XX大型赛事运行规则执行手册文档格式.docx

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10、附件1:

志愿服务项目资助意向协议书·

20

11、附件2:

志愿服务项目合作协议书·

28

第X届志愿服务XX交流会定于XXXX年4月4日至5日在XXXX博览馆XX号馆举行。

本届展会定位为青少年服务专场，邀请青少年、志愿服务供应方、支持方、需求方及参与方参会。

大会现场将举办XX市青少年服务项目创意大赛。

为建立健全办会机制，进一步做好参展项目的申请、评选、培训、参展、资助、培育及社会支持资金跟踪管理服务，制定本规则。

参与各方及参与流程

（一）第X届志愿服务广交会参与各方

第X届志愿服务XX交流会组委会

主办机构：

XX市精神文明建设委员会、XX市社会工作委员会、XX市发展志愿者事业指导委员会

共青团XX市委员会

（办公室）

负责活动筹备组织

青少年服务、志愿服务供应方

面向青少年提供服务的各类社会机构、社会企业、社会组织和志愿服务组织。

青少年服务、志愿服务支持方

自愿为青少年服务项目、志愿服务项目提供经费、实物、场地、人力资源的爱心企事业单位和社会机构。

青少年服务、志愿服务参与方

自愿参与青少年服务、志愿服务的个人、团体。

青少年服务、志愿服务需求方

需要社会组织、志愿服务队伍提供专业青少年服务、志愿服务的人群或机构。

资金监管方

（资金管理）

负责对资金的入账、划拨、使用进行监管、协调和审计

项目监管方

（项目评审）

负责项目申报、评审、参展及评估工作

（二）主办方职责

1、负责活动筹办及现场组织；

2、为参展项目免费提供展位（具体面积视展区情况而定）；

3、建立参展项目长期跟踪培育及资金监管机制；

4、协助参展项目进行项目推介及宣传包装。

（三）供应方参与方式

1、项目申报：

12月31日至1月31日期间，登陆XX志愿者网（www.XXX.XXX），点击“第XX届志愿服务XX交流会参展项目申报”图标，按要求完成网络申请。

2、项目评审：

主办方组建6个专项评审委员会，选定250个左右参展项目（从中遴选部分精品及培育项目进行重点跟踪培育）。

3、项目包装：

参与主办方组织的大会参展培训，学习志愿服务项目推销及参展布展技能。

4、项目推介：

参展项目进行前期推介，自主选择参加主办方组织的集中推介活动。

达成初步资助意向的项目应签署《志愿服务项目资助意向协议书》（参考范本见附件1）。

所有参展项目在4月4日、5日举办的第X届志愿服务XX交流会上进行现场推介。

各项目执行团队自行制作项目宣传展示所需易拉宝、宣传册、音响、视频材料。

5、签订协议书：

达成资助意向的合作双方在大会现场签订《志愿服务项目合作协议书》（以下简称“《协议》”，范本见附件2）。

6、经费划拨。

XX市青少年发展基金会按照《协议》要求，在资助款项到位后在规定时间内完成经费划拨。

7、项目实施。

志愿服务供应方按照《协议》要求，实施志愿服务项目，并主动向主办方和支持方报告项目实施进度。

项目实施过程中，主办方将为每个获资助项目推荐管理架构师、项目策划师、资源拓展师进行跟踪培育。

8、项目跟踪监管：

主办方进行实时监督及跟踪培育，发现未按照《协议》实施项目有关情况的，将按照协议规定进行处理。

9、结项。

所有受资助项目应在《协议》规定的项目终止期后1个月内向主办方递交项目结项报告。

（四）支持方参与方式

1、寻求支持项目。

通过参与专场推介会、浏览主题网站（www.XXXX.XX）等途径了解参展项目，寻找有支持意向的项目。

对于有意向资助项目，填写《第X届志愿服务XX交流会支持意向登记表》，并提交给主办方。

2、签订《资助意向书》。

