word使用技巧大全Word格式.docx
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地查看其应用后的效果，只需鼠标指向某个样式即可立即查看，省事又省时，极
大地方便了用户。
操作方法如下：
1.将光标定位在标题文本中的任意位置
2.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后在其中
单击“样式库”右下方的【其他】按钮。
3.在打开的“样式库”中，只需在给出的各种样式之间轻松滑动鼠标，标题
文本就会自动呈现出当前样式应用后的视觉效果。
6、即时翻译文档中的英文单词
具有屏幕取词功能的翻译软件可以帮助大家在阅读英文文档时流畅自如，但
如果你在使用Office的过程中还要去安装其他第三方翻译软件，那你对自己手
中的Office就太不了解了。
MicrosoftOfficeWord2007已经内置了强大的翻
译功能，与你所熟悉的桌面词典软件一样即指即翻，使用方便。
操作步骤如下：
1.在Word2007的“功能区”中，切换到“审阅”选项卡。
2.在“校对”组中，单击的【翻译屏幕提示】按钮，然后在下拉菜单中执行
【中文（中国）】命令，以此来启用屏幕取词翻译的功能。
3.将鼠标指针停留在任意一个英文单词上，相应的翻译结果就会以屏幕提示
的方式显示出来。
4.如果你还没有决定哪种样式符合心意，只需将鼠标移开，标题文本就会恢
复到原来的样子；
一旦找到了满意的样式，单击它，该样式就会被应用。
7、一次性完成文档中的所有样式设置
用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式，但又觉得这些标题样式的风
格在整体上不是很协调。
没有关系，Word2007内置了许多经过专业设计的样式
集，而每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置。
只要用户选择
了某个样式集，其中的样式设置会自动应用于全篇文档。
操作如下：
1.在默认显示于最前端的“开始”选项卡中，找到“样式”组，然后单击【更
改样式】按钮。
2.在弹出的下拉菜单中，将鼠标指针移至“样式集”子菜单项，所有样式集
选项会以菜单的方式显示在您的面前。
3.用鼠标指针滑过每个样式集，用户就可以直接在文档中预览其应用后的效
果，当确定要使用某个样式集时，只需单击它即可。
8、利用主题让文档焕然一新
文档主题是一个综合性概念，它涵盖了整篇文档的配色方案、字体方案和效
果方案，可以从整体上控制文档的基调或风格。
Word中提供的这种全新创作体
验配合实时预览功能，可以让用户更大限度地拓展自己的文档创作经验。
操作步
骤如下：
1.切换到“页面布局”选项卡，并在“主题”组中单击【主题】按钮，打开
“主题库”。
2.“主题库”以图示的方式列出了所有内置的文档主题，同样可以在这些主
题之间滑动鼠标，通过实时预览功能来试用每个主题的应用效果。
3.单击一个符合您要求的主题，完成文档主题的设置。
9、眩目封面立即呈现
专业的文档要配以漂亮的封面才会更加完美，想要不再为设计漂亮的封面而
大费周折？
当然是可以办到的，Word内置的“封面库”为用户提供了充足的选
择。
1.切换到“插入”选项卡，并在“页”组中，单击【封面】按钮，打开“封
面库”。
“封面库”以图示的方式列出了所有内置的文档封面，这些图示的大小
足以让你看清楚封面的全貌，选择非常轻松。
2.单击其中一个封面，该封面会自动被插入到当前文档的第一页中，现有的
文档内容会自动后移。
3.单击已被插入的封面中的预留输入位置（例如“年”或“键入文档标题”
等），然后输入相应的文字，一个漂亮的封面就制作完成了。
10、利用文档部件实现内容的再利用
对于某些常用文档，其中总有一些内容是固定不变的或是不会经常改变的，
例如个人简介、个人的联系信息都属于这种情况。
如果每次输入这些信息时都重
复一次，一是很可能会在输入文字和设定格式上浪费很多时间，二也非常麻烦，
利用Word中提供的“文档部件”就可以将这样的内容作为一个单独部件存储并
方便以后再次使用。
具体操作方法如下：
1.在任意一个文档中输入一些固定不变的常用信息，并为其设定美观的格式，
