《档案管理实施办法》.docx

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《档案管理实施办法》

档案管理实施细则

第一章总则

第一条为了加强学院的档案工作，更好地为教学、科研、管理服务，根据《中华人民共和国档案法》制定本细则。

第二条本细则所称的学院档案，是指我院从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章档案室的基本任务

第三条档案室的基本任务如下：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律和法规，负责学院院档案室的建设与管理；

二、制定学院档案工作规章制度，并严格执行；

三、负责接收（征集）、整理、分类鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关材料；

四、开展档案利用工作；

五、负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

六、组织全院档案工作人员进行业务学习和培训；

七、开展档案宣传工作和利用教育活动；

八、开展档案学术研究和交流活动。

第四条学院各处室、系：

必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名（兼）职人员，负责本部门档案的收集，整理和移交工作。

第三章经费、库房和设备

第五条档案工作所需经费列入学院预算，统筹解决，用于文件归档和档案装具等设备。

第六条学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

第七条学院有计划地为档案室配置复印、录音、录像等设备，逐步实现微机管理。

第四章各类档案归档制度

第八条文书档案归档制度

为了完整系统的保存本院在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，逐步实现档案工作规范化，有效的为领导科学决策和学院各项工作服务，根据学院工作实际，特制定本制度。

一、归案范围

1、上级机关的文件材料：

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

（2）上级机关颁发的属于学院主管业务并要贯彻执行的文件以及非学院主管业务但需贯彻执行的法规性文件。

（3）上级领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有关特殊保存价值的录音、录像等材料。

（4）代表上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

（5）上级机关转发的本校的文件（包括报纸刊物转载）。

2、本院文件材料

（1）本院党、政、工、团召开的代表大会、工作会议及专业会议的全部文件材料。

（2）本院印发的（包括转发的）各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

（3）本院的请示及上级机关的批复文件。

（4）本院及内部职能部门形成的工作计划、总结、请示、报告、决议、决定。

（5）本院党委会议、院长办公会记录、纪要。

（6）反映本院业务活动和科学技术管理的专业文件材料。

（7）德育工作计划、总结。

（8）本院检查个部门工作，调查形成文件的重要材料。

（9）本院的统计报表和统计分析资料（包括计算机软盘等）。

（10）本院历年教职工、党员花名册。

（11）内容重要的群众来信来访材料、领导的指示和本院处理来信；来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。

（12）本院领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本院有关的文件材料。

（13）本院成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、内部组织机构设置，人员编制的文件材料。

（14）本院专业设置、学制、教学改革等形成的文件材料。

（15）本院制定的工作条例规章制度等材料。

（16）本院的历史沿革、大事记、年鉴及反映本校重要活动事件的简报、荣誉、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物照片等。

（17）本院关于职工调动、招工、转正、定级、调资、退休、离休等文件材料。

（18）本院评残、抚恤、人员死亡处理等工作形成的文件材料。

（19）本院关于职工奖励、处分决定等文件材料。

（20）本院干部任免、专业技术职务评定聘任形成的文件材料。

（21）本院纪检、保卫、保管、保密工作形成的文件材料。

（22）本院职工调动工作的工资、行政、党、团、工会组织介绍信存根。

（23）本院与有关单位和人员签定的各种合同、协议书等材料。

（24）本院基本建设管理形成的文件材料。

（25）本院房地产证件等材料。

（26）本院财产、物资、档案等交接凭证。

（27）本院编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本。

（28）本院普查、评估工作形成的文件材料。

2、同级机关和非属机关的文件材料。

（1）同级机关和非属机关颁发的，非本校主管业务但需要执行的法规性文件。

（2）有关业务机关对本校检查形成的重要文件。

（3）同级机关和非隶属机关与本校联系协商工作的重要信件和协作会议文件材料等。

二、不归档的文件材料

1、上级机关的文件材料：

（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅不办的文件材料。

（2）上级机关征求意见未定稿的文件。

2、本院的文件材料：

（1）重份文件。

（2）无参考利用价值的事务性、临时性文件。

（3）未经讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件材料。

（4）从正式文件摘录供参考的非证明材料。

（5）无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问、一般性问题，提出一般性建议或意见的群众来信。

