新员工培训手册行政管理版.docx
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新员工培训手册行政管理版
新员工培训手册
（行政版）
2017年5月
企业概况………………………………………………………………………2
企业架构………………………………………………………………………2
第一章市场运营部岗位职能职责…………………………………………4
第二章行政督查部岗位职能职责…………………………………………5
第三章财务部岗位职能职责………………………………………………41
第四章企业文化……………………………………………………………2
企业概况
企业架构
市场运营部职责
一、运营核心：
分析市场环境，制定市场战略，以客户为中心，以项目为手段，综合公司及客户资源降低项目成本，从而提高公司收益，实现公司近期经营目标及长远发展规划。
二、市场运营部职责
1）负责参与制定年度营销目标计划，根据公司的方针目标及行业发展趋势，制定和执行市场渠道的推广，负责公司业务推广与营销，并不断挖掘新的推广方法、渠道。
2）负责建立和完善营销信息（客户及项目）收集、处理、交流系统。
3）负责做出销售预测，提出未来市场的分析、发展方向和规划。
4）负责完成商务谈判或合作方案，执行合作，规划工作计划并能够按照进度执行。
5）负责检查业务合作伙伴的项目规范和市场行为是否符合公司要求。
6）负责相关区域客户关系维护，资源协调；
7）监控整理分析业务部门的业务资料信息，包括客户信息及项目信息；
8）统计公司业务部门销售业绩，并向公司提供市场运营分析报告；
9）合理进行广告媒体和代理上的挑选及管理。
10）制定及实施市场广告推广活动和公关活动。
11）实施品牌规划和品牌的形象建设。
12）完善、规范业务系统对外的各类文书；
13）负责公司荣誉室的建设及各种资料的收集整理（如客户感谢函、锦旗、新闻报道等）；
14）代表公司对外发布需发布的信息。
行政督查部职能职责
一、职能核心：
1、行政：
在总经理的领导下全面负责企业的行政事务，积极贯彻行政管理方针、政策，为实现上传下达和各部门之间的协调运作提供支持和后勤保障，公司管理规章制度的制定与下发；对公司人员进行岗位职能职责的全面培训；日常工作落实情况进行监督、统一协调以及人才进行合理配备，保障各部门工作正常有序开展。
1、行政事务管理协调总经理和各部门的工作，负责上传下达，协助
相关部门开展重大活动
2、会议管理
（1）安排办公会议及其他各种会议并确保按时召开
（2）负责企业各类会议安排、通知、记录和会后总结工作
3、企业文化
（1）建立公司企业文化；
（2）创办宣传栏、内部刊物等宣传公司企业文化；
（3）组织拓展训练、运动会等企业活动；
（4）对外企业形象宣传
4、固定资产和低值易耗品管理
（1）负责汇总各部门所需办公设备及办公用品的申请，组织人员购买，做好费用控制
（2）组织对企业行政性财产物资进行登记、造册并定期盘点
（3）负责安排固定资产的维修和保养工作
5、公关接待管理
（1）负责协调与政府有关部门，与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关企业的联系
（2）负责重大突发公关危机的调查和处理
（3）负责比较重要的对外接待和公关事务组织、安排和实施
（4）妥善安排外来人员的来访和接待工作
6、后勤保障管理
（1）负责维护企业的办公环境，开展绿化和保洁工作
（2）负责企业用水、用电及电话费用的结算
（3）负责企业文化的推进工作及大小型活动的组织与主持
7、文书档案管理
