档案管理实施办法.docx
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档案管理实施办法
档案管理实施办法
档案管理实施办法
为加强公司档案管理，制定本实施办法。
一、加强档案管理工作的意义
公司档案是公司在生产经营和管理活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录文件材料。
公司档案是公司管理的基础工作，是公司发展的历史记录和凭证。
档案工作是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司利益、权益和历史真实面貌的一项重要工作。
随着公司的发展，各种门类和载体的档案日益增多，档案信息的需求也日益扩大。
为保证档案的安全、保管和利用，公司档案必须坚持集中统一管理的原则，对档案进行系统的整理与科学地管理。
二、关于档案管理体系的建立和档案的收集。
1、档案管理网络及工作职责。
1.1为了避免机构调整、人员变动等情况带来档案散失情况的发生，各部门依据其工作确定兼职档案员（见兼职档案人员名单）。
1.2对独立法人单位（发动机公司、慧成铸造公司、销售公司、轻骑标致、宙庆公司、江门轻骑），配备专职或兼职档案管理人员，独立存档。
1.3为了便于开发和生产，部分技术档案由技术资料室管理。
1.4财务档案由财务部负责管理，适当时间移交档案室。
1.5兼职档案员的主要责任：
1.5.1贯彻公司关于加强档案管理的要求，协助档案室人员对本部门、工场、中心等的材料进行收集、暂存、办理移交手续。
档案人员调离岗位时，必须提前将应归档的文件材料和借阅的档案做好严格的移交，并办理相应手续。
1.5.2加强档案法制意识，确保归档的文件材料完整、准确、系统。
1.5.3提高档案管理素质。
按要求积极参加公司组织的业务培训并接受指导和监督，提高档案管理水平。
2、归档范围
各部门应将国家相关行业（政府）对本公司的政策、获得的（证书、奖牌、奖杯及文件）档案及重大活动中形成的声像材料，以及经营和管理活动过程中形成的岗位工作流程、管理制度材料、固化的工作经验等移交档案室。
除以上内容各部门还须移交下列档案：
2.1发展计划部
2.1.1企业发展战略材料
2.1.2公司中长期发展规划
2.1.3公司重大投资的商业计划、投资材料
2.1.4公司月、年度总结分析和综合经营计划
2.1.5其他公司范围的专项发展计划
2.1.6公司各种对外统计报表
2.1.7主要经济技术指标完成情况
2.1.8公司月度、年度经营活动分析报告
2.1.9行业月报、各种摩托车杂志（有公司内容的）
2.1.10公司管理制度及流程材料
2.1.11OEM管理材料
2.1.12公司经营考核指标统计分析
2.1.13月度经营信息统计分析
2.1.14项目立项、审批资料
2.1.15企业信息化规划
2.1.16企业网站管理材料
2.1.17ERP相关管理材料
2.1.18企业信息化管理材料
2.1.19其它
2.2财务部
2.2.1年度综合预算
2.2.2税务登记及各种纳税记录，税收信得过企业材料，纳税报表
2.2.3出口退税资料及各种财政补贴资料
2.2.4信贷及偿还材料（含担保、抵押材料及为其他公司担保抵押材料）
2.2.5资产评估记录，会计师事务所审计、评估意见、报告、协议、合同
2.2.6公司物资的评估、处置材料
2.2.7政府财政、税务、审计对公司财务专项检查结论、意见书
2.2.8成本管理材料
2.2.9会计凭证
2.2.10会计帐簿
2.2.11财务会计报表
2.2.12其它
2.3生产计划部
2.3.1生产统计月报、年报
2.3.2月、年度生产统计分析
2.3.3生产作业计划、出口车生产计划、出口准备计划、日程计划、CKD计划
2.3.4生产统计台帐
2.3.5订单评审资料
2.3.6劳动效率分析资料
2.3.7工艺协作单位资料
2.3.8生产管理过程中合同、协议
2.3.9安全制度、计划、总结