（6）为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关和非隶属机关的文件材料

（1）参加非主管机关召开的会议，又不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料。

（2）非隶属机关抄送的，不需要办理的文件材料。

三、归档要求

1、归档文件齐全、完整。

2、分类标准、科学系统，在结合六个特征组卷时，照顾文件的不同价值，保持文件之间的密切联系。

3、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持文件之间的联系的原则进行组卷，以达到便于保存和查找的目的。

4、归档的文件材料，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与要求，各种文字形成的同一文件，分别列在一起，不得分开。

5、不同年度的文件一般不放在一起立卷，跨年度的立卷放在头一年度立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。

6、卷内文件排列要有条理，按照文件的自然规律和保持件之间联系的原则进行组卷。

密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

7、保管期限划分清楚。

根据保管期限表认真考虑每一份文件的价值，准确划分保管期限。

8、折除金属物，编写张号，卷内文件按排列顺序号依次编写页号，图表和声像材料也应在装具上或声橡材料背面逐件编号。

9、有关卷内文件材料说明，逐项填写在备考表内。

将立卷人、检查人的姓名，立卷时间填写清楚。

10、拟写标题简明确切，案卷标题要正确揭示出文件的作者、时间、内容和名称。

文字简练通顺，合乎文法。

政治观点正确。

11、装订结实，整齐美观。

破损文件及时补修。

12、归档文件材料要纸张完整，字迹清楚，如有圆珠笔或书写不清要在归档前复制。

13、归档的文件材料，一般图纸文件1份，重要的2份。

14、索引和总目录各一式1份。

四、归档时间

各处（室）系年度应归档材料，收集、整理后应于第二年四月底以前向档案室移交。

第九条教学档案归档制度

教学档案是学校档案室的主体档案，为了逐步健全教学档案的管理，改进教学环节，提高教学质量，制定本制度。

一、归档范围

1、教学大纲、训练大纲。

2、授课计划、训练大纲。

3、教学进程表。

4、教师任课表。

（老师配备和课时安排）。

5、教师完成课时任务表。

（工作量统计表）。

6、总课程表。

7、校历。

8、教学日志。

9、为改进教学所提出的设想建议等材料。

10、教学质量讲评等材料。

11、教学评估材料（评教、评学）。

12、教学经验总结材料。

13、学期教学工作及各教学部门的教学工作计划总结等材料。

14、学生实习计划、总结提纲、论文等材料。

15、题库试卷、答案、试卷分析等。

16、有关教学的其它材料。

17、典型的教案、教学方法。

18、记分册。

19、期末考试安排。

20、调课规定和记录。

21、教学秩序检查记录。

22、教材征订单、审定表。

23、图书馆采购书目清单。

24、图书馆报损书目清单及修补清单。

25、图书馆资料编号、宣传、介绍及登记清单。

26、学生模拟实习、毕业实习计划、总结、实习成绩、毕业实习报告、论文等。

27、实习基地建设规划。

28、专业课程改革方案。

29、教育研究及信息交流工作计划、总结、活动记录。

30、招生简章、专业设置、学籍、授课计划、教师考核等系列材料。

31、参加各类比赛的秩序册、成绩册等。

32、运动员备案、注册有关手续、等级运动员及裁判员名单。

二、归档时间

每学年的每一学期初（十月二十日之前）移交上学年的档案。

第十条学籍档案的归档制度

为了建立完整、准确、系统的学籍档案，适应培养学生能力反馈信息的研究，更好地为社会服务，特制定本制度。

一、归档范围

1、学生的学籍材料。

2、各类函授、培训班招生表。

（招生计划、合同、协议书、招生简章、专业介绍等）。

3、毕业生毕业鉴定表。

4、毕业生各科成绩单。

5、各类毕业生花名册。

（毕业生就业方案、计划）

6、学生转学、休学、退学、留级及复学的申请批复等文件材料。

7、学生奖惩材料。

（评三好学生、优秀班干部和先进集体等）

8、录取新生通知书存根。

9、毕业证存根。

10、历届毕业生合影。

11、有关学生工作的其它文件材料。

