特检院设备管理软件需求方案.docx

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特检院设备管理软件需求方案

特检院仪器设备管理软件需求方案

目的

1、实现我院（包含分院）仪器设备的采购汇总、验收入库、日常管理（借入借出、档案维护、维修）、质控管理（检定校准计划，期间核查计划）等工作信息化、自动化管理。

2、构建满足我院管理需要的设备资产管理系统，成为支撑我院资产设备管理业务发展的重要工具。

要求软件对设备资产实行全生命周期管理，依照集约化管理、基建/生产一体化管理模式，融入EAM管理思想，通过基建管理、设备资产管理等业务的融合，从设备设计、采购开始，直至设备运行、维护、到最终的报废过程进行全生命周期管理，同时需要结合成本管理、财务管理，既实现对资产过程管控，更要实现对资产价值的管理。

适用范围

1、专用检验检测仪器设备管理。

2、计量器具管理。

3、办公设备管理。

4、一般设备管理。

5、消耗品管理。

6、车辆管理。

7、不动产管理。

总体要求

1人性化设计，易于操作，性能稳定，便于后期维护。

2按专用设备、办公设备、计量器具、消耗品、车辆、不动产等模块分别管理。

3通过互联网随时随地操作管理软件，以IE等浏览器作为终端操作平台，无需安装其他程序。

兼容winxp，win7，win10等主流操作系统。

4通过标签打码机或者激光打码机实现条码管理。

5通过手机平板电脑等移动端随时随地操作管理软件，支持最新的安卓及IOS系统，并且支持二维码或条形码识别功能。

6设备管理运转流程，部门、人员角色可以方便修改。

7设备管理员可以将流程中的文件发送到指定账户，或者从指定账户撤走。

8要有很完善的电子档案系统，设备档案及一览表信息可以有痕更改（或者以纠错单的形式审批后修改），并且支持后退恢复功能。

9设备检定、校准、自校准、期间核查、维护保养周期提醒，自动形成检定校准计划及期间核查计划。

10结合我院现行质量管理体系要求，自动填写各种表格，经相关人员电子签名后存入档案。

11可与扫描仪链接，直接通过操作扫描仪将设备的一些纸质资料存入电子档案。

12每一个主要审核环节或者结果以及各种表单，都应可打印或者导出到电子表格。

13设备可以按国标类别进行分类，并且支持将设备信息导入到财厅的固定资产管理软件。

14按管理类部门、机电类部门、承压类部门分。

各类部门对应相应的技术负责人审批，管理部门没有技术负责人，若是审批环节中遇到需要技术负责人审批的地方直接忽略。

机电类部门的设备在验收、审批流程中需要技术负责人审批的，由机电类技术负责人审批。

承压类的部门由承压技术负责人审批。

15每个分院有个独立的管理权限，但区院有权查看和监督其设备管理情况。

16允许部分设备在使用者之间自行调拨。

在设备入库的时候及设定设备是否可自行调配，可自行调配的设备可以由使用者在软件中自行调拨，双方确认后软件做好记录。

17至少要有半年的修改完善时间。

在这期间只要不是框架性的推翻重做，其他为了完善软件而进行的修改不应收费，且要及时响应我方要求。

18整个管理流程必须符合我院体系文件里有关于设备管理方面的制度，同时尽量符合《ISO/IEC17025：

2005检测和校准实验室认可准则》。

19设备入库时可以选择是否入固定资产，若是则与财厅的软件同步。

申请、采购管理流程

1、各部门在设备采购模块中申请采购设备，输入要购买的设备信息，比如设备名称、厂家、型号、用途等等，软件要自动搜索我院设备库，搜索出相似的设备，列出该设备的相关信息，便于设备使用部门参考是否还需要再买此类设备，若是申请者确认要购买，软件将该信息自动归档到采购计划表格内，提交给审核人员审批。

若是审核人员同意购买，则软件自动生成标准的采购申请表格，走设备采购流程。

此处的设备采购流程分为办公设备采购流程、专用设备采购流程、一般设备采购流程、劳保用品采购流程、其他物品采购流程。

每一个审核环节都应该有一个查看相似设备的渠道，相似设备通过模糊查询设备库得出。

具体流程如下：

a）办公设备、一般设备采购申请流程：

使用人或部门提出申请——部门负责人审核——使用部门分管院领导审核——设备管理员审核——设备管理部门负责人审核——设备管理部门分管院领导审核——生成待采购设备一览表，设备管理员可以根据院领导班子会议结果，有痕迹的修改采购信息。

