行政人事部行政管理手册央企.docx
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行政人事部行政管理手册央企
**物业管理有限公司
**PROPERTYMANAGEMENTCO．，LTD．
编号：
WI/O-02
版本：
E
行政管理手册
编制：
行政人事部日期：
2008年12月10日
审核：
质量管理部日期：
批准：
____________日期：
________________
文件受控章
声明：
行政人事部工作手册未经许可，不得翻印。
责任部门：
行政人事部
序号编号标题
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24MR-001O《公司公告》
25MR-002O《拟文稿纸》
26MR-003O《发文登记表》
27MR-004O《收文登记表》
28MR-005O《收文处理专用单》
29MR-006O《印鉴使用登记表》
30MR-007O《公司总部节假日值班记录》
31MR-008O《车辆使用申请表》
32MR-009O《车辆维修申请表》
33MR-010O《车辆管理档案》
34MR-011O《车辆路桥费、停车费、油料费登记表》
35MR-012O《会议室申请单》
36MR-013O《会议签到表》
37MR-014O《刻制印章申请表》
38MR-015O《公司总部食堂就餐人员审批表》
39MR-016O《印章借用申请表》
40MR-017O《危机公关事件处理报告表》
41MR-018O《来访接待安排表》
1.0目的
明确行政管理制度及工作流程，准确履行行政工作的服务、协调、指导、管理等综合职能，确保行政办公、品牌宣传、资源配置、印鉴使用、档案管理、外事接待、后勤支持的系统化、规范化、程序化运作，为公司可持续发展提供行政保障。
2.0范围
适用于**物业管理有限公司所属部门、子公司、管理处。
3.0参考资料
3.1中国**集团《总经理办公室管理制度》
3.2**地产集团有限公司《行政公关管理制度》
3.3深圳**地产有限公司《行政管理制度》
3.4**物业管理有限公司《管理手册》
4.0解释
本手册各项规定及表格由公司行政人事部负责制订，在实施过程中的解释权归行政人事部。
1.0行政管理
1.1负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度工作总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写、审核以公司名义发言文稿。
1.2根据公司领导意见，负责安排公司的各种工作会议及公司领导办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。
1.3负责公司行政文书的处理，做好文书的登记、传递、催办、归档、立卷和行政文书档案的管理工作。
1.4负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、督办、回复。
1.5负责公司对外宣传的组织、实施，做好公司的宣传报道工作。
1.6负责公司党务工作。
1.7负责公司对外联系以及外单位来访的接待工作。
1.8负责公司及子公司印鉴管理和印章使用的审批把关，负责公司、职能部门、子公司及管理处的印鉴审批刻制工作。
1.9负责公司总部办公用品的采购、发放、登记和管理工作；负责公司写字楼电话系统的统一管理；负责公司、各子公司、管理处报刊订阅工作。
1.10负责公司总部机动车辆的调度、使用和维修保养工作。
1.11负责公司房产管理及员工宿舍的安排、管理工作，负责公司食堂的管理工作。
1.12完成公司领导交办的其它工作。
2.0人力资源管理
2.1根据国家有关劳动政策法规和企业实际运营情况，科学制订、修改公司人事管理制度、奖惩条例、绩效考核方案、员工薪金架构、福利待遇等相关制度，并报公司审批。
2.2负责保障公司人力资源的需求，办理除物管员外其他员工的录用、考核、选拔、培训、调配、续约、合同签订、离职等相关人事手续，协助相关职能部门办理物管员相关人事手续。
2.3负责对公司管理人员的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。
同时，结合职能部门意见，对基层员工任职情况进行考核并适时作出调整。
2.4负责管理层员工的职业生涯规划设计及实施。
2.5负责公司员工满意度的调查，并在此基础上向公司提出改进建议。
2.6负责公司招、调人员和年度劳动用工指标的申请及劳动年审工作。
2.7负责公司员工的社会保险、居住证及其他证件的办理工作。
2.8负责公司员工档案的管理，指导与监督公司各下属单位作好人事管理工作。
2.9负责公司员工工作纪律的检查、监督。
2.10负责专业公司人事管理制度的审批，检查、指导各下属单位人事制度的执行，以促进人力资源的开发。
2.11负责审批公司各下属单位的薪金与福利。
2.12负责审核各单位年度培训计划，根据各单位培训需求编制公司年度培训计划并组织协调，检查指导各单位培训工作的实施情况。
2.13完成公司领导交办的其它工作。