与供应方或主办方签订《志愿服务项目资助意向协议书》（范本见附件1）。

3、参加现场展会并签订《合作协议书》。

支持方按大会有关日程安排参与现场活动，与意向支持的项目供应方签订《志愿服务项目合作协议书》（范本见附件2）。

4、划拨款项。

签订《协议》后10个工作日内，将首期资助款划拨至广交会专项账户（余款划拨以协议书规定为准）。

5、跟踪项目实施情况。

会同主办方跟踪了解资助项目进展情况，提出改进意见和建议。

（五）需求方参与方式

1、通过参加主办方组织的专场推介会、浏览主题网站（www.XXXX.XXXX）等途径了解参展项目，寻找本机构需要引入的服务项目。

2、参与现场活动，与意向对接项目供应方进行洽谈，将相关项目引入本机构。

（六）参与方参与方式

1、通过参加主办方组织的专场推介会、浏览主题网站（www.XXXX.XXXX）等途径了解参展项目，适合的服务项目。

2、参与现场活动，与意向参与项目供应方进行洽谈，参与项目实施。

项目申报制度

第一条为规范第X届志愿服务XX交流会暨XX市青少年服务项目创意大赛项目申报工作，制订本制度。

第二条申报项目要求围绕青少年成长守护、教育培养、社会融入、职业发展、婚恋家庭、文化体育领域任一类，立足党政关注、社会热点、青少年需求。

第三条申报项目正在实施或即将实施，并持续至XXXX年底；

原则上每月开展服务不少于2次，总服务时数不少于200小时，不接受一次性的活动申报。

第四条申报项目原则上要求在XX地区内（包括从化市、增城市）开展。

第五条项目申报要求在12月31日至1月31日期间完成。

具体操作流程为：

登陆XX志愿者网（www.XXXX.XXXX）点击“第X届志愿服务XX交流会报名入口”，注册申报组织，填写组织信息，按要求完成网络申请（如已注册直接使用注册组织账号登陆申报）。

第六条项目申报要求提交以下全部材料：

1、组织机构代码证扫描件（已在工商、民政部门登记的组织机构提交）；

2、服务项目实施方案及经费预算；

3、项目负责人1寸证件彩照电子版（底色不限）；

4、项目宣传片或视频（视频长度在5分钟以内，大小不超过40MB）；

5、5-6张左右项目实施照片（照片文件名说明该照片内容，以压缩包形式上传；

6、项目申报承诺书。

第八条申报项目要求服务内容具体，具有可操作性、持续性、项目执行方案基本明确，包含项目名称、服务对象、服务内容、推进计划、活动频率、参与规模、覆盖人群、宣传推广等。

第九条申报项目要求附有详细的经费预算（主要用于交通、装备、物资、餐饮、宣传等），申请支持经费预算一般在5万元以内。

具有重点示范意义项目申请支持经费预算可酌情提高。

第十条每个组织可申报1至5个项目（其中申请支持经费预算超过5万元的不超过1个）。

第十一条前两届志愿服务XX交流会获得资助的社会组织、志愿服务团体，如协议履行过程中出现未按照项目计划完成服务、资金管理出现重大问题的，不得申请参与本次大会。

第十二条各项目申报材料一经接收，恕不退回。

项目评审制度

第一条为规范第X届志愿服务XX交流会暨XX市青少年服务项目创意大赛项目评审工作，公平、科学、合理的筛选参展项目，制定本制度。

第二条本制度适用于已按照本次大会项目申报制度要求完成资料申报的项目。

第三条大会组委会根据申报主体基本情况、项目资料填写完整性、经费使用计划对申报项目进行预审，其中：

法人团体在民政、工商等部门近3年年度审核皆为合格。

非法人志愿者团体有明确的管理团队架构，在“XX”综合管理系统注册且无违规被投诉记录，有与志愿服务专业内容资质相符的人员配备。

应具备科学合理的经费使用计划，主要用于项目业务开展、影响力提升和直接服务受益对象等方面的支出，交通餐饮补贴一般不超过总经费的15%，各支出科目单价、数量及占总经费的比例与项目服务规模、频率及宣传效果相匹配。

