仓库程序文件.docx

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仓库程序文件

仓库管理流程

（包含门店）

1.仓库结构

公司仓库按照部门分类分为总仓和门店仓库，门店仓库分别以门店名称命名，总仓和门店仓库为总分关系，门店仓库之间为平行关系。

门店仓库日常工作由门店自行负责，总仓对门店仓库有监督、核算、管理的职责。

2.产品分类

2.1公司仓储产品按照用途分为两大类，分别为自用品与销售品。

2.1.1自用品：

公司日常经营活动中被消耗的，不能直接产生利润和通过与服务活动相结合才能产生利润的产品。

如：

办公用品、门店做服务需要的日化品等。

2.1.2销售品：

公司直接销售给客户，直接获取利润的产品。

如：

待产包等

2.2公司产品按照备库方式分为四类：

A类:

采购周期长、价格变动不大、价格整体不高、出库频率不高、有最小采购量限制的产品，适当备库，以季度消耗数量备库。

适用产品：

非OEM的国外采购产品。

B类：

采购周期长、价格变动不大、整体价格较高、出库频率不高、有最小采购量限制的产品，使用其最小采购量作为备货量。

适用产品：

公司OEM产品。

C类：

采购周期适中、价格变化大、整体价格适中、出库频率不高、无最小采购量限制的产品，不备货或只备应急量。

适用产品：

A、B、D类之外的所有产品。

D类：

采购周期适中、价格变化不大（或大）、整体价格适中、出库频率高、无最小采购量限制的产品，使用最小库存和最大库存的方式备货。

适用产品：

母婴部、办公用品等

3.物资申领、出库

3.1仓库由专人管理，其他人不得擅自取用仓库内物品。

3.2严格遵守先进先出的原则出库。

3.3领用方式有两种：

申领和申购

3.3.1申领：

公司常备物资，仓库会根据领用情况合理备库，此类物资又分为专用物资和通用物资，专用物资只能有特定部门领取，（如母婴事业部和门店事业部的专用物资），如其他部门需要领取，需通过物资所属部门同意；

3.3.1.1门店申领：

每月25日前，门店仓库清点库存，结合上月消耗和下月预约情况，制作《自用品申领单》提交店务部，经店务部审核、产品部核算后将《自用品申领单》打印两份送至仓库，《自用品申领单》一式两份，一份随货发出，另一份按单号排序留存。

仓库接单后在三个工作日内完成配货、验货、打包、发出，同时发邮件通知门店已发货，次日将发货数据录入报表。

门店收到货后，根据《自用品申领单》清点无误后，回复邮件确认。

《自用品申领单》收、发双方都需存档一年。

申领量计算公式：

申领量（到货后库存）=当季最高使用量+10%备货+申请周期消耗量

3.3.1.2母婴事业部申领：

由母婴事业部填写申领单，仓库根据《母婴部申领单》发货，双方签字确认，次日入账；

3.3.1.3通用物资：

所有部门皆可领取的物品，如胶带、工具等。

由领用部门填写《自用品申领单》，经部门主管签字确认后交产品部审核，仓库核对审核人签字后发货，收发方签字确认，次日入账；

3.3.2申购物资：

无常备库存，只在需求部门申请时才采购的物资。

仓库从采购处收到《自用品申购表》，核对采购签字。

物资到货后，在《自用品申购表》上标明到货，发货至申购人，要求其签字确认。

次日入账。

3.4销售品、赠品出库：

仓库收到销售的《XX发货单》，根据发货单配货、验货、打包发出后，在《订单跟踪记录》上详细记录物流方式、快递单号、发出日期，销售品以“销售出库”方式入账，赠品以“其它出库”方式入账。

2个工作日后查询此单快递的到货情况，如发现“问题单”，应及时联系快递公司、收货人核实货物到达情况，同时知会此单经手销售。

4.检验、收货、入库

4.1收货检验：

采购（或调拨）物资到达仓库（或门店），到后后检查外包装，如发现有严重变形、渗漏、异味、有破碎声音、严重污染、进水等现象，请当快递员面开箱查验后通知采购；也可将快递员和货物一起拍照留证，门店请第一时间将照片和损坏物资清单发送到产品部。