1.0全面负责公司行政人事部工作，并对行政人事部人员的工作做出合理的调度和安排。
2.0在公司分管领导的指导下，结合公司战略，制定行政人事部工作规划，并负责督促各级目标的实现。
负责行政人事部人员的绩效考核工作。
3.0负责公司公文运转，协调公司各部门、子公司、管理处关系，推动日常工作。
负责上级和外部来文来电的签收及处理工作。
4.0负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排，做好重要会议组织、安排及会务工作。
负责公司对外宣传的策划、组织、实施工作。
5.0负责组织公司员工参与社会公益活动、大型政治文化活动和文化体育活动。
6.0负责公司办公设备用品的采购审批工作。
负责公司车辆、食堂、宿舍等方面管理制度的制订、补充、完善，为各项工作提供良好的后勤保障。
7.0负责审核公司人力资源开发与管理的各项规章制度，报公司领导批准后安排实施。
8.0负责审核公司各单位定岗、定编，报公司领导批准后执行。
9.0负责提出公司管理人员、子公司部门经理级及以上管理人员招聘、录用、转正、选拔、调配、续约、职位及薪酬福利待遇调整的建议，报公司领导批准后实施。
负责管理层员工的职业生涯规划设计及实施。
10.0负责审核公司基层员工招聘、录用、转正、选拔、调配等事项，审核基层员工薪金、福利待遇调整建议。
11.0负责管理层员工个人绩效考核方案的规划，并组织对公司管理人员、子公司部门经理级及以上管理层员工的考核，提出相关建议，报公司领导批准后执行。
12.0负责公司内部培训的全面统筹工作。
13.0负责对各部门、子公司、管理处的人力资源管理工作进行指导、监督。
14.0完成公司领导交办的其他任务。
1.0党务文秘专员
1.1在行政人事部经理领导下工作，协助行政人事部经理推动日常工作，并在行政人事部经理委托期间行使职权。
1.2根据公司领导意见，负责安排公司的月度、季度、年度工作会议及公司领导办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。
1.3负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度工作总结、工作计划和其它综合性文稿，及时撰写、审核以公司名义发言文稿。
1.4负责公司红头文件、公司公告的的审核、编号、立卷、分发、存档等工作，负责相关书面文件材料的撰写、审核、发放。
1.5负责做好信息收集工作，及时发现新问题、总结新经验，编制季度信息汇编。
1.6负责公司党务工作。
1.7负责公司、职能部门、子公司及管理处的印鉴刻制、变更及注销工作。
1.8完成公司领导及行政人事部经理交办的其他工作。
2.0公关宣传专员一：
2.1在行政人事部经理领导下工作，协助行政人事部经理推动日常工作，并在行政人事部经理委托期间行使职权。
2.2协助经理负责行政人事部内部制度建设工作。
2.3协助经理负责公司大中型会议的会务工作以及重大活动的组织安排和协调工作。
2.4协助经理负责企业文化纲领的贯彻落实工作。
2.5负责具体组织和实施公司对外宣传工作及媒体的公关工作。
2.6负责与集团公司、各兄弟公司及新闻媒体就宣传出版方面进行联系、供稿和协调。
2.7负责公司大事记和统计资料的编纂工作。
2.8负责向上级行业主管部门、行业协会的资料报送工作。
2.9行政人事部的其他外联工作、来访人员接待工作。
2.10完成公司领导及行政人事部经理交办的其他工作。
3.0公关宣传专员二：
3.1负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复，并定期做好档案的立卷、归档、管理工作。
3.2负责公司日常行政事务、对外联系、各单位来访接待的管理和安排，做好重要会议组织、安排及会务工作。
3.3负责协助公司对外宣传的组织、实施，做好公司的宣传报道工作。
3.4负责牵头组织编写公司大事记。
3.5负责保密管理，抓好保密教育、保密检查和对失泄密事件的调查处理。
3.6协助完成组织和实施公司对外宣传工作及媒体的公关工作。
3.7负责向上级行业主管部门、行业协会的资料报送工作。
3.8公司及行政人事部领导安排的临时性工作和其他同事外出期间的配合工作。
4.0行政后勤专员：
4.1在行政人事部经理领导下工作，协助行政公关部经理推动日常工作，并在行政公关部经理委托期间行使职权。
4.2负责公司大型活动的组织、安排工作。
4.3负责公司写字楼维修、保养的联系工作。
4.4负责公司办公家私、总部食堂餐饮设备等资产的采购工作。
4.5办公用品的采购及管理。
4.6负责公司总部车辆的统一调度及车辆保险、养护的审批。
4.7负责公司房产的管理工作。
4.8负责公司食堂的管理工作。
4.9安排落实节假日值班工作。
4.10负责员工宿舍的建设和日常管理工作。
4.11负责公司及子公司印鉴管理和印章使用的审批把关。
4.12完成公司领导及行政人事部经理交办的其他工作。
5.0司机职责：
5.1遵守员工守则，遵守公司制定的各项车辆管理制度。
5.2坚守岗位，做好开车前的一切准备工作，任务下达后及时出车。
5.3保证安全行车，做到态度和蔼、热情。