采购一览表可以按部门分类，也可以按物品类别分类。

点击单项可以查看该项详细的《设备采购申请表》（按我院提供的表格）。

b）专用设备采购申请流程：

使用人或部门提出申请——部门负责人审核——使用部门分管院领导审批——设备管理员审核——设备管理部门领导审批——科研技术部审核——科研技术部分管院领导审批——形成采购一览表。

设备管理员可以根据院领导班子会议结果，有痕迹的修改采购信息。

采购一览表可以按部门分类，也可以按物品类别分类。

c）劳保用品采购申请流程：

根据需求填写相应的劳保用品信息，信息要包含尺码等信息——软件自动搜索库存是否有可用的——若无库存则形成采购汇总表——走采购申请程序（按现行采购申请表上的程序）——形成待采购设备清单

d）计量器具采购申请流程：

根据需求填写计量器的参数指标、数量等信息——软件自动搜索库存是否有可用的——若无库存则形成采购汇总表——走采购申请程序（按现行采购申请表上的程序）——形成待采购设备清单

e）其他消耗品采购申请流程：

下文单列

2、采购管理流程：

采购人员从待采购设备一览表中点选已采购完成的设备——填写订货日期、到货日期、供应商及厂家相关信息以及设备原值等等。

——形成待验收设备一览表，点击单项可查看该项的详细信息，信息至少应包含现行验收记录表表头部分，以及申请购买的设备参数及配置清单等。

采购信息填写完成以后跳转到待验收流程。

设备验收入库流程

1、验收由设备管理员组建验收小组对购买回来的设备进行验收，原则上在软件上在线验收，同时也要保留上传纸质验收记录的功能。

在线流程具体如下：

设备管理员选定要验收的设备（从待验收设备一览表中选取）及参加验收的人员（组建验收小组）——系统根据设备采购信息生成设备验收记录表——分别发送到各验收小组人员账户——验收小组成员根据验收情况如实填写相关信息，判断验收是否合格——软件自动汇总各验收小组成员意见，若一致合格则提交到技术负责人账户审核，只要有一个人员不合格（需有地方提出详细不合格意见、原因）则提交到设备管理员账户待处理，待达成一致意见后，再进行一次流程处理——最终生成《仪器设备验收记录表》。

纸质验收流程由设备管理员发起，只需要将纸质验收记录扫描上传，再确认验收合格即可。

2、验收完成的设备形成待入库设备一览表，点击单项可以启动入库流程（要有其他单独启动入库流程的方式），由待入库设备一览表点击启动的入库流程，软件应根据验收时填写的相关信息以及验收结果自动填写设备档案信息，填写的设备信息至少应包含以下项目：

设备名称、品牌型号、出厂编号、资产编号、使用编号、生产厂家、设备供应商、设备原值、设备级别、主要功能及技术参数、采购日期、投入使用日期、设备状况、j扩展不确定度、k最大允差、l准确度等级、检定校准周期（月）、检定（校准）有效期、溯源方式、使用部门、设备使用人、存放位置、A级设备的专管员，以及验收记录表上的信息和其他有利于设备管理的相关信息。

由设备管理员设置设备类别，类别包括仪器设备、办公设备、专用软件、计量器具、检验工具、消耗品、办公用品、车辆、不动产等，软件自动生成设备编号，设备编号规则以现行的设备管理体系为准。

填写完相关信息以后软件应该根据所填的信息自动生成设备档案，设备档案至少应包含以下内容：

仪器设备说明书，装箱单，合格证及制造商提供的其他资料扫描件，仪器设备验收记录表上的信息，购置发票的复印件，仪器设备履历表，检定/校准（自校准）/测试/证书（报告），仪器设备自校准方法，期间核查方法，设备仪器期间核查记录表，设备仪器检定，校准结果确认记录表，仪器设备自校准方法有效性评审表，仪器设备的任何损坏、故障、改装、改进或修理记录表格等资料，仪器设备操作规程，仪器设备存档的档案资料目录。