第五条通过初审的申报项目材料由组委会上传大会主题网页，接受市民点评，相关评论作为专家评审的重要参考。

第六条大会组委会通过定向邀请、社会报名等方式，组织各青少年服务领域专家、学者分领域组成专家评审委员会，对经网络展示的申报项目逐一进行评审甄别，确定各申报项目参展资格，评选出精品项目、推荐项目。

第七条各领域专家委员会评审结果于“XXX”系统上大会官方网页进行公示。

项目参展制度

第一条为保证项目参展方按规定布展、参展，特制定此规范。

第二条参展方需于办会前15日按组委会要求提交参会现场所需文字、图片等资料。

第三条项目方应根据大会组委会的时间进行布展，遵守大会布展安排。

第四条大会组委会将免费向参展项目提供3m*3m的展位，展位内有桌子一张、椅子两、双孔插头一个。

第五条参观人员应自觉遵守观展秩序，遇到紧急突发情况，应听从馆内工作人员指挥，迅速有序退场。

第六条老年体弱的参观者需有人陪伴照顾，儿童进馆需家长照看，以确保安全。

第七条参观人员应自觉爱护公共设施，请勿触摸展品，请勿攀爬、躺、卧、踩踏布展设施。

第八条参观人员应自觉保持环境卫生，严禁在馆内吃零食和丢弃杂物。

第九条严禁在馆内吸烟，严禁携宠物入馆。

第十条严禁携带易燃、易爆、管制械具危险品入馆。

第十一条衣冠不整，醉酒者，谢绝入馆。

第十二条损坏物品按价赔偿。

第十三条严禁在馆内滋事闹事，违者由公安机关依法处理。

资金签约制度

第一条为规范第X届志愿服务XX交流会的签约流程，明确资助方、受助方和监管方的权责利，制定本制度。

第二条XX市青少年发展基金会是本届大会授权委托资金监管机构，负责大会资金管理和登记签约工作。

第三条在大会筹办期间各推介活动中，如有资源方愿意为项目方提供资金支持，需签订《资助意向协议书》。

第四条资助方和项目方需按照《资助意向协议书》的内容如实填写各方信息，一式三份，如有错漏属无效。

第五条资助方和项目方完整填写《资助意向协议书》后，需将其中一份交与大会组委会委托的资金管理方——XX市青少年发展基金会保管存档。

第六条第X届志愿服务XX交流会受资助项目应于展会期间现场签订合作协议，其他时间签订均属无效，展会前已达成资助意向的可凭《意向协议书》在现场直接签定第X届志愿服务XX交流会《合作协议书》。

第七条资助方当天签约时，应由本单位/企业的法人代表或法人授权的人员代表到场签约，并加印本单位/企业的签章。

第八条资助方应按照协议书上的条款，在规定时间内划拨资金到指定账户，逾时未划拨或不划拨的，组委会将酌情通过电话、网络、媒体等方式进行监督，并保留法律追诉的权利。

第九条项目方如拥有独立法人账户，则需法人代表或法人授权的人员代表到场签约，并加印本组织/机构的签章；

项目方如没有独立法人账户，应找到挂靠单位，向市青基会提供其与挂靠单位的资金代理委托书，由挂靠单位法人代表或其授权的人员代表到场签约，并加印本单位/企业的签章。

资助项目培育评估制度

第一条为保障资助项目的顺利实施，做好项目的引导、扶持和培育工作，制定本制度。

第二条大会期间，主办方组织专家学者进行巡场问诊，深入了解项目实施内容，提出项目改进建议及具体措施。

第三条大会启动“三师计划”，面向社会招募社会组织管理架构师、项目策划师和资源拓展师，推荐至各参展组织、机构，协助其开展组织优化、项目包装、资源拓展等工作。

其中：

管理构架师为社会组织的建设、团队凝聚、成员培训等提供指导，导师应具有丰富的管理层工作经验，或是行政管理等相关领域专家教授，了解社会组织运作模式，熟悉企业管理、人力资源管理等工作。

