会计电算化复习资料三Word格式.docx
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PMIN（）
自本表其他表页取数的函数
取确定页号表页的数据：
C1=C2@2
C1单元取自于第二张表页C2单元数据
本表他页取数函数SELECT
C1=SELECT（C2，月@=月+1）
C1单元取自于上个月的C2单元的数据
月@：
当前月月：
当前月的前一个月
报表与报表间的计算公式
在进行报表与报表间的取数时，不仅仅要考虑取哪一个表哪一个单元的数据，还要考虑数据源在哪一页。
例如，5月份的《资产负债表》中的利润，需要去取《利润表》中5月份的利润数据。
报表间的计算公式与同一报表内各表页间的计算公式很相近，主要区别就是把本表表名换为他表表名。
公式格式：
<
目标区域>
=“<
他表表名>
”->
<
数据源区域>
[@<
页号>
][条件]
当<
缺省时为本表各页分别取他表各页数据。
①令当前表页C4的值等于表“hbzj”第2页C4的值：
C4=“hbzj”->
C4@2
②令本表各页C4的值等于表“hbzj”各页C4的值：
C4FORALL
③令当前表所有表页B4的值等于表“hbzj”第3页中B6的值与表“hbzj”第2页中B2的值之和：
B4=“hbzj”->
B6@3+“hbzj”->
B2@2
④令当前表所有表页C5的值等于表“hbzj”第1页中C10的值与当前表第2页中C2的值之和：
C5=“hbzj”->
C10@1+C2@2
（2）输入公式方法
直接输入法
选定单元（C4）—“数据”—“编辑公式”—“单元公式”—输入公式QC（”101”,月，，，1999，）
利用函数向导输入
选定单元（D5）—“fx”—“函数向导”—“用友帐务函数”—“期末余额”—“下一步”—“参照”—“帐套号”：
默认、“会计年度”：
1999、科目：
102、期间：
月、方向：
默认—“确定”
2．报表审核公式的设置
在经常使用的各类财经报表中的每个数据都有明确的经济含义，并且各个数据之间一般地都有一定的勾稽关系。
如在一个报表中，小计等于各分项之和；
而合计又等于各个小计之和等等。
在实际工作中，为了确保报表数据的准确性，需经常用这种报表之间或报表之内的勾稽关系对报表进行勾稽关系检查。
UFO系统提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来
报表审核公式设置方法：
在“格式”状态下—“数据”—“编辑公式”—“审核公式…”—“定义审核关系”对话框—输入审核公式—“确认”
审核公式格式：
算术表达式>
关系表达式>
MESSAGE“<
提示信息>
”
货币资金表的审核公式为
C6=C4+C5MESS“期初货币资金总额合计数<
>
期初现金及银行合计数”
D6=D4+D5MESS“期末货币资金总额合计数<
期末现金及银行存款合计数”
3．编辑舍位平衡公式
舍位平衡公式是指用来重新调整报表数据进位后的小数位平衡关系的公式平衡公式。
其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。
定义舍位平衡关系操作：
在格式状态下—“数据”—“编辑公式”—“舍位公式…”—输入舍位平衡公式—“完成”
公式说明：
舍位表名：
和当前文件名不能相同，默认在当前目录下。
舍位范围：
舍位数据的范围（区域，如D6：
D12），要把所有要舍位的数据包括在内
舍位位数：
1-8位。
舍位位数为1，区域中的数据除10；
舍位位数为2，区域中的数据除100；
以此类推。
平衡公式：
1）倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。
2）每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。
3）公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。
4）等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。
5）一个单元只允许在等号右边出现一次。
将“货币资金表”数据由元进位到千元：
SW1
C4：
D6
3（进位到千位，即数据除1000）
4.套用格式和模板功能的使用
（1）套用格式
采用UFO表提供的固定格式
操作方法：
选取区域—“格式”—“套用格式”—选取格式—“确定”
区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。
有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单元中
（2）报表模板
UFO提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。
可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。
在格式状态—“格式”—“报表模板”—选取行业和财务报表名—“确认”
注意：
