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第9期
2006年10月12日第9期 广远精益管理工作小组
目录
●白沙岭轮木匠精益管理活动手册摘录
● 广远监督/审计部综合室业务经理精益管理活动手册摘录
● 广远监督/审计部审计室业务经理精益管理活动手册摘录
● 广远监督/审计部基建审计高级主管精益管理活动手册摘录
编者按：
为帮助每位员工更好地理解精益管理的内涵，指引广大员工立足本职工作，在优化管理成本、提高工作效率和改进服务质量等方面通过实施精益管理做出实实在在的绩效。
公司编印精益管理活动手册，下发到每位员工手中。
近期，精益管理督查小组在检查工作中了解到：
各单位、各部室都能按照要求，带领员工扎扎实实地开展精益管理活动，认真填写活动手册，使精益亮点层出不穷。
但我们同时也发现了不少活动手册的填写不够规范，比较普遍存在的问题是：
对岗位职责描述过于详细，而对存在问题轻描淡写，内容抽象、不具体；原因分析内容空泛，分析不透彻、反省不深刻；改进措施的针对性和可操作性不强等。
这些问题一定程度上反映出一些岗位开展精益管理活动不够深、细、实。
因此，本期简报特摘录部分员工精益管理活动手册中的内容，从其字里行间，我们可以深刻地感受到，他们对本职工作的精、细、深、实。
同时，也期待以下摘录，能对如何填写好活动手册起到示范作用。
白沙岭轮木匠精益管理活动手册摘录
一、工作分析
（一）工作职责：
在大副和水手长领导下熟悉和执行公司的安全和环境保护方针，负责木工和其他有关工作，必要时履行水手长的职责。
（1）维修保养。
具体负责：
锚机及其外部的清洁保养和活络部分的加油，保持锚链标志清晰，定期检查锚链和锚装置的技术状况；淡水舱、压载水舱的测量管、空气管、注入管、入孔盖和污水进测量管的检查维修、保持标志或标识清晰；对舱盖板密封橡皮和压紧装置进行定期检查和维护保养；对舷窗、水密门、货舱导门等水密装置进行定期检查和维护保养；定期对导缆轮和救生艇转动部件进行加油活络；在大副指导下绘制甲板各设备活络部分牛油嘴分布示意图，以避免加牛油保养工作中的疏漏；保持各层甲板泄排水管及货舱污水井清洁和畅通；维护保养舱室通风设施和防火门；修配门窗、玻璃、锁具、钥匙、桌椅等木工工作；修船期间根据大副指示做好修理项目的监修和验收工作。
（2）其他工作。
每天至少两次测量污水井、淡水舱、压载水舱位，做好记录，发现异常，立即报告并查明原因；抵离港及抛起锚前，检查并试验锚机；进出港口、靠离移泊、抛起锚、雾中航行和其他必要情况下，按大副指示在锚机旁值守或了头，并执行备锚、起锚、系固锚、封启锚链筒口等操作；根据大副指示，负责压载水的压入、排出及加装淡水的操作，并做好记录；加装燃油前负责堵塞甲板泄水孔；装卸作业前按大副指示同甲板部人员一起及时开启舱盖，装卸完毕及时封妥舱盖；负责木工工具物料的申领、保管、清点工作，并记入册；在水手长领导下，参加甲板部维修保养工作；执行大副、水手长交办的其他工作。
（3）船舶应急。
在应急情况下，执行应急程序所规定职责。
（二）存在问题及原因分析：
（1）锚机输油管破裂，促使用油外溢、锚机不能正常工作，影响船舶抵离港（包括抛锚）进程及各种有关检查。
原因分析：
锚机油管由于使用次数过多、年月较长、又常受海浪雨水腐蚀，生锈过快。
虽然保养及清洁步骤跟得上，但仍然存在误缺。
固一旦锚机起动，油管骤然泵起，使得脆化的薄弱部位破裂。
（2）舱盖板密封橡皮出现蚀化皱裂问题。
不能起到预期的橡皮作用效果。
原因分析：
这是由于水手们在敲锈上漆作业时，有接触位置粘上油漆（主要是流漏导致），致使舱盖板密封橡皮发生自然的薄膜效应和适期的化学反应，使得橡皮变形以及龟缩。
造成橡皮不能起到完全伸张效果。
（3）有些甲板设备活络部份在加完牛油活之后会发现滑脱，致使该活络部位不能较好地保养。