（1）制定企业文件管理制度，并根据管理制度制定年度文件编码，组织相关人员对企业文件、档案进行建档、保管
（2）负责企业所需文本印刷
（3）负责企业重要文稿的草拟、审核，包括工作计划和总结报告等
（4）及时处理重要文电信函的审阅、传递、下发领导签字确认的文件
（5）负责公司内部公文及通知的发放
8、网络管理
（1）负责编制计算机、信息采编和网络管理等相关制度，报上级主管审核后执行；
（2）负责计算机、服务器等系统软件和应用软件的安装、调试验收和更新工作；
（3）负责对计算机及相关设备进行统一调配，保证计算机及相关设备的合理配置和有效利用；
（4）监控公司网站、程控电话、视屏监控、局域网等系统的运行，并及时排除运营隐患；
（5）维护、修复各个系统，排除故障，确保网络设备处于良好备用状态；
（6）负责网站的策划、数据上传及更新任务；
（7）开展网络和设施安全保护的具体实施工作，包括防止外部攻击和内部信息泄露，并对网络重要数据进行备份，防止出现安全事故；
（8）负责组织各类办公操作系统知识培训，提升员工的计算机操作水平。
综合管理岗
第一节车辆管理制度
综合部负责车辆管理工作：
（一）员工私家车：
1、流程：
（1）公司所有私家车信息（车型、车牌号），核实后报综合部备案。
未提前做登记的私车，如出现公用情况，行政中心不予补贴报销。
（2）员工因公务外出需要使用私车的，外出时需从综合部领取《派车卡》（附表）并进行填写。
中科物联派车卡
车牌号：
派车日期：
年月日
出车事由：
司机签字：
部门负责人签字：
派车时间：
时分
起驶里程：
收车时间：
时分
终驶里程：
①出车事由需据实填写完整，因维护个人客户、加盟商或对接资金等原因使用私车，公司不予补贴油耗；出车事由需在出车人（司机）签字后报知所属部门负责人，确认出车事由真实性并签字确认。
②出车时填写派车时间、起始里程并将车辆起驶里程数拍照后通过QQ或微信形式传至车辆管理员处，收车时填写收车时间、终驶里程并将终驶里程数拍照后传至车辆管理员处备案留存，照片上传时间必须与派车与收车时间点相吻合，不得弄虚作假，收车后将实际行驶公里数填写完整并第一时间将派车卡交至车辆管理员处，如当日收车时间较晚最迟于次日下班前上交，未按此规定执行者不予以报销私车公用费用。
实际行驶公里数:
实际油补费用（元）：
车辆管理员签字：
表
附：
填写注意事项
①出车事由需据实填写完整，因维护个人客户、加盟商或对接资金等原因使用私车，公司不予补贴油耗；出车事由需在出车人（司机）签字后报知所属部门负责人，确认出车事由真实性并签字确认。
②出车时填写派车时间、起驶里程并将车辆起驶里程数拍照后通过QQ或微信形式传至车辆管理员处，收车时填写收车时间、终驶里程并将终驶里程数拍照后传至车辆管理员处备案留存，照片上传时间必须与派车与收车时间点相吻合，不得弄虚作假，收车后将实际行驶公里数填写完整并第一时间将派车卡交至车辆管理员处，如当日收车时间较晚者，最迟于次日下班前上交，未按此规定执行者不予报销私车公用费用。
③车辆管理员收回派车卡后，核实派车卡内容的真实性，并根据实际行驶公里数及油耗费用报销，计算公式（报销费用=实际公里数*每公里补助费用0.8元）核算填写完毕后签字确认。
（3）每月24日，综合部汇总当月派车卡填写《龙城金服员工私车公用油补单》（附表），交用车人签字确认后，统一报领导签字确认，交至财务作为补助依据。
中科物联员工私车公用油补单（年月）
用车人
车牌号码
用车时间
（月、日）
出发地
目的地
终驶里程
实际行驶里程数
报销金额（元）
单里程补0.8元/KM
用车人
签字确认
车辆管理员：
主任签批：
2、注意事项：
（1）私车公用期间不得办理私事；如若发现私车公用期间处理个人事宜，每次罚款50元且不予报销当月油耗补助。
