考勤系统人事管理.docx

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考勤系统人事管理

人事管理

1、在'人事管理＇中打开＇建立人事档案’菜单，或在工具条中点击’人事档案'。

功能：

建立员工的详细数据.

   　在此屏幕上可新增或修改员工的个人档案,其中卡号，工号,姓名,部门,入职日期，计薪方式是必须输入的项目。

ﻫ    当使用本公司的SA，SＢ的5位卡号考勤机时，当卡号的第五位＞＝5时，系统会自动减5,如输入卡号６1234时，则系统处理为11２34后变为00011２３4八位,如在输入员工档案后,发现卡号输错了，可使用’员工补卡登记'功能修改.若此员工是免卡员工,请点选取免卡一项，若此员工的人事,考勤,工资资料需要保密，请点选资料保密一项．请注意:

入职日期应为员工正式打卡上班的日期。

查询员工资料时，可点击'人事资料查询’项，屏幕如下：

想查询某一部门或组别的人事档案时,可双击左边的部门或组别。

想单独查询某员工有人事档案

时，可点击左下角的按卡号后输入卡号，或按工号后输入工号,按回车键查询．想了解员工的详细资料时，请双击员工的记录，或点击’人事资料登记＇.想进入组合查询时，请点击左上角的进入组合查询屏幕：

如上图所示,查询人事部民族为汉族且200２年１月１日以后入职的员工.

请注意：

在每选中一个条件后，请按回车键确认．

在建立人事档案时，可登记员工的相片，员工的相片请先存放在一个文件,可在ｋqwins目录下建立一个pｈoｔｏ子目录以存放员工的相片．

2、在’人事管理＇中打开’离职员工登记'菜单，或在工具条中点击'离职登记＇.

功能:

登记员工离职的资料

  　登记离职时，可按卡号或工号登记,输入卡号或工号后按回车键,屏幕显示此员工的人事档案。

输入离职日期，离职方式,离职原因，按存盘即可.当员工做离职登记后,此员工的卡号的最前一位将被改为1或以上的数字,如上图,原卡号为０0０06879，离职登记后，卡号改为100０6879，这样，原来的感应卡又可给新入职的员工使用。

   当员工做离职登记后,操作员发现此员工实际并没有离职时，可点击’取消离职＇一项，做撤消离职登记处理，这样此员工的档案将回到人事档案中，但卡号已改变，如1０00６87９,一定要使用＇员工补卡登记'功能将１0006８７9改为0０06８79.

离职员工资料查询的方法可参考’建立人事档案'中的查询方法。

3、在’人事管理’中打开'员工请假登记’菜单,或在工具条中点击’请假登记’.

功能：

登记员工请假的资料

  请假资料可新增或修改,点新增后,可选择输入卡号或者工号，然后按回车，就可以知道你所要登记的人员的姓名,再填写相应的请假时间及请假方式。

ﻫ  　请假原因可分为病假，事假，年假，补休等，若请假是带薪假，请在请假有薪选项中选取’有’当请假一天或一天以上时,请点选连续几天请假选项．当在一天之内请假时，请点选一天内请假选项。

并且输入请假起始时间。

一天内请假可分为三种情况:

1）工作期间请假

2）上班前请假

3）下班前请假

以下详细说明一天内请假的打卡情况　:

如有一班制为：

　08：

00-1２：

0０,13：

30—17：

30

   　有一员工请假时间为09：

00-１1：

0０，则为工作期间请假,此种情况请假出入不需打卡．

   有一员工请假时间为0８：

00－0９:

00，则为上班前请假，此种情况请假在请假完来上班时，需要打卡。

系统会自动改此员工当天的班制为09：

０0-12:

00,1３：

30－17：

３0ﻫ   有一员工请假时间为１０：

30－12：

00，则为下班前请假,此种情况请假在请假后下班时，需要打卡。

系统会自动改此员工当天的班制为08：

00—10：

30，13:

３0—１7：

３0

请注意请假分钟的输入，系统生成考勤数据时，当天的工作时间=班制规定的出勤时间-请假时间。

所以请假分钟最好以小时为单位.