然后选中这些内容。
2.切换到“插入”选项卡，然后在“文本”组中单击【文档部件】按钮，并
执行下拉菜单中的【将所选内容保存到文档部件库】命令。
3.在弹出的“新建构建基块”对话框中，设置该文本部件的“名称”，并单
击【确定】按钮，完成文本部件的添加。
4.在“插入”选项卡的“文本”组中，单击【文档部件】按钮，刚才添加的
文档部件已经显示在“文档部件库”中，需要再次使用时，单击该文档部件，它
就会被插入到光标当前所在的位置。
11、使用更快捷的方法为文档插入目录
在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设
置，然后才可以将目录插入到文档中。
新版Office中操作会简单很多，它能代
替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。
操作方法
如下：
1.将光标定位在要插入目录的位置。
2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目
录库”
3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，
用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。
12、将文档共享给没有安装微软Office的用户
微软Office已经能够支持直接生成PDF文件格式，PDF是一种国际通用的
文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序（如FoxitPDF
Reader）。
要将Word2007文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装Microsoft
Office程序的用户浏览，只要将该文档转换为PDF文件格式进行保存将是一个
不错的选择。
1.在Word中打开要发布的文档。
2.在Word2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单
中执行【另存为】——>
【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。
3.为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成
从Word文档到PDF文档的转换操作。
13、快速访问自己最常用的功能
Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深
埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。
同时，Word2007也为用户提供了一种
构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一
次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。
操作方法如
下：
1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而
且需要超过一次单击操作才能使用到的？
通过在“功能区”中切换选项卡或者
浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。
2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具
栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。
3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键
单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。
这样，
“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。
14、轻松插入数学公式
在先前的Word版本中，向文档中插入数学公式是一件非常麻烦的事情。