以上资料可手工录入信息也可扫描上传图片。

编号建档完成后的设备加入院设备一览表，进入使用管理等环节。

3、办公设备、一般设备入库管理：

不需要溯源，不需要运行记录，其他管理方式类似于专用设备。

4、劳保用品、检验耗材、办公用品管理：

参照进销存管理软件进行管理。

仪器设备日常使用管理

1、入库完成的设备即可加入在用设备一览表，并生成设备标识卡，设备标识卡上应包含设备编号、名称、型号规格、启用、条形码或者二维码等，设备标识卡可直接通过激光打标机或者标签打印机输出标识于设备上。

2、设备使用授权：

每类设备验收入库完成以后，需要对其使用者进行授权，只有获得该设备使用授权的人员才能借用领用该设备。

设备授权可以同时对某一类别人员或者单个人员进行授权。

设备使用人员可以进行分类管理，比如说检验人员作为一类，取得MT、PT、UT、RT等等检测资格证的各分一类。

授权流程为设备管理员提出授权申请，相应的技术负责人审批后形成授权记录，未在授权名录内的人员无法借用该设备。

3、设备领用、借用及归还：

需领用或者借用设备的，可直接在设备一览表里点击相应设备领借用，也可以通过模糊查询相应的设备，模糊查询的条件要包含现行设备一览表的项目，比如设备名称、型号、编号、用途等等。

不管是借用还是领用的设备都要在设备档案里留存记录，同时在设备一览表等项目里注明现在的使用人。

具体流程如下：

a）设备借用流程：

使用人提出申请——部门负责人审核——设备原值在10万元以上的设备需使用部门分管院领导审批——设备管理员审核（借用期限最长15天，到期后软件应提醒使用人归还或续借，同时提醒设备管理员），如需续借，要有后续流程，或留个记录。

b）设备领用流程：

使用人提出申请——部门负责人审核——使用部门分管院领导审核——设备管理员审核——设备管理部门负责人审核——设备管理部门院领导审核。

c）设备归还：

使用人提出申请（需填写设备状况）——设备管理员审核，也可由设备管理员直接启动归还程序，但需要填写设备归还时的状态。

4、设备停用、启用、报修、报废流程：

设备的停用、启用、报修、报废流程可由设备使用人启动也可由设备管理员直接启动，停用、报修、报废都应该形成一个一览表，如停用设备一览表、维修设备一览表、报废设备一览表，同时在档案里记录每一个审批流程。

具体流程如下：

a）设备停用流程：

设备使用人提出申请——设备使用部门负责人审核——设备管理员审核——技术负责人审核（设备管理员应可以直接在设备一览表里启动停用流程）。

能形成设备停用一览表。

b）设备重新启用流程：

与停用流程一致。

c）设备维修流程：

使用人提出申请——部门负责人审核——设备使用部门分管院领导审核——设备管理员审核——设备管理部门负责人审核——设备管理部门分管院领导审批——生成待设备维修一览表，点击单项可查看《设备维修申请表》——由设备管理员验收合格后设备归还到发起人账户，若维修流程由设备管理员发起则归到设备库待用。

d）设备报废流程：

使用人提出申请——使用部门负责人审核——使用部门分管院领导审核——设备管理员审核——设备管理部门负责人审核——设备管理部门分管院领导审核——技术负责人审核——生成设备报废一览表，点击单项可查看《设备报废申请表》。

计量器具管理

计量器具有别于仪器设备，价值较低不作为固定资产管理，但其又不能作为消耗品管理，因为计量器具需要进行溯源等日常管理。

因此计量器具作为介于仪器设备和消耗品之间单独管理。

其管理流程如下：

e）采购：

按照消耗品采购流程。

f）验收：

以检定校准合格为验收合格的标准

g）日常管理：

单列计量器具一览表（表格由我院管理体系提供），管理模式和仪器设备相似。

消耗品（检验耗材、办公耗材等）管理

消耗品包括办公用品、检验工具耗材等。

此类物品除了需要参照进销存软件进行管理入库、出库管理以外。

还需要进行用量控制管理，比如某人某部门实时配发情况、季度年度总用量报表，用量包含品种，数量，金额等等。

具体流程如下：

h）物品采购申请流程：

使用人（部门采购管理员）提出申请——部门负责人审核——使用部门分管院领导审核——设备管理员审核——设备管理部门负责人审核——设备管理部门分管院领导审核。

i）物品领用流程：

使用人提出申请——设备管理员审核发放——软件记录。

仪器设备、计量器具溯源管理

1、软件自动根据设备入库时填写的溯源方式以及周期，自动形成年度仪器设备检定\校准计划表。

2、在到期前的1个月提醒相关人员进行溯源，提醒人员包括设备管理员、设备使用人员、A级设备专管员（若有），超期未检的设备需设备管理员单独确认后才能出库使用，同时将设备流转到超期未检设备一览表内。

