有效沟通在商务活动中的重要性Word下载.docx

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重要性

Abstract

Effectivecommunicationisnowplayinganveryimportantroleincommercialactivities.Inourdailywork,Effectivecommunicationbetweentheemployeescanreducefriction,andpromoteunderstanding,toincreasetostrengthentacitcooperation.Inthecompany’smanagement,superiorandtheemployee’effectivecommunicationcanmaketheemployeeunderstandingwellofthecompany’sstrategicdecision,enhancetheproductivity,easecontradictions,andresolvetheproblemsinmanagementintime,andencouragetheemployeesandformapositiveenterpriseculture.Incommercialactivitiesbetweenenterprises,effectivecommunicationcanreducethecooperativepartners’friction,promoteunderstanding,thenseekcommongroundwhileaccepttheexistingdifferences,cometoanagreementandmakesuccesswiththeircooperation.Sowemustknowclearlyofeffectivecommunication’simportanceandpaymoreattentiontoit.

[Keywords]:

communication;

commercialactivity;

management;

importance

引言

随着我国在经济社会的快速发展，各种商务活动越来越频繁，有效在商务及管理等活动中的地位的越来越突出。

我们只有明确有效沟通在商务活动中的重要性，重视有效沟通，才能在商务活动中，取得更加辉煌的业绩。

有效的沟通，是通过听、说、读、写等思维的载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式准确、恰当地表达出来，以促使对方接受，指组织能够克服各种因素的干扰，保持信息交流的可靠性和准确性。

那么，有效沟通有哪些特征？

它的成立条件有哪些？

有效沟通有哪些技巧呢？

只有了解这些，我们才能真正做到有效地沟通，才能减少商务活动及管理活动中的摩擦与分歧，进而开展成功的商务合作及管理事宜。

第一章、什么是有效沟通

1.1有效沟通的定义

所谓有效的沟通，是通过听、说、读、写等思维的载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式准确、恰当地表达出来，以促使对方接受，指组织能够克服各种因素的干扰，保持信息交流的可靠性和准确性。

1.2有效沟通成立的条件

达成有效沟通须具备两个必要条件：

首先，信息发送者清晰地表达信息的内涵，以便信息接收者能确切理解；

其次，信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递，免除不必要的误解。

两者缺一不可。

有效沟通主要指组织内人员的沟通，尤其是管理者与被管理者之间的沟通。

有效沟通能否成立关键在于信息的有效性，信息的有效程度决定了沟通的有效程度。

信息的有效程度又主要取决于以下几个方面：

（1）信息的透明程度。

当一则信息应该作为公共信息时就不应该导致信息的不对称性。

信息必须是公开的。

公开的信息并不意味着简单的信息传递，而要确保信息接收者能理解信息的内涵。

如果以一种模棱两可的、含糊不清的文字语言传递一种不清晰的，难以使人理解的信息。

对于信息接收者而言没有任何意义。

另一方面，信息接收者也有权获得与自身利益相关的信息内涵。

否则有可能导致信息接收者对信息发送者的行为动机产生怀疑。

（2）信息的反馈程度。

有效沟通是一种动态的双向行为，而双向的沟通对信息发送者来说应得到充分的反馈。

只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义。

第二章、有效沟通的重要性

2.1有效沟通的作用

（1）沟通的目的决定了沟通的首要作用——信息的传递和管理过程中矛盾的解决。

企业的经营过程需要多种多样的媒介和载体，而沟通正是信息传递和解决矛盾所需要的最主要的媒介之一。

（2）沟通能够让企业员工明确工作任务和目标。

德鲁克给管理下过这样的定义：

管理就是确定组织的宗旨与使命，并激励员工去实现它。

这里可以看出要想完成企业的目标首先就是让员工了解企业的使命和目标，使员工对企业的宗旨的认识和管理者的认识相一致，这就需要有效的沟通来充当上下级之间信息互通的桥梁。

