GAP程序文件汇编.doc
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秦皇岛市信亨贸易有限公司
——GAP文件
GAP程序文件
依据
GB/T20014.1~20014.11——2005《良好农业规范》
《EUREPGAPcontrolpointandcompliancecriteriaFRUITANDVEGETABLE》
文件编号:
QLG-CＸ-2006
版本号：
A/0
受控状态：
受控
审核：
批准：
2006年6月6日发布2006年6月6日实施
19
目录
1、文件控制程序QLG-CX-01
1filecontrolprogramQLG-CX-01
2、记录控制程序QLG-CX-02
2recordscontrolprogramQLG-CX-02
3、内部审核管理程序QLG-CX-03
3internalauditprogramQLG-CX-03
4、纠正和纠正措施控制程序QLG-CX-04
4correctandcorrectivemeasurescontrolprogramQLG-CX-04
5、培训控制程序 QLG-CX-05
5trainingcontrolprogramQLG-CX-05
6、抱怨处理程序 QLG-CX-06
6complaindealingprogram QLG-CX-06
7、可追溯性与产品召回控制程序QLG-CX-07
7traceabilityandrecallprogramQLG-CX-07
8、员工健康、安全与福利 QLG-CX-08
8healthysafetyandwelfareQLG-CX-08
（一）文件控制程序
——编号：
QLG-CX-01
1.目的：
为了控制GAP管理体系相关的文件和资料，防止文件的非预期使用。
2.范围：
适用于本公司GAP管理体系的所有文件、法律及其他要求和技术资料等的控制（不包括相关记录），包括适当的外来文件。
3.职责：
3.1办公室负责GAP管理体系文件和资料的控制。
3.2其他有关部门负责本部门文件的使用与保管。
4.工作程序：
4.1文件和资料可分为以下几类，其编制、审核和批准的权限详见下表：
文件
编制
审核
批准
管理手册
文件编写小组
GAP管理负责人
总经理
程序文件
各相关部门
GAP管理负责人
总经理
技术规程
各相关部门
GAP管理负责人
总经理
外来文件
由GAP管理负责人审批其适用性
4.2文件和资料的控制方法：
4.2.1办公室负责编制公司的《受控文件清单》，该清单应根据受控文件的更改情况进行及时的修改。
4.2.2文件发布前应由相应的授权人员进行审批并签字。
详见上表。
4.2.3文件发放时，由发放人在《文件发放及回收记录》上填写文件的发放范围，经管理者代表批准后。
发放人根据文件的发放范围进行发放，并在《文件发放及回收记录》上作记录，并请签收人签字。
4.2.4作废或过期文件由发放人员及时负责回收。
4.2.5由于某种原因而需保留的作废文件，由办公室对该类文件进行登记并单独存放，在文件上要注明“作废参考”字样。
同时将该文件从《受控文件清单》的备注栏中注明。
4.2.6管理体系文件的标识方法是对文件进行编号和区分文件的受控状态。
文件编号方法为：
第一层文件：
管理手册：
QLG—SC—XX（XX表示版本号）
第二层文件：
程序文件：
QLG—CX—XX（XX表示编号顺序）
第三层文件：
支持性文件：
QLG—ZC—XX（XX表示编号顺序）
第四层文件：
记录：
QLG—JL—XX（XX表示编号顺序）
G代表GAP体系
文件的控制状态分为受控状态和非受控状态，受控状态是适用于公司内使用的文件（包括提供给认证机构用于认证审核的文件），非受控状态是公司用于宣传用的文件。
4.3文件和资料的更改。
4.3.1对文件和资料的更改的类别主要有技术性修改、文字性修改、印刷错误的修改，以及换版或升级文件。
4.3.2文件和资料需修改时，由文件更改的提出部门填写《文件更改/作废文件处理申请单》，经管理者代表审批后，由办公室按文件的原发放范围进行逐一修改，修改的方式有：
换页、换版。
4.4文件和资料的使用和保管
4.4.1文件的使用部门要作好文件的保管，防止文件丢失、损坏。
受控文件属企业机密，不得外传。
4.4.2使用者要保持文件的初始状态，不能随便在文件上涂写勾划，要保持文件的清洁。
