集团行政管理制度汇编.docx
《集团行政管理制度汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《集团行政管理制度汇编.docx（70页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
集团行政管理制度汇编
XX集团
行
政
管
理
制
度
二〇一一年七月修订
1、员工礼仪行为守则2
2、员工工装管理办法6
3、档案管理办法8
4、印章管理办法22
5、证照管理办法27
6、公文管理办法29
7、管理办法35
8、资料报送、接收管理办法39
9、信息管理办法43
10、会议管理办法46
11、总裁办公会议制度50
12、协同管理平台（OA）系统管理办法53
13、财产保险管理办法57
14、办公固定及空调使用管理办法61
15、公务手机使用及话费核报管理办法64
16、计算机信息系统管理办法66
17、公务招待用餐管理办法72
18、车辆管理办法76
19、固定资产及低值易耗品管理办法86
20、印刷品印制管理办法89
21、办公用品管理办法91
22、公务礼品、招待用品管理办法 95
23、办公场地卫生管理办法.99
24、集体宿舍管理办法101
25、员工食堂管理办法109
员工礼仪行为守则
第一章总则
第一条为使公司员工日常工作行为有所规，促进优秀企业文化的形成，特制定本守则。
第二条本守则适用于集团总部及各公司所有员工。
第二章礼仪规
第三条形象规
一、头发
1、员工应保持头发整齐、清洁，不得将头发染成过分鲜艳颜色；
2、男员工头发长不过耳。
二、指甲
1、应注意修剪，员工指甲不能太长；
2、女性员工不得涂彩色指甲油。
三、须
应注意修剪，不得留长须。
四、着装
1、员工日常上班时间须配戴工牌，服饰可自选，但要遵循以下原则合理搭配；
2、不得穿无袖衫、超短裙、短裤等过分暴露或休闲的服饰；
3、着长衬衫时须系好袖扣，不得挽起袖子；
4、员工上班时间不得穿拖鞋；
5、在公司有重大活动或有通知要求时，应统一着工装（正装）并佩戴领带。
第四条语言规
一、员工在公司应尽量不要讲方言，接待外来客人时应讲普通话；
二、员工语言表达应文明礼貌，不允许讲脏话、粗话；
三、员工不得在办公场所大声说笑、嬉闹、争吵；
四、员工在上班时遇见同事，要说“您好”或“您早”；
五、公司员工之间称呼：
下级称呼上司以职务相称；同级之间，一般以“姓氏+工种”称呼（如：
何工、师傅），年长者称呼年幼者可以“小、小”相称；
六、对公司以外的人称呼：
以职务称呼领导，以先生、小姐称呼一般人员；
七、得到他人帮助时，应当说“谢谢”；表示歉意时要说“对不起”或“抱歉”；
八、用语要求：
接时，要说“您好，XX集团”；结束通话时，要说“再见”。
第五条举止规
一、迎送
1、对公司的客人或客户，要表示欢迎，事前联系的应在约定的时间会见；
2、有客人或客户来访，要起身热情迎接，同时要面带微笑地说“您好，请问您有什么事需要我帮助”；
3、来客多的情况下，按先后顺序或轻重缓急接待；
4、在客人或客户离开时，要起身热情相送，同时要面带微笑地说“您有什么事需要我帮助，请随时与我联系”。
二、介绍
1、直接见面介绍的场合下，应先把职位低者介绍给职位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的；在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；
2、把一个人介绍给很多人时，应先介绍给其中职位最高的；
3、男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；男女职位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。
三、握手
1、在握手过程中，上身要稍微倾向对方，目视对方眼睛，脊背要直，不要弯腰低头，要面带微笑，同时问候对方；握手时切忌用左手或戴手套、墨镜与人相握；
2、上司同下属握手时应由上司先伸手；宾主间握手是客人抵达时应由主人先伸手，客人告辞时应由客人先伸手；同性间应先向职位低或年纪轻的伸手；异性间应先向男方伸手。
四、就座
1、相对式坐法一：
双方就坐时，一方面朝正门，另一方背对正门，面朝正门的座位为上座，应请客人就座，背对正门的座位为下座，由主人就座；
2、相对式坐法二：
双方就坐于室两侧，并且面对面地就座时，进门后以右为上座，应请客人就座，进门后以左为下座，由主人就座；
3、主席式坐法：
宾主双方就圆桌而坐时，一般由主人面对正门而坐，右侧第一座为主宾，左侧第一座为次主宾，副主人应坐在主人正对面，第三、第四宾客分别坐在副主人的右侧和左侧，第三、第四主人与第三、第四宾客相对而坐，其余座位由宾主双方随意就座。
五、出入办公室
1、进入办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进；
2、进入办公室后，如对方在讲话或通，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也应看准机会。
六、递交物件
1、如递文件，要把下面、文字对着对方的方向递上去；
2、如递自己的名片，应双手捏住名片的两角，将名片正面和字体朝向对方；在接受别人名片时，要很重且认真地读一遍名片上的、企业名称、职务；
3、递钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；
4、若递刀子或剪刀等利器，应把刀尖朝着自己的方向。
第三章附则
第六条凡违反本行为守则的行为，将依据集团《员工违纪违规处理规定》相关条款予以处理。
工装管理办法
第一章总则
第一条为树立公司形象，规工装管理，特制订本办法。
第二条本办法适用于经集团批准需配备员工工装的部门管理。
第二章工装购置与发放
第三条工装配备标准：
春秋装男女均为西服套装，着白色衬衫；男式夏装为短袖衬衫和西裤，女式夏装为短袖衬衫和短裙；数量各为贰套。
第四条夏装每两年发放一次，春秋装每四年发放一次，自申请工装之日起计算。
第五条集团办公室（行管部）负责于每年6月份购置夏装；每年2月和9月份购置春秋装。
工装购置费用由员工所在公司承担。
第六条自申请工装之日起，凡工作满半年未满一年离职的员工，承担其春秋装制作费用的50%；未满半年离职的员工，全额承担其春秋装制作费用。
员工办理离职手续时由行政专员在《离职会签单》上签字注明扣减的工装金额，人事专员在计发工资时凭单结算。