（3）激励员工间、部门间紧密合作。

这一点从德鲁克给管理下的定义中不难看出，作为一个整体的企业组织，组织中各部门间、员工之间的融洽程度在很大程度上影响了整个企业的经营状况。

怎样让部门间、员工之间相互交流紧密合作是企业管理层需要进行沟通管理的问题之一，解决这样的问题的一个有效的途径就是给所有的员工指定较明确的工作目标，把企业的总体目标层层分解，具体分配到每个员工，使员工的目标同本企业本部门的目标紧密相连，让员工意识到自己将要完成的工作对企业的整体目标来说是不可或缺的一部分，员工能够在这样的过程中体会到自己的价值，这样就能激励员工为实现自己的价值和企业的目标而相互合作努力工作。

（4）沟通可以增强企业的凝聚力。

一个讲团结有凝聚力的团队才是有生命力的团队，作为企业，内部员工之间的凝聚力是其运转过程中不可或缺的重要资源。

凝聚力强的公司能够让员工乐意为企业做出最大的贡献，也容易为企业吸引和留住优秀的人才。

那么，增强企业的凝聚力应该从那几方面入手呢？

第一，鼓励员工之间相互交流和沟通。

员工之间在工作过程中由于意见相左或由领导者管理不当导致产生矛盾的情况时有发生，对待这样的问题最有效的方法就是鼓励员工主动的进行交流，抱着对事不对人的原则来沟通工作上的矛盾，这样就有利于员工之间的相互理解相互团结。

第二，可以采取群策群力的决策模式。

公司在决策时最大程度的听取员工的不同意见，鼓励员工畅所欲言，对企业的管理及发展上存在的问题，甚至管理者的缺点都可以提出建议，让员工切实感受到企业主人翁应有的责任和权利，激发员工爱厂如爱家的思想，进而增强企业的凝聚力。

2.2有效沟通的重要性

管理沟通，从其概念上来讲，是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。

沟通是自然科学和社会科学的混合物，是企业管理的有效工具。

沟通还是一种技能，是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。

无论是企业管理者还是普通的职工，都是企业竞争力的核心要素，做好沟通工作，无疑是企业各项工作顺利进行的前提。

有效沟通在企业管理中的重要性主要表现在：

（1）准确理解公司决策，提高工作效率，化解管理矛盾

　　公司决策需要一个有效的沟通过程才能施行，沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。

决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提，而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。

在决策下达时，决策者要和执行者进行必要的沟通，以对决策达成共识，使执行者准确无误的按照决策执行，避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。

　　一个企业的群体成员之间进行交流包括相互在物质上的帮助、支持和感情上的交流、沟通，信息的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。

