工程项目物资集中采购实施细则暂行.docx
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工程项目物资集中采购实施细则暂行
中铁二局第五工程有限公司
工程项目物资集中采购实施细则（暂行）
第一章总则
第一条为加强对项目物资采购工作的管理，规范采购流程与行为，确保物资采购活动公开、公平、公正、有序、高效进行，确保工程质量，最大限度地发挥集中采购产生的规模效益，根据中铁二局股份有限公司《工程项目物资集中采购管理办法（暂行）》（股司工（2008）139号）等文件的规定，结合公司实际，特制定本细则。
第二章管理机构及职责
第二条公司建立工程项目物资集中采购管理机构和物资管理全过程责任制度，明确职责，形成分工负责、协调配合、上下贯通的物资集中采购管理体系和专业优势突出、精干高效的运行机制。
第三条物资集中采购管理领导小组
为加强公司对物资集中采购管理工作的领导，公司成立物资集中采购管理领导小组，由公司分管物资工作的副总经理为组长，机电物资部部长为副组长，其他成员由机物、工程、成本、财会、安质、科技、法律、监审部以及纪委办、材料厂、项目部等相关负责人组成。
领导小组主要职责
1、贯彻执行中铁二局物资集中采购管理办法。
2、制定公司物资管理规章、制度。
3、指导、监督公司重大物资集中采购工作。
4、协调公司内部涉及物资集中采购的相关工作。
5、负责对公司物资集中采购主要管理人员进行廉政教育、检查监督。
第四条物资集中招标采购评标小组
公司工程项目实行招标方式采购物资，应在公司物资集中采购管理领导小组的领导下，组织评标小组进行评标。
物资集中招标采购评标小组成员为公司机物、工程、安质、科技、成本、财会、法律、监审部、纪委办、材料厂、项目部等负责人组成。
评标小组由5人以上的单数组成，其中相关的技术与管理专业人员数量不少于三分之二，组长由成员推举产生。
评标小组主要职责
1、依照招标文件规定的评标方法、评标标准和废标条款，制定评标细则，实施具体评标工作。
2、提交评标报告及提出相关建议。
3、负责推荐中标候选人或经授权确定中标供应商。
第五条相关机构主要工作职责
机电物资部
为公司物资集中采购管理工作主责职能部门，对公司所属工程项目的物资集中采购管理工作行使管理职能。
主要职责
1、组织物资采购策划，确定分承包商、片区采购中心，协调公司内部各项目材料互用，公司与业主、分包商在物资采购方面的关系。
2、负责物资集中采购标书、合同及相关文件的制作。
3、负责对项目的采购过程进行监测，初选供应商，组织合同的商谈，负责编制、修订和发布公司合格供应商名单和安全环保材料，参与项目策划。
材料厂
1、参与项目集中采购物资的市场资源调查，采购合同的商谈。
2、参与对采购物资的验收，负责对大宗物资使用中、后期的监督与管理。
财务会计部
参加采购合同审核会签，负责付款条款、保险保函的审核,办理物资集中采购资金的筹集、划拨与支付工作。
法律事务部
负责对采购合同的合法性进行审核。
成本管理部
参加采购合同审核会签及合同归集。
监察审计部
负责对招标采购的公正性进行监督。
项目经理部
参与项目前期市场资源调查、物资采购策划、供应商评价、以及物资进场验收，及时准确地向采购中心提供相关信息。
第三章物资集中采购范围
第六条除甲供、甲控、局供物资外的其它主要工程物资，均为公司集中采购管理范畴，具体参见集中采购物资目录明细表。
集中采购物资目录名细表
序号
种类
细目
1
钢材
钢筋砼用热扎光圆钢筋
钢筋砼用热扎带肋钢筋
低碳钢热扎圆盘条
预应力钢绞线
2
普通水泥
3
砼用物资
粉煤灰，外加剂
4
桥梁及桥梁结构用材料
桥梁支座、锚具、波纹管、伸缩缝、桥梁防水材料、各种模型
5
隧道用材料
防水材料、衬砌台车、软式透水管、止水带
6
路面材料
沥青、防水材料、砂石料、重油、粉煤灰、矿粉、土工布
7
二、三项料
单项合同估计在30万元以上物资
公司集中采购的物资由项目按程序报送采购计划，公司机电物资管理部根据项目的情况进行分片区或统一进行招标采购，由公司统一签订采购合同，统一下达供货计划，统一支付货款。