（2）私车公用期间产生的一切意外情况（事故、违章、损坏等）由驾驶人承担相应责任，公司不予承担。
（3）因办公需要使用员工汽车时产生的合理的过桥过路费由公司进行承担。
第二节物资领用及采购制度
综合部负责物资管理工作：
办公用品界定：
所有使用期限不足一年，单价不足1000元的公司物资均属于办公用品范畴，包含笔记本、中性笔、垃圾袋、瓶装水、桶装水等易耗品。
（一） 办公用品领用及申购流程：
1、申领办公用品需由申领人自行填写《办公用品领用登记表》（附表4），人员领取物资需罗列领用物资明细表交领导签字后方可领用（领导不在可微信、短信、QQ审批），领用人需填写领用日期、领用部门、领用人、领用物品名称及领用数量。
办公用品领用登记表单号：
领用日期
领用部门
领用人
领用物品名称
领用数量
备注
表4
注：
（1）右上角单号由行政人员自行编写，便于后期数据统计及调用查看。
（2）未经仓库管理人员同意或登记表填写不合格者（如字迹潦草难以辨认、填写不全、由其他人代填等）不予领用物资。
2、申领人员申领非库存物品，需由申领部门领取《办公用品申购单》（附表5）并填写申领物品明细，报部门负责人签字确认后交至综合部；急需物品需在申购单备注栏标明要求到位时间，如采购人员有异议可与申购人员进行协商对要求到位时间进行相应调整。
（）部办公用品申购单（年月日）
序号
物品名称
申购数量
单价
申购总价
备注
1
2
3
4
5
6
申购人：
部门经理：
领导审批：
行政中心签收：
表5
报主任审批后交回行政中心，由行政中心统一申请费用并进行采购。
（二） 礼品、宣传用品领用流程：
各部门需要礼品、宣传品时，可到行政中心领取。
（1）首先，申领部门负责人向主任申请使用，说明使用原因，使用数量，同意后到行政中心领取。
主任不在时，微信申报。
（2）领导同意后，到行政中心填写《宣传品、礼品领用登记表》（附表6），填写领用日期、领用部门、领用礼品名称、领用数量、领用事由、领用人及备注信息。
宣传品、礼品领用登记表单号：
领用日期
领用物品名称、数量
领用事由
领用人
备注
表6
（3）申领部门申购非库存礼品，等同于办公用品申购流程；如申领已有标准设计模板宣传品，可直接联系永航商贸进行订制，订制完成后由行政中心进行入库后方可进行领用，如申领无标准设计模板宣传品，需首先联系品牌策略中心进行设计并执行上述程序。
注：
（1）领用礼品、宣传用品时，需提前至少2天与行政中心沟通库存，提前半天申请领用。
（2）严格按照《礼品领用登记表》登记的数量进行领取，不得超额或超限领用，违者对领用者罚款50元。
（三）统计与核查
（1）综合部为公司全体人员建立个人物资数据表（表7），以部门为单位，为部门所有人员单独设立物资清单。
个人物资数据表
领用单号
领用时间（月、日）
物资名称
类别（固定资产/易耗品/非易耗品）
规格
单位
领用数量
领用人
领用部门
物资状态（使用/报废/丢失）
备注
表7
（2）每月月底进行统计与核算，结合物品领用登记表将当月领用情况进行汇总，并交本人签字确认。
由仓库管理人员对领用异常情况或物资浪费情况进行筛选，上报领导进行相应处罚。
（3）员工申领物资前，仓库管理人员必须严格核查领用记录，如有重复领用或申领非配套物资，仓库管理人员将不予批准。
（4）个人领用物资损坏，将依据具体情况进行追责，人为损坏者照价赔偿；如需维修、报废，仓库管理人员需及时修改个人物资数据表。
（5）如有人员调岗或离职，仓库管理人员要根据个人物资数据表收回所有物资，重新入库，如上交物资缺损，按照原价进行赔偿。
（三）饮用水订购流程：