（团委、学生会计划、总结以及学生会活动所形成的各类文件，班主任年度总结及其它活动和学生思想工作等材料

12、毕业生思想政治表现（毕业生调查表）包括工作、业务。

13、后进生转化工作计划、总结。

14、团委、学生会工作计划、总结、活动记录。

15、班主任工作计划、总结、会议记录等材料。

16、招生就业指导形成的有关材料。

第十一条电教档案归档制度

为了加强电教档案科学管理工作，建立完整、准确、系统的电教设备仪器档案，使其管理科学化，更好地为社会主义现代化建设服务，制定本制度。

一、归档范围

（一）电教设备归档范围

1、电教设备随机带来的技术材料（设备图纸使用说明书，线路图、合格证等）。

2、设备开箱验收证明书。

3、保修单。

4、设备安装任务、安装规程、安装验收单。

5、设备保养记录及技术调查情况。

6、设备事故及修理报告、记录材料。

7、设备使用登记卡。

8、设备报废申请、批示材料。

9、设备清点单。

10、设备改进、改装、申请审批文件等。

11、有关电教的其它材料。

12、设备移交书。

（二）电教材料归档范围

1、电视教学的录音带、录像等。

2、电视教学各项记录。

3、电教计划、总结。

4、学生学期成绩表。

5、学分登记表。

6、有关电教其它文件。

第十二条声像档案归档制度

凡本单位工作活动中形成，并办理完毕的具有保存价值的录音、照片均由档案室单独设类，实行集中统一管理。

一、归档范围

1、上级领导视察、检查本院工作的声像材料。

2、反映本院教学科研活动形式的声像材料。

3、学院各类荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等实物照片。

4、历任院级领导、名人录音及照片。

5、历届毕业生照片。

6、各种大型文体活动、比赛形成的声像材料。

7、学院的重要设备照片。

8、各级各类模范人物、先进工作者照片。

9、党政工团召开的重要会议、活动形成的声像材料。

10、校容校貌及改造拆旧建新形成的声像。

11、学院安全保卫工作形成的声像材料。

12、其它活动形成的有保存价值的声像材料。

第十三条财会档案制度

会计档案是记录和反映经济业务重要史料和证据，是学院档案室重要档案之一。

为了建立完整、系统、准确的财会档案，充分发挥其经济作用。

根据国家档案局、财政部《会计档案管理办法》特制定归档制度。

一、财会档案归案范围

1、会计凭证。

2、会计账簿。

3、会计报表（月、季、年报表）。

4、其它会计资料。

二、归档要求

1、会计凭证组卷时，要按凭证产生的日期和记帐凭证的顺序排列，不得前后颠倒。

2、会计帐簿要按种类分别组卷。

总帐、现金分帐、银行存款帐、各种明细帐、登记簿、登记卡都分别组卷，不得混淆。

3、会计报表要按月、旬、季、年分别组卷。

4、其它会计资料按经济事项的自然形成及其它完整性分别立卷归档。

5、严格执行会计档案保管期限（永久、长期、短期）分别立卷归档。

6、档案目录，凡是永入、定期保存的档案要分别逐卷填写目录索引，一式二份，一份留本处室使用，另一份随档案卷移交档案室。

7、会计档案必须按规定时间全部交给档案室，不得由本部门自己保存。

三、归档时间

当年会计档案，可由财务处保管二年。

期满后，由财务部门编制清册在每二年五月一日前移交给档案室。

第十四条基建档案归档制度

为了建立完整、系统、准确、精练的基本建设档案，更好地发挥其经济效益，特制定本制度。

一、归档范围

1、申请基建报告、批复。

2、有关基建项目的委托书或合同书。

3、工程概算、预算。

4、设计方案、重要协议、合同。

5、土建、水暖、电施工图纸以及通用定型设计标准图。

6、开工报告施工执照及批复文件材料。

7、单位工程评定记录、工程质量鉴定、交工验收证明书。

8、工程竣工决算及审批材料。

9、工程改建及加固图。

10、购买房基地的房契、地契及各种协议书。

11、有关基本建设的其它材料。

二、归档要求

1、凡需归档的基建文件材料，经项目负责人审查后，按完整、准确、精练的要求系统验收归档。

2、归档的基建材料，必须做到书写材料规范，字迹工整，图样清晰，格式统一。

3、凡归档的文件材料必须签字、盖章，各种手续完备，以便永久保存。

4、凡归档的文件材料均由总务处负责整理后，移交给档案室。

三、归档时间

1、全院性有关基建方面的科技文件材料每年末归档一次。

2、单项工程可根据实际情况，待工程完工后按归档范围整理归档及时移交档案室。

第十五条教师业务档案归档制度