现
在可以将这项工作进行彻底地简化。
在内置的“公式库”中可以找到很多常用的
数学公式，或者轻松构造自己的公式，而且智能化的“功能区”会在你插入公式
后，自动切换到公式的设计状态，相关的设计工具也会自动呈现在你面前。
操作
方法如下：
1.将光标定位在要插入公式的位置。
2.切换到“插入”选项卡，并在“符号”组中单击【公式】按钮，打开“公
式库”。
3.浏览“公式库”中的内置公式，并选择一个要将其插入到文档中的公式。
4.当插入该公式后，公式的“设计”选项卡就会显示在“功能区”的最前端，
这时候可以利用该选项卡中的工具对当前公式进行随意编辑。
15、给文档加水印说明
水印实际上是嵌入到文档页面背景中的一幅图片或一些文字，它们将随文档
一起打印输出到纸张上。
有时候需要向文档中添加水印，以醒目的水印来告知他
人这份文档的重要程度或特殊用途。
Word2007内置的“水印库”已经为用户准
备好了若干个现成的水印。
当然，你也可以利用水印来装裱文档，使之更加美观。
1.切换到“页面布局”选项卡，并在“页面背景”组中单击【水印】按钮，
打开“水印库”。
2.“水印库”以图示的方式罗列了内置的水印效果，用户只需单击其中一个
符合要求的水印，它就会立刻被应用到当前文档的所有页面之中。
16、让文档中的图片更加吸引眼球
图文并茂是一种非常好的文档编写方法，既能丰富文档内容，又能让人更直
观了解其中的内容。
但在之前版本的Word中，能够做的可能只是将图片插入到
文档中，并稍作修饰如此简单操作而已，图片仍然是很普通的效果。
在Word2007
中，用户对图片最终效果的控制能力远不止这些，全新的三维效果可以让图片迅
速变得更加吸引眼球。
1.切换到“插入”选项卡，在“插图”组中单击【图片】按钮，打开“插入
图片”对话框，然后从中选择要插入的图片，并单击【插入】按钮，图片就会被
插入到文档中，这一点大家应该都很熟悉。
2.图片插入后，针对图片处理的“格式”选项卡就会显示在“功能区”的最
前端，然后，你可以从“图片样式库”中选择一种内置的图片样式，每个图片样
式都包含了图片的形状、边框和效果这3种属性，随意调整。
3.为了对该图片样式的三维效果进行修改，单击【图片效果】按钮，并在下
拉菜单中将鼠标指针指向【三维旋转】，然后从“三维旋转库”中选择一种内置
的三维旋转效果即可。
17、如何告知他人这是最终版本的文档
当你对某个文档进行编辑或修改，并确定该文档已经最终完成之后，很可能
不希望阅读这个文档的其他人再对其进行任何修改。
为了提醒其他人留意，要么
你可以在文档的第一行用“请不要修改此文档！
”之类的语句来告知读者，但会
影响到整个文档的美观性，而且让别人觉得你不够专业；
其实使用全新的“标记
为最终状态”功能就能完美解决这个问题。
1.打开或新建一个Word2007文档，对其进行编辑或修改，直至确定将其作
为最终版本。
2.单击【Office按钮】，并从菜单中执行【准备】——>
【标记为最终状态】
命令。
3.执行该命令之后，Word2007会弹出一个提示对话框，让你确认这次标记
行为。
只要你确定过后，文档的状态属性将被设置为“最终状态”，并禁止任何
人的编辑、修改或保存操作，而且会在状态栏中显示“标记为最终状态”图标，
当别
18、快速创建与格式化表格
大家都知道表格是一种用于整理数据的有效方式，但普通的数据表格阅读起
来却又是一件非常枯燥的事情。
如果能用最快的速度和最少的工作量来让自己的
表格变得与众不同、精美别致，那一定会让阅读者更乐于浏览。
实现这一招其实
也不难，操作如下：
1.在Word中插入表格，首先切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单
击【表格】按钮，并在下拉菜单的“插入表格”区域中以滑动鼠标的方式指定表
格的行列数目，确定后单击即可将指定行列数目的表格插入到文档中
2.完成自己的表格填充工作。
3.确保光标仍处于表格范围之内，并在表格的“设计”选项卡的“表样式”
组中，通过实时预览方式为表格指定内置的样式，表格迅速变得美观很多。
19、保存常用的表格到“快速表格库”
虽然上面提到Word2007为快速制作美观而专业的表格提供了良好的支持，
