培训项目管理流程手册文档格式.docx

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1.2组织教学中的注意事项7

1.3财务报销环节8

1.3.1酬金支取流程8

1.3.2综合报销8

1.4授课后的评估与反馈8

2、项目运行中的其他工作9

2.1制作入学通知书9

2.2开学或结业典礼邀请领导9

三、培训项目结业阶段10

1、颁发各类结业证书的要求10

2、结业证书制作流程11

为规范培训项目的有序进行，促进培训业务稳固发展，结合清华大学教育培训管理处和我院培训业务的相关条例特制定本管理流程手册。

适用于深圳清华大学究院创新创业培训中心及其下属合作性质的各业务部门。

一、培训项目策划、筹备阶段

1、立项审查

1.1培训项目首次立项的申报流程

1）培训项目运作前，业务部门应尽早填写【清华大学教育培训立项表】，由中心主任签字后上报到我院，审核通过后提交该业务部门主管院领导进行流转。

2）“研究生课程进修项目”（基本要求见【清华大学教培处管理文件汇编】），业务部门应尽早填写，依前款所述程序完成院内审批后，由审批主管院领导签字报送学校教育培训管理处。

3）申请我院培训项目的业务部门可填写【深研院培训立项表】

1.2论坛等重大活动

论坛中招收学员须颁发结业证书的，视为单独的培训项目，根据其对象需求分别填写【清华大学教育培训立项表】或【深研院培训立项表】报送教学管理办公室，依照以上程序进行审核。

1.3有关注意事项

1）立项是项目运作的必经程序。

学院实行培训项目一期一报原则，每个项目运行前都必须先立项，立项经学校教育培训管理处审批通过后，方可对外签订合作协议，开始项目的招生宣传。

2）立项申请表格中的各项内容须如实、完整填写。

●项目的名称：

应按项目的培训内容来确定，如有必要可以添加学员来自的行业，项目名称需后缀所办的期数；

如为委托培训还需后缀学员来自的地方名称及单位名称；

但结业证书上所述项目名称需删除所有后缀内容。

●合作单位栏目：

如培训项目完全由我院单独运作，应填写“无”。

如果一个培训项目有两个或以上合作单位必须全部填写，例如，一个培训项目可能会同时有委托单位和招生代理单位。

●合作方式栏目：

应注明合作单位所承担的主要工作，例如委托培训、招生代理、招生代理及部分教务、招生代理及部分教学、招生及全部教学等。

●学时数：

如实填写，如课程中带有参观、考察列入总学时内。

●学费：

可填写每人的学费标准或每人每天的学费标准；

也可填每个班的收费标准，但需写明最多人数；

●合作方分配比例：

如实填写，如项目无合作单位应填“无”；

3）立项申请须经部门主任签字后提交。

部门主任因故不能签字的，可书面授权部门其他负责人签字，该授权经部门主管院领导同意并送教学管理办公室备案后生效。

4）已批准立项的培训项目，其名称、学时数、收费标准、课程内容等发生变动的，应重新报批。

5）依据学院有关管理规定，立项审批通过后达到半年时间未开班的，原立项自动失效。

业务部门希望继续开展该项目的，应重新申报立项，并书面说明未如期开班原因。

6）立项审批完成后，教学管理办公室将审批结果通知业务部门，业务部门可到教学管理办公室复印立项表格，自行留存。

2、对外协议审核

2.1协议审核的若干基本原则

1）先立项，再审核。

涉及与院外单位合作的培训项目，均应在项目立项批准后进入协议审核阶段。

2）合作协议审核实行一事一报制度，即与合作单位无论是首次还是连续合作，无论是与合作单位的首份合作协议还是补充协议，每份协议均需对应填写相关审批表格后，与协议草案及其他资料一并报送教学管理办公室。

3）对已有明确批示，提出质疑问题或要求业务部门修改或重新评估的协议草案，业务部门再次送审时，应就批示所涉及事项向院领导做出汇报，或提交书面说明，由部门负责人签字后与修改后协议共同报教学管理办公室呈院领导审批。