 4、在＇人事管理'中打开＇员工补卡登记’菜单

功能:

补发或更换员工感应卡．

当员工的感应卡损坏或丢失或撤消离职登记造成卡号的改变

时,请使用此功能更新员工的卡号．

点击新增，输入原卡号卡后,按回车,系统会自动找到此人的姓名和部门

和新卡号,点击存盘即可。

如上图所示，卡号0000000１改为0003５897后，在人事档案，打

卡记录及其他资料中的卡号都改为000２６４53．

考勤管理

1、在'基本资料管理'中打开’部门班制定义＇菜单.

功能：

安排登记每个部门或组别正常情况下所上的班制（即作息时间定义中的班制）.

   本系统是具有智能排班功能的考勤软件系统，参考了数学中的模糊理论开发出了适合于感应卡电脑考勤系统的模糊处理算法:

即根据员工的打卡数据，模糊处理算法可自动识别员工当天应上什么班制.而传统的电脑考勤处理算法是先给每个员工排班，系统按照排班情况找上下班数据,此种算法工作量是比较大。

本系统同时也提供此种传统算法的功能，即'员工班制登记’．    

   在使用本系统生成考勤数据时，请先使用此功能登记每个部门可能上的班制,登记部门或组别的班制时，点击此部门或组别，按增加功能,从班制下拉列表中选取班制，按存盘即可,如上图,系统登记了保安部可能上三个班制,即保安早班，保安中班,保安夜班．

     请注意：

在部门班制定义中只要登记每个部门正常情况下要上的班制,一些每月只偶尔才上一两次的班制请不要登记在部门班制中,碰到此种班制时，请使用＇员工班制登记’功能，单独安排登记此班制。

2、在'基本资料管理＇--’基本资料定义＇中打开法定假定义菜单，

点击新增，输入日期,按回车键即可.

当在这里定义了法定假日期后,系统在生成考勤数据时，

这天不上班的将当做公休处理，上班的工作时间作为法

定加班时间处理。

3、在'考勤管理＇中打开＇汇总考勤数据’菜单.

功能:

汇总每个员工的每月的考勤数据.

选取汇总方式和汇总的年月份,如果汇总月份考勤的起始日期是跨月份时，请修改起始日期即可，点击确定开始汇总，汇总后的结果可在’报表管理＇－—＇考勤报表管理’--'出勤统计表’中查询打印.

４、在＇考勤管理’中打开'临时加班登记＇菜单．

功能：

登记临时加班的名单或加班时间.

因本系统算加班时间时，只能处理晚上加班或中午直落的加班时间，当另有其它加班时间时请使用此功能进行登记，此功能需要每个部门主管及时提供临时加班的名单。

在出勤明细表中，临时加班会体现在加班时间中，但临时加班的上下班时间并不体现在出勤明细表中。

5、在’考勤管理＇中打开'接收卡钟数据'菜单，或点击工具条上的'接收数据'

功能:

将每台卡钟里的打卡数据接收到电脑中．

   选择相应的设置,点击“确定”开始接收（此界面为本公司的SＥ2０02型号打卡钟的下载数据界面）。

当接收卡钟数据时,系统先检查上次接收的卡钟数据是否转入系统，没有转入，系统会提示先转入卡钟数据。

接收完毕后,接收到的卡钟数据将会临时存放到设置卡钟参数中定义的数据文件中。

在安装目录下（一般是c：

\kqwins\）会生成一个KQＲEC。

TXT，的文本文件。

此文件为最原始的数据。

6、在’考勤管理＇中打开’考勤数据查询’菜单。

或点击工具条上的＇考勤查询'

功能：

查询员工每天的出勤详细数据。

屏幕如下:

选取查询日期,双击部门或组别查询部门或组别的出勤数据,也可按卡号或工号查询,输入卡号或工号按回车键，即可查询.可单独查询以下情况的考勤情况:

建议查询旷工情况，只要查出旷工的原因,即可将全公司的考勤数据做好．

旷工的原因可参考生成考勤数据中的说明.