5.4负责车辆日常保养与清洁，保持车辆内外干净整洁；定期做好车辆的检修，保持车况良好，节约各种费用，并做好行驶及维修记录。
5.5遵守交通规则。
如属个人行为违章，罚款一律由个人承担。
5.6任务完成后立即返回，不准私自出车。
5.7协助、配合做好行政人事部其他日常工作。
5.8公司领导交办的其他事宜。
6.0炊事员职责：
6.1保证个人健康、卫生，持健康证上岗，有传染性疾病者不得上岗。
6.2保证食物原材料、辅料的采购畅通、安全卫生。
6.3食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净的食物。
6.4保证食堂操作间及用餐场所的卫生清洁。
6.5保证用火、用电、用水、用气及操作安全。
6.6负责监督用餐人数；负责客餐登记。
6.7厉行节约，杜绝浪费。
6.8重大活动期间，保障员工、到访人员的及时用餐。
6.9完成领导交办的其他工作。
1.0总则
1.1为加强和改善党的领导，根据《中华人民共和国公司法》和中央及地方有关文件规定，结合公司实际，制定本条例。
1.2公司党组织处在公司政治核心地位，并依法开展活动。
2.0党组织设置
2.1根据党章规定和上级党委批准，公司设党委，在下属部门、子公司、管理处设立党的支部委员会。
2.2公司党组织根据结构的变化和党员变动情况，及时相应调整公司内党组织的设置，保证党组织体系的健全。
3.0党组织内部机构
3.1在上级党组织指导协调下，征求公司董事会意见后，公司党组织根据工作需要、高效精干的原则，设立党的委员会。
3.2党的委员会由公司党员（代表）大会选举产生，党委员会下设党委办公室。
3.3公司党委对党支部实行宏观领导和管理。
4.0领导班子与工作人员
4.1公司党委成员由5-9人组成，党支部班子为3人。
4.2按照党的干部选拔标准，选配领导班子成员。
尤其选配党性强、作风正、懂业务、会管理，有驾驭全局能力、受群众拥戴的同志担任党委书记。
5.0党组织职责与任务
5.1主要职责：
5.1.1认真贯彻执行党的路线、方针、政策，保证监督党和国家的方针、政策在本公司的贯彻落实；
5.1.2参与公司重大问题决策和人事管理工作，支持董事会和总经理依法行使职权；
5.1.3加强党组织思想、组织、作风建设，充分发挥党支部战斗堡垒作用和党员先锋模范作用。
5.1.4领导公司的思想政治工作和精神文明建设，努力建设一支有理想、有道德、有文化、有纪律的员工队伍；
5.1.5领导和支持联谊会、共青团等群众组织按各自的章程独立开展工作，协调公司内部各方面的关系。
5.2宣传和执行党的路线、方针、政策，贯彻执行党中央、上级党委和公司党组织的各项决议决定，完成各项任务。
5.3贯彻党管干部的组织原则，按照党的干部队伍四化和德才兼备的原则，负责党、政领导班子的思想作风建设，会同有关方面和部门做好公司管理人员日常教育、培养、考察、调配工作。
5.4支持董事会和总经理依法行使职权，协调好公司关系，增强公司合力。
5.5搞好全公司党员的党建理论、形势和国情教育，以及市场经济、科技知识培训，全面提高党员素质，树立良好的党员形象。
5.6加强公司各级党组织班子建设，发挥党支部的战斗堡垒作用和党员（在各自岗位上）先锋模范作用。
0020
5.7搞好党风、严肃党纪。
每个党员尤其是党员领导应自觉按党员标准规范言行、勤奋工作、廉洁自律、不搞腐败、加强纪检，对违纪党员及时处理。
5.8坚持党的组织生活，监督党员切实履行义务，维护和执行党的纪律，保障党员的权利不受侵犯。
5.9经常了解和研究党员的思想动态，帮助党员解决思想问题和实际困难。
党员要经常向组织做思想汇报。
5.10按照党员标准，做好经常性发展党员工作，注意培养优秀分子入党。
5.11有针对性、有效地开展思想政治工作，进行爱国主义、集体主义、民主与法制、道德、敬业等方面的教育，并保护、引导、发挥员工参与企业改革、经营管理的积极性。
5.12促进精神文明建设与塑造企业文化、培育企业精神相结合。
5.13密切联系群众，倾听群众呼声，接受群众的批评和监督，做好群众工作。
5.14定期或及时向上级党组织汇报工作、请示工作。
6.0工作制度与方式
6.1公司党委根据上级党委的指示精神和计划，以及本公司的工作规划，制定党组织活动计划。
6.2党支部委员会负责人可兼任适当的基层单位行政职务。
6.3为确保党组织参与重大决策，具体措施有：
6.3.1董事会成员中的党员有责任及时向党组织报告工作；
6.3.2党员领导干部增强党性观念，自觉按党的方针、政策和国家法律、法规行使职权，贯彻党组织的意图于生产经营管理决策和指挥之中；
6.3.3行政领导向党组织通报决策意向，党组织召开会议讨论研究，提出意见和建议；
6.3.4按照人事管理权限，协助上级党组织和有关机构对董事会选提出意见和建议；对公司总经理、中高级管理人员的聘任、解聘，提出意见和建议。
6.3.5适应形势变化，不断改进工作方式。
公司党委定期或不定期召开各种民主生活会、学习会、汇报会、座谈会，传达上级指示、交流思想、掌握动态、总结布置工作。
6.3.6公司党委加强对联谊支会、共青团总支的领导。
6.3.9公司党组织的活动经费由留存党费和在公司管理费中列支，日常开支由党组织书记审批。