4.4.3使用部门不得复印文件，文件的复印由办公室指定人员统一进行。
4.4.4使用部门出现文件破损而无法使用时，由办公室给予换发，文件的编号采用原编号。
4.4.5使用部门的文件丢失后，由使用部门写出文件丢失的情况，丢失文件的编号等，向办公室申请补发。
办公室经核查，认为确已丢失后，重新编号登记后给予补发。
4.4.6顾客或其代表需借阅文件的，由GAP管理负责人批准后，指定办公室人员做好《文件借阅记录》。
其他部门不得办理借阅。
4.5对作废文件的控制：
对于有参考价值的作废文件，在作废文件上注明“作废参考”字样，并进行登记，在《受控文件清单》备注栏上注明。
对于没有任何参考价值的作废文件，由办公室填写《文件更改/作废文件处理申请单》，经GAP管理负责人批准后，由办公室进行销毁处理。
4.5.1作废文件的范围：
过期的、不适用的、换版的、换页的文件。
4.6外来文件的管理。
4.6.1外来文件包括：
国家法律法规及行业有关标准、专业文献、仪器设备说明书等。
4.6.2外来文件收到后，由办公室对其适用性进行审核，由GAP小组负责人批准文件的发放范围，由办公室下发。
各部门签收人在《文件发放回收记录》上进行签收。
5.相关文件：
6.相关记录：
《受控文件清单》
《文件更改/作废文件处理申请单》
《文件发放及回收记录》
《文件借阅记录》
《外来文件清单》
（二）记录控制程序
——编号：
QLG-CX-02
1.目的：
对GAP管理体系所要求的记录予以控制，为证实GAP管理体系的有效性提供证据并实现可追溯性。
2.范围：
适用于为证明产品符合要求和GAP管理体系有效运行的记录。
3.职责：
3.1各部门负责设计本部门所使用的记录的表格。
3.2GAP负责人审核批准各部的记录表格。
3.3各部门负责记录、整理和保管本部门的记录。
3.4办公室负责监督、管理各部门的记录。
4.工作程序：
4.1记录表格的设计
4.1.1各部门的GAP记录格式，由各部门负责组织编制，经GAP负责人批准后，交办公室备案。
4.1.2各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》中的有关规定。
4.2记录的填写
4.2.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应用“/”划去。
各相关栏目应签全名，不得只签姓。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改的人印章或姓名及日期。
4.3记录的保存和保护
4.3.1各部门的记录由本部门依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的GAP记录应保持清洁，字迹清晰，记录保存期限不少于2年。
对于超过保存期的记录，由办公室统一执行销毁。
4.3.2办公室负责编制《记录清单》，将公司所有与GAP管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期、使用部门等，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本（表格式样），以利于检索，查阅等工作。
4.4记录的销毁处理
记录如超过保存期或其它原因需要销毁时，由负责保管该项记录的人员填写《记录销毁申请单》，经GAP负责人批准后，在办公室监督下销毁。
5.相关文件：
《文件控制程序》
6.相关记录：
《记录清单》
《记录销毁申请单》
（三）内部审核管理程序
——编号：
QLG-CX-03
1目的
为验证GAP管理体系是否符合标准要求，体系是否得到有效保持、实施和改进，特编制此章节。
2职责和权限
2.1总经理
2.1.1批准公司的内部检查计划；
2.1.2批准内部GAP管理体系检查报告。
2.2GAP负责人
2.2.1全面负责内部检查工作；
2.2.2选定内部检查员，对内部检查不符合进行处理并督促改进。
2.3内部检查组长
2.3.1编制内部检查计划；
2.3.2负责编写内部检查报告；
2.3.3负责领导公司内部检查。
2.4内部检查员
依据检查表执行检查任务。
3控制要求
3.1定期进行内部检查
对公司的内部检查要求：
每个成员每年至少对所辖农场进行一次全面内部检查，内部检查应由公司批准的内部检查员执行，具体检查内容按照公司《GAP内部检查表1》进行，对发现的不符合情况要及时纠正，并采取纠正措施。