（1）公司饮用水各办公室人员负责，及时查看仓库饮用水剩余桶数量，及时到综合部领取水票，保证公司正常用水。
（2）及时查看剩余水票数量，在缺少情况下及时作款项申请单，领导签字后，购买水票。
第四节办公设备管理
综合部负责办公设备管理工作：
（一）办公设施的日常管理与维护
一、办公设备的使用和保养
使用设备前应严格按照操作规范操作使用，注重平时保养。
各部门经理负责监督检查。
行政中心对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。
二、办公设备维修管理
设备发生故障无法使用时，设备使用人应报行政中心处理；无法解决的由行政中心联系供应商统一报修，维修费用报销时应备齐发票、设备维修单（仅限配备维修单的设备，没有的无需填写）及行政中心的验收证明。
三、办公设备使用监督
行政中心负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
如果因个人使用不当造成设施损坏，行政中心负责维修或替换，维修或购买费用由损坏物品当事人负责缴纳。
如因工作以外情况或故意损坏公用设施的，当事人除赔偿损坏设施之外，根据情况处以200元以上罚款；如情节恶劣者，处以停职或开除处分。
第五节员工福利及工装的订制与发放
综合部负责员工福利的订制与发放工作：
注：
公司各项福利发放标准：
入职满7天员工。
一、春节福利
二、元宵节福利
三、端午节福利
四、中秋节福利
每季度中（2月，5月，8月，11月）中旬（15日左右）核对入职满一周员工名单，统一订制、采购季度福利，予以发放。
。
7、生日福利
（1）生日福利申请及发放流程：
员工生日福利：
由行政中心在员工生日前一天，订购蛋糕，于员工生日当天发放，如无特殊原因（例如员工生日当天请假或当天为公休日）必须在员工生日当天把生日福利发放给员工。
生日福利申购单
员工姓名
姓名
生日日期
备注
负责人意见
表10
第六节节能降耗监督制度
为了进一步加强节能减排工作，结合办公室工作实际情况，现制定以下节能减排工作措施：
照明灯：
办公区域：
由所在卫生区域负责部门负责，每日上班开启，下班后最后离开办公区域者进行关闭。
每日不定期抽查，未按时关闭按每次50元进行考核。
电器：
<1>空调：
工作区域空调调温保证夏季空调温度设置在26°至28°，冬季空调温度设置在18至22°，并根据实际情况随时进行调整，下班后及时关闭，如有违反每次成长基金50元。
<2>电脑：
由使用员工负责，如需外出必须及时关闭电脑。
下班（含中午）后按步骤关闭主机、显示器后方可离开公司。
上班时间超过一小时外出必须随手关闭电脑显示器，每日进行抽查。
<3>饮水机、打印机、茶具：
由所在卫生区域负责部门负责，上班后按需开启，不用时随手关闭，避免出现一直处于待机状态浪费电的现象。
下班后统一进行关闭，加班人员如需使用务必随手进行关闭，如次日上班后发现未按时关闭，落实责任到人，按每次每项50元进行考核。
<4>电源：
在保障不损坏设备的情况下在下班后随手关闭插排及插座电源，避免电能的额外消耗。
如遇阴天下雨情况请各部门及时关注天气预报，下班后拔掉所有插座上的电源线，个人工位由个人负责，公共区域由卫生区域负责部门负责。
物资：
1、笔记本、中性笔只新员工到岗后每人发放一套，日后所有员工均不再发放，如各部门因活动需领用中性笔，务必安排专人负责中性笔的保管及回收工作，活动结束后除客户带走部分外，必须全部回收并交回行政中心，丢失部分由申领部门负责人承担。
2、U盘，计算器、订书机等物资非人手一件，保证部门正常办公即可，特殊部门除外，如财务部。
文件架、笔筒一桌一套，垃圾桶两人一个已配齐，无特殊需要不予增领，如有丢失或损坏当事人进行赔偿。