7.0附则
7.1本条例与中央、省市党组织规定不符的，按上级党组织规定执行。
7.2本条例未尽事宜，按党章和上级党组织规定办理。
7.3本条例由公司党委负责解释和修改。
1.0文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的历史记录。
2.0公司文书档案的主管部门为行政人事部。
3.0公司文书档案的范围为：
3.1上级公司的有关方针、政策性的文件材料。
3.2其他公司总部的与公司工作密切相关的文件材料。
3.3公司总经理办公会议及重要会议的记录。
3.4公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总结、汇报等文件资料。
3.5公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。
3.6公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。
3.7新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报道材料。
3.8其他有参考利用价值的各类资料。
4.0收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。
5.0对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。
6.0充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。
7.0装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。
8.0档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。
要做到：
8.1防火、防光。
保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。
8.2防潮、防霉。
要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。
8.3防尘、防虫。
档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。
8.4保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁带。
照片保管要防潮，要收集底片并附样照。
8.5档案案卷摆放采取年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列。
9.0行政人事部积极提供文书档案为公司的经营管理和生存发展服务，提供利用的主要方式是：
9.1查阅。
即在保管档案的室内阅读需要利用的档案，但不准转抄。
9.2借阅。
将档案借走要有严格的交接签字手续，并限定归还日期。
9.3复制。
复制档案的副本或摘录要在行政人事部工作人员的监督下进行，对重要的复制件视同正本管理。
9.4咨询。
由行政人事部秘书查阅档案后，回答利用者的询问。
10.0文书档案属于公司机密，无论采取何种方式利用文书档案，都必须事先经过行政人事部经理批准。
11.0积极推行文书档案的电脑化管理，逐步增加文书档案的机读载体。
1.0收文
1.1收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。
1.2集团公司、地产集团公司、深圳地产公司、相关政府部门等单位来文，均由行政人事部统一登记编号，经行政人事部经理签署拟办意见后，送交相关领导批阅。
1.3根据阅批范围，由行政人事部负责送阅及催办，公司领导及相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政人事部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。
1.4来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。
1.5各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，并将处理意见或结果标注于收文处理专用单上，退回行政人事部归档备案。
1.6经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交行政人事部登记、收存。
2.0发文
2.1发文程度包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、分发、立卷、归档、销毁。
2.2**物业管理有限公司常用的公文种类：
决定（意见）：
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
通告：
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知：