2.2审核流程

2.2.1一般流程

1）业务部门填写【清华大学教育培训合同审批表及责任保证书】和，部门主任签字后与协议草案。

对初次合作的单位，应同时报送【合作单位信息登记表】、合作单位营业执照复印件、合作单位法人身份证复印件及其他可证明合作伙伴资质、能力的书面材料。

2）教学管理办公室对协议所涉及的培训项目是否已立项，协议中有无重大法律问题等事项进行初步审核。

初步审核完成后，由教学管理办公室上报业务部门主管领导和审批主管院领导审批。

3）审批主管院领导审批通过后，由该业务部门提交正式协议，目前适用版本一式两份，合作单位和我培训中心各持一份同等生效。

2.2.2有关注意事项

1）业务部门需采用学院制定的【招生代理协议范本】与合作单位协商拟定协议。

2）根据学院及教培处有关要求，培训合作协议我中心具备一定的自主权，但代理费比例不可高于我院的上限35%。

3）对初次合作的单位，报送的【合作单位信息登记表】要求是合作单位签字盖章的原件。

4）协议中培训项目名称、收费标准、学时等事项应与立项严格一致。

5）协议应尽早报审，原则上最迟应于预计开班之日十五个工作日前报送教学管理办公室

6）协议正本必须经各方签字、盖章、填写有关日期后才能正式生效。

签字应由各方有签字权人手写，不得由他人代签，也不得以名戳代替。

3、广告宣传审核

项目宣传材料中应在显著位置注明“主办单位：

深圳清华大学研究院创新创业培训中心”；

有关项目名称、颁发证书、学时数等事项应与立项和协议严格一致。

3.1广告宣传审核的一般流程

1）业务部门准备相关送审材料，包括：

广告或印刷公司提供的小样、招生简章草案、网页广告草案等；

业务部门将以上材料以书面形式报送教学管理办公室，教学管理办公室审核通过后，将以上材料报送中心主任和审批主管院领导审批。

院内审批通过后，即可投放宣传。

2）对于需印刷或需在报纸杂志上刊登的招生简章，在宣传内容审批通过后，业务部门将将印刷样品或杂志样刊、刊登的报纸交教学管理办公室备案留底。

3）各业务部门需对合作单位的宣传情况进行跟踪核查，收集合作单位有关项目的各类宣传材料，以备学校抽查。

3.2违规操作典例

1）未经许可，在宣传材料中私自使用“研究生”、“”、“”、“”等字样。

2）宣传文案不实、承诺过多而无法实现（师资、活动）

3）宣传的招简和报批的招生简章严重不一致

4）未经学校审批投放广告

5）用手机短信进行宣传

6）教务人员私印名片、虚假宣传身份（**办公室、主任等）

7）以清华办班名义私收学费

8）私自打折学费或赠送名额

9）与国外或过内项目对接，在清华课堂宣传其他项目

10）教学失误：

课程质量低、老师评价差、班主任组织无序

11）以清华名义进行与本身培训项目无关的欺诈、诓骗行为。

二、培训项目运行阶段

1、项目运行中的工作

1.1开班前的准备工作

1）业务部门在充分调研的基础上，确定详细的培训课程设置，并编制每门课程的教学大纲。

教学大纲应包含课程宗旨、适应对象、学习目标、教学内容及教学方式等具体内容。

2）业务部门应根据教学大纲的要求遴选和聘用合适的授课教师。

对授课内容可能涉及敏感问题的，应在聘请前听过该教师的授课，在授课过程中不得有违反四项基本原则、散布封建迷信等言论。

3）在市场运作顺利前提下，拟定开班时间和地点后，各业务部门需向教学管理办公室提交【开班申请表】，其中人数、收入情况、课程安排等信息需如实填写，以便确保项目顺利进行。

中心主任审批通过后正式签字，申请表在教学管理部存档，作为此班费用可支出的依据。

4）凡学员人数、培训总收入不达标者，申请一般不予以通过，需招收到足够学员数后方可第二次提交开办申请。

在正式立项通过后7个月内不能正式开班的项目，视为项目自动终止。

5）开班申请通过的业务本门需及时提交以下文档：

本次课程讲义电子稿、和具体课程表。

讲义封面可参考【中心备用模板】。

课表、讲义等电子版通过审核后方可印刷投放。

1.2组织教学中的注意事项

1）在教学过程中，班主任（或教学负责人）应一直在教学现场，及时掌握班级学员动向，配合各个授课老师完成教学任务。

2）教务负责人需提前了解各项事宜可参照附件【教学准备工作手册】

3）由于授课教师、教学管理人员在所承担的教学活动中的直接或间接责任，导致影响正常的教学秩序、教学进程和教学质量等消极后果，都属于教学责任事故。

班主任和项目负责人需对班级事宜严谨、耐心。

1.3财务报销环节

各个班级的项目负责人对整个项目运营的进度、财务支出全程监管负责，在保证每个项目30%的利润前提下，一般业务支出不超过本班收入的35%，课酬费用不超过总收入的35%，两者可适当调配。

1.3.1酬金支取流程

1）业务部门在聘请教师前，应先向教学管理办公室咨询，查询该教师是否在我院讲过课、酬金标准、个人信息是否在教学管理办公室备案等。

2）教师为我中心自主培训项目授课，经由业务部门提交《教师课酬支付单》（打印版），如需预借课酬一般课前一周前申请。

3）课酬目前为现金形式，在课酬申请通过后班主任到行政办公室领取，发放现金时需要教师签字确认，教师课酬签收单到教学管理办公室领取，在本次课程结束后送回教学管理办公室归档。