项目部具体执行采购合同，包括对物资的验收、使用、保管，并进行相关的核算和账务处理。
第四章集中采购物资的资金来源及付款方式
第七条各项目按当月集中采购物资计划，将所需资金按资金审批计划无条件汇缴公司财务部专用账号上，由公司财务部按合同条款约定的支付方式支付，若存在例外情况，则由公司财会部根据合同约定给项目部下达委托支付令，由项目部直接支付到相应账户上。
第五章集中采购的程序
第八条采购主体、采购方式的确定
在项目投标阶段和开工准备阶段，公司机电物资部组织项目经理部和有关部门对物资采购进行策划，并在《项目策划书》中确定采购方案，明确各类物资的采购组织主体和采购方式。
集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等采购方式。
第九条物资招标采购流程
（一）招、邀标文件准备，标底的确定
1、机电物资部负责编制采购招邀标文件，项目就招邀标文件当中的技术、商务等条款提出具体内容。
2、招、邀标文件原则应包括：
邀请、投标人须知、技术规范及要求、合同一般条款、合同特殊条款、交货计划、附件。
还应包括符合公司质量、环境、安全管理体系文件标准的要求。
3、招邀标文件由公司机电物资部、成本部、财务会计部、法律事务部负责审核会签，分管领导审批后发送。
4、由施工调查组中的机电物资部、成本部、项目经理部共同对拟采购物资的市场情况进行调查，确定标底。
（二）发布招（议）标信息，受理投标
（三）供应商资格预审
招标采购供应商和邀请报价采购供应商均应优先在公司合格供应商名录当中选择。
如果参与投标的供应商或拟邀请的供应商不在公司合格供应商名录当中，则应由采购主体负责进行供应商资格预审。
（四）供应商评价与选择
采购主体和项目必须对供应商进行资质、信誉、技术和产品质量等进行全面考察、调查、确认，根据提供产品及供应能力的综合评价结果选择供应商。
综合评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，具体规定如下表：
供应商类型
评价内容
考察
样品/样本报批
产品性能比较
供应商能力评价
采购价格评比
钢材、水泥、砂石等主要结构材料
○△
●▲
●▲
●▲
商品混凝土
●▲
●▲
●▲
重要机电设备
○△
●▲
●▲
●▲
●▲
一般机电设备
○△
●▲
●▲
●▲
土工、防水材料
○△
●▲
●▲
●▲
●▲
桥梁支座、伸缩缝
○△
●▲
●▲
●▲
●▲
砼外加剂
○
○△
●▲
●▲
●▲
零星材料
○
●▲
●▲
注：
●――必须进行的评价，○――根据合同约定和需要选用；
▲――必须保留的记录，△――该项评价进行时应保留的记录。
（五）签订采购合同
1.采购主体在与供应商商谈采购合同（订单）时，应与供应商就采购信息充分沟通，并在采购合同（订单）中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、进场日期、技术标准、交付方式以及质量、安全和环保等方面的内容，规定验收方式以及发生问题时双方所承担的责任、仲裁方式等。
2.采购主体负责组织合同拟定和会签工作。
采购合同必须在公司法律事务部提供的标准合同文本基础上，结合项目实际和采购情况进行编制。
3.采购合同由公司机电物资部、材料厂、法律事务部、财务会计部、成本部、公司分管物质工作的副总经理签署意见、公司总经理签字批准。
4.采购合同签订后，采购主体应将采购合同正本、采购合同审批会签单交成本部保存，将采购合同副本（或复印件）发至项目并对项目进行采购合同交底。
同时，公司机电物资部、材料厂保存一份采购合同副本。
（六）采购合同执行及变更
1.各项目于每年12月10日前将次年上半年需用量计划；当年5月10日前将当年下半年需用量计划报公司机电物资部，公司根据各片区需求量，在公布的物资合格供方名册中邀请投标，确定供应商。
各项目按公司签订的合同分别向所属片区的供应商提交每月计划，组织供货和收料。