但相信任何用户也不愿意总是进行重复劳动，反复制作某一个常用的表格。
Word
中其实提供了一种更加快速创建常用表格的方法——“快速表格库”功能，该表
格库现已包含了若干个创建好的表格模板，另外也可以将自己制作好的常用表格
加入到该表格库中，以便随时快速调用。
1.在包含常用表格的文档中，单击该表格左上角来选中整个表格。
2.切换到“插入”选项卡，在“表格”组中，单击【表格】按钮，并从下拉
菜单中执行【快速表格】——>
【将所选内容保存到快速表格库】命令。
3.在打开的“新建构建基块”对话框中，为该表格设置“名称”属性，并单
击【确定】按钮，表格就迅速被添加到“快速表格库”中了。
4.每当需要插入该表格时，只需打开“快速表格库”并从中单击它即可
20、在Word2007模板中修改样式
第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单击显
示样式窗口按钮，如图所示。
第2步，在打开的“样式”窗格中右键单击需要修改的样式，并在打开的快
捷菜单中选择“修改”命令，如图所示：
第3步，打开“修改样式”对话框，根据实际需要对该样式的名称、格式等
项目进行修改，然后选中“基于该模板的新文档”单选框，并单击“确定”按钮，
如图所示。
21、在Word2007“管理样式”对话框中修改样式
第1步，打开Word2007文档窗口，在“开始”功能区的“样式”分组中单
击显示样式窗口按钮，如图所示。
第2步，在打开的“样式”窗格中单击“管理样式”按钮，如图所示。
第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“编辑”选项卡。
在“选择要编
辑的样式”列表中选择需要修改的样式，然后单击“修改”按钮，如图所示。
第4步，在打开的“修改样式”对话框中根据实际需要重新设置该样式的格
式，并单击“确定”按钮，如图所示。
第5步，返回“管理样式”对话框，选中“基于该模板的新文档”单选框，
并单击“确定”按钮，如图所示。
22、巧妙去除Word2007页眉中碍眼的横线
使用Word2007编辑文档时，如果给文档加上页眉又去掉后，页眉中的那条横
线却仍然存在着。
该如何将其去掉呢？
双击文档中的任意页面的页眉，使页眉处于编辑状态;
在“开始”选项卡，
单击“样式”组的对话框启动器；
在“样式”窗口，指向“页眉”，并单击其后出现的三角箭头，再单击“修
改”；
在“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，再单击“边框”；
在
“边框”选项卡的“设置”标题下，单击“无”；
两次单击“确定”按钮，依次关闭对话框
23、内置工具帮你进行四则运算
一、请“计算”出山
虽然Word2007提供了“计算”工具，但似乎因为功能简单而有点羞于见人
的味道，所以“计算”深藏不露。
如欲使用，需先行将其请出山，方法如下：
1.右键单击快速访问工具栏，然后从快捷菜单中单击“自定义快速访问工具
栏”。
2.在“从下列位置选择命令”框中，单击“不在功能区中的命令”，然后在
下面的命令列表中，找到并单击“计算”，再单击“添加”按钮。
3.“确定”按钮。
至此，“计算”按钮就出现在快速访问工具栏中了。
如果
以后不再需要这个“计算”按钮了，可以右键单击该按钮，然后从弹出的快捷菜
单中单击“从快速访问工具栏删除”将其删除。
二、“计算”的作用
在Word2007文档中，“计算”工具将所选内容看作一个数学表达式并计算其
结果，然后在状态栏显示结果，同时将结果复制到“剪贴板”中。
“计算”工
具仅能够进行简单的四则运行，提醒大家其支持的运行符按优先级别排列如下：
1.（）——括号，支持嵌套。
2.^——乘幂运算，如（3^2）。
3.*、/——乘法、除法运算，如3*3、3/3。
4.-、+——减法、加法运算，如3-1，3+1。
三、“计算”的使用
知道了以上这些，“计算”的使用也就很简单了。
比如，你可以在文档中键
入算式“44^（2/3）+989*7-956”，然后选中这个算式，再单击快速访问工具栏中
的“计算”按钮即可在状态栏左端看到计算结果。
由于该结果已经被复制到“剪
贴板”中，所以你还可以使用“粘贴”命令将计算结果插入到文档中呢!