文件夹、拉杆夹、档案盒等物资只允许内部使用，不允许对外发放或赠送。
特殊物资只针对特殊部门发放，如：
验钞机、票据夹等。
3、如在垃圾桶丢弃易变质物品，必须每日下班后及时倾倒。
其他情况无需每日倾倒（未超过四分之三）且垃圾袋可循环使用。
第七节日常费用缴纳
综合部负责水费、电费、固话及网费的缴纳。
1、水费：
水费每月10—15号缴费。
2、电费：
电费每月15号之前。
3、固话费及网费：
每月3—15号之间到联通营业厅缴纳。
4、各项费用缴纳前合计后报领导审批申款缴费。
纪律督查岗
第一节日常卫生、纪律制度
综合部负责卫生、纪律检查事宜：
（一）卫生、纪律检查制度：
卫生打扫时间：
上午8：
30前；下午14:
00前，无特殊原因（重要客户、加盟商参观等）严禁占用工作时间进行卫生打扫工作，以上规定如有违反，处罚相应部门全体人员倾倒全公司垃圾一周。
检查时间：
卫生检查时间为每天上午9：
00，下午14：
30， 每次检查控制在10分钟以内。
其他时间不定时随机抽查公司卫生、纪律情况。
检查内容：
1、员工仪容仪表、精神状态。
2、日常办公纪律。
3、卫生区域是否干净整洁。
4、个人工位卫生、办公用品陈设是否规范。
5、公司员工考勤情况（是否存在迟到、早退、旷工及打卡不规范情况）。
检查流程及处罚决定：
（1）早上9:
00为初查，将不合格情况以表格形式（附表11）公示在公司QQ群及微信群内，各部门依照检查结果利用中午休息时间进行整改（严禁上班时间进行整改），下午14:
50进行复查，复查不合格的进行处罚，每次每处罚款50元，并在微信群里公示。
卫生纪律检查表（2017.05.15）
序号
部门
检查结果
备注
加分项
扣分项
1
良
2
差
3
4
5
注：
请不合格的部门重视公司卫生纪律制度
表11
（2）对卫生区域出现的罚款款项，由所对应的部门负责人承担百分之五十，部门其他人员集体承担另外百分之五十；针对个人工位及日常纪律出现的罚款款项全部由个人承担。
所有罚款必须在次日下班前以成长基金的方式缴清，未按时缴纳者罚金加倍。
（3）卫生区域内人员出差或请假，请内部协调；如当天出差任务从办公室出发，必须提前打扫卫生，部门集体外派请提前通知行政中心，作出调整，如未作出说明造成无人打扫现象，对相应部门罚款100元以示惩戒。
卫生标准：
地面：
保持干净整洁，无水渍和脚印，无纸屑、头发、烟头等杂物。
瓷砖地面无胶痕、涂料等工业污渍，砖缝填充物不允许出现在砖面上，保持瓷砖表面镜面效果。
地毯地面无破损，无细小杂物，无脱落的毛织物，注意锋利、高温等物品的破坏。
地面与墙面连接处无任何胶体、水泥等土建材料。
墙体：
墙面保持完整，无破损和裂缝，无积尘，无蜘蛛网，禁止乱写乱画。
瓷砖墙面无胶痕，无涂料，无手印。
乳胶漆墙面保持洁白，不允许出现脚印和人为划痕。
壁纸墙面要求壁纸完整无破损或脱落现象。
墙角踢脚线黑色砖面无擦拭水渍，无胶痕、涂料，踢脚线上方凸出位置无尘土，保持整洁。
立柱：
立柱无浮尘，无胶痕，无人工涂画及损坏。
墙橱：
墙厨内外整洁一致，无积尘、污渍，墙橱内不允许存放危险品、异味及易变质物品。
窗户：
玻璃洁净透亮，无水渍与尘土，无破损，窗台无尘土，无涂料、胶痕，窗帘无尘土，窗帘位置统一调整到同一高度，统一升起至最高处，或统一落至窗台处。
门：
门面及门框无灰尘、无胶痕、无污点、无水渍；门锁无锈迹，门及门框保护膜清除干净，防盗玻璃门必须透明干净，无手印及水渍。
个人工位：
桌面保持整洁，无尘土、无手印、无水渍，文件及办公用品按要求整齐摆放，资料夹内按照文件的高低大小依次摆放，禁止杂乱无章，禁止摆放食物、玩偶等物品；抽屉干净整洁，不允许出现危险物品。