同样的信息由于接收人的不同会产生不同的效果，信息的过滤、保留、忽略或扭曲是由接收人主观因素决定的，是他所处的环境、位置、年龄、教育程度等相互作用的结果。

由于对信息感知存在差异性，就需要进行有效的沟通来弥合这种差异性，以减小由于人的主观因素而造成的时间、金钱上的损失。

准确的信息沟通无疑会提高我们的工作效率，使我们舍弃一些不必要的工作，以最简洁、最直接的方式取得理想的工作效果。

为了使决策更贴近市场变化，企业内部的信息流程也要分散化，使组织内部的通信向下一直到最低的责任层，向上可到高级管理层，并横向流通于企业的各个部门、各个群体之间。

在信息的流动过程中必然会产生各种矛盾和阻碍因素，只有在部门之间、职员之间进行有效的沟通才能化解这些矛盾，使工作顺利进行。

（2）从表象问题过渡到实质问题的手段

　　企业管理讲求实效，只有从问题的实际出发，实事求是才能解决问题。

而在沟通中获得的信息是最及时、最前沿、最实际、最能够反映当前工作情况的。

在企业的经营管理中出现的各种各样的问题，如果单纯的从事物的表面现象来解决问题，不深入了解情况，接触问题本质，会给企业带来灾难性的损失。

　　个人与个人之间、个人与群体之间、群体与群体之间开展积极、公开的沟通，从多角度看待一个问题，那么在管理中就能统筹兼顾，未雨绸缪。

在许多问题还未发生时，管理者就从表象上看到、听到感觉到，经过研究分析，把一些不利于企业稳定的闲素扼杀掉。

企业是在不断解决经营中的问题中前进的，企业中问题的解决是通过企业中有效的沟通实现的。

　　（3）激励职工，形成健康、积极的企业文化

　　人具有自然属性和社会属性，在实际的社会生活中，在满足其生理需求时还要满足其精神需求。

每个人都希望得到别人的尊重，社会的认可和自我价值的实现。

一个优秀的管理者，就要通过有效的沟通影响甚至改变职员对工作的态度、对生活的态度。

把那些视工作为负担，对工作三心二意的员工转变为对工作非常投入，工作中积极主动，表现出超群的自发性、创造性。

在有效沟通中，企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体，从而采取不同的沟通方式。

如按年龄阶段划分为年轻职工和老职工，对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通方式，在一定情况下让他们独立承担重要工作，并与他们经常在工作生活方面沟通，对其工作成绩认可鼓励，激发他们的创造性和工作热情，为企业贡献更大的力量。

对于资历深的老同志，企业管理者应重视尊重他们，发挥他们的经验优势，与他们经常接触，相互交流，给予适当的培训，以调动其工作积极性。

第三章、有效沟通的技巧

3.1有效沟通的三原则

（1）有效果沟通

　　强调沟通的目标明确性。

通过交流，沟通双方就某个问题可以达到共同认识的目的。

（2）有效率沟通

　　强调沟通的时间概念。

沟通的时间要简短，频率要增加，在尽量短的时间内完成沟通的目标。

（3）有笑声沟通

　　强调人性化作用。

沟通要使参与沟通的人员认识到自身的价值。

只有心情愉快的沟通才能实现双赢的思想。

　　至于有效沟通手段问题，应根据实际情况采取不同的方法。

在制度方面可以建立有效措施：

如定期召开公司例会。

在会上各部门负责人进行工作情况通报以使各部门之间相互了解，解决信息不畅通之困扰;

更可在的会后安排形式不同的小聚（例如晚餐、夜宵等等）以使大家相互之间更加畅所欲言，增进感情。

3.2有效沟通的技巧

（1）从沟通组成看，一般包括三个方面：

沟通的内容，即文字;

沟通的语调和语速，即声音;