当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。
（3）自定义模板
用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并将自定义的模板加入系统提供的模板库内,也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。
定制行业
将本单位名称或则单位所属的行业加入到模板的行业类型中，在套用模板时可以直接选择定制的行业或单位名称
操作步骤：
在UFO中作出本单位的模板—“格式”—“自定义模板”—“增加”—输入模板所属的行业名称（单位名称）—“下一步”—“增加”—输入模板名称（如：
货币资金表）—选择模板保存的路径及文件—“添加”—“完成”
4.4报表处理子系统日常工作的处理
4.4.1报表编制
1.生成报表数据
如取数公式中未指定帐套号及会计年度，则应进行帐套初始操作
2.增加表页
“编辑”—“追加”—“表页”—输入表页数—“确认”
增加的表页需分别输入关键字并按月排序（“数据”—“排序”—“表页”—选择“月”、“递增”—“确认”
3.用审核关系验证报表
在数据处理状态中，当报表数据产生后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。
在“数据”状态—“数据”—“审核”—出现提示信息—修改报表数据—重新进行审核—直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确
每当对报表数据进行过修改后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。
4.对报表进行舍位平衡操作
在“数据”状态—“数据”—“舍位平衡”—显示舍位平衡后的数据
打开舍位平衡公式指定的舍位表，也可看到调整后的报表
5.查看公式列表
格式状态—“数据”—“公式列表”
4.4.2报表输出
4.4.3报表的汇总和分析
1.数据汇总
利用UFO提供的汇总功能可以快速、简捷地完成报表汇总（报表数据的叠加）操作。
表页汇总:
把整个报表的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表的最后一张表页或生成一个新的汇总报表。
可把汇总数据保存在本报表中，也可形成一个新的汇总表；
可汇总报表中所有的表页，也可只汇总符合指定条件的表页
在数据状态下—“数据”—“汇总”—“表页”—步骤1/3—指定汇总数据保存的位置—“下一步”—步骤2/3—指定汇总哪些表页—“下一步”—步骤3/3处理报表中的可变区—“完成”
说明：
UFO将自动给汇总表页设置“表页不计算”标志。
2.数据分析
（1）图形分析法
⏹UFO的图表
可以生成直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。
⏹图表与报表的关系
图表是利用报表文件中的数据生成的，图表与报表存在着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也随之变化。
一个报表文件可以生成多个图表，最多可以保留12个图表。
⏹图表的存在方式
图表以图表窗口的形式存在。
图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开有关的图表。
报表文件被删除之后，由该报表文件中的数据生成的图表也同时删除。
⏹图表的操作
图表可以命名，可以选择图表名打开图表，可以修改图表，保存或删除图表。
与报表文件一样，图表可以打印输出。
⏹图表的组成
有直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式，但不同格式的图表的组成是类似的。
⏹插入图表对象
在UFO的报表文件的数据状态下，插入一个图表对象。
插入的图表对象与创建它的报表数据相链接。
当报表数据改变时，图表对象也随之更新。
在数据状态下—选取一个数据区域（A3：
D6）—“工具”——“插入图表对象“—拖动鼠标至适当大小—出现对话框—定义以“行”或以“列”为X轴（行）、数据操作范围（当前表页）、图表名称（资金分析图）、标题（资金对比）、X轴标题（期间）、Y轴标题（金额）、图表格式（成组直方图）—“确认”
⏹图表窗口的管理
⏹打开图表窗口
“工具”—“图表窗口”
⏹打开图表
⏹“图表”—“打开”—选择图表—“确认“
⏹删除图表
⏹“图表”—“删除”
⏹关闭图表
⏹“图表”—“退出图表窗口”
4.4.4报表的维护
1.报表格式管理
（1）在固定区中插入行（列）
在固定区中插入的行列格式与当前表相同
在格式状态下—选取要插入行—“编辑”—“插入”—选择“行”或“列”—输入要插入的行（列）数
插入行后，表尺寸随之增加
插入行后，单元公式的绝对引用不变，相对引用随之变化。
绝对引用：
D5+D6
相对引用：
？
D5+？
如B5单元的单元公式为：
B5=B3
D5单元的单元公式为：
D5=?
D3
在第2行上插入一行，单元公式将变为：
B6=B3（绝对引用）
D6=?