2.3.10事故发生调查材料及处理报告
2.3.116S管理材料
2.3.12调度通知单
2.3.13年度技改计划、预算
2.3.14实施方案、报告批文、协议、合同、设计任务书、招投标材料
2.3.15工程设计和施工图样
2.3.16预算书、决算书
2.3.17说明书、技术变更记录、工程竣工验收报告或验收单、竣工图等资料
2.3.18全厂水、电、压缩气通风除尘、采暖系统的工程资料等。
2.3.19设备仪器报告批文、审批文件、实施方案
2.3.20招投标文件及资料、技术协议、合同
2.3.21安装调试、验收的各种记录和验收报告，试车验收报告，转资资料
2.3.22随机说明书、装箱单、备件图表等技术文件
2.3.23自制改装设备的图纸、技术文件、审批文件、验收资料、转资资料
2.3.24改装设备的图纸、技术文件、审批文件
2.3.25设备购买合同等
2.3.26设备大修记录
2.3.27设备维护、维修计划
2.3.28闲置、报废设备的处置材料
2.3.29备事故的调查、处理材料
2.3.30能源工作指示、规定、通知、计划、总结、报告、请示、批复
2.3.31统计报表
2.3.32环保材料
2.4研发部
2.4.1公司中长期新产品开发计划、规划
2.4.2类企业标准
2.4.3技术中心管理资料
2.4.4安全认证资料
2.4.5科技统计
2.4.6三册两表（电子版）
2.4.7对外项目管理
2.4.8成果鉴定资料
2.4.9各种检测报告（国家级）
2.4.10产品图样
2.4.11工艺、工装设计
2.4.12技术协议
2.4.13技术通知
2.4.14技术认证
2.4.15更改通知单
2.4.16材料消耗工艺额汇总表
2.4.17公司所获得的国家技术中心等各项技术荣誉证书
2.4.18其它
2.5工艺技术部
2.5.1工艺规程
2.5.2作业指导书、工序质量表
2.5.3企业标准
2.5.4技术通知（更改）
2.5.5其它
2.6品保部
2.6.1质量管理体系质量手册、程序文件
2.6.2质量问题分析与处理材料
2.6.3质量信息月报
2.6.4质量保证协议
2.6.5产品出口质量许可证
2.6.6计量标准和计量器具管理办法
2.6.7路试报告
2.6.8检测设备仪器的使用说明材料
2.6.9其它
2.7采购部
2.7.1采购战略规划
2.7.2采购计划
2.7.3采购合同
2.7.4供方档案
2.7.5配套会议材料
2.7.6工装（模具、焊胎）
2.7.6.1委外加工招标、审查合同
2.7.6.2验收、付款及资产材料
2.7.6.3模具图纸（一般模具凸、凹模图纸）、焊、检胎图纸
2.7.7服务配件月度需求计划（国内、出口）
2.7.8配件的采购、生产计划
2.7.9出口、内销服务配件的计划完成情况报表
2.7.10其它
2.8法务资产部
2.8.1证券事务
2.8.1.1公司年度、半年度、季度报告及境外报告、重大事项
2.8.1.2董事会、监事会、经理层的决议、决定等信息发布资料
2.8.1.3监管机构、新闻媒体、网站等途径发布的公司信息
2.8.1.4公司股权和资产出资及撤资等工商变更资料
2.8.1.5公司对外担保事务、风险控制材料
2.8.1.6投资事务相关资料
2.8.2法律事务
2.8.2.1公司各类合同
2.8.2.2公司知识产权资料
2.8.2.3仲裁诉讼资料
2.8.3资产管理
2.8.3.1资产管理制度、流程
2.8.3.2公司及子公司对外投资及股权资料
2.8.3.3子公司设立、撤并材料
2.8.3.4公司产权证、土地证等材料
2.8.3.5公司房屋普查材料
2.8.3.6公司土地征用、纠纷处理材料
2.8.4其它
2.9审计办公室
2.9.1审计制度、审计报告
2.9.2工程项目预决算审计报告
2.9.3公司各种审计材料
2.9.4其它
2.10党群监察部
2.10.1党委年度工作计划、总结
2.10.2党员、干部的考核、评议
2.10.3党员统计报表、党组织关系转移信