项目策划师为社会组织的发展、项目开发、活动实施等提供指导，导师应具有大型活动策划经验或公益活动理论研究者和资深实践者，充分掌握品牌营销策略，善于开发创新项目。

资源拓展师为社会组织的壮大、资源筹措、资金管理等提供指导，导师应具有成功的资源拓展经历，较强的公关联络能力，熟悉公益事业市场环境和资金筹措技巧，并能对资源进行高效的整合利用。

第四条各领域专家评审委员会定期对项目进行评估，并指导项目负责团队与全市各类青少年服务、志愿服务项目实施组织交流，以密切加强各领域组织间的相互学习，共同进步。

第五条项目实施过程中，各执行团队应适时将项目实际运行情况和项目计划进行对比，注意项目开展是否有偏差，进程是否依照进程表前进，根据实际情况适时调整和完善项目。

第六条志愿服务类型项目执行团队需利用“XX”系统进行志愿者招募、录用、考勤、激励等工作，实现项目的信息化管理。

第七条大会主办方将邀请第三方机构，建立志愿服务项目评估机制，实施监控受资助项目运行情况，提出优化意见和建议，推动受资助项目和负责团队良性发展。

第八条大会精品及培育项目入驻XX青年梦工厂进行长期跟踪孵化和培育，参展项目择优邀请入驻。

第九条主办方将所有参展项目汇总编制形成《XX市青少年服务项目黄页》，纳入黄页的精品项目将授予“XX市青少年服务认证项目”称号，在开展青年地带、社区少年宫等项目招投标时按相关政策酌情给予优先资格。

资金拨付及使用管理制度

第一条为规范第X届志愿服务XX交流会资助资金的拨付和使用，制定本制度。

第二条各受资助青少年组织（团队）法人代表（或第一负责人）为财务负责人，并指定固定的财务经办人，财务负责人和财务经办人要报XX市青少年发展基金会（以下简称市青基会）秘书处备案。

第三条各受资助青少年服务组织（团队）项目经费支出主要包括项目活动用品支出、培训费用、保险费用、交通及餐饮保障费用等。

其中，活动用品中固定资产（连续使用一年以上、单价为500元及以上的用品）费用实际支出原则上不能超过总资助经费的20%；

固定资产支出需做好登记并报资助方备案；

活动产生交通及餐饮保障费用实际支出原则上不能超过总资助经费的15%。

各项目实际支出费用应与原经费预算相匹配，误差需在±

10%的范围之内。

第四条经费划付程序

1、签订《项目合作协议》

2、提交合格票据

若各受资助青少年服务组织（团队）拥有独立法人账户（或有挂靠单位托管账户）且所获项目资助款总额在3万元以下（含3万元）的，则在协议签订生效后10个工作日内向市青基会提供可供财务报销的等额正式票据。

若各受资助青少年服务组织（团队）拥有独立法人账户（或有挂靠单位托管账户）且所获项目资助款总额在3万元以上的，则在协议签订后10个工作日内向市青基会提供占甲方资助经费总额50%的等额正式票据；

余款的等额正式票据于XXXX年1月10日前向丙方提交。

备注：

票据要求：

◆票据抬头及内容信息：

票据抬头：

XX市青少年发展基金会

票据内容：

****项目经费（例如“XX行动”项目，票据内容即为XX行动项目经费）。

◆提供票据类型：

主要包括财政往来票据、XX省税务发票、划拨补助经费通知书等。

3、经费划付

若受资助青少年服务组织（团队）拥有独立法人账户（或有挂靠单位托管账户）且所获项目资助款总额在3万元以下（含3万元）的，则市青基会在收到合格等额票据之后15个工作日内向该组织（团队）划付全额项目资助款。