1.3.2综合报销

1）正式开班的项目，在第一次课程结束后，业务部门首先提交本班的【培训收入统计表】，教学管理部核实无误后业务部门可做项目报销申请。

2）项目负责人提交纸质【项目报销单】连同所有报销款项的正式发票。

报销款项主要包含：

课酬、讲义、宣传费、差旅费、参观费等教学教务费用。

3）招生代理费列入报销范畴内，合作单位需预先提供与协议比例金融相一致的国家正规发票。

发票抬头为：

北京启迪力合创新创业培训中心；

款项为：

宣传费、推广费或招生合作费。

4）教学管理办公室核实报销单内各项信息无误后提交中心主任，审核签字后立即办理，一般除节假日外7个工作日内办理完毕。

5）项目报销单一式两联，办理完毕后教学管理办公室和项目负责人各存一份。

6）报销额度审核标准：

剩余金融足够支付剩余课时费用。

1.4授课后的评估与反馈

1）教师教学质量评估包括学员评估、和项目负责人（或教学负责人）评估。

2）每门课程结束后均由学员对授课教师进行评估。

班主任在上课前一周将【课程信息归档】提供给教学管理办公室，项目负责人和班主任应协助教学管理部做好教学质量评估工作，本地上课的培训班需在课程结束三个工作日内将评估问卷返回教学管理办公室；

外地上课的培训班需在课程结束后15个工作日内返回。

评估统计结果将及时反馈给各项目负责人或班主任；

3）学员评估采用教学管理办公室制作的【教学评估问卷】。

4）项目负责人对首次来学院授课的教师进行评估，填写【教学和管理评估问卷】，并将有关教师的教学情况及学员意见及时反馈给相关人员；

5）项目负责人（或教学负责人）及班主任应加强与学员的沟通，认真听取学员对项目课程设置及对授课教师的意见，并在每个培训项目结束时写出教学工作总结及改进教学工作的意见报送教学管理办公室。

6）无教学评估的项目不能办理结业相关手续。

2、项目运行中的其他工作

2.1制作入学通知书

业务部门将拟发入学录取通知书的内容及学员名单的电子版发给教学管理办公室。

教学管理办公室核查后制作入学通知书并加盖学院公章后返回业务部门。

2.2开学或结业典礼邀请领导

1）邀请学校领导出席开学或结业典礼流程

邀请学校领导出席开学或结业典礼一般需提前2周将邀请函、典礼议程、发言稿及背景资料呈报中心主任，中心主任根据班级情况邀请学校、学院有关领导。

原则上每个培训项目在开学或结业中任选一次邀请领导出席。

开学和结业相关图片报道，由项目负责人整理后发送至教学管理办公室，以备后期网站平台发布。

三、培训项目结业阶段

1、颁发各类结业证书的要求

1）《结业证（A类：

研究生课程进修项目）》，“清华大学”署名，盖“清华大学教育培训证书专用章”钢印，“深圳清华大学研究院”红印，具体要求如下表：

学员层次

学时数量及考核要求

省厅级以上党政部门委托、副高级技术职称或现职副司局（地厅）级公务员及以上人员不低于80%

40学时以上面授，结业总结合格

本科毕业或中级技术职称或县、处级公务员或国家大型企业主要负责人不低于80%

240学时以上面授，结业总结和4门以上课程考试合格

举办“研究生课程进修项目”的具体要求

学时数量及要求

大专以上毕业学历，并具有在相近专业两年（含两年）以上的工作经历。

必须聘请相关专业至少两名专家（具有副高级以上技术职称，熟悉本学科硕士研究生的培养目标、课程设置等，并独立指导过2名以上硕士研究生）为兼职教学顾问。

要求学习6门以上相关课程（必须含3－4门学科核心课程）

总学时在200学时以上

一般只有面向各级组织部门或级别比较高的国家大型企业的委托培训项目符合颁发此类证书的条件。

教育培训管理处审批程序：

在结业前向教培处提交申请书并附学员名单，教培处审核通过后发放《结业证（A类）》。

2）《结业证（B类：

一般类培训项目）》，“清华大学”署名，盖“清华大学教育培训证书专用章”钢印，“深圳清华大学研究院”红印。

具体要求：

学时数量

大专毕业或中级技术职称以上人员不低于70%

20学时以上面授

2、结业证书制作流程

1）培训时间在7天以内（含7天）的培训班，班主任应在结业前7个工作日上报结业所需材料；

培训时间超过7天的培训班应在结业前15个工作日上报结业所需材料；

2）结业需向教学管理办公室提供的材料：

1【培训学员登记表】

（电子版）；

填写时应注意：

●班名应以立项和协议中描述的为准，班次及地名放在班名后的括号内，如：

公共管理高级研修班（广州国税1期）；

●学员人数：

需要做证书人数，需要和培训收入统计表人数一致；

●填写【培训学员登记表】时还应注意表中列的顺序不能随意改变和删除。

●职称、职务按表中底部的要求填写。

2学员照片（2寸蓝底或白底证件照）；

相纸很薄的或不清楚的照片不能使用。

3【申请领取结业证书人员名单】

4项目总体【课程信息归档表】

3）上交材料注意事项

●如果在规定的时间内，不能一次性交齐材料的班级，可按缓急程度先报教学管理办公室，其他材料务必在领取证书前交齐；

如因班主任提供的制作证书数据的错误而造成结业证书失效，需请班主任写明情况并签字。

重做证书费用由项目组承担，每套证书收费30元。

特殊原因推迟办理结业证书的，应在课程结束后两个月内办理，逾期教育培训管理处不再受理。