原因分析：
主要原因是该部位受过一定的重物碰撞挤压致使变形，所以加上的牛油经过一会儿时间就会滑脱，没能达到预期的保养效果。
时间一久，将会造成严重的锈斑，使设备不能正常工作。
（4）舷窗、水密门、货舱、导门等水密装置在船修时，未能真正达到修理的合格要求。
原因分析：
由于船修工程较大，时间有限。
同时修理工人对本船未能较好地让海员使用，例如夹不紧，水密门亦不能到达最佳封闭效果。
二、改进方案
目标一：
锚机输油管破裂处要严格封密，不能让油溢出；使锚机恢复正常工作，并且能通过各种检查。
措施与步骤：
作好封死管道前段位置，让管后至漏油口段的油用桶接净，不能让油溢出。
而已溢出亦要处理妥当，拆下破裂管道，进行维修，并接入密封橡皮，使得管道在以后较长的日子能够正常使用，通过检查。
目标二：
使舱盖密封橡皮，特别是贴近边缘位置保持干净，不粘有油漆等污物。
措施与步骤：
首先告知水手长，让水手们平常注意各项作业，不要过界弄到橡皮。
同时装某些物质时，会弄伤橡皮，则先用保护品遮住橡皮，待完后再取下。
同时，时常要注意橡皮保护，发现污物及时铲除。
目标三：
较正好被损坏但又能自行修复的某些甲板活络部件，能够加上牛油达到预期的保养。
措施与步骤：
有些活络位置得重新更换，但是在经过自行的修复后亦能正常使用。
这样就要求木匠、机工长及水手长等部门协助。
修复归位后，该位置就能如新配件一样工作，而且最重要的是能够加好牛油，起到正常的保养维护。
目标四：
使舷窗、水密门、货舱导门等水密装置达到水密要求。
措施与步骤：
把舷窗、水密门等不到位的卸下，重新测量、计算、打孔、排位，一切比码好后，再进行安装。
安装时注意细节，努力避免不必要的返工和再修理，以节约时间和维修费用。
广远监督/审计部
综合室业务经理精益管理活动手册摘录
一、工作分析
（一）岗位职责：
负责编撰公司纪检监察工作年度计划、总结、请示报告等各类重要文件和材料；对部门内部草拟的呈报公司纪委、监督部领导签发的文稿和OA流转报送程序的审核，把好文稿质量关等。
（二）存在问题：
今年以来，随着监督、审计力度的加大，纪检监察、审计公文数量明显增加，发文质量的制约作用更加突出，成为影响部门文字综合工作时效性的关键因素。
主要表现为：
起草的文稿不够规范；逻辑性不强；文字表达不够通顺，个别用词不当或出现差错；文件整体水平欠佳等情况。
（三）原因分析：
1.个别同志对起草公文的质量不够重视，缺乏足够的内驱力；2.缺乏比较完善的发文激励考核审核机制；3.对公文的行文规范要求把握不够，纪检监察、审计公文的写作技巧和水平有待提高；4.初级审核把关不够严格，以致文件流转到综合室或部门领导，仍需作大的调整或出现文字差错。
二、改进方案
（一）目标：
争取年内监督部/审计部的发文质量有明显提高，文字差错率控制在1‰以下。
（二）措施与步骤：
1.关口前移，会审提纲。
在起草提纲阶段，业务经理或主管领导要提前跟进，加强与负责拟稿人沟通，提出要求，拟订写作提纲，理清思路，明确大方向。
避免成稿后发现思路偏差，资料准备不足，而需要花大力气进行“大手术”，不仅浪费时间，而且容易造成审核或进一步修改时避重就轻，严重影响公文的质量和水平。
2.落实三级审核，层层把关。
业务经理把好审稿第一关，初稿要满足总体要求，结构完整；综合室把好第二关，进一步规范行文和进行文字审核，防止出现错别字；监督部/审计部领导为第三关，把好政策关，站在全局的高度进行原则性、总体性审稿，作一些必要的调整。
3.加强公文写作技能培训，除了各岗位人员在实践中和参加相关业务培训时加强笔头磨练外，部门计划于今年11月份结合业务培训举办写作辅导，请专家讲课，传授公文写作的方法、技巧。
4.加强内部考核，激发提高公文写作水平的驱动力。