工位桌洞只允许摆放文件、资料等办公用品，不允许出现衣服、鞋子、包等私人物品。
椅子：
椅背上不允许放衣服等杂物，无灰尘，无脚印，离开座位后椅子推至工位前。
沙发及茶几：
无浮尘、手印及水渍，茶几上物品摆放整齐，沙发上不允许摆放摆放私人物品。
电脑：
显示器必须摆放在工位正中间，不允许倾斜；显示器上无尘土，无保护膜，不允许在显示器上粘贴或悬挂任何物品；主机统一放在工位下，并保持清洁，无浮尘，主机上不允许堆放任何物品。
打印机：
按照说明书正确操作，打印机正确摆放，不允许倾斜，保持打印机清洁，无尘土和水渍，保护膜清理干净。
电器类：
饮水机内外无水渍、污渍，不允许出现空烧现象，一次性纸杯必须放在饮水机下方储物柜里，并随时补充，保障正常使用；咖啡机无尘土，无水渍，及时补充原料并不允许散落在外。
吸尘机及时清理，要求吸头无线头或头发缠绕，污物盒及时倾倒，电源回归原位。
保鲜柜根据储藏物品的种类随时调整温度，无积尘和水渍，保护膜清理干净。
电视保持干净，屏幕无划痕，遥控器及接收器等配件无积尘，无污渍，保护膜清理干净。
茶具及茶盘：
无茶渍及水渍，保持干燥，差距位置摆放整齐，茶具及茶盘用完及时清理，干净的茶具必须倒扣在茶盘上，避免灰尘落入。
消毒碗及烧水壶必须及时清理水锈。
绿植：
及时浇水、施肥，叶面无污点、尘土，无黄叶、烂叶，花盆无尘土，花盆内无杂物。
线路：
整齐理顺，不允许打结、乱放，不允许出现明线路，可申请线槽、扎带。
卫生洁具：
统一摆放整齐，用完必须及时清理干净。
茶桶及垃圾桶：
如丢弃易变质物品在垃圾桶，必须每日下班后及时倾倒。
其他情况无需每日倾倒且垃圾袋可循环使用；茶桶不允许出现用过的纸杯等垃圾，垃圾桶内不允许出现水或其他液体，桶内垃圾不能超过四分之三。
白板：
无残留字迹，不允许出现水渍及尘土，白板擦保持清洁，统一放在白板下卡槽内。
挂画：
画框无积尘，无破损，保持位置正中，不倾斜偏离。
其他：
空调控制器、电源开关、地插、安全出口指示灯、排风口、消防栓、指纹机等无损坏、无污渍，不允许出现涂料、胶痕等污物，如发现有脱落现象及时报修。
1、工位上小绿植由工位上个人负责，公共办公区域大绿植为行政中心负责，办公室大型绿植由卫生区域负责人打扫。
2、现推行卫生标准公示制度：
行政中心负责在各区域设立卫生标准公式牌。
卫生区域划分完毕后行政中心下发卫生标准公式卡至各部门，各部门仔细阅读卫生标准后将卫生负责部门及负责人填写完整，如后期卫生检查过程中出现问题，按制度进行处罚。
（二）日常纪律：
1、进领导办公室必须敲门，待领导同意后方可进入，见领导须打招呼，要求落落大方、精神饱满，禁止探头探脑。
2、对年长同事要尊敬，对新调入、新入职员工要主动帮扶，同事见面要打招呼问好或点头微笑示意，禁止视而不见。
不打人、骂人。
严厉杜绝勾心斗角，小团队现象的产生。
3、上班时间必须保持卫生整洁，包括部门卫生区卫生、个人办公工位卫生，行政中心每天检查，对违规违纪现象在群内公示，对于不按规定整改的每处罚款30元。
4、禁止使用办公电话办理无关工作的事宜，违者罚款30元。
5、禁止在办公区域内打游戏、看视频、浏览与工作无关的网页等，违者每项罚款50元。
6、下班后过四关（关电脑、关空调、关电源、关窗），包括个人工位及部门负责的卫生区域，违者每处每次罚款30元。
8、发现饮水机空烧现象，对所在卫生区负责部门罚款每次50元。
9、严禁在办公区域及楼梯间、消防通道吸烟（乱丢烟头），发现一次罚款30元。
10、办公区域内（特别是开放办公区
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