.3.4总工程师
a）负责对所管辖部门贯彻公司的质量方针和质量目标；
b）负责领导组织基础设施的建设和改造；
c）负责审核公司各种技术文件，批准外来技术文件；
d）负责组织现有生产工艺改进和新工艺确定；
e）负责领导对产品的监视和测量、监视和测量设备、不合格品的控制等过程的管理；
f）领导并组织所管辖部门质量管理体系的实施工作。
4.3.5销售副总
a）负责对市场部贯彻公司的质量方针和质量目标；
b）负责领导销售部实施与顾客有关的过程、顾客财产等过程的控制；
c）负责与顾客的沟通和顾客满意度的测量；
4.3.6财务副总
a）负责对所管辖部门贯彻执行质量、环境方针和目标；
b）领导并组织实施公司财务工作，定期向总经理提供财务报表，汇报公司财务运行情况；
c）领导并组织公司物品的采购工作及供方评价、选择和供货业绩考核；
d）领导并组织公司外协加工合格供方的选择、评定与考核；
e）负责公司仓库的出入库及库存盘点和库存的控制。
4.3.7综合副总
a）领导公司人力资源管理及员工的培训工作；
b）负责组织公司文件资料的管理；
c）负责公司管理文件的编制、修订；
d）负责公司业绩考核、日常计划的跟踪和检查。
4.3.8政策研究副总
a）负责研究行业发展的方向；
b）负责公司的研究公司的发展方向；
c）负责对外联络、沟通。
4.4公司各部门职责和权限
4.4.1质量控制部
a）参与公司质量方针和质量目标的制定与实施；
b）负责质量管理体系运行的组织、协调、检查、评价工作；
c）组织实施内部体系审核；
d）负责组织对公司纠正和预防措施的分析、制定、实施和评审；
e）负责工艺纪律的检查，参与技术文件的定期评审；
f）负责公司内外相关数据的传递与分析、处理；
g）负责进货检验与试验、过程检验与过程控制和最终检验与试验，作出合格与不合格结论，并将质量情况反馈至有关部门，并负责不合格品的管理；
h）负责检验，测量和试验设备的控制，保证其有效性及受控；
i）建立检验与试验状态的标识方法，对检验和试验状态标识实施管理。
4.4.2综合部
a）在综合部副总的领导下，认真贯彻质量方针和质量目标；
b）负责对公司内外文件和资料的管理和传递；
c）负责公司内外有关产品质量信息的搜集、保存；
d）负责组织对公司文件的定期评审；
e）负责组织公司各职能部门编制《岗位任职要求》；
f）负责组织对公司的各类人员培训、教育以及对从事特殊工作的人员进行考核和评定；
g）负责质量管理体系内人力资源的配置和管理。
4.4.3财务部
升级会员 