应将起草公文质量作为各岗位KPI关键绩效考核内容之一，建立起有效考核机制，引导和督促大家充分发挥主观能动性，切实提高纪检监察、审计公文的写作水平。
三、活动总结
（一）过程：
1.实行提纲会审和三级审核，加强对公文起草过程的审核把关；2.本月部门5人参加纪检监察、审计业务培训，一定程度上提高对起草公文质量的重视和公文写作水平；3.在各岗位KPI中都规定了起草公文的要求，将起草公文质量作为每个岗位每月绩效考核的内容之一，一些重要的文字材料不仅列为正常考核要素，还另外作为临时性考核项目，占了比较大的考核比重，使压力变为动力，有效地激发了大家提高公文写作水平的积极性。
（二）效果：
通过一个月来的努力，取得了阶段性成效，大家对起草公文的质量比较重视，主动性和积极性普遍增强，纪检监察、审计公文的写作技巧和水平都有所提高；部门内部已经初步建立起有效的发文激励考核审核机制。
9月份我部上报和下发的22份文件材料，都能按时按质完成，没有发现差错，也没有听到发文质量方面的反映或建议。
取得上述成效，是个良好开端，令人鼓舞。
如何更好地落实四个方面的措施，进一步提高纪检监察、审计各岗位人员起草公文水平，任重而道远，仍需不懈努力。
广远监督/审计部
审计室业务经理精益管理活动手册摘录
一、工作分析
（一）岗位职责概述：
在监督部总经理、总经理助理领导下，协助总经理助理实施审计工作。
监督检查广远公司及投资企业对国家财经法律、法规、政策和广远公司财经规章制度的执行情况。
制定广远公司内部审计规章制度。
负责对广远公司航运企业船舶修理及备件、物料采购供应审计工作进行监督指导。
组织对广远公司投资企业的生产经营、财务状况、经济效益等情况和内部管理制度的健全、内部控制的有效性进行监督检查。
参与广远公司的决策项目后评估工作。
（二）存在问题：
广远公司在2004年9月进行航运企业重组时，为了加强对船舶机务管理成本的控制，要求各航运企业设置船舶机务管理费用审计岗位。
其船舶机务管理费用的审计工作，是由各企业设置的审计人员具体实施。
广远本部监督部审计室未设立船舶机务管理费用审计岗位，该岗位是由审计室业务经理兼任。
广远本部对船舶机务管理费用审计工作的定位是，上情下达，组织广远所属航运企业的审计人员贯彻落实上级指令；对各航运企业的审计工作实施宏观管理，进行监督检查指导。
然而，实际工作中，有的公司虽然设立了审计工作岗位，制定了相应的审计规定，开展了审计工作，但难以发挥审计工作的真正作用，尤其是对船舶修理费用的审计难以有效的开展。
于是，往往将船舶修理费用的帐单送广远本部审计室进行审计，审计室完成审计后再返回航运公司与修船厂家结算。
监督部审计室考虑到各航运公司船舶机务管理费用审计工作存在的实际困难，暂时同意了这种做法。
上述问题的出现，增加了本部审计室的工作量也给审计室正常的计划工作的完成带来不利的影响。
也影响了工作效率。
如何提高各航运公司对船舶机务管理费用审计能力，是我们面临的问题。
（三）原因分析：
1.由于一些航运公司无设立独立的审计机构，船舶机务管理费用审计岗位设在业务部门内。
同时因公司船舶少审计工作量不大，审计工作基本上是属于兼职状态，客观上审计工作处于一种副业的地位。
2.船舶机务审计人员的专业知识不全面，缺少工作经验，审计业务水平不高，又加之各航运公司船舶机务管理费用审计工作都是刚刚起步，审计工作没有产生应有的业绩，难以得到人们的认可，也是存在上述问题的重要原因。
3.下属航运公司缺乏对船舶机务管理费用审计人员进行有效的培训。
二、改进方案
（一）目标：
有为才能有位。
提高审计人员的业务水平，在实际工作中，以审计人员的成绩体现审计工作的重要性，取得人们的认可。
（二）措施与步骤：
1.审计室根据对该项工作的定位，针对广远公司全资、控股航运公司船舶修费、备件物料采购费用审计工作人员的审计水平欠缺的问题，继续采用授课及利用实际工作过程进行传帮带的方式，对审计人员加强审计业务培训和指导，提高审计人员的审计技能。