2.各项目签收并汇总当月进货量，务必在当月28日前以书面资料（书面汇总资料必须有项目经理、财务主管、成本副经理或预算主管、物资主管签字）传真给公司机电物资部汇总。
3.机电物资部根据合同要求，配合项目部组织进料安排。
项目经理部组织好收料、保管、使用、核算，发票的收集列账，当月实收数量的确认与报送。
机物部、材料厂、项目部根据确认的数量讨论决定资金支付金额，交财务部审核后，报总经理批准支付。
4.采购合同变更按照公司合同管理办法相关规定执行。
采购合同变更应得到原合同审批人的审批。
第十条合格供应商名单
1．为使供应商评价与选择过程更加快捷，公司机电物资部每年发布“合格供应商名单”。
凡是名单中的供应商在参加评价与选择时，可不必再进行资格预审。
2．合同执行完毕或者每年年底，由机电物资部信息管理人员牵头，会同采购人员及项目采购人员或责任工程师对在本项目或本年度合作过的供应商进行评价，填报供应商年度评价表，修订“合格供应商名单”。
第六章集中采购的监督
第十一条公司财务部、法律部、监察审计部、机电物资部、项目经理部等部门和单位对物资集中采购进行监督、检查。
1．检查监督集中采购范围、采购方式、采购程序的执行情况，集中采购的效果和效率情况。
2．对集中采购合同的履行情况进行检查监督。
履约保证金的收缴是否及时、足额，资金结算前是否按合同要求对货物进行验收，货款支付是否按合同规定的时限和方式及时结清。
3．业主和项目对采购产品的性能、价格以及供货期和服务是否满意。
4．公司有关采购方面的文件规定是否完善、合理并简洁有效。
5．对监督中发现的问题及时采取纠正和预防措施。
6．公司机电物资部通过内审对采购过程的符合性、有效性进行监测。
7．参加物资集中采购的工作人员和评标人员，应自觉遵守保密原则和其他规定，不得对外透露采购项目的标底、投标人的投标文件、招标评审情况、谈判情况等内容；不得违反规定，采取有利于某个供应商的措施；评标人员应客观公正地履行职责，对所提出的评审意见承担个人责任，与投标人有特定关系的评标人应当主动回避；物资集中采购部门应经常向物资集中采购领导小组报告采购实施情况。
第七章责任
第十二条物资集中采购部门有下列情形之一的，由物资集中采购领导小组责令改正，并视情况报纪检监察部门追究有关主管人员和当事人的责任。
1、应当采用集中采购方式而未采用的。
2、擅自提高采购标准的。
3、与供应商违规串通的。
4、开标后与投标人擅自进行协商谈判的。
5、中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的。
6、拒绝财务、纪检部门的检查或者不如实反映情况、提供材料的。
7、不按公司要求及时付款的。
第十三条供应商有下列情形之一的，采购无效，由物资集中采购领导小组责令改正、给予警告，并按合同及有关规定处以罚款；给公司造成损害的，供应商应承担赔偿责任。
1、提供虚假材料，骗取采购供应商资格的。
2、提供虚假投标材料的。
3、采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。
4、与采购部门及工作人员违规串通的。
5、开标后与招标人私自进行协商谈判的。
6、中标后，无正当理由不与采购部门签订采购合同的。
7、向采购部门行贿或者提供其他不正当利益的。
第十四条物资集中采购部门工作人员不履行本实施细则，徇私舞弊、玩忽职守的，由主管部门给予行政处分，情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
第八章附则
第十五条本实施细则由机电物资部负责解释和修订。
第十六条本实施细则适用范围：
1、除局管项目（铁路项目、BOT项目）外，公司各项目按此实施细则执行。
2、二司一厂（物资设备租赁公司、机械化工程公司、南宁机械厂）按照本实施细则约定的原则自行或授权执行。
第十七条本实施细则自公布之日起施行，原五司［2002］386号《物资管理暂行办法》同时作废。
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