第三章工装申领程序
第七条部门经理负责通知本部门员工于正式录用一周向集团办公室（行管部）申请制作工装。
第八条员工填写《工装制作申请表》（附件1），由部门负责人签署意见，人事专员对该员工是否转正予以审核确认，行政专员登记审核后报公司总经理（集团办公室主任）审批；
第九条集团办公室（行管部）行政专员负责工装发放，逐一对工装领用情况建立明细台帐予以汇总（附件2），并负责确认工装发放时间。
第四章工装使用与保管
第十条配备工装的员工应及时清洗熨烫工装，保持服装整洁。
上班时间（含周六、周日）一律着工装，并依照《员工礼仪行为守则》相关规定合理搭配服饰。
试用期员工不配备工装，但应遵守《员工礼仪行为守则》相关规定着装。
集团及各公司有大型活动时，男员工着工装（正装）时必须佩戴领带。
第十一条若遗失、损坏工装需重新购置的，应及时按程序申领工装，但个人必须全额承担工装费用。
第五章附则
第十二条凡违反本办法的行为，将依据集团《员工违纪违规处理规定》相关条款予以处理。
第十三条本办法由集团办公室负责解释。
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团实际，特制定本办法。
第二条集团档案是集团总部和各公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料等所有档案。
第三条集团办公室是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团总部、公司所有的档案以及各公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。
第四条各公司档案（公司除外）统一由各公司行政管理部存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团办公室报送档案目录（含电子版）；集团职能部门和公司档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。
第二章立卷归档
第五条各部门（以下均指集团各职能部门以及各公司下设各部门）在工作中形成的各类文件、材料必须统一归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。
第六条各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。
并及时向档案室移交。
第七条档案的收集与归档时间要求：
一、财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室或各公司行政管理部（财务档案实施细则依据《会计档案管理办法》执行）。
二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源部（行政管理部）自行归档管理。
三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后半年，经部门经理审核后，将工程竣工验收资料收集整理齐全，移交档案室归档。
四、合同类档案通过OA将合同目录及时传递至档案室，招商、材料采购合同在合同签订完毕后一周移交至档案室，工程合同在合同签订完毕后每季度末移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），经部门经理审核后，双方在移交清单上签字；对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。
五、外出参观学习、考察和参加各种会议的员工回公司后三天将有关会议文件、声像资料等移交档案室。
六、各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天由主办部门负责将有关文字资料、声像照片等移交档案室。
七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天由经办人及时交档案室归档。
八、大事记，由各公司总经理、职能部门负责人审核后于每月5日前将上月大事记填写《大事记报表》（附件3）上报总裁办，每半年由档案管理员整理、汇总报总裁办主任审核后建档，次年初在集团发布。
九、各部门的发文按照《公文管理办法》，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。
十、各公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。
十一、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方可领用；办公设备类说明书、质保资料三个月后由资产管理员移交档案室，专业仪器等资产说明书、技术资料由领用人保管，质保资料由资产管理员移交档案室。
十二、审计和督查档案由督查部保管上一年度的档案，隔年的档案由督查部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案容按《审计管理办法》和《督查工作制度》规定执行）。
十三、其他档案资料由集团职能部门、各公司分类整理后在每年第一季度送交集团档案室或各公司行政管理部存档，完成上一年度档案归档工作。
第八条各公司应向集团公司档案室移交的档案及要求（不含公司）：
一、荣誉证书、奖状等复印件；
二、营业执照、组织机构代码证复印件（每年年检或变更后均应提供）；
三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；
四、各地关于光彩大市场的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及光彩大市场建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；
五、各地有关光彩大市场的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证、建设工程用地规划许可证复印件；
六、各地关于光彩大市场宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件或复印件、宣传光盘；
七、各地举办光彩大市场奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；