若受资助青少年服务组织（团队）拥有独立法人账户（或有挂靠单位托管账户）且所获项目资助款总额在3万元以上的，则市青基会在收到合格的、占资助经费总额50%的等额正式票据之后15个工作日内向该组织（团队）划付50%的首期项目资助款，剩余款项于XXXX年1月31日前划付。

若受资助青少年服务组织（团队）既没有独立法人账户也无挂靠单位托管，则由市青基会按实报实销的原则分期分批开展经费报销工作。

第五条经费的监督管理

1、市青基会秘书处依托“第X届志愿服务XX交流会监委会”（以下简称监委会）对专项资助经费使用进行跟踪管理和审计调查及绩效评估，监委会下设秘书处负责日常经费监管工作。

2、获得资助的各青少年服务组织（团队）需设立财务管理专员，负责项目资助资金的使用管理，并针对受资助的项目建立专项账目，专项记账，并积极配合监委会的资金审查工作，提交相关材料配合审计工作的开展。

第六条在项目资助的申请、使用、管理和监督工作中有弄虚作假、骗取资金、滥用职权、徇私舞弊等违法违纪行为的，按照国家有关规定追究相关单位和人员的责任，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七条凡发生下列情况之一者，资助应予撤销和终止。

1、不按照申报计划推进和完成项目；

2、不按规定要求报告资助资金使用情况；

3、项目资助资金没有专款专用；

4、审计中发现基金管理和使用存在问题，不能按要求纠正的；

5、没有按时提供合格票据的。

资助项目信息报送及反馈制度

第一条为加强对第X届志愿服务XX交流会资助项目的监管和跟踪，制定本制度。

第二条各受资助项目执行团队应使用“XX”系统进行志愿者招募、录用、考勤、激励等工作，并在大会官方主页上及时发布活动图片、新闻报道、参与者心得分享等相关信息。

第三条各受资助项目执行团队应定期邀请资助方参与项目活动（一般不少于每半年一次），现场了解项目执行情况。

第四条XXXX年3月、6月、9月、12月25日至30日，各执行团队需分别将本季度项目运行情况进行总结，并向各资助方报告项目执行情况。

第五条各受资助项目执行团队应严格按照时间节点提交季度报告总结，所报项目信息应实事求是、准确无误，不得弄虚作假。

第六条项目开展过程中，存在弄虚作假、延迟或不交季度报告等不良记录，将不得再次申报参加志愿服务XX交流会。

资助项目结项制度

第一条为保证第X届志愿服务XX交流会资助项目顺利结项，制定本制度。

第二条在指定时间内按项目书要求如实完整地完成本组织青少年服务项目，并撰写结项情况报告。

第三条结项时，资助项目应向大会组委会提交以下资料：

1、项目开展整体情况报告，包括项目实施进程、项目实施具体成果、以及社会影响等内容。

2、项目财务报告。

3、资助人、项目导师对本项目执行情况的相关评价。

第四条结项评审

大会组委会、项目资助方、领域专家对申请结项的项目进行评审，形成《评审报告》。

第五条如项目未能按期结项的，将不得再次申报参加志愿服务XX交流会。

附件1

第X届志愿服务XX交流会

志愿服务项目资助意向协议

甲方：

乙方：

丙方：

为支持社会公益事业的发展，构建XX志愿服务对接平台，全方位推进幸福XX建设，多维度强化青年服务功能，为第X届志愿服务XX交流会顺利开展提供强大支持，甲方作为志愿服务的资助方，乙方作为志愿服务项目的资金管理方，丙方作为志愿服务项目资助资金划拨管理监督方，三方本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就第X届志愿服务XX交流会项目的资助事宜，经过初步协商，达成如下合作意向：