想进一步查询员工某一天的出勤详细数据数据时,可点击右上角的明细键，或双击当天的记录，即可进入如下详细屏幕:

此界面右下角是员工源始打卡数据，右上角是电脑处理的结果,左下角是电脑排班数据，左边中间是统计当天的出勤分钟，加班分钟系统情况,从上图可以知道，此员工2００3-０3-0１日是上08：

00－12：

00，13:

３０-17:

３0的班制，这天他打卡情况为迟到3人分钟。

　在此界面上可将打卡源始数据删除,点击要删除的源始记录，按键盘上的Deｌｅtｅ键。

7、在’基本资料管理'中打开’考勤制度定义'菜单

功能:

定义全公司或每个部门的考勤规章制度。

考勤制度定义各个功能介绍:

ﻫ定义迟到多少分钟不算迟到,早退多少分钟不算早退,上下班打卡前后不超过多少分钟，定义加班时间是否按加班申请算,定义最迟加班下班时间,定义周一至周日公休加班情况,定义迟到早退处理规定.

（1）定义迟到多少分钟不算迟到

如有一班制为8：

０0-12：

00，１3：

00-１7:

00

若定义为5分钟时,有一员工上午上班打卡为8：

０4，则不算迟到;

若定义为０分钟时,有一员工上午上班打卡为8:

04，则迟到4分钟；

（２）定义早退多少分钟不算迟到

如有一班制为8：

00-12:

00，1３：

００－１７:

00ﻫ若定义为5分钟时，有一员工上午下班打卡为１1：

56，则不算早退；ﻫ若定义为０分钟时，有一员工上午下班打卡为11：

５6，则早退4分钟;

（3）定义上下班打卡不超过多少分钟

如有一班制为8：

00－１2:

00,13：

０0-1７:

00

若定义为30分钟时，有一员工上午上班打卡为7:

26，则上班打卡无效,下班打卡为１２:

34,则下班打卡无效，作旷工处理;ﻫ若定义为６0分钟时，有一员工上午上班打卡为7:

26，则上班打卡有效,下班打卡为12：

34，则下班打卡有效。

建议定义为30分钟，因为30分钟以内足够时间打卡。

（4）定义加班时间是否按加班申请算

本系统有两种方法可以算晚上的加班时间

A按加班申请算

按此种方法时，请选择捠菕，系统将根据加班申请与实际打卡时间算加班时间,当申请加班时间大于实际打卡时间时,加班时间按实际打卡算，当申请加班时间少于或等于实际打卡时间时，加班时间按加班申请算．如有一员工，某天晚上申请加班2个小时19:

00—21:

0０，若此员工实际加班打卡时间为18：

5６—21：

1２或18:

5６—22:

37，则加班时间都为2小时，若打卡为18：

56－２0:

08,则加班时间为1小时。

Ｂ按实际打卡算

按此方法时,系统将根据实际打卡算，加班时间以3０分钟为一个单位,如某天晚上一员工加班打卡为1８：

5６—21:

36,则加班时间为21:

3０减19：

0０=2.５小时，若打卡为1９：

01—22：

２8，则加班时间为１9:

30减２2：

０0＝２．5小时若在作息时间定义中定义了加班上下班时间段，则系统会自动按A种算法处理．

（5）定义加班下班最迟时间

此功能主要配合按实际打卡算加班时间使用,建议为第二天的6:

３０，主要避免与第二天的上班时间造成错误．

（6）定义周一至周日考勤规定

当定义某天是公休时，系统在处理生成考勤数据时，若找不到当天的打卡数据，ﻫ系统当作公休，而不是旷工．

当定义某天是加班时,系统在处理生成考勤数据时，若找到当天的打卡数据,

系统作当天的工作时间当作加班时间。

（7）定义停工待料计算方法

打V时，提前下班一定在考勤管理的停工待料登记中登记,否则会出现旷工,不打Ｖ时，电脑自动找下班时间,没有旷工，如一员工某天上班为:

7：

30－1２:

０0，1３：

3０-18：

0０若此员工上午在10:

30下班,即当天打卡为：

７：

30-10：

30，1３:

30—18：

０0，若此选项打V,一定在停工待料登记中登记,否则电脑会判定旷工.