2.对于审计岗位的设置不能独立于经营业务范围之外的问题，或者说如何设置问题，广远本部的监督部应该研究，根据各航运公司发展的情况，在适当的时候和适当的方式向上级提出审计岗位如何设置和审计人员如何配备的建议，供广远公司的决策者参考，以免不适当的岗位设置或不适当的人选产生人力、物力等资源的浪费。
三、活动总结
（一）体会：
在我司开展精益管理活动中，本人专门购买了有关书籍，结合工作实际较为系统的学习研究了精益思想，受益匪浅，扼要总结如下主要体会。
1.意识决定行为。
企业要健康持续发展，必须建立精益思想文化。
也就是说，企业的每一位员工都应该在思想意识中打下这样的烙印，企业的发展战略决策靠科学发展观；战略的成败决定于每一岗位的运作细节。
只有建立这样的思想意识，才能在行为中实践精益管理。
2.精益思想是一种理念，精益管理是实践，掌握理念指导实践。
自公司开展精益管理活动以来，由于在思想在思想上理解了精益思想的意义，自己在工作中或完成一项任务后，遵循用最简捷途径、最少的钱办成事的原则，经常去回头看进行分析总结：
既定的工作流程是否存在不合理，甚至是浪费环节，如何去完善；自己工作活动中是否存在多余的动作，如何减少，能否杜绝多余动作去实现既定目标。
3.精益管理必须细微之处着手。
精益管理活动是从点滴做起的，群众性的，经常性的活动，不是运动。
浪费不仅是经营活动和生产过程中会存在，而是行行、事事、处处、时时都会发生。
精益管理杜绝浪费必须从大处着眼，细微处着手。
例如使用的办公用品，如笔墨纸张等。
看起来是低质易耗品不值几个钱，但如果累积计算就会发现是一笔比较客观的费用。
作为审计人员必须研究如何降低审计成本的问题，把审计成本降至最低。
因此在实际工作中我们不仅注意做到能利用双面决不使用单面等方式去节约纸张，而且不断提高利用计算机网络办公的水平，朝着无纸化办公的方向努力。
凡是工作内容性质允许利用计算机网络方式上报、传阅的文件，就决不打印纸面文件。
这样做不仅节约了办公费用降低审计成本，而且还能够提高办事效率。
更重要的是提高了大家精益管理的思想意识，杜绝浪费从点滴入手。
4.精益管理的精髓是有价值的创新。
实践精益管理的活动，不仅是做好本职工作，做可以对产生经济效益可以量化的活动。
而做可以产生但不可简单量化的价值的创新活动，是精益思想的精髓，这是我在实践中的另一个体会。
如我应邀以《船舶机务费用控制与审计》为题，给南方沥青公司介绍我的工作经验总结时，参会人员听后感觉介绍的内容有许多都是第一次接触，很有实际意义。
尤其是刚从船舶调到公司做机务管理的工作不久的一位老轨听后对我说，我下船几个月了，对如何做好机务监督工作，了解得很少，别人很少像你这样全面系统介绍。
我听完你的介绍后，觉得要做好船舶机务监督工作还真是要学习好多东西，不容易。
我现在才理解到机务监督员肩负的担子的份量！
广远监督/审计部
基建审计高级主管精益管理活动手册摘录
一、工作分析
（一）岗位职责：
对广远系统内的工程建设项目实施审计监督，并提供改进建议和业务咨询服务。
（二）存在问题：
通过对远洋宾馆一期改造工程招投标工作进行认真分析，发现大部分工程存在以下问题：
1.各投标报价之间出现较大的差距，可比性较差。
2.各投标单位水平参差不齐，没有形成相对激烈的竞争平台。
3.作为引领项目运作全过程的法律要约文件，招标文件及工程量清单编制不够严谨。
4.评标效果不理想，小组成员没有从多角度分析各单位投标文件，没有对所有投标文件进行充分的比较选择，选择理由不充分。
5.公开原则没有得到充分体现，投标单位不知道其他投标单位的投标报价，容易引起投标单位不必要的误会。
（三）原因分析：
1.在组织施工招标、投标时，施工图设计不够完善，没有达到施工招标的条件，导致各投标单位对工程项目的理解出入较大，从而造成各投标价之间出现较大的差距。
