物业公司档案管理实施办法.doc

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光大物业公司档案管理实施办法

（试行）

第一章总则

第一条为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，从而更好地为员工各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据《光大集团档案管理制度》的规定，结合公司实际，特制订本实施办法。

第二条本制度适用于公司各部门及各管理处的档案管理工作。

第三条根据业务档案特点，管理范围暂时不包括会计档案、人事档案，其管理工作暂由相关部门负责。

第二章档案体制及职责

第四条组织机构及岗位设置

1、公司行政人事部下设档案室，并设两名兼职档案管理员；各部门分别设一名兼职档案资料员；各管理处设立资料室，并设一名兼职档案资料员。

2、档案室负责公司档案工作的全面领导，并设置专门档案库房对公司档案实行集中统一管理。

3、财务、人事等业务性、保密性较强的部门，须设置一名兼职档案员对会计档案和人事档案进行专门管理。

第五条档案室主要职责

1、贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。

2、负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各部门做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

5、负责公司档案的编研工作。

6、协助推行集团档案管理信息化建设工作。

第三章归档

第六条本办法中的归档是指文书部门或业务部门将办理完毕且有保存价值的文件材料，经系统整理交本公司档案室保存的过程。

第七条归档范围

1、公司文件材料的归档范围、保管期限和归档责任部门（见附件一）

2、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、照片及底片、实物等载体形式。

3、对于规定的应当归档的文件材料，必须按照规定，向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有或拒绝移交。

4、日常工作中，各部门兼职档案资料员应按照归档范围要求做好本部门形成文件材料的收集工作，以免造成文件材料遗失。

第八条归档时间

（一）各类文件材料归档时间要求：

1、管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

2、外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

3、员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。

4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，移交公司会计档案室保管。

5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

6、光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料在工作结束后及时归档。

7、下列文件材料应随时归档：

（1）变更、修改、补充的相关文件材料；

（2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

（3）其他临时重要活动中形成的文件材料。

（二）各部门形成的文件材料具体归档时间（见附件一）

（三）各部门必须严格按照归档时间进行归档，不得推迟和延误。

否则，将追究有关人员的责任。

（四）如确因工作需要不能按时归档的部门，应主动向公司档案室报备，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。

第九条归档文件质量要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。

2、归档的文件材料应为原件。

如确实无法保存原件的，可以保存复印件，但必须说明原因并注明其原件存放处，必要时须加盖印章。

热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件。

文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。

重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式二份或以上。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。

第十条归档手续

1、各部门兼职档案人员先检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交（接收）登记表（见附件二），打印一式两份随文件材料一起向档案室移交。

2、档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。

对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。

第四章档案分类

第十一条档案分类及其内容

根据公司管理职能，结合档案内容及形成特点，将公司档案分成以下七大类：

1、文书档案：

主要包括公司文件、往来函件、上级来文、经营管理等管理性文件材料。

2、设备仪器档案：

主要包括办公设备、机械设备等跟设备有关的文件材料。

3、合同档案：

主要包括行政、后勤、工程、租赁等合同方面的文件材料。

4、声像档案：

主要包括照片（附底片）、光盘等声像方面的文件材料。

5、实物档案：

主要包括奖旗、奖牌、奖杯、赠品等。

6、会计档案：

主要包括凭证、账簿、报表、银行对账单等。

7、人事档案：

主要包括在职员工的录用、转正、考核、奖惩等员工个人形成的文件材料。

第五章档案利用及保密

第十二条档案借阅的办理

（一）借阅手续

1、公司员工借阅本部门或本管理处档案，由所属部门或管理处负责人审批后，档案管理员可办理借阅手续；借阅其他部门档案，须先由所在部门或管理处负责人审批，再提交公司行政人事部负责人批准后方可借阅。

（借阅档案审批单见附件三）

2、借阅非本部门的有密级档案，须先经原形成档案的部门的负责人批准，再提交行政人事部负责人批准后方可借阅。

3、光大集团范围内其它单位员工借阅本公司档案，须提出借阅申请，并详细注明借阅原由、利用范围及内容，经所在公司负责人同意后，提交至档案室，由档案室报公司总经理审批。

4、公司档案主要供本公司及集团范围内员工工作利用，一般不外借。

如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。

5、借阅、查阅档案，须填写档案借阅登记表，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司档案室，并及时填写档案利用效果登记表。

（二）借阅要求

1、借阅者须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。

2、复印档案须在复印件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样；复印完毕须将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。

3、查阅档案应在档案室进行，不得私自抄录或复制查阅的档案。

利用完后应及时归还档案室，由档案管理员核对清点无误后，方能签收。

（三）借阅规定

1、借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，须办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，须重新办理借阅手续；对于逾期不还且未办理续借者，档案室将发档案借阅催还单或电话通知其归还，若逾期一个月仍不归还者，对于一般档案将按每月100元予以罚款处理，有密级档案按每月500元予以罚款，直至其归还为止。

2、若集团总部监察部门根据集团领导指示对本公司及其部门开展具有查处办案性质的工作，档案借阅无须上报相关领导审批。

3、在职工作人员调动岗位或离职时，须退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离，否则，人事部门不得办理相关手续；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。

4、借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。

第十三条档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。

4、档案分为一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密、秘密三级，各类档案密级暂由档案原形成部门确定。

各部门在确定密级时，应同时确定保密期限，一般情况下绝密事项不超过三十年，机密事项不超过二十年，秘密事项不超过十年。

保密期限自标明的制发日期起算。

5、查阅有密级的档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。

6、对已到保密期限的档案要请相关部门鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7、各部门应做好有密级档案归档前的保密工作，属于公司秘密的文件、资料和其它物品的办理必须由专人负责执行，采用电脑传送的公司秘密性文件材料由相关责任部门负责保密。

8、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。

发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。

9、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。

10、档案有下列情况之一者，不予开放利用：

（1）涉及企业商业机密的；

（2）涉及企业专利或技术秘密的；

（3）涉及企业员工个人隐私的；

（4）档案形成部门有特别规定的。

第六章档案鉴定、统计和保管

第十四条档案鉴定与销毁

（一）鉴定工作内容

1、初始鉴定：

各部门在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。

2、归档鉴定：

档案室对各部门的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。

3、定期复查鉴定：

主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。

4、到期后鉴定：

主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。

（二）档案鉴定与销毁工作流程

1、建立档案鉴定工作小组。

鉴定工作小组由档案管理人员组织，相关部门负责人与有关专业技术人员共同组成。

2、档案鉴定时，须逐件、逐卷审查并判定其价值，鉴定后须写出鉴定报告，并由鉴定小组人员签名；如果一个案卷中部分文件已失去保存价值，需抽出并在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组人员签名，并注明日期。

3、对经鉴定确无保存价值的档案材料，进行登记造册，并写出销毁报告，经公司总经理批准后方可销毁。

（不属于归档范围的文件材料的销毁流程和已归档档案的鉴定销毁流程见附件四）。

（三）档案销毁规定

1、档案立卷、归档后，未经公司档案鉴定小组鉴定且报公司总经理批准，任何部门或个人不得擅自销毁。

2、经批准销毁的档案由档案室组织统一送造纸厂销毁，严禁将要销毁的档案作为它用，或作废纸出售。

3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。

第十五条档案统计

1、档案室应做好平时的档案统计台帐和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。

2、统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

第十六条档案库房的管理

1、档案库房由专人进行管理，任何人员不许随意进入库房。

2、档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。

3、库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。

4、库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

第七章附则

第十七条本制度由公司行政人事部档案室负责解释。

第十八条本制度自下发之日起施行。

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