沟通中的行为姿态，即肢体语言。

这三者的比例为文字占7%，声音占48%，行为姿态占55%。

同样的文字，在不同的声音和行为下，表现出的效果是截然不同。

所以有效的沟通应该是更好的融合好这三者。

（2）从心理学角度，沟通中包括意识和潜意识层面，而且意识只占1%，潜意识占99%。

有效的沟通必然是在潜意识层面的，有感情的，真诚的沟通。

　　（3）沟通中的“身份确认”，针对不同的沟通对象，如上司，同事，下属，朋友，亲人等，即使是相同的沟通内容，也要采取不同的声音和行为姿态。

　　（4）沟通中的肯定，即肯定对方的内容，不仅仅说一些敷衍的话。

这可以通过重复对方沟通中的关键词，甚至能把对方的关键词语经过自己语言的修饰后，回馈给对方。

这会让对方觉得他的沟通得到您的认可与肯定。

（5）沟通中的聆听，聆听不是简单的听就可以了，需要您把对方沟通的内容、意思把握全面，这才能使自己在回馈给对方的内容上，与对方的真实想法一致。

例如，有很多人属于视觉型的人，在沟通中有时会不等对方把话说完，就急于表达自己的想法，结果有可能无法达到深层次的共情

3.3有效沟通对权力作用的影响

　　按巴纳德的看法,权力是正式组织的沟通特性。

它的效力通过参与行为控制过程的组织成员的认可来体现。

以上述对权力的定义。

我们可以看出权威的确立主要取决于组织内的信息接收者而非信息发送者。

权力不是管理层的所有物。

权力的流动不是从上至下的而是从下至上的．要达到这一步除了上述有效信息的透明性和反馈以外．还进一步涉及到信息的合理性。

只有公正的、适度的有效信息才是合理的。

（1）信息的公正性。

人具有多重特性，作为“经济人”，他要追求最大限度的满足。

而在人类资源相对稀缺的前提下，人们对各自利益的追求必然产生一定的矛盾．解决矛盾的方法只能是公平、公正原则。

公正的信息能让每一个人都能凭着自身的努力获得相对满足的利益。

（2）信息的适度性。

适度的信息一方面可以规范组织内个体的行为,更重要的是它能为组织内个体的能力发展和积极性、主动性、创造性的发挥留下广阔的空间。

（3）此外,合理的信息应与组织目标相一致。

或者说，与组织目标冲突的信息会令组织内个体左右为难，同时，在冲突目标下的个体的不同行为会发生矛盾，甚至可能相互破坏。

3.4如何进行有效沟通

　　在团队里，要进行有效沟通，必须明确目标。

对于团队领导来说，目标管理是进行有效沟通的一种解决办法。

在目标管理中，团队领导和团队成员讨论目标、计划、对象、问题和解决方案。

由于整个团队都着眼于完成目标，这就使沟通有了一个共同的基础，彼此能够更好地了解对方。

即便团队领导不能接受下属成员的建议，他也能理解其观点，下属对上司的要求也会有进一步的了解，沟通的结果自然得以改善。

如果绩效评估也采用类似办法的话，同样也能改善沟通。

在团队中身为领导者，善于利用各种机会进行沟通，甚至创造出更多的沟通途径，与成员充分交流等并不是一件难事。

难的是创造一种让团队成员在需要时可以无话不谈的环境。

现代的企业管理者要使管理工作富有成效，激发员工的工作热情，离不开沟通这条途径。

如何利用各种沟通方式和沟通技巧，尽可能的与员工进行细致的交流，已成为企业内部管理的一个重要课题。

为使与员工的沟通达到最优的效果，管理者需要掌握一些沟通的技巧。

（1）明确沟通的重要性，正确对待沟通。

管理人员首先要充分认识到沟通的重要性，深刻体会沟通对管理活动的作用，不应该只注重领导者其他的职能，这样有利于管理者在解决矛盾时有更多的手段，使管理者在使用沟通解决问题时不会手足无措。

（2）沟通必须目的明确、思路清晰。

有效的沟通应该是有的放矢的，沟通最好是先征求对方的意见，使沟通的双方都清楚需要沟通的内容。

在沟通的过程中尽量保持思路清晰，不向对方提供模棱两可的信息，并恰当的运用谈话方式和说话语气，力求措辞清晰、明确，还要注意些感情上的微小差别。

比如安排工作时，就应该对该项工作的工作要求、工作内容进行详细的介绍，这样才能让员工真正了解这次沟通的意图。

（3）相互尊重、赢得信任。

沟通的效果不仅取决于沟通的内容，还受沟通双方的人际关系影响。

尊重员工的管理者能够得到员工的信任，能够让员工说出自己的想法，一旦管理者得不到员工的信任那么双方的沟通就会大打折扣。

因此，在沟通过程中管理者必须把员工放到与自己平等的位置上，设身处地的为员工着想，像尊重自己一样尊重员工，这不仅能够得到员工的尊重，还会激发出员工与管理者同甘共苦的热情，有利于双方有效沟通的实现。