教师业务档案是每个教师在工作实践中的真实记录，也是对教师业务能力及工作水平考核的重要依据。

为此特制定教师业务档案归档制度。

一、归档范围

1、教师业务档案表。

2、教师授课计划。

3、教师授课教案。

4、教师考核表。

5、自编教材、讲义及辅导材料，被院以上部门承认并采用了的。

6、在各级报刊、杂志上发表的论文、著作等。

7、专业基础课教师实践年限。

8、职称评定表及有关材料。

9、教学经验总结。

10、有关教学工作的其他材料。

二、归档要求

1、归档的文件材料必须做到书写规范，字迹工整。

2、凡归档的文字材料一律用钢笔或毛笔书写。

3、归档的业务教材必须做到齐全完整。

4、每人一盒，统一标写大流水号。

5、教师业务档案登记簿一式二册，一册教务处留用，另一册随档一起移交档案室。

6、凡归档的教师业务档案材料均由教务处收集、整理、装订归档。

第十六条人事档案的归档制度

人事档案是个人经历和社会实践的记录，是德、能、勤、绩的具体反映。

为更好地、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供依据，根据中央组织部《关于干部档案材料收集整理的暂行规定》特制定本制度。

一、归档范围

1、本院职工调配、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表、履历表、任免呈报表、民主评议和组织、考核形成的综合材料，及离退休审批表。

2、录用和聘用干部工人中形成的审批表、合同书、政审材料等。

3、参加县级以上各类代表会议形成的登记表、简历、政绩材料。

4、办理出国、出境人员审批表、登记表及在国外、境外表现情况鉴定表。

5、工资、各种待遇审批表及有关解决工资待遇的报批材料。

6、国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生登记表、成绩表、毕业登记表，授予学位的材料、学历证明及鉴定材料等。

7、评聘专业技术职务工作中形成的专业技术职务审批表及考核材料。

8、更改姓名、民族、年龄、国籍、入党时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审批报告，上级批复以及所依据的证明材料。

9、党团组织建设中形成的材料，已批准的入党志愿书、申请书和转正申请书、自传、政审材料。

党员登记过程中形成的材料、团员入团及退团有关材料，加入民主党派的有关材料。

10、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论意见、检查交待或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料；甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

11、表彰奖励活动中形成的各级先进人物登记表，先进模范事迹、奖励通报材料。

12、组织布置填写的履历、自传、组织鉴定、自我鉴定材料。

13、纪律检查、监察和行政管理工作中形成的处分材料撤销处分材料。

14、干部创造发明、科研成果、著作、译著有重大影响的论文。

15、体检及公伤致残确定等级的材料。

16、办理干部丧事活动中形成的悼词（生平）、讣告及非正常死亡的调查报告等。

17、其他可提供组织参考有保存价值的材料。

二、归档要求

1、必须是办理完毕的正式文件材料。

2、必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。

3、必须手续完备，准确无误。

4、档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水及复写纸书写。

三、归档时间

1、产生的文件材料及时装袋。

2、每年初（3—4月份）整理归档一次。

第五章各类档案保管期限

第十七条文书档案保管期限

一、上级机关颁发的文件材料

1、上级机关颁发的属于本院主管的业务并需要贯彻执行的重要文件材料。

　　　　　　　　　　　　　　　　　永久

2、一般文件材料。

　　　　　　　　　　　　　　长期

二、上级机关领导视察、检查工作形成的文件材料

1、方针政策及重要的业务问题

2、一般性业务问题。

　　　　　　　　　　　　　长期

三、本院党团、工会会议产生的文件材料

1、院党委重要会议通知、议程、名单、决议、决定、领导讲话。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　永久