注：

选为空时,将会减轻操作人员的工作量，但要通知员工一定按正常上下班打卡,中途不要乱打卡，否则电脑会计算中途打卡为下班时间。

（8）定义直落登记计算方法

直落登记的意义是某员工当天最后一次下班卡不打卡,一直到加班下班后才打卡，如张三当天上班为7：

３0－1２：

00，13：

００-18：

0０,当天由于工作需要,此员工打卡为:

　7：

30—12：

00,13:

３0-2２:

30.当此选项空时,电脑会自动找到22：

30这个卡．当此选项打v时，只有在直落登记中登记名单,电脑才会判定加班，否则会显示下午旷工。

注：

选为空时，将会减轻操作人员的工作量，但不能避免故意乱打卡现象，会出现不是加班的人也算为加班，这要求行政方面加强管理.

（9）停工待料放假时间从加班时间扣除

当此选项打ｖ时，系统在汇总整月的考勤数据后，会自动从加班时间中扣除当月停工待料放假的时间,停工待料放假的时间请在停工放假登记中登记.

（1０）加班申请计算旷工

当此选项打v时,当晚有加班申请，但不来加班时，系统将旷工处理。

（１1）加班申请计算迟到

当此选项打v时，当晚有加班申请，如加班申请为:

1８:

３0——22:

00，若员工加班上班打卡时间为　18：

3６时,系统将计迟到6分钟。

当有些部门考勤制度不同时,可单独定义部门的考勤制度,特别在部门班制设置中有三班倒时,请另外定义此部门的考勤制度,将”按直落登记找加班下班卡”和＂提前下班按停工放假登记计算＂这两项打V.如定义保安部的考勤制度,如图所示：

８、在’考勤管理＇中打开’生成考勤数据＇菜单.或点击工具条上的'生成考勤’

功能：

生成每个员工的每一天的考勤结果.对应“报表管理”>〉“考勤报表管理"＞>“出现明细表”

生成考勤数据是整个系统中的核心部分,处理每个员工每天的出勤情况,包括工作时间,加班时间,迟到早退旷工情况，请假情况.可按全部或单个部门或单个员工（按卡号或工号,输入卡号或工号后按回车键）生成考勤数据，当生成完毕后,系统提示查询异常考勤情况,所谓的异常考勤情况指有迟到早退旷工的员工名单.造成旷工的原因可能有以下原因：

1）员工上下班出现迟到、早退时，故意不打卡ﻫ解决方法：

当作旷工处理

2）员工自动离职ﻫ解决方法：

将此员工作离职登记处理。

ﻫ3）员工感应卡丢失

解决方法:

补发感应卡，手工签卡登记，补回上下班时间，重新生成考勤数据。

ﻫ４）班制数据有误ﻫ解决方法：

在员工班制登记中登记此员工正确的班制,重新生成考勤数据

5）请假单或公差单没有输入

解决方法：

输入此员工的请假或公差单数据，重新生成考勤数据

6）新员工入职日期与开始上班打卡日期不符ﻫ解决方法:

在员工班制登记中登记此员工的当天为公休日班制

操作员可参考以上的旷工原因，分析每个员工的旷工情况作相应的处理．生成考勤数据的结果可在’考勤数据查询'中查询打印或在’报表管理’－-'考勤报表管理’—-＇出勤明细表＇中查询打印。

9、在'人事管理’中打开'离职员工登记’菜单，或在工具条中点击'离职登记’．

功能:

登记员工离职的资料

  登记离职时，可按卡号或工号登记，输入卡号或工号后按回车键,屏幕显示此员工的人事档案．输入离职日期,离职方式，离职原因，按存盘即可．当员工做离职登记后，此员工的卡号的最前一位将被改为1或以上的数字，如上图,原卡号为00０0687９，离职登记后,卡号改为10０06879,这样,原来的感应卡又可给新入职的员工使用。

   当员工做离职登记后，操作员发现此员工实际并没有离职时,可点击'取消离职'一项，做撤消离职登记处理,这样此员工的档案将回到人事档案中,但卡号已改变，如1000687９,一定要使用'员工补卡登记'功能将10０0６879改为0０068７9.

离职员工资料查询的方法可参考’建立人事档案＇中的查询方法．

１0、在'基本资料管理'中打开’员工班制登记'菜单,或点击工具条＇员工班制’。

功能:

登记员工某天的班制.