2.10.4党员培训工作中形成的材料
2.10.5优秀党员评定资料
2.10.6纪检监察工作材料
2.10.7信访材料
2.10.8领导干部重大事项、述职报告
2.10.9《济南轻骑》报刊
2.10.10开展企业文化活动材料
2.10.11共青团工作材料
2.10.12召开职代会材料
2.10.13开展劳动竞赛、评选先进、技术比武材料
2.10.14组织职工开展各项文体宣传、娱乐活动材料
2.10.15女工工作
2.10.16工会会员材料
2.10.17统计报表
2.10.18公司大型活动中形成的照片、声像材料
2.10.19其它
2.11海外事业部
2.11.1海外战略规划
2.11.2海外产品认证计划、实施方案、委外认证协议
2.11.3海外商标的注册资料
2.11.4产品进出口许可证
2.11.5合资、合作项目意向书、协议、请示批复、合同、章程
2.11.6海外销售网络资料
2.11.7海外销售广告、宣传材料
2.11.8海外销售、服务政策
2.11.9海外销售预测、年度、月度销售计划
2.11.10海外客户档案
2.11.11业务档案
2.11.12其它
2.12办公室
2.12.1公司年度工作计划、总结及公司主要领导的讲话
2.12.2公司主要领导批示
2.12.3工作年会资料
2.12.4公司形成的大小红头文、会议纪要、通知、通报、文件编号簿
2.12.5启用与废止印模等方面的资料
2.12.6营业执照
2.12.7公司大型活动中形成的文字材料
2.12.8治安保卫、民兵及武装工作材料
2.12.9行政管理工作材料
2.12.10其它
2.13人力资源部
2.13.1员工薪金预算、计划
2.13.2月度、年度工资考核结果、工资表
2.13.3员工培训计划及长远规划
2.13.4各类人员培训方案
2.13.5组织机构设置
2.13.6年度劳动统计报表
2.13.7职工增减台帐；招工花名册
2.13.8调动介绍信；工资转移信；劳动合同
2.13.9干部、职工个人档案材料
2.13.10各类职称评定评审材料
2.13.11其它
2.14项目工程部
2.14.1公司新工厂的规划及筹建材料
2.14.2基建材料
2.14.3其它
2.15物料部
2.15.1托管协议
2.15.2其它
2.16物业事业部
2.16.1公司房屋租借、转让的协议、合同等材料
2.16.2其它
3、各类档案的归档时间
3.1产品档案按以下时间归档；
3.1.1新产品试制档案：
经鉴定后1个月归档。
3.1.2定型产品档案：
按年度收集，于次年一季度内归档。
3.1.3创优产品档案：
创优结束经鉴定验收后1个月内归档。
3.1.4技术计划、总结、通知、协议等在文件形成的第二年初、3月底前归档。
3.2设备档案：
外购件设备档案要在开箱验收时由档案人员参加清点，登记所有随机资料，在安装调试运行后一个月内同各类记录和验收报告一起归档。
3.3基建档案:
要在工程项目竣工验收后1个月内随同各类文件材料一同归档。
3.4质量管理、生产计划、企业管理、党政工团档案，在文件形成后的第二年初，3月底前归档。
3.5生产经营和管理中形成的文字材料，在文件形成后的第二年初，3月底前归档。
3.6本部门获得各种证书、奖杯、奖牌等实物档案随时向档案部门归档。
3.7反映公司建设活动、生产经营活动及发展历史的有价值的声像材料，在一件事或一项活动完毕，有关部门经过制作加工后，应及时向档案室归档。
归档的声像档案必须完整、准确、清晰。
3.8当年形成的会计档案，在会计年度终了后，先由财务部门保存一年，期满后的第二年上半年向档案室移交归档。
3.9生产安全事故档案：
负责事故处理的部门在事故处理结束后30日内向档案部门移交事故档案。
4、归档要求
各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、积累、整理、移交工作。
归档
的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
