办公室管理制度文档格式.docx

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4规定与程序

4.1培训需求的识别与实施

应识别从事影响质量管理体系活动的人员的能力要求，分别对新职工、在岗员工、转岗员工、各类专业人员等根据岗位职责制定并实施培训需求。

a）管理人员由办公室识别，制定并实施培训需求。

b）一线员工由各班组分别识别，制定并实施培训需求。

5程序

5.1培训内容

种类

培训内容

培训

新员工

1、公司概况、公司规章制度、质量方针和质量目标、质量和安全意识、相关法律法规、质量管理体系标准基础知识和体系文件等的培训，

2、物业分部的规章制度、服务质量、技能的培训；

3、学习服务规范、服务提供规范、质量控制要求、操作规程、安全知识、紧急情况的应变等，由各班组主管组织进行。

老员工

定期召集进行规章制度、服务质量体系标准，作业程序的培训、技能的培训，由各班组负责

岗位技能培训

保洁、护卫、维修、客服等岗位职责、业务技能培训，由各主管负责；

管理能力培训

以提高管理能力为目的针对各层次管理人员开展的培训，由办公室负责。

企业文化熏陶

开展读书活动，讨论读书心得，创建学习型团队。

由办公室负责

5.2培训的方式：

理论培训和现场培训；

1.理论培训由办公室组织；

2.现场培训由各班组主管现场指导；

5.3培训的质量控制

1.员工培训情况，填写《培训记录表》和《培训效果评价表》并存档。

2.办公室负责每位管理人员培训档案的建立和记录。

3.各班组负责每位一线员工培训档案的建立和记录。

4.办公室负责对各班组培训情况的督促和检查。

5.4相关记录/表格

a）《培训记录表》（SDJF/QDRZB-4003）

b）《培训效果评价表》（SDJF/QDRZB-4023）

采购管理制度

本程序明确了物业管理过程中所需低值易耗品的申购、领用、报废的过程管理。

以保证物业管理服务工作能顺利进行。

2.使用范围

适用于新二分部所属各项目提供服务活动所需低值易耗品的管理活动。

低值易耗品的范围：

A维修用的工具、消耗性材料、备品备件等；

D保洁用品；

B劳动防护用品；

C各项目部使用的办公用品和耐用低值物品。

3.采购办法

建立合格供方（选择三家供应商比质、比价），突击采购填写另外采购申请，就近购买。

根据创业园项目部实际情况，采购物品即买即发。

4.职责

4.1办公室负责低值易耗品的申购和日常维护及管理。

4.2办公室负责低值易耗品的采购

4.3申购班组负责验收、发放

5.工作程序

A．各班组提出采购申请，由经理批准后，方可采购购。

A.办公室进行统一采购

B.办公室建立固定资产台帐，低值易耗品台帐

C.办公室核查物品进出存情况。

A.各班组对采购物品的做好验收登记和领用登记

B.定期盘点

C.低值易耗品一般一次性摊入成本，对使用时间较长的耐用低值品，如已超过期限，经维修后仍不能继续使用的，各班组向办公室提出报废申请，经审批后，进行处理,报废品的残值收入上缴办公室财务。

6相关文件与记录

6.1《采购申请单》

6.2《物品领用登记表》

6.3盘点记录

仓库管理制度

规范仓库管理工作，确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。

新二分部所属项目部各处的仓库管理工作

3.职责

3.1办公室负责物品的采购工作。

3.2仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理库存物品的保管。

3.3办公室人员负责仓库管理工作的检查和监督。

4.程序要点

4.1库存物品的限额标准

（1）日常消耗物料的库存限额：

一般为每月平均消耗量的两倍；

特殊情况另行处理。

（2）常备的零件物品的库存限额：

一般为每月平均消耗量的3倍；

（3）各处库存物品的总额，应控制在该处管理费用收入加其他各项经营收入的总和的40%以下。

4.2物品的入库程序

4.2.1物品的入库程序：

（1）供货商将货物送到仓库

（2）仓库管理员通知办公室，陪同供应商一起到仓库验货；

（3）经验收合格的物品，清点数量准确后，仓库管理员和办公室人员在供方提供的送货单上签字。

（送货单一式三份，第一联供方留底；

第二联仓库核对好数量后交到办公室存放；

第三联用于财务结算）

4.2.2退回物品的入仓程序：

相关人员将未使用完的物品送到仓库，仓库管理员了解原因，核对数量后，用红色笔登记在《仓库领料登记表》（DWWY/QDXE-4045）,并在”备注”栏中标明“退还”.