　　（4）培养“听”的艺术。

沟通要讲究“听”的艺术，通过积极的倾听可以了解谈话者的真正意图，可以获取对方想要传递的信息。

耐心的倾听能够激发对方的倾诉欲，有利于从对方的谈话中找出说服对方的关键，增加沟通的有效性。

善于倾听的管理者要在谈话中表现出对对方的谈话内容感兴趣，要全神贯注而不能从事与谈话内容无关的活动，比如说看报、看时间、思想不集中等，这样容易让对方认为你对他的谈话内容不关心，从而打击了对方沟通的积极性；

谈话时尽量不要打断对方，不要过快的做出判断，草率的给出结论，这不但能体现你对谈话者的尊重，也可以给对方留下稳重含蓄的印象，在提高对你的信任度的同时也提高了沟通的效率。

　　（5）学会从员工的不满开始沟通。

　　员工对企业的不满恰恰说明了员工开始关心企业的管理，同时也说明了企业内部已经存在着诸多的问题。

作为企业的管理者如何对待并处理员工的不满是企业内部管理的关键，正确的做法是乐于接受员工的抱怨，员工的抱怨和不满无非是一种发泄，发泄需要听众，而这些听众恰恰是员工最信任的人，乐于接受员工的抱怨就是乐于接受员工的信任，在员工信任管理者的前提下，双方的沟通也变的简单了。

（6）尊重下属的不同意见。

　　有很多管理者对敢于提出意见尤其是提出与自己相反意见的员工心存不满，这样就给下属一种领导者是独裁者，是小鸡肚肠的感觉，使下属不敢提出建议，久而久之就不再关心企业的问题。

然而，要成为一个合格的管理者就必须摈弃这种思维模式，学会包容下属的意见，无论意见是否正确，管理者都应当鼓励员工的勇气和对企业的责任感。

根据马斯洛的需要层次论，人们不但需要满足生理、安全上的需要，还需要自我价值的实现，管理者广开言路，倾听和接受员工的意见能够让员工感受到企业对自己贡献的认可，员工能从中找到满足感和自豪感，这样就有利于激发员工的积极性。

所以，管理者在决策以前应该让员工充分讨论发表意见，取得尽可能多的员工的共识，进而减少实施时的阻力，提高工作效率。

（7）掌握说话的技巧。

德鲁克说：

“一个基本的技能，就是以书面或口头的形式组织和表达思想，你的成功依赖于你通过口头或书面文字对别人的影响程度，这种将自己的思想表达清楚的能力可能是一个人应拥有的最重要的技能。

”在大多数的沟通中，谈话是最主要的方式，与人沟通是不但要会听，还要会说，会表达自己的观点。

作为一名管理者同下属讲话时不应该颐指气使，不能故意表达身份地位上的不平等;

在同他人沟通时不宜以强加的语气来表达自己的观点，否则就会让对方产生反感，哪怕你的意见是正确的；

谈话时要力求简练，用简单明了的语言来表达自己的思想，“要知道浪费别人的时间就是在谋财害命”；

谈话时如果发现对方有不耐烦的表情，就应该适可而止或转换话题，以此来改善沟通的气氛，在谈话时切忌自己滔滔不绝而忽略了对方，应在传达自己的信息后适当的停顿，以征求别人的意见，这样就避免了对方有意见而又不愿插话的尴尬，这样对他人尊重的同时也体现了自己的素质；

巧用恰当的眼神、手势等肢体语言对有效沟通的实现也相当重要。

（8）把握沟通的时机和场合。

　　沟通的效果不仅受到以上各种因素的影响，还受到沟通时的环境条件的制约，影响沟通的环境因素有很多，如约定俗成的沟通方式、沟通双方的关系、社会风气以及沟通时对方的心情等。

沟通需要抓住最合适的时机，时机不成熟不能仓促行事，贻误时机就使沟通失去了意义;