归档的文件材料必须完整齐全、线条字迹清楚，书写材料必须是墨汁、碳素或蓝黑墨水、签字笔，禁用圆珠笔、铅笔。
归档的文件材料，应填写《资料归档交接清单》或《声像档案移交目录》一式两份，由移交人、部门领导签章。
三、关于档案的管理和利用
1、建立健全制度
建立健全档案管理各项制度；根据国家有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号办法。
2、档案的鉴定
档案室人员对收集的归档材料，应按照“公司档案分类编号”将收集上来的材料进行逐一鉴定。
确定文件材料的保存价值。
3、档案的整理
对鉴定完毕的材料按年度、问题、保管期限进行分类、组合。
对每一卷内的材料按时间顺序进行排列；对材料进行裱糊、修补、去除金属；在文字材料非装订线右下角编写页号或件号；微机著录填写卷内目录（序号、文号、责任者、文件标题、文件形成时间、起始页码）；填写备考表；以A4纸大小为标准装订成册，大于A4纸的折叠或剪裁，小于A4纸的进行贴补；按照内容、作者、文件名称、时间拟写案卷标题；入库排列上架。
4、档案的保管
4.1档案室人员将装订好的案卷根据“公司档案分类编号”进行分类编目。
4.2对所保管的档案分类排架，排列科学、整齐有序，对待特殊档案要做特殊处理。
4.3对所存放档案要定期检查清点，做到帐物相符，对已破损和模糊不清的档案文件，要做到及时修复和复制，检查中发现问题要及时请示处理。
5、档案的利用
5.1公司人员借阅档案，需说明借阅原因、目的，填写“借阅档案登记簿”。
所借档案内容设密，需经形成部门领导、档案主管领导同意，否则不予借阅。
5.2外单位查阅档案必须出示本人介绍信，说明借阅原因、目的，由公司业务主管部门人员代查，所借档案内容设密的，需经形成部门领导、档案主管领导同意，否则不予借阅。
5.3涉密档案的借阅
5.3.1机密级档案需借阅部门填写《借阅档案申请表》,经文件形成部门领导审核,报分管副总经理审批。
5.3.2秘密级档案需借阅部门填写《借阅档案申请表》,经文件形成部门领导批准。
5.4不准或不需外借的档案，在公司档案室阅览。
需外借复印、抄录必须填写“借阅档案登记簿”。
5.5档案的借阅时间不超过半月，未用完可办理续借手续。
5.6对借出档案，档案室人员应定期催还，发现损坏或丢失，应责令写出书面报告，报档案室主管领导，按规定处理。
6、编制档案分类目录、专题目录。
四、档案归档检查与考评
1档案归档检查
1.1管理部每季度对各部门进行现场检查、填写记录。
对存在的问题及时通报，督促整改。
季度考评情况列入全年考核。
1.2每年的二季度由档案室人员依据考评标准对各部门的归档材料进行审查、实地检查、综合评分。
2考核方法：
2.1采用百分制考核，考核标准参照《档案归档考评标准》。
2.2公司每年对季、年度检查情况汇总考核，考评达到90分以上为优秀，75~89分为合格，75分以下为不合格。
根据考评的结果，公司对各级档案管理人员及部门负责人给予一定的奖励或处罚并通报。
其中：
全年考评优秀的给予部门负责人和档案人员500元/人奖励，不合格的处罚档案人员300元/人，负责人500元/人。
五、档案使用管理的实施
1．借阅者必须按借阅时间送还档案，逾期不还者，每拖期一天扣20元。
2．对损毁、丢失档案的，根据其价值罚款直至扣回全部价值额，并视情节追究其他责任。
3．所有档案未经公司同意不得翻印、拷贝、留存，更不得以任何形式外传，否则，视情节轻重给予当事人处罚，并视情节追究其他责任。
六、各子公司档案管理工作，参照本规定执行，总部办公室将不定期进行检查。
七、本规定自下达之日起执行。
凡与本规定有抵触之处，均以本规定为准。
附件：
1、档案归档考评标准
2、公司兼职档案员名单
3、资料归档交接清单
4、借阅档案申请表
5、声像档案移交目录
二○○九年三月十一日
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