所有发现的不符合应接受公司内部审核的检查。
且成员的内部检查应安排在公司整体内审之前完成。
公司每年至少进行一次全面内审，审核应由公司批准的内部检查员执行，检查内容按照《GAP内部检查表1》和《GAP内部检查表2》执行。
每次内部审核应安排对所辖所有成员进行检查，检查的时机应基于对风险的评估，选择高风险的阶段进行。
3.2内部检查人员要求
内部检查应由公司批准的内部检查人员来承担，也可聘请具备能力的外部人员参与。
内部检查人员能力要求：
3.2.1熟悉并了解国家相关的法律、法规及其它要求；
3.2.2熟悉并掌握认证标准的要求；
3.2.3具备板栗种植的技术知识或经验；
3.2.4熟悉本单位的GAP产品生产和加工管理体系及生产或加工过程；
3.2.5经过内部检查员培训，并取得内部检查员资格。
3.3内部检查的实施
3.3.1内部检查时，由内部检查组长提前一周将检查计划发放到各相关部门或人员，进行内部检查时应详细记录检查过程的符合或不符合事实，对不符合要开出不符合报告。
3.3.2检查结束时，应形成书面的检查报告，检查组长应将检查结果通知各部门，并要求其对不符合采取适宜的纠正措施。
3.4对内部检查过程应形成记录，并留存。
4相关文件
《GAP内部检查表1》
《GAP内部检查表2》
5相关记录
《内部审核计划》
《内部审核报告》
《不符合项报告》
（四）纠正和纠正措施控制程序
——编号：
QLG-CX-04
1.目的：
通过消除不合格发生及潜在不合格的原因，防止不合格及潜在不合格的发生或再次发生，达到持续改进的目的。
2.范围：
适用于GAP管理体系中所有的需要采取的纠正和预防措施。
3.职责：
3.1采购部负责成员纠正和预防措施的管理。
3.2生产部负责加工厂纠正和预防措施的管理。
3.3业务部负责销售环节及与顾客相关的纠正与预防措施的管理。
4.工作程序：
4.1出现下列情况之一需采取纠正措施：
4.1.1已发生的不合格；
4.1.2严重的不合格；
4.1.3顾客的投拆；
4.1.4内审中发现的不合格项（纠正措施详见内部审核程序）;
4.1.5关键控制点和必要的过程发生偏离时的不合格.
4.2本厂通过收集下列信息进行分析，找出GAP管理体系运行中存在的潜在不合格，需采取预防措施：
4.2.1目标的完成情况；
4.2.2内部和外部体系审核的结果；
4.2.3顾客的意见和投诉；
4.2.4管理评审报告；
4.2.5记录中数据的处理；
4.2.6GAP计划监测结果。
4.3当出现上述情况之一时,责任部门采取纠正或预防措施，提出《纠正和预防措施工作单》。
4.4责任部门根据不合格情况的描述，进行原因分析。
针对分析出原因，责任部门要制定相应的纠正和预防措施计划。
在制定纠正和预防措施时应该明确措施或方法是什么，什么时间完成，由谁负责等。
纠正和预防措施制定完毕经管理者代表批准后实施。
4.5责任部门实施完纠正和预防措施后，应记录所采取措施的结果，并填写纠正和预防措施实施记录。
4.6主管部门按纠正和预防措施计划的要求组织有关人员对纠正和预防措施的有效性进行评审。
经评审判定有效，则由评审人员签字并记录评审有效。
若评审判定无效，由责任单位重新执行,直至验证有效。
4.7当纠正和预防措施涉及到对GAP管理体系文件进行更改时，由办公室按《文件控制程序》的有关规定执行。
5.相关文件：
《文件控制程序》
6.相关记录：
《纠正和预防措施工作单》
（五）培训控制程序
——编号：
QLG-CX-05
1、目的
为了规范本公司对员工的培训行为，适时为员工提供相应培训，确保GAP体系的有效运行。
2、范围
适用于公司对员工组织的内部培训和安排员工参加相关机构的外部培训。
3、职责
3.1各部门负责提出培训需求。
3.2办公室负责汇总培训需求，并上报GAP负责人,以及组织培训的实施。
3.3GAP负责人审批培训需求。
4、程序
4.1各部门根据具体工作需要于每年2月份向办公室提交培训需求；
4.2办公室负责对各部门提交的培训需求进行汇总，报GAP负责人进行统筹分析并审核，选择需要进行培训的项目并依据企业体系运行的现状对培训进行统筹策划；
4.3由办公室制订年度培训计划，制订出时间表以及可能发生的预算报总经理批准；
4.4经批准的年度培训计划，办公室进行备案，并负责按照计划组织实施相关培训；
4.5办公室对培训的实施情况进行记录，并保留记录；