24、轻松删除首页页码
在Word文档中插入页码是很容易的事情，不过在实际办公应用中情况多变，
我们需要有针对性的设置来满足实际需要。
例如：
我们制作的文档首页（第一页）
为封面，那我们自然不希望首页上有页码了，文档编号实际上从第二页开始的，
下面我们就来看看Word2007中是如何解决这一问题的。
打开Word2007，切换选项卡为“插入”。
Office2007不愧为迄今最为华
丽的办公软件，Word2007中就算是插入“页脚”的简单功能也异常豪华，系统
一共内置了24套模版供选择。
点击“页脚”，系统会自动显示内置的“页脚”
模版预览，任意选择所需即可，如图1。
图1
现在“页码”就成功插入了，文档首页被标记为1，这样的结果并不意外，
接下来我们就来去除首页的页码。
不要关闭“页眉和页脚工具”（如果已经关闭，
双击页眉、页脚即可打开），在“选项”中勾选“首页不同”，可以看到首页的
页码编号已经不复存在了，如图2。
图2
设置到这里还没完，首页页码虽然删除了，但是Word文档第二页的页码依
然标记为2，而我们需要它的编号为1，我们还需要做设置修改。
继续停留在“页
眉和页脚工具”，鼠标点击“页码”，在下列菜单中选择“设置页码格式”，如
图3。
图3
进入“页码格式”对话框，设置“页码编号”，将“起始页码”的值设置为
0，点击“确定”完成，如图4。
图4
25、将Ribbon最小化
Office2007界面上最大的变化就是使用了它称为“Ribbon”。
它替代了传
统的菜单和工具条，并将你所需要的所有东西都组织到了各个选项卡中。
在Word
中所具备的选项卡包括：
开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅和视图。
所
有的东西都被分散到这些选项卡中，这样你就能够更容易地找到它们。
能够很好地适应Ribbon的使用，但有时还是会觉得它占用了屏幕上的一些
空间。
而幸运的是，它可以被最小化，只留下选项卡的选项。
要这么操作，你只
需要在Ribbon中任何地方点击鼠标右键。
当你右键点击之后，有一个选项就是
“功能区最小化”，点击这个选项之后，如图2所示，你就会发现你的整个屏幕
空间都可以用来工作了。
要返回原先的状态，同样只需要在上面点击右键并选择相同的选项即可。
26、显示标尺
如果你在进行表格处理的工作，那么如果有标尺可用的话，也许会对工作更有帮
助。
在默认情况下，你是无法在屏幕的顶部和边上看到标尺的。
查看标尺的一个
方法就是，将你的鼠标移到页面顶部的右边，并等待几秒钟，标尺就会显现出来。
但如果你的鼠标位置放置不正确，这样做就是无效的。
另一个方法则能够让标尺始终显示，那就是点击滚动条上方的一个小的标尺图标。
它看起来也许不那么起眼，但只要你点击它之后，标尺就会显现。
如果再一次点
击，标尺则会消失。
如果你希望用“功能区最小化”来节约屏幕上的空间，那么在此还有一个方
法能够让你很容易就访问到一些你经常使用到的功能。
我们可以在最顶部找到
“快速访问工具栏”，在默认情况下，“保存”按钮是一直都在上面的。
你还可以
将任何你希望能够在这个工具栏上快速访问到的功能添加进去。
例如，如果你认
为你自己经常转换字体，你所需要做的就是点击快速访问工具栏上的按钮之后，
将“字体”添加到快速访问工具栏按钮中即可。
你可以完全自定义快速访问工具栏，以便你能够确实地快速访问到。
如果你
经常使用表格，频繁地改变字体，又经常需要打印，你也可以将它们一一添加到
快速访问工具栏中。
当你在处理一个较长的文档时，在其中上下滚动着实是一件令人厌烦的事，
这也许就是缩略图设计的初衷。
就像powerpoint里面的幻灯片缩略图，Word也
提供了这样的功能，让你能够在文档内对每个页面进行缩略图的预览。
尽管每个
缩略图上的文字并不能够清晰阅读，但你仍然能够利用它们在文档中进行导航。
要获得缩略图，先点击“视图”选项卡，接着在“显示/隐藏”这部分上面
找到“缩略图”，将其之前的钩选框选中。
选中之后，新的窗格就会出现在屏幕
的左边，里面会有文档中每页的缩略图。
这样就很方便你在其中进行导航，因为
每个缩略图都是可点击的。
当你点击一个缩略图的时候，在主页面中就会显示出
当页的文档。
尽管它比起PowerPoint中的缩略图预览还有所欠缺，但是当你在一个较长
的文档中进行浏览时，它就能够对你起到一些帮助作用。
27、在Word2007样式列表中排列样式顺序
通常情况下，Word2007中的样式会按照样式名称首字母的顺序进行排列，
用户可以根据实际需要按推荐排列样式，使经常使用的样式排列在样式列表的前
面，操作步骤如下所述：
第3步，打开“管理样式”对话框，切换到“推荐”选项卡。
在样式列表中
可以看到每种样式左侧都有一种推荐等级。
选中需要
升级会员 