4.2核对：

根据《送货单》（或《自用品申领单》）核对货物品种和数量，检查有保质期和易发生霉变、生虫的产品，如发现保质期少于标准或发生霉变、生虫、发黄、其他不符合出厂标准（所生产厂家的品质控制标准）的产品，应及时反馈至采购处，无保质期标示的产品，应用不干胶在最小包装上标明到货日期作为生产日期。

4.3直发物资检查：

不经总仓直接发货至门店的产品（一般购买渠道为电子商务），门店请在收货前对产品名称、数量、品质进行检验（核对发货单），如发现问题，请第一时间致电产品部，必要时拒收。

4.4收货次日入账，并在《待入库跟踪表》上确认入库品种、数量、时间。

《送货单》（或《自用品申领单》）按日期（或单号）排序，留档一年。

5.储存

5.1仓库内以产品性质和使用部门进行分类（详见附表），门店仓库可按照使用方式进行分类。

5.2先进先出原则，产品摆放应严格遵守先进先出原则，新进产品或生产日期靠后的产品放置在货架内侧。

5.3库位固定原则，产品位置一旦确定，不可随便更改产品位置。

5.4应详细标识仓库内产品，内容包含品名、数量、进出日期等信息。

5.5设立“不合格品库”，放置因质量问题退回、过期、损坏等不能正常使用或销售的产品，产品进入该库应立刻上报处理，不得拖延。

5.6全英文产品或最小包装上无保质期的，应用不干胶在其最小包装上标识保质期和中文名称。

5.7易霉变、易生虫、气味浓烈、易污染的产品应隔离存放，必要时使用密封置物箱，防止其污染其他产品。

6.盘点

6.1盘点分为四种方式：

月盘点、季度盘点、年盘点、不定时抽查

6.2月盘点：

每月25日前完成物资盘点和调整，月盘点由仓库或门店自行发起并负责完成整个盘点程序。

6.3季度盘点：

每个季度产品部会分几次检查门店仓库自用品和销售品，并核对本季度的进出记录和当前库存是否正确，季度内每家门店必须被抽查一次。

6.4年盘点：

由财务部牵头清点公司所有仓库内的物资和公司（门店）固定资产。

6.5不定时抽查：

在发现物资数量差异过大或发现库存情况异常的情况下，产品部随时（不一定会提前通知）会对某一门店或仓库进行抽查，同时核对进出库记录和当前库存是否准确，查找问题原因。

6.5盘点流程：

每月25日前，打印空白《盘存表》，清点库存实物，将数字有差异的物资输入《盘存表》，计算帐、物差异，整理《盘存表》交上级审批，需详细注明物品差异原因，上级签字确认后方可调整库存；门店可将《盘存表》发邮件至上级部门审批，根据上级邮件批示调整库存，门店须打印上级批示邮件，附在《盘存表》后，代替上级签字。

所有盘点单据按月整理，留档一年。

严禁在未经上级审核情况下调整库存

7.调拨

7.1调拨：

是指物资在不同仓库之间移动的方式，分“调入方”和“调出方”，调拨会产生物流费用但不发生采购和销售成本，不影响公司物资总成本，调拨的凭据为《调拨单》

7.2总仓与门店仓库、门店仓库与门店仓库之间的物资流转采用调拨的方式。

7.3总仓到门店仓库的调拨，参考3.2门店申领

7.4门店之间和门店到总仓的调拨，需求门店为调入方，应答门店为调出方，由调入方自行发起，可不经公司和总仓审核，提前确认货物情况并征得对方同意后，双方邮件约定调货开始，由调出方详细填写一式两份《调拨单》，一份随货物发送给需求方，另一份自行存档，同时发邮件至调入门店；调入门店收到货后，根据《调拨单》清点货物无误后，回复邮件确认此单货物到达、数量准确，次日双方入库，调拨完成。