第一条定义

除非本协议上下文另有特别注释，在本协议有关概念的含义或指称，解释如下：

1.1本协议，即指包括本协议之正文、注解、附件、补充协议等书面文件的总称呼。

1.2第X届志愿服务XX交流会，即指XXXX年4月4日、5日在XX举行的志愿服务资源对接、经验分享和领袖交流的盛会。

1.3项目资助，即指甲方意向为第X届志愿服务XX交流会参展项目提供资金、物资、场地等方面的支持。

第二条合作内容

2.1项目资助金额

经甲、乙双方友好协商，甲方同意为第X届志愿服务XX交流会提供总额为人民币万元（￥万元）的意向资助款。

2.2项目资助方式

甲方选择以下第种资助方式：

2.2.1第一种：

乙方在全面征求甲方意见的基础上，根据第X届志愿服务XX交流会最终参展项目情况，对甲方所捐赠的意向资助款进行分配管理。

在第X届志愿服务XX交流会举办期间，乙方负责联系甲方、受资助项目方共同签订确定项目资助权、责、利的三方合作协议。

2.2.2第二种：

所有意向资助款由乙方指定使用到志愿服务领域中，而资助款在该领域的额度分配则由乙方在全面征求甲方意见的基础上，根据第X届志愿服务XX交流会最终参展项目情况进行分配管理。

2.2.3第三种：

乙方指定意向资助款具体用途如下：

①资助人民币万元用于支持项目的开展；

②资助人民币万元用于支持项目的开展；

③资助人民币万元用于支持项目的开展；

④资助人民币万元用于支持项目的开展；

⑤资助人民币万元用于支持项目的开展；

（可根据实际情况添加）

在第X届志愿服务XX交流会举办期间，乙方负责联系甲方、甲方指定受资助项目方共同签订确定项目资助权、责、利的三方合作协议。

2.3资助款划付时间

甲方选择以下第种资助款划付时间：

2.3.1第一种：

自签订协议日始10个工作日内，甲方需向乙方划付全部意向资助款。

2.3.2第二种：

资助款分两次划付：

自签订协议日始10个工作日内，甲方向乙方划付意向资助款的50%，剩余款项于XXXX年12月5日前划付。

2.4资助款划付方式

甲方根据协议规定，将资助款划付到乙方以下银行账户：

收款人：

开户银行：

XX银行XXX分行

账号：

（待补充）

第三条权利与义务

3.1甲方的权利与义务

3.1.1自由选择项目资助方式，并可随时向甲方提出获取关于第X届志愿服务XX交流会参展项目信息的要求。

3.1.2自协议签订生效后即根据协议规定按期划付意向资助款。

3.1.3配合做好相关宣传推广工作。

3.1.4在第X届志愿服务XX交流会举办期间，要求与乙方、确定受资助项目方签订确定项目资助权、责、利的项目合作三方协议。

3.1.5在意向资助款经费划拨过程中，甲方需接受第X届志愿服务XX交流会监督委员会（以下简称“监委会”）与丙方的管理与监督，同时有权向监委会及丙方提出合理意见和诉求。

3.2乙方的权利与义务

3.2.1负责即时向甲方提供第X届志愿服务XX交流会参展项目的动态信息，并及时解答甲方提出的任何与项目资助相关的问题。

3.2.2在第X届志愿服务XX交流会举办期间，乙方负责联系甲方、受资助项目方共同签订确定项目资助权、责、利的项目合作三方协议。

3.2.3负责对项目资助款的日常管理和监督工作：

具体包括意向资助款的经费管理工作；

负责管理意向资助款的与第X届志愿服务XX交流会参展项目的有效对接，并告知乙方；

负责意向资助款的资金发放工作、使用情况监管等工作。

3.2.4乙方对甲方意向资助款的经费划拨、经费使用等情况进行跟踪记录，即时向“监委会”及丙方通报相关情况，并有权向“监委会”及丙方提出合理意见和诉求。

3.2.5乙方通过媒体进行跟踪报道，尤其针对甲方资金划拨事宜做到全程公开透明。

3.2.6负责围绕项目资助事宜策划组织相关宣传工作。

3.3丙方的权利与义务

3.3.