D4（相对引用）
（2）追加行（列）
在表格的最后一行（列）增加行（列）
在格式状态下—“编辑”—“追加”—选择“行”（“列”）—输入要追加的行（列）数
追加行后，表尺寸随之增加
（3）交换行
1．交换固定区中的行
交换固定区的行是将一张表页中的指定的行的所有内容（包括格式和数据）进行交换。
在格式状态下—“编辑”—“交换”—“行”（“列”）—在“源行号”和“目标行号”编辑框中输入两个要互相交换位置的行号
可以一次交换多个行，多个行号之间用“，”隔开
固定区的行和可变区的行不能交换
在交换多个行时，如果源行数和目标行个数不一致，将出现提示框“输入的源行数应与目标行数应该一一对应。
斜线不参加交换。
（五）删除行（列）
1．删除固定区中的行
在格式状态下—选取要删除的行的区域—“编辑”—“删除”—选择“行”（列）—“确认”
删除行列后，在删除位置中的单元公式将随之删除。
在其他行列中的单元公式中，绝对引用不变，相对引用随之变化。
2．删除可变行（列）
（略）
二．表页管理
（一）插入表页和追加表页
向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页，追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。
在数据状态下—点击要插入表页的表页页标，使它成为当前表页—“编辑”—“插入”/“追加”—“表页”—输入要插入或追加的表页数—“确认”
（二）交换表页
交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换
在数据状态下—“编辑”—“交换”—“表页”—在“源表页号”和“目标表页号”—输入要互相交换位置的表页页号。
可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”隔开。
（三）删除表页
删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。
在数据状态下—“编辑”—“删除”—“表页”—如不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页—如输入要删除的表页号可同时删除多张表页
⏹多个表页号之间用逗号“，”隔开。
⏹如果要删除符合删除条件的表页，在“删除条件”编辑框中输入删除条件，或者点取“条件”按钮在“定义条件”对话框中定义删除条件。
（四）表页排序
（五）查找和定位
根据条件，在报表中找到符合条件的表页，并使它成为当前表页。
在数据状态下—“编辑”—“查找”—“表页”—输入查找条件—“查找”—第一个符合条件的表页将成为当前表—“下一个”—下一个符合条件的表页将成为当前表页
如没有符合条件的表页，或查找到最后一个符合条件的表页时，状态栏中将显示“满足条件的记录未找到！
⏹查找1-4月份的货币资金表，查找条件：
“月<
=4”
⏹查找1999年7-12月的表页，查找条件：
“年=1999AND月>
=7”
⏹要查D6单元的为负值的表页，查找条件“D6<
0”
三．报表数据管理
（一）透视
把多张表页的某局部内容同时显示在一个平面上。
在数据状态下—点取要透视的第一张表页的页标—“数据”—“透视”—输入区域范围（例：
A4：
D5）—“确定”—生成透视结果窗（包括选择的区域及各表页的关键字）—“保存”—把数据透视结果保存为报表—“确认”—关闭对话框。
数据透视结果将保存为报表中
4.6MicrosoftExcel基础
MicrosoftExcel2000简介
微软公司电子表格处理软件，OFFICE2000办公套件之一
功能：
制作表格，管理数据，绘制图形
一．启动、退出Excel97
1．启动Excel2000
“开始”—“程序”—“MicrosoftExcel”—启动Excel2000—打开一张空表格（book1）
或：
在文件夹中，双击Excel2000文件图标
2．退出Excel2000
“文件”—“退出”
3．Excel97的窗口组成
标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作窗口、状态栏
工作窗口：
由若干工作表（Sheet）组成
工作表由若干单元格组成，单元格是工作表的最小单位
单元格的表示：
列：
字母行：
数字
状态栏：
显示当前操作状态或操作说明或自动计算结果
例：
编辑、就绪
二．工作表的操作与管理
包括：
工作表数据的输入、公式的录入及编辑等
1．单元格区域的选取
（1）单元格的选取
单击该单元格
（2）区域的选取
拖动鼠标
（3）多个区域的选取
选取第一个区域—Ctrl+其他区域
（4）选定整行或整列
选定一行或一列：
单击行号或列标
选定连续行或连续列：
拖动行号或列标或单击首行（列）标－Shift+末行（列）标
选定不连续行或列—单击第首行（列）标—Ctrl+其他行（列）标
（5）取消选定区域
单击区域外单元格
2．在工作表单元格中输入数据
（1）输入数据的一般方法
选择区域—输入数据—“Enter”（“Tab）—输入下一个数据
（2）数据格式的设定
“格式”—“单元格”—“数字”—选择分类—“确定”
（3）输入数据的规则
①输入数字的规则
在单元格中键入的数字为常量。
数字只可以为下列字符：
0123456789+-（）,/$%.Ee
Excel忽略数字前面的正号（+），并将单一的句点视作小数点。
其他数字与非数字的组合将被视为文本。
为避免将输入的分数视作日期，应在分数前冠以0（零），如键入03/4。
在负数前冠以减号（-），或将其置于括号（）中。
Excel只保留15位的数字精度，如数字长度超出了15位，Excel将多余的数字位舍入为零（0）
②输入文本的规则
Excel的文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。
如56GF418、888OK666、12-976和8355111。
默认文本在单元格中均左对齐
如果要在同一单元格中显示多行文本，请选中“对齐”选项卡中的“自动换行”复选框。
③输入日期和时间的规则：
Excel将日期和时间视为数字处理。
工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。
在键入了Excel可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。
在“控制面板”的“区域设置”中选定的选项，将决定当前日期和时间的默认格式，以及默认的日期和时间符号。
如，用于时间的冒号（:
），和用于日期的反斜线（/）。
如果要在同一单元格中键入日期和时间，应在其间用空格分离。
如果要按12小时制键入时间，要在时间后留一空格，并键入AM或PM（或A或P），表示上午或下午。
例如，如果键入3:
00而不是3:
00PM，将被表示为3:
00AM。
如果要输入当天的日期，按：
Ctrl+;
（分号）
如果要输入当前的时间，按：
Ctrl+Shift+:
（冒号）
（4）在相邻单元中自动填写数据
通过拖动单元格填充柄，可以将选定单元格中的内容复制到同行或同列中的其他单元格。
如果该单元格中包含MicrosoftExcel可扩展序列中的数字、日期或时间段，在这一操作过程中这些数值将按序列增长而非简单的复制。
如果单元格中的内容为“星期一”，则可以快速在本行或本列的其他单元格中填入“星期二”、“星期三”等等。
还可以事先为常用的文字录入项创建好自定义序列，如公司的销售地区等。
学号：
输入200001—向下拖动—“编辑”—“填充”—“序列”—选择—“确定”
3．输入公式和函数应用
（1）公式输入
公式:
是在工作表中对数据进行分析的等式。
它可以对工作表数值进行加法、减法和乘法等运算。
公式可以引用同一工作表中的其它单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其它工作簿的工作表中的单元格。
公式的语法：
Excel中的公式是按照的特定顺序进行数值计算的，这一特定顺序即为语法。
公式的语法描述了计算的过程。
Excel公式的最前面是等号（＝），后面是计算的内容。
=A3+A4
=（B4+25）/SUM（D5:
公式中的运算符:
运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。
Excel包含四种类型的运算符：
算术运算符
比较运算符
文本运算符
引用运算符
算术运算符:
可以完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，可以连接数字，并产生数字结果
+-*/%（百分比号）^（乘幂）
比较运算符：
可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。
=>
>
=<
文本运算符：
可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。
&
（连字符）：
将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值“North”&
“wind”产生“Northwind”
引用运算符：
将单元格区域合并计算。
：
区域运算符），对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用
B5:
B15
，（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用SUM（B5:
B15,D5:
D15）
_（空格）交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（B5:
B15A7:
D7）（B7同时隶属于两个区域）
！
它页引用函数：
格式：
工作簿名！
单元名称
sheet2!
（2）函数的应用
Excel包含许多预定义的，或称内置的公式，称为函数。
函数可以进行简单的或复杂的计算。
函数的格式：
函数名>
（<
参数2,参数2，……）
求和：
SUM（3,2）等于5
求平均值：
AVERAGE（A1:
A5）
取最大值：
MAX（A1:
四舍五入：
ROUND（2.15,1）=2.2
ROUND（2.149,1）=2.1
ROUND（-1.475,2）=-1.48
ROUND（21.5,-1）=20
COUNT（A1：
条件计数：
COUNTIF满足条件的单元个数
设A3:
A6中的内容分别为“apples”、“oranges”、“peaches”、“apples”，则COUNTIF（A3:
A6,“apples”）等于2
条件函数IF（）：
格式=IF（条件，真值，假值）”
“条件”是一个逻辑表达式，“真值”和“假值”都是数值或表达式。
当“条件”成立时结果取第二项--“真值”，否则结果取第三项--“假值”。
=IF（C2="
男"
1,0）
应税所得额等于“应发工资”减去840后的值，如果应发工资小于840元，那么应税所得额为0
J2中填写“=IF（H2<
840，0，H2-840）”，表示如果H2的值小于840，那么J2的值为0，如果H2的值不小于840，那么J2的值为H2-840
材料采购现金支出预算表中的公式
输入包含函数的公式方法：
单击单元格—在编辑栏中单击“编辑公式”按钮（=）—单击左边下拉列表框右端的下拉箭头—选定函数—如果函数没有出现在列表中，单击“其它函数”查看其它函数列表—输入参数—“ENTER”
单击单元格—在工具栏中单击“fx”—……
4．数据的编辑
（1）单元格内容的更新
方法一：
双击待编辑数据所在的单元格—对其中的内容进行修改—确认按Enter键—取消按Esc键
方法二：
选定单元格—单击公式栏—输入—单击“√”或“Enter”确认—单击“×
”取消
（2）插入、清除、删除和恢复
插入：
可以根据需要插入空单元格、行和列，并对其进行填充。
插入空单元格：
在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域（注意，选定的单元格数量应与待插入的空单元格的数目相同）—“插入”—“单元格”—单击“活动单元格右移”或“活动单元格下移”
插入行（列）：
单击需要插入行（列）的任意单元格或选定与待插入的空行相同数目的行（列）—“插入”—“行”
清除：
清除单元格内容、格式或批注（清除后的单元格仍然保留在工作表中）
选定需要清除的单元格、行或列—“编辑”—“清除”—“全部”或“内容”或“格式“或“批注”
如选定单元格后按Delete或Backspace键，将只清除单元格中的内容，而保留其中的批注和单元格格式。
删除：
删除单元格、行或列
如删除了单元格，Excel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺
选定需要删除的单元格、行或列—“编辑”—“删除”—周围的单元格将移动并填补删除后的空缺
Excel通过调整对移动后单元格的引用来更新公式。
但是，如果公式中引
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