3、设备使用人根据设置的溯源方式，点击相应设备可开启溯源流程。

若是内部校准的设备，软件会自动生成内部校准的表格以及显示校准规范，由校准人填写相关校准信息。

4、若是外部检定校准的设备，则按以下流程流转：

设备使用人提出检定校准申请——设备管理员确认接收——设备由使用人名下转入待检定校准设备一览表——设备管理员在软件上填写校准单位、校准人、校准证书编号、校准日期，校准结果等相关信息——流转到使用人名下进行校准结果确认，出具校准结果确认记录——使用人接收。

5、检定校准合格的设备自动生成《仪器设备检定校准确认记录表》，由设备使用人员确认设备检定校准符合使用要求后方可继续投入使用。

6、检定校准完成，并且确认合格可用，软件更新设备一览表信息、更新出库限制、更新设备档案记录等等。

7、检定校准证书应可以扫描上传软件存档。

仪器设备、计量器具期间核查管理

1、根据设备检定校准周期自动生成仪器设备、计量器具期间核查计划表。

2、期间核查周期的确定原则为：

设备期间核查周期为检定校准周期的一半，但最长不超过半年。

比如检定校准周期为6个月的设备，期间核查周期为3个月，检定校准周期为24个月的设备，期间核查周期为6个月。

3、在期间核查到期前的1个月软件自动提醒设备管理员、设备使用人员、A级设备专管员（若有），超期未进行期间核查的设备需设备管理员单独确认后才能出库使用。

4、点击相应设备可开启期间核查流程，填写期间核查单位、核查人、核查记录等相关信息后软件自动完成其他工作，比如更新设备一览表信息、更新出库限制、更新设备档案记录等等。

5、期间核查记录可填写电子版的，也应可以上传纸质扫描件。

设备维护保养流程

根据设备建档入库环节时设定的保养周期，在到期前1个月提醒设备管理员、设备使用人、专管员。

设备维护保养的周期原则上不超过6个月，使用频繁的设备应适当缩短维护保养周期，每次维护保养应在设备档案里有相应的记录。

维护保养记录可在线填写，也可扫描上传纸质版的。

车辆管理

车辆管理主要包含车辆信息一览表，用车审批，用车记录，加油记录，保险、保养、年审到期提醒等功能。

1、车辆信息一览表：

至少应该包含车牌号码、定编号、注册名称、厂牌型号、所属部门、排量、变速箱、购车用途、购车时间、发动机号、车架号、限坐人数、综合车况、公里数、年审周期、年审到期时间、保险到期时间、保险承保公司、保险项目、路桥费到期时间、保养（自检）周期、状态等信息。