4.3仓库物品的存放管理

4.3.1物品存放仓库的区域划分：

合格物品存放区；

不合格物品存放区；

待检物品存放区。

4.3.2仓库区域划分的方法：

（1）在货架上标识并隔离；

（2）用标签标明每个物品的品名

4.3.3仓库物品的存放要求：

（1）易燃、易爆与挥发性强的物品隔离存放，注意防火；

（2）吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时，放在干燥的地上或货架上；

（3）常用工具、材料和配件等：

不规则物品，用盒或袋装好后摆放；

规则的物品整齐的摆放在货架或地上；

（4）易碎易损的物品：

放置货架的底层、整齐的摆放在地上。

4.3.4仓库物品的领用管理。

4.3.4.1保洁物品的领用管理。

（1）每周一，将保洁主管签字确认的《领料单》交到仓库管理人员

（2）仓库管理员根据《领（借）料单》上所列品种，逐一发放，每周二上午准备号保洁人员所要领取的物品。

（3）保洁员的保洁用品每周二下午12：

30-13:

30进行领取，没有特殊情况，其他时间不得领取；

（4）保洁人员核对数量，在《仓库领料登记表》（DWWY/QDXE-4045）签字确认。

注意事项：

（1）工具类以旧换新，需要在《领（借）料单》注明退还工具的数量和损坏情况。

（2）其他部门的领用保洁用品需要凭经理签字的《领（借）料单》,到仓库办理领取手续。

4.3.4.2维修物品的领用管理。

维修物品实行随用随领；

由仓库管理员负责登记和发放。

4.4.4.3借用物品的程序：

（1）凡因工作需要借用工具的人员，应凭经理签名确认的《领（借）料单》，到仓库办理工具借用手续；

（2）仓库管理员根据《领（借）料单》，在《物品借用登记表》上做好登记。

（非公司用工借用，需要留下联系方式）

（3）仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。

4.3.5仓库物品的清点

每月20日，仓库管理员应对仓库内物品进行逐一盘点。

5.相关记录

《仓库领料登记表》（DWWY/QDXE-4045）

《领（借）料单》（DWWY/QDXE-4072）

《物品收支存报表》（DWWY/QDXE-4046）

工作环境控制管理规定

管理好各项目部的工作/服务环境，提高工作服务效率和服务产品质量的实现。

适用于新区二分所属项目部对实现服务的符合性所需的工作环境的控制。

3.1对物业办公室的环境卫生进行有效控制，每天要有专人清理，达到办公室门窗干净明亮、环境整洁，文件、办公桌椅、文书报架摆放归类明确、整齐，便于查检。

3.2各配电.间所的安检用品要摆放有序，便于及时使用，每天由值班人员清理卫生，卫生做到干净整洁，各类记录应在桌面上，便于记录使用。

3.3监控室用品要摆放有序，便于及时使用，每天由值班人员清理卫生，卫生做到干净整洁，各类记录应在桌面上，便于记录使用。

3.4服务台要随时保持整洁，不得有灰尘、水迹、手印，每天对服务台的物品加以整理，各类登记依类摆放。

桌面上不放置与工作无关的物品。

3.5接受办公室的检查。

4.规范

4．1物业办公室、配电间所、监控室的工作服务现场管理由项目部负责控制。

4．2物业用房，配电间所、监控室的工作服务现场，灯具照明完好，防盗防窃设施完好，通讯工具完好。

4．3办公用具设置要符合服务的要求，便于接待顾客。

4．4物业办公室标识要清楚，便于顾客识别。

5.相关文件

5.1程序文件

6.相关记录/表格

6.1《日常工作检查记录》（DWWY/QDXE-4122）

监控和检查管理规定

对新二分部所属各项目部管理活动的质量检查实施控制，保证顺利进行。

本程序适用于二分部所属各项目部管理服务活动的质量检查。

3.1分部经理或办公室人员负责本各班组日常运行检查督促。

3.2对于夜间安全值勤进行突击检查。

4工作程序

4.1日常检查流程

A．分部经理或办公室人员按岗位职责的要求，结合日常的检查规程/工作标准对各班组日常物业管理工作进行检查，验证标准执行情况和工作质量，形成日常工作（过程）检查记录

C．对各本项目部夜间安全值勤进行突击检查。

A．

对检查中发现的不合格，应督促责任人进行纠正，必要时应采取纠正/防措施。

A．对采取的纠正措施、纠正/预防措施应进行跟踪验证，并成记录。

A．每月分部/项目部应对部门发现的不合格进行汇总分析，并采取相应的

应措施。

6.记录