适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。
通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
报告：
适用于向上级公司汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级公司的询问，不得夹带请示事项。
请示：
适用于向上级公司请求指示、批准，要求一文一事。
批复：
适用于答复下级单位请示事项。
函：
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。
会议纪要：
适用于记载和传达会议情况的决定事项。
2.3**物业管理有限公司公文格式及字体规则：
文号：
四号仿宋GB2312左齐
标题：
三号黑体居中
正文：
小三号，仿宋GB2312，每行28-30字，每页28-30行。
视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。
正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
附件：
正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。
成文时间：
四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准
印章：
除会议纪要外，应加盖印章（需“骑年压月”）。
抄报、抄送：
四号仿宋GB2312与正文齐
2.4公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），左侧装订。
以公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。
2.5文稿由各相关部门草拟，部门负责人核签，呈公司总经理（或授权副总经理）签发，然后交行政人事部负责审定文稿格式或语法错误，核定发文文号、范围及印发份数后发布。
2.6发布后的文稿由行政人事部进行登记、打印，发布部门和行政人事部各留存一份原件。
2.7**物业管理有限公司名义发文，其发文号为：
**物业（部门）字（年份）第（序号）号，如下：
行政人事部：
**物业行字（年份）第（××）号
财务资金部：
**物业财字（年份）第（××）号
质量管理部：
**物业质字（年份）第（××）号
安全管理事业部：
**物业安字（年份）第（××）号
工程管理部：
**物业工字（年份）第（××）号
社区文化部：
**物业社字（年份）第（××）号
公司党委：
**物业党字（年份）第（××）号
2.9**物业管理有限公司发文范围：
上行文主送：
深圳**地产有限公司
上行文抄报：
**地产集团有限公司
上行文抄送：
相关部门
下行文主送：
所属部门、子（分）公司、管理处
下行文抄报：
深圳**地产有限公司
下行文抄送：
相关部门、子（分）公司、管理处
2.10公文不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。
需公司领导及各部门周知的，由行政人事部负责传阅。
2.11属于部门或子公司职权范围的事项，应当由部门或子公司自行发文，不受公司格式限制，且只呈报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。
2.12严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。
详见行政管理表格：
1、《发文登记表》
2、《收文登记表》
1.0为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
2.0公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
公司所有员工都有保守公司秘密的义务。
3.0保密范围：
3.1公司重大决策中的秘密事项。
3.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
3.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
3.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
3.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
3.6公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
3.7其他经公司确定应当保密的事项。
3.8一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
4.0密级种类：
公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重
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