2、用车审批及记录：

用车人提交申请——部门领导审批——用车登记。

3、保险、保养、年审提醒功能：

按照设定好的周期，在到期前一个月提醒车辆管理管理人员开展相关工作，若是相关的工作已完成，则要求输入相关信息，进入下一个循环周期。

若是超期未完成的工作，将车辆停用。

4、维修审批及记录：

用车人提出维修申请——部门领导审批——车辆使用部门分管院领导审批——资产管理中心审核并提出维修方案——资产管理中心分管院领导审批——用车人验车——登记维修记录。

5、车辆用油登记：

根据加油登记本录入。

6、车辆信息统计：

车辆年度用油量统计、维修情况及费用统计、其他事项统计。

条形码或者二维码管理模式

1、条形码管理主要用于识别设备，用扫描枪或者移动设备扫描条形码或者二维码即可显示该设备的主要信息。

同时可以选着进行下一步操作，下一步操作包含借用、归还、报修、报损、停用、报废、盘点等等。

2、识别设备后进入一个确认界面，在这个界面可以选择下一步操作，也可以选择添加设备，若是要添加的设备多余一台，则是以列表的形式开启下一步操作。

这样就可以实现设备的批量处理。

比如说一个人想一次性借两台设备，首先通过软件里点选设备借用模块，跳出确认界面，在确认界面里添加要借用的设备信息，然后就将两台设备以一个整体的列表走借用审批程序。

但是最后记录设备借用信息还是以单独个体记录设备。

或者是通过扫码装置直接扫描其中一台设备的条形码或二维码跳出确认界面。

3、要能实现便利的盘点功能，方法参照其他库存管理设备。

4、扫码只是作为识别设备的辅助手段，并不是唯一的手段，也不能和某个流程挂钩。

扫码识别出设备的信息以及当时所处于的状态，然后手动选择下一步操作。

分院管理

1、分院应该有其独立的内部管理流程，该流程原则上与院本部一致，可根据其实际情况做适当调整。

2、院本部不参与分院内部管理，但是要有权限查看并且监督其管理是否到位。

3、分院的采购、维修等流程到最后一步的时候，可选择是否上报区院。

若选择不上报，则流程终结。

若选择上报区院，该流程流转到区院资产管理中心，由资产管理中心确认下一步流程。

移动端管理

1、移动端设备至少包含使用安卓系统的设备，尽量兼容iOS系统。

或者是通过微信公众号实现跨平台使用。

2、移动客户端的功能不需要太复杂，只需要有一些设备概况、检定到期提醒、设备状态、以及档案信息查阅等内容。

操作方面应支持设备借用归还、报修、盘点、调拨、采购申请等常用功能。

3、实现方式可以通过两步操作完成。

第一步识别设备，可以通过输入设备编号、输入设备名称模糊查询、扫描设备编码等方式识别设备。

设备识别后进入该设备的管理界面，管理界面显示设备的相关信息和可用操作。

4、可用操作根据设备的实际情况显示。

显示的操作项目包含：

采购申请、档案查阅、领借用、归还、调拨（设备使用人之间自行交换设备）、报修、盘点、检定校准、期间核查、停用、启用、报废、核销等。

比如状态正常的设备，可显示借用、归还、盘点、检定校准、期间核查等全部操作。

若设备为已借出的状态，那就无法执行借出操作，只能执行其他相关操作。

若设备已过溯源有效期的，也无法借出，只能执行检定校准或者期间核查的操作。

设备状态为轻微故障的，弹出警告对话框后允许借出，设备状态为严重故障的，只能进行保修等操作。

若设备状态为停用，只能执行启用流程等。

设备状态为报废的，只能启动核销程序。

5、只要使用相关的账户登录移动端，即可显示本账户名下所持有的设备情况。

若本人名下的设备出现异常，比如借用期限到期、设备超出溯源有效期、设备状态及其他信息变更的，软件客户端应向使用人推送一条提醒信息。

6、设备季度检查功能。

每季度对设备进行检查，在线填写设备检查表，收集运行记录（运行记录可拍照上传）等。

软件模块

1、主页：

主要显示当前提醒、待办事宜，设备概况（比如院设备总台数、总金额、各级别设备的总数，分院设备情况等），本人名下的设备情况，以及一些比如设备借领用、归还、采购申请、维修申请等常用功能，常用功能根据角色的工作职能来设置。

2、设备采购：

该模块里面细分为专用设备采购、办公设备采购、检验消耗品采购、劳保用品采购、其他物品采购，以及待采购设备一览表，设备采购审批流程。

3、设备验收：

此模块主要包含待验收设备一览表以及设备验收流程等功能。

4、设备入库：

待入库设备一览表、专用设备入库、办公设备入库、其他设备入库、消耗品入库。

设备入库流程

5、设备管理：

仪器设备一览表总表、计量器具一览表总表、办公设备一览表、计量标准一览表、其他设备一览表。

在用设备一览表、停用设备一览表、已报废设备一览表、待修设备一览表、超期未还设备一览表。

设备维修申报流程，设备保养记录流程等。

6、设备溯源管理：

包含超期未检设备一览表、超期未期间核查一览表。

专用设备、计量器具、计量标准年度检定\校准\期间核查计划表。

溯源申请审批流程。

内部校准记录流程，期间核查流程等等。

7、档案管理：

详细的设备档案信息、档案查阅或维护，档案要求可以远程查阅。

8、信息查询：

设备信息查询、个人设备查询、部门设备查询、年度设备查询等等。

9、消耗品管理：

劳保用品管理、检验工具耗材管理、办公用品管理。

10、分院管理：

单设一个模块，用于管理分院，可查看分院设备管理情况。

11、人员管理：

人员管理应该设置简单人员档案，可显示该人员的基本信息，授权使用的设备信息，持证情况，操作权限等等。

12、系统设置：

部门设置、角色及权限管理等，分级分权授权。

13、系统日志管理，所有用户登录、操作都有日志记录，可查。