八、省级以上领导视察参观光彩大市场的照片；
九、以上围的档案由各公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月向集团档案室移交。
第九条文件材料归档的要求和手续：
一、各公司档案管理人员应严格按照《文件归档围及不归档围》（附件1）移交归档文件，并按《档案分类类目与保管期限表》（附件2）正确划分保管期限，加盖归档章；
二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数；
三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写；
四、各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向；
五、各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档围的文件材料在部门或部门负责人手里截留；
六、归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末；
七、各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。
第十条员工在部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。
第十一条员工离职前，应将本人所借阅的档案资料归还档案室，档案管理员在离职会签单上签字确认。
第三章档案的管理
第十二条档案管理员要根据国家有关档案管理规定分类编号，认真编制检索目录，做到迅速、准确地查询档案。
第十三条档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订；文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印和扫描。
第十四条出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，重要及绝密档案应放入保险柜，在专门地点保存。
第十五条档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。
第十六条档案员应定期对档案清理核对，做到帐实相符。
第十七条对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由部门签署意见，经集团办公室主任（行政管理部经理）签字核实后，报总经理批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上），销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。
第十八条严禁各部门将不属于归档围的图纸、表格等资料移交至档案室。
第十九条办公室（行政管理部）对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门做好档案的收集与归档工作。
每年集团办公室不定期对各项目公司的档案工作进行抽查，发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各项目公司的档案管理工作。
第二十条本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观除外）。
第二十一条档案室要做好防盗、防潮、防霉、防光、防鼠、防虫、防高温等防工作。
第二十二条档案室严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全规设置，以防事故发生。
第四章档案的微机管理
第二十三条集团各类档案立卷归档后，应将卷文件目录录入档案管理系统，分类编辑，便于检索和查找。
第二十四条各公司、各部门应于每月10日前将上月未通过0A流程的重要数据拷贝到信息中心进行数据备份，以防数据意外丢失。
第二十五条重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。
第二十六条档案录入应遵循随时录入和定期录入相结合的原则。
各类证照、荣誉证书等不需装订的档案随到随录；其他档案装订归档后定期录入。
第二十七条档案管理员的电脑系统应设置密码，以防离开电脑时他人进入档案系统，造成数据丢失。
第二十八条录入的档案数据应定期核对，进行必要的补充或更改，做到帐实相符。
第二十九条系统的文件发生异常，应及时报告计算机管理人员，以防止电脑病毒及其它机器原因造成档案资料的不完整。
第五章档案的借阅
第三十条员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。
第三十一条借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记簿上详细填写案卷容、卷号和借阅目的，并按期归还。
第三十二条调阅一般文档，由档案员审定直接提供；调阅文档，应经常务副总裁（总经理）同意方可提供，但不得借出。
第三十三条档案每次只能借阅一本，再次借阅时必须将上次所借的归还。
确因工作需要一次借阅数本的，经集团办公室主任（行政管理部经理）批准后，方可借阅。
第三十四条借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案，特殊情况须经档案提交部门负责人审核同意方可借阅，经督查部负责人同意的督查审计工作除外。
第三十五条涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应集团常务副总裁（总经理）批准同意后，方可借出。
第三十六条外单位需要借阅公司图纸、技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经常务副总裁（总经理）同意后，方可借阅。
严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。
第三十七条银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经各公司财务部经理批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。