4.6办公室组织对相关的培训的效果进行验证，并保留验证记录；
4.7每年必须对员工安排的培训包括：
4.7.1基地技术人员（植保、施肥）的专业技术培训；
4.7.2基地的打药人员、农药仓库管理人员、以及相关危险岗位工人关于安全操作规程和紧急救助措施的培训；
4.7.3加工厂工人上岗前的卫生操作培训；
4.7.4基地采收人员关于采收过程中的卫生要求和紧急救助措施的培训。
5、相关记录
《年度培训计划》
《培训实施记录》
（六）抱怨处理程序
——编号：
QLG-CX-06
1、目的
为不断提升顾客满意，及时消除和降低顾客抱怨，促使GAP体系有效运行，特制定本程序。
2、范围
针对公司GAP体系的各种投诉和抱怨，包括对客户对公司产品和服务的抱怨，也包括其他方面对公司成员（农场）的抱怨。
3、职责
3.1业务部负责客户方对产品品质和服务的抱怨；
3.2采购部负责受理对基地成员的抱怨；
4、程序
4.1抱怨受理
业务部及采购部受理抱怨，填写《抱怨处理单》
4.2抱怨处理
4.2.1业务部直接对客户的抱怨进行处理，消除抱怨，并进行原因分析，对导致抱怨发生的原因及时采取纠正措施。
4.2.2采购部针对对基地管理方面提出的抱怨，及时采取措施调查原因，针对原因制定纠正措施，强化对成员的管理，以防止类似事件再次发生。
5、相关记录
《抱怨处理单》
（七）可追溯性与产品召回控制程序
——编号：
QLG-CX-07
1目的
为保证GAP产品的完整性，对板栗种植、加工过程建立跟踪系统，保证能追溯从销售到基地生产全过程的详细记录。
2职责和权限
基地负责人负责种植记录的追踪；加工厂厂长负责加工厂记录的追踪；业务部负责销售记录的追踪和产品召回。
3程序要求
3.1销售批号的编制原则
QL—╳╳
产品流水号
信亨代号
如：
QL01表示信亨公司01批出口产品。
3.2原料批次号编制方法
XXXX-XX
原料流水号
日期
如：
060910-01代表06年9月10日收购的第1批。
3.2可追溯性实现流程
产品批号
（成品库发货）
《销售单》批次号
（直接发货）
《成品库存台账》批次——发货时间
《生产加工记录》批次——原料批次号
《原料库存台账》原料批次号——入库时间
《发运单》原料批次号——产地
《产地生产记录》种植过程各种记录
3.3召回流程
3.3.1当产品出现以下情况下，公司启动产品召回：
1）产品到岸检验农残超标
2）产品到岸检验恶性微生物超标
3）存在其他重要安全隐患时
3.3.2情况确认
当客户反馈或企业获知以上情况出现时，由业务部负责确认，确认情况属实后，上报公司总经理。
3.3.3召回启动
总经理下达召回启动，由业务部具体实施。
3.3.4原因分析
由加工厂和基地技术人员共同对导致该批产品召回的原因进行分析，对召回产品做出处理决定，并针对性制定纠正措施，防止此类情况再次出现。
3.3.5当没有实际召回发生时，公司应保持每年至少一次的模拟召回演练，并保持相关记录。
4相关记录
《产品召回记录》
（八）员工健康、安全与福利
——编号：
QLG-CX-08
1、目的
为充分保障生产者的健康、安全与福利，特制定本程序，规定公司对工人的具体保障措施。
2、范围
加工厂与各成员基地所有员工
3、职责
3.1公司总经理负责为劳动者提供保障措施
3.2办公室具体实施
4、程序
4.1企业为加工厂工人每年提供一次健康检查；
4.2企业为基地工人配备符合要求的防护服，统一清洗，清洗液当作植保废液处理，保障员工生产过程的安全；
4.3企业定期为加工厂工人与基地人员进行安全生产培训，强化员工安全意识，了解紧急救助的具体措施；
4.4企业负责在基地醒目位置设置安全生产操作规程和紧急救助规程；
4.5企业负责组织在农场工作期间，为员工提供流动洗手水车，确保人员可以及时得到卫生的饮用水和清洁用水；
4.6企业负责为农场配置紧急救助箱，配备紧急救助药物；
4.7企业及时将板栗收购款发放到基地，保障基地员工的生活；
4.8公司由专门的人员负责工人的健康，安全，福利等事项，出现问题及时向上级反映，做出妥善处理，平时和工人谈心，及时了解工人的心理现状，及时解决问题，管理人员与员工不定期开展交流会；
4.9生产加工时，加工工人的饮食要求合理搭配，广泛听取工人意见，工人住宿环境要求整洁，舒适。
5、相关记录
《年度培训计划》
《年度培训实施记录》
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