2、工会、团委会议材料。

　　　　　　　　长期

四、本院召开的工作会议、业务会议及表奖会议文件材料

1、重要的会议通知、日程、报告、决议、总结、领导讲话。

永久

2、一般会议材料、典型发言摘要。

　　　　　　长期

五、本院颁发的文件材料

1、方针政策法规性材料，重要业务问题的材料。

永久

2、各种制度条例及一般业务问题的材料。

　　　长期

3、事务性有参考价值的材料。

　　　　　　　　短期

六、本院请示与上级机关的批复

1、方针政策性重要问题。

　　　　　　　　　　永久

2、一般事物性问题。

　　　　　　　　　　短期

七、本院制定有关反映主要职能活动的计划、总结。

1、重要的、专题的年度和年度以上的材料。

　　永久

2、学期有关材料。

　　　　　　　　　　长期

3、月份的及周安排。

　　　　　　　　　　　短期

八、本院调查研究形成的文件材料

九、本院统计报表资料

1、年度和年度以上。

　　　　　　　　　　　　永久

2、季节、月份。

　　　　　　　　　　　　　　短期

一十、本院与外单位签订的各种合同

1、有历史意义和长远价值。

　　　　　　　　　永久

2、一般性。

　　　　　　　　　　　　　　　　短期

十一、本院内签订的合同协议书

1、正式职工承包合同协议书。

　　　　　　　长期

2、临时合同。

　　　　　　　　　　　　　　短期

十二、本院成立撤销更改校名启用的印章等文件。

　永久

十三、本院干部任免文件材料

1、院级领导人。

　　　　　　　　　　永久

2、本院内部机构负责人。

　　　　　　　　　　长期

十四、本院劳模、先进工作者、优秀党员等文件材料

1、省级以上。

　　　　　　　　　　　　　　永久

2、地县级以下。

　　　　　　　　　　　　　　长期

十五、本院对有关人员的处分材料

1、影响大，问题严重。

　　　　　　　　　　　永久

2、一般处分材料。

　　　　　　　　　　　　　长期

十六、本院职工录用、调资、离退体、职务聘任，死亡文件材料。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　永久

十七、本院党委行政会议记录、纪要

1、院级记录、纪要。

　　　　　　　　　　　永久

2、各处室职能部门。

长期

十八、本院职工转移工资、行政党团介绍信及存根长期

十九、本院的沿革、大事纪、职工党员花名册　永久

二十、本院财产、物资、档案交接凭证　永久

二十一、本院编辑出版物

1、样本和重要的原稿清样。

　　　　　　　　　永久

2、一般性。

　　　　　　　　　　　　　　　长期

二十二、本院处理人民来信来访的文件材料

1、有上级机关和本院领导重要指示并处理结果。

长期

2、没有处理结果。

　　　　　　　　　　　　　短期

二十三、校际之间协作会议产生的文件材料。

　长期

二十四、评估材料。

　　　　　　　　　　　　永久

第十八条教学档案保管期限

一、教学大纲。

　　　　　　　　　　永久

二、教学计划总结。

1、年度及年度以上。

　　　　　　　　　　　永久

2、学期及各处室。

　　　　　　　　　　短期

三、教学授课计划。

　　　　　　　　　　　长期

四、教师完成任务表。

　　　　　　　　　　　永久

五、总课程表。

　　　　　　　　　　　　永久

六、课时安排。

　　　　　　　　　　　　　　短期

七、校历。

　　　　　　　　　　　　　永久

八、教学质量检查、评估材料

1、有认定结果。

　　　　　　　　　　　　永久

2、一般材料。

　　　　　　　　　　　　长期

九、为改进教学提出的设想，建议文件材料

1、有价值被采用材料。

　　　　　　　　　　长期

2、未被录用。

　　　　　　　　　　　　　　　　短期

十、经验总结材料。

　　　　　　　长期

一十一、学生实习计划。

　　　　　　　　　长期

一十二、题库试题答案。

　　　　　　　　　短期

第十九条学籍档案保管期限

一、招生登记表。

　　　　　　　　　　　　　长期

二、学籍档案。

　　　　　　　　　　　　　　永久

三、学生转学、休学、退学、留级生等文件材料。

永久

四、学生奖惩材料。

　　　　　　　　　　　　　长期

五、毕业生鉴定。

　　　　　　　　　　　永久

六、毕业生各处室成绩单。

　　　　　　短期

七、各类毕业生花名册。

　　　　　　　永久

八、录取通知书存根。

　　　　　　　　　　短期

九、毕业证存根。

　　　　　　　　　　　永久

一十、历届毕业生合影。

　　　　　　　　　　　永久

一十一、计划总结。

　　　　　　　　　　　长期

一十二、开学典礼、毕业典礼领导讲话等材料。

长期

第二十条科技档案保管期限

一、电教设备

1、设备仪器说明书、装箱单、安装图。

　　　长期

2、设备作用维修记录。

　　　　　　　　　　　长期

3、重大设备事故的调查报告、事故分析等材料。

永久

4、进出设备登记表。

　　　　　　　　　　　　永久

二、基建

1、本院编制的基建、扩建、维修计划报告等。

　永久

2、施工报告、批复图纸等。

　　　　　　长期

3、施工过程中签