双方的《调拨单》需统一装订，留档一年；双方联系邮件需保留至季度盘点结束。

7.5如调拨双方门店无法达成协议，可向店务部发邮件申请协调或走申领流程（参考3.2）

8.退货

8.1退货：

自用品和销售品因生产质量问题或其它非正常原因造成产品不能正常使用或销售时，退回总仓的所经历的程序。

（产品数量过多导致的退仓不属于退货）

8.2门店退货至总仓：

门店物资需要退回给总部，需提前填写《退货申请单》发店务部审核，详细列举退货物品名称、数量、退货原因，店务部签字确认后回传通知门店发货，同时抄送产品部。

门店打印一式两份《退货申请单》，一份随货物发送至总部，一份门店自己留档，总仓检查退货名称、数量、包装、产品品质后，确认“调拨单”，退货完成。

8.3门店之间退货：

参照门店存货调拨

8.4退货产品检验：

收到退货部门（总仓和门店）需根据退货原因检查产品实际情况，如有以下情况，不可直接入库，需书面请示上级后报废或降级处理。

8.4.1销售品原包装破损或私自开封后，不可作为正品出库的；

8.4.2销售品通电试机时损坏的；

8.4.3自用品或销售品已使用过的；

8.4.4非生产质量原因导致的产品变质；

8.4.5未经备案的过期产品（保质期到期前三个月需向总部书面请示备案）；

8.4.6自用品和销售品因保管和使用不当导致损坏或不可使用（销售）的；

8.4.7未遵守销售部们制定的《销售品退货规定》同意客户退货的；

8.4.8自用品已开封或使用过的；

9.借用

9.1借用仓库内物资部门，需填写“物资借出单”，签字后领取，归还时，仓库检查是否有损坏，清点数量，签字收货。

9.2可借用物品仅限于固定资产类，不包含消耗品和产品。

9.3如特殊情况需要产品作为赠品或做展示时，可先走借用手续，根据未归还数量补开出库单，如需要开启包装，一律走申领流程；

9.4借用品发生损坏、丢失、开启包装（产品）等情况由借用人负责按价值赔偿。

10.物资品质管理

10.1保质期

●严禁使用和发放已过期或变质产品；

●产品出库（使用）时，仓库（门店）应检查产品是否在保质期以内，检查产品特性是否正常，超出保质期、霉变、生虫、发黄、异味、结块时，严禁使用，立刻更换，并且置于不合格品区，详细标识其名称、数量和置于此处原因后，及早向上级汇报。

●一种保质期产品出库完成后，应在《库存》上更新记录。

●总仓出库后，应给发送“到货确认邮件”至各门店，如收到货物名称、数量、品质等不符的反馈，应第一时间处理。

10.2呆滞品、不合格品

随时关注产品情况，如有以下情况的，请及时向上级主管部门汇报：

●化妆品类、含水（乳）纸巾类等有保质期限制的产品，2年以上保质期的产品距离到期不足6个月的，保质期1年产品距离到期不足3个月的，预计到期前无法使用完时。

数量较大时，应适当增加此时间范围；（不包含食品）

●食品类产品少于其保质期1/3（适用门店和总仓）的，并且在期间内无法使用完时；

●因项目取消或更改产生的不再使用的产品、设备、工具、广告品、包材等；

●公司策略调整、设计变化产生的不再使用的产品、设备、工具、广告品、包材等；

●单次申购数量过大，无法短期内使用完的；

●成套产品使用量不同步，造成套系中某种产品剩余的；

●各种原因导致变质的产品；

●其他原因导致的呆滞品

如已按规定期限上报即将过期产品，但总部无法给予及时的回复或处理时，请留存上报时邮件，作为产品报废申报的凭证。

10.4报废

发现产品过期无法继续使用时，直接移入不合格品库，同时制作《产品报废申请表》，注明报废产品名称、数量、规格、报废原因、建议处理方式等，上报上级审批后根据上级批示处理，根据上级批示处理产品并销账。

报废单据须留存一年。

保质期到期前三个月必须总部书面请示处理方式。

经备案后将不在追究此批物资过期的责任。

11.附件

附件1仓库管理流程图

附件2《自用品申领单》

附件3《自用品申购单》

附件4《母婴部申领单》

附件5《发货单》

附件6《产品调拨单》

附件7《退货申请单》

附件8《销售品退货规定》

附件9《产品报废申请表》