  　从班制中选取要登记的班制，在要排班的日期右边双击，如在3号－-星期四一栏中双击，02班制编号就出现在此栏，也就把3号更改为０2班制。

按部门或组别将人事资料选取于左边栏中,双击选取的员工到右边栏中.点击存盘。

也可以按卡号或工号登记员工的班制，输入卡号或工号按回车键，点击存盘.如要查询或修改员工的班制登记数据，请点击'排班查询’项，如下图：

双击左边的部门或组别,或按卡号或工号查询。

查询后,想修改时,请点击修改,在要修改的日期栏中输入班制的编号（这时只能输入，不可双击修改，但可在中查询）,点击存盘即可．

本系统在生成考勤数据时,首先根据此员工的所在部门或组别的班制进行处理,但最终是根据员工修改后的班制生成考勤数据.

11、在’考勤管理＇中打开＇中午连班登记’菜单。

功能：

登记中午连班的名单或中午加班时间。

此功能主要对中午加班时，不好排班需要采用手工直接输入时使用。

如有一班制为：

7：

３0－－—1２:

00，13：

３0—18：

0０

某Ａ当天打卡情况为7：

27-1２:

0２，1２：

２3-１8：

00当天中午加班6０分钟，则在上午下班为１2:

００，在下午上班为12:

30,加班分钟为６0若当整个中午都在加班时，则在上午下班和下午上班处为空，加班分钟为90分钟。

１2、在＇考勤管理'中打开’转入卡钟数据'菜单．或点击工具条上的’转入数据'

功能：

将接收到的卡钟数据转入到SｑlSeｒveｒ数据库．

点击开始进行转入卡钟数据，系统将数据文件中的记录转入到Sql　Server数据库中，并生成一个以日期为文件名的txt文件，如200202１0。

ｔｘt,即将2０0２年２月10日的打卡记录存放在kqｗｉns＼tｘt目录下的2002０210。

txt文件中。

在转入数据过程中，系统会将重复的打卡记录过滤,并会自动检查打卡数据的合法性，即是否会出现乱码，当出现乱码时,不正确的记录会出现在表格中,并提示不要清除卡钟数据．出现不确数据的可能原因：

1）卡钟质量问题,解决方法,请更换。

2）线路受到干扰，请稍候再重新接收卡钟数据

３）　数据文件格式设置有误,请在设置卡钟参数中重新设置。

当系统提示本次接收转入正确时，可将卡钟数据清除,原因是一台卡钟只能存放1600０条或3２０0０条记录，卡钟里存放过多重复的记录，会影响下载数据的速度。

上图主要功能当在Sqｌｓervｅr数据库中查询不到,但在文本文件．tｘt中查到打卡源始数据时，请使用此选项,从备份的txt文件中将打卡源始数据转入到SｑlSｅrvｅr数据库中.选取按卡号转入时，只转入单个员工的数据,不选取时，转入全公司的打卡数据。

转入的卡钟打卡源始数据可在＇考勤管理＇-—’查询卡钟数据’或＇报表管理’——＇考勤报表管理＇——'源始打卡记录报表’中查询打印。

13、在'基本资料管理'中打开’作息时间定义’菜单,

作息时间定义主要是定义全公司正常情况下可能上的班制，可以任意定义多个班制，本系统可以处理跨日上下班的情况，当班制有跨日时,请使用4８小时制定义,如有一夜班从当天晚上20：

00点上班，第二天早上0８:

00上班，其中有４小时作为加班时间，８小时为正常上班时间，定义如图所示：

在班制名称一栏中,最好按所在部门起名，如制造部有上夜班情况，则起名为制造夜班,若此班制加班是有薪的,请在’加班是否有薪'中打勾。

想查询已经定义过的班制信息时，请点击作息时间查询，如图所示:

其中:

’未知班制＇和＇公休日＇两个班制是系统预定义的,不能修改和删除

’未知班制'—－＞在系统生成考勤数据中，不能判定员工上什么班制时,以此班制       提示.

'公休日＇－-—＞操作员可在＇员工班制登记'中登记员工某天是公休日,凡是登记了公休日班制的员工，系统生成考勤数据时，不管员工是否打卡,都算为公休，无迟到,早退，旷工情况．

想查询某班制的详细数据时,可双击此班制或点击'作息时间定义'．

登记了全公司的上下班作息时间后，就可以将这些班制分配给每个部门或勤劳的蜜蜂有糖吃

员工.

即部门班制定义和员工班制登记