2.对投标单位的考察不够，特别是对投标单位拟派项目经理的业绩了解不够，导致邀请的投标单位的实力不在同一档次，可比性不强，没有形成真正意义上投标竞争态势。
3.因时间紧，投入少，招标文件及工程量清单的编制和审核工作过于仓促。
4.评标小组中专业技术力量不够，非专业人员和领导人员占得比重过大。
5.开标会虽然在广远监督小组的监督下进行，但投标单位没有参加开标会，未对外公开开标情况，而评标小组成员也没有回避开标会。
二、改进方案
（一）目标：
营造公平、公正、公开的招投标环境，合理选择项目承包单位，有效控制建设成本，降低工程建设风险。
（二）措施与步骤：
推行评标、定标、监督职能三分离的新模式，加强对远宾装修工程招投标的监督。
广远监督部/审计部应建议并督促成立新的招标机构，包括领导（定标）小组、评标小组和监督小组。
1.成立定标领导小组。
领导小组由宾馆领导班子和部分中层管理人员组成，其中同属评标小组的人员不参加开标会。
负责召开资格预审会选择投标单位，编制招标文件及工程量清单，召开标答疑会、开标会和定标会，根据评标小组的推荐，反复研究中标候选人的情况，慎重选择中标单位。
2.成立评标小组。
评标小组由五至七名专业技术人员组成，并根据工程需要在评标前随时进行调整。
评标小组主要负责评审各投标文件、工程量清单、施工组织设计等技术方案资料，根据合理低价中标原则，推荐中标候选人。
3.成立监督小组。
监督小组由广远纪检、审计、专职监事和远洋宾馆党支部书记及纪检人员组成。
监督小组根据《中国人民共和国招投标法》、中远及广远的“三重一大”和审计办法等相关法规，审核招标文件，对投标文件进行保密编号，参加投标单位资格预审会、开标会、评标会和定标会，对项目招标、投标、开标、评标、定标全过程进行监督。
三、活动总结
（一）实施过程：
监督小组决定从远洋宾馆二期项目中选择一个工程作为试点，从2006年2月13日开始，对远洋宾馆15至17层装修工程的招投标开展全程监督。
1.建议组织较大范围的投标单位资格预审会，选择实力相当的单位参加投标，形成相对激烈的竞争环境，并监督会议过程；2.提供招标文件，开标、评标和定标表格，建议根据实际情况起草前期文件资料；3.反复审核远洋宾馆的前期文件资料稿，确保对外发送的法律要约文件能维护我司的利益。
4.要求召开招标答疑咨询会，发动各投标单位的专业力量，进一步完善招标文件，统一招投标前提，并监督会议过程。
5.要求公开开标，所有投标单位参加开标会，并在会上公布合理低价中标的原则，承诺如果低价不中标，我司将会有充分的理由解释，并监督开标过程。
6.对所有投标单位进行保密编号，交评标小组评审，同时强调合理低价中标原则和评标纪律。
7.要求远洋宾馆领导班子回避评标，评标小组主要由专业技术人员组成，监督小组负责邀请广远系统内非远洋宾馆职工的专业技术人员两人，增强评标过程的客观性和公正性，强调评标纪律和原则，监督评标全过程。
8.要求远洋宾馆领导（定标）小组根据评标小组推荐的两个候选单位的投标报价、企业信誉、既往业绩、合作情况等，比较选择中标单位，并监督定标过程，确保定标结果相对合理。
（二）活动效果：
通过积极开展一系列监督活动，营造了一个相对公平、公正、公开的招投标环境，合理地选择了项目承包单位，为项目顺利施工和结算提供了充分依据，有效地控制了建设成本，相比5至7层项目中标价降低成本48.05万元，比计划投资节约57.49万元。
（三） 体会：
新的招投标模式充分应用精益管理理念和方法，效果明显。
今后应进一步完善招投标监督管理制度，并在特大型工程项目中大力推广，挖潜截流，为实现中远“双百”目标和广远的可持续发展贡献力量。
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