沟通时要考虑对方的心情、对方说话的态度、谈话的地点等，合理的利用这些能够让对方消除心里阻碍的场合进行沟通，如酒会、高尔夫球场、朋友聚会等，能够收到不错的效果。

第四章、有效沟通的障碍因素

4.1有效沟通的障碍因素

（1）以自我为中心,认知模式刚性

　　思维是沟通的基础。

任何一个有目的的沟通皆始于自我．因此。

自身的思维是影响有效沟通的重要因素。

过于迷信自身思维方法的管理者既主观又武断，缺乏客观、公正、公平之心．既不能正视自我也不愿正视他人,更谈不上设身处地站在对方的角度考虑问题。

　　因此,管理者注重的仅仅是把信息传递出去，忽视了信息接收者的感受，同时对信息接收者是否理解这一信息也不置一顾，显然有效沟通不成立。

　　以自我为中心,过于迷信自身思维方法的管理者其认知模式往往具有剧性化特征，以静态的思维面对时代的发展和社会的进步，久而久之，管理者非但不了解别人．甚至都不了解自己，不了解自身与现实的差距有多大。

另一方面，面对具有较强等级观念的权威性管理者。

下属出于自身前途的利弊考虑，发送的信息可能更倾向于附和管理者的愿望以回避风险。

管理者接收了此类信息后在一定程度上更强化了其认知模式的剐性。

如此之沟通只能陷入一种恶性循环．管理者更固守于传统的思维，被管理者更热衷于传递失实的信息，最终结局只能是组织内部人心涣散，更可悲的是管理者自身甚至还未意识到到底哪个环节出了问题。

（2）沟通呈现静态特征

　　如前所述，有效沟通是一种动态的双向行为，而双向的沟通应得到充分的反馈，只有沟通的主体、客体双方都充分表达了对某一问题的看法，才具备有效沟通的意义。

因为在复杂的社会环境下，组织内部多样化程度越来越高。

相互之间的依赖也越来越强，各种对目标、职责、利害关系等认识的分歧也越来越大，同时，也只有在增强主客体上下交流的过程中。

才能引导人们从不同的角度看问题，消除一些不必要的误解和偏见。

如此才能使组织成为一个相互依赖的合作整体。

从而顺利达到组织追求的目标。

而以自我为中心的权威型管理者发送信息时漠视信息接收者的反应，从而使沟通仅局限于从上到下的单向沟通。

（3）沟通缺乏真诚之心

　　真诚是理解他人的感情桥梁。

而缺乏诚意的交流难免带有偏见和误解。

从而导致交流的信息被扭曲。

在管理关系比较简单的传统管理模式下。

管理者和被管理者彼此缺乏相互的渗透。

缺乏情感的互动效应。

实际上．沟通中信息发送者的目的是否能达到完全取决于信息接收者。

因此管理者只有在转变观念，弱化自己的权力。

把对方看成合作伙伴的前提下才能与被管理者进行心理沟通。

（4）沟通渠道相对闭塞

　　自由开放的多种沟通渠道是使有效沟通得以顺利进行的重要保证。

从管理的角度考虑。

沟通是一个长期积累和长期不懈努力的过程，因此，沟通不仅仅是管理中的技巧和方法，更是一种组织制度。

在我国，开会可能是传递、发送信息的一个最常见的场所。

一个具有实质内容的。

安排妥当的会议将是同时完成意见沟通和管理目的的有效工具。

但如果会议的召开只是为了满足权威型领导展示其权威的欲望，或者是没有实质意义的沟通，只会引起人们的反感，显然违背了有效沟通的本意。

第五章、有效沟通案例分析

5.1不会沟通，从同事到冤家

小贾是公司销售部一名员工，为人比较随和，不喜争执，和同事的关系处得都比较好。

但是，前一段时间，不知道为什么，同一部门的小李老是处处和他过不去，有时候还故意在别人面前指桑骂槐，对跟他合作的工作任务也都有意让小贾做得多，甚至还抢了小贾的好几个老客户。

起初，小贾觉得都是同事，没什么大不了的，忍一忍就算了。

但是，看到小李