第三十八条任何员工不得将档案借出后带回家。
第三十九条档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。
第四十条档案借阅期限：
一、文档：
一周；
二、财档：
十天；
三、图纸：
一周；
四、其他类：
半个月。
如借阅期满，仍需继续使用，须再办理续借手续。
第四十一条档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。
第四十二条档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷文件情况进行仔细检查核对。
第六章附则
第四十三条凡违反本办法的行为，将依据集团《员工违纪违规处理规定》相关条款予以处理。
附件一：
集团文件材料归档围及不归档围
为更快地实现档案管理现代化、标准化、规化，确保集团总部和各公司在各项工作活动中形成的公文、帐簿、图册、报表、照片、录音录像等各种门类的档案能得到完整、系统地保存，提高归档文件材料的质量，避免混杂无查考利用价值的材料，以适应集团各项工作的需要，结合实际，特制定集团总部和各公司文件材料的归档及不归档围。
一、归档文件材料的围
（一）集团形成的文件材料
1、集团总部及各公司印发的文件签发稿和正本以及工作条例、规章制度、岗位职责等；
2、集团总部及各公司党支部、工会组织召开的代表大会以及在工作中形成的文件材料；
3、集团总部及各公司中高层会议、公司级会议及专题会议形成的会议记录、纪要、讨论通过的文件；
4、集团总部及各公司对外的报告及批复，下属机构的工作请示及集团领导批复、批示；
5、集团总部及各公司的历史沿革、大事记、年鉴、企业简介、经验总结、年度工作总结等。
6、集团总部及各公司各种营业执照、荣誉证书、奖牌和其他有纪念意义的凭证性实物等；
7、集团总部及各公司编印的简报、报纸，报刊杂志刊登的反映集团重要工作活动的材料；
8、集团总部及各公司机构成立、合并、撤销、更改名称资料，资质申报、年检报告等；
9、集团总部及各公司人事任免、培训考核、工资方案等资料；
10、集团总部及各公司与有关业务单位往来文书、签订的合同协议等；
11、集团总部及各公司举行重大活动从筹备到结束形成的文件材料；
12、集团总部检查各公司工作、调查研究形成的文件材料；
13、集团副总裁以上人员公务活动形成的重要信件、电报、传真等资料；
14、集团总部及各公司宣传企业形象、领导视察工作时形成的题词、录音、录像、光盘、照片资料；
15、集团总部及各公司基本建设项目的土地征用、项目建议书、可行性报告、工程规划及有关批复，从设计到施工、竣工各阶段形成的资料；
16、集团总部及各公司财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
17、集团总部及各公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
18、集团总部及各公司购进大型设备的随箱资料，包括说明书、保修卡、图纸等。
（二）政府部门及不相隶属机关的文件材料
1、不相隶属机关与集团总部及各公司联系、协商工作的重要来往文件；
2、有关业务机关对集团总部及各公司工作检查形成的重要文件；
3、政府部门及不相隶属机关颁发的需要贯彻执行的法规性文件。
（三）各公司报送的文件材料
1、各公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务报表人等资料；
2、各公司报送的文件。
二、不归档文件材料的围
（一）集团总部及各公司的文件材料
1、重份文件；
2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
3、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件；
4、一般性文件的历次修改稿（重要制度除外）；
5、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来文来信；
6、集团部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
7、为参考目的从各方面收集的文件材料。
（二）非隶属机关的文件材料
1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
附件二：
集团档案分类类目与保管期限表
类别
类目
保管期限
机构设置、变更、注销、年检等资料
永久
综合类
营业执照、税务登记证、法人代码证等证照
永久
先进企业申报及评选资料、奖牌、荣誉证书
永久
年度工作报告、计划、总结
永久
党支部会议（通知、大会记录、领导讲话等）
永久
党委工会类
工会会员代表大会（选举办法、结果及批复、大会记录）
永久
工会开展活动、竞赛及评比资料
长期
企业印发的重要文件、规章制度、岗位职责等
永久
一般行政事务性请示、报告、批复等文件
短期
企业召开的重要会议材料
永久
企业的一般专业会议材料
长期
行政管理类
单位之间协商工作的往来文件
短期
不相隶属机关制发的针对本企业主管业务并要贯彻执行的文件
永久
不相隶属机关制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件
短期
处理有省市主要领导人重要批示和处理结果的文件材料
永久
处理有集团领导批示的文件材料
长期
集团编辑的并反映主要职能活动的出版物
永久
企业宣传类
集团大事记、组织沿革
永久
报刊杂志刊登集团重要工作活动的材料
永久
集团安全工作会议记录
永久
安全工作类
安全生产、检查等文件
短期
安全事故处理材料
长期
财产保险资料
短期
为光彩事业捐物、捐款资料
永久
社会公益类
社会扶贫资料
永久
修建光彩小学资料
永久
集团举办的大规模奠基、开业庆典、签字仪式有省以上领导人参加的
永久
大型活动类
集团举办的有市级领导参加的活动、仪式资料
永久
集团领导外出参加重要会议并需要贯彻执行的资料
永久
设备
购进设备的说明书、保修卡、合格证
长期
设备维修及改装、报废文件
长期
集团经营方针、决策、规划
长期
经营管理类
经营业绩突出、创优文件资料
永久
与外单位签订的重要合同、协议等
永久
与外单位签订的一般合同
长期
人事管理制度
永久
工资改革、调整方案
长期
员工花名册
永久
劳动人事类
员工培训、考核资料、员工劳动合同
短期
人事任免文件（集团高层领导及
升级会员 