供销部管理制度汇编范本.docx
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供销部管理制度汇编范本
企业标准
供销部管理制度汇编
（销售部分）
编号：
版本：
编制：
审核：
批准：
受控状态：
2015—05发布2015—05实施
×××公司
颁布令
为提高我分公司的供销管理水平，根据分公司质量/环境/职业健康安全《管理手册》和《程序文件》的要求，结合实际，我们编写了《供销部管理制度汇编》（销售部分），现予以发布，从2015年5月5日起实施。
本《制度汇编》是分公司一体化管理体系有效运行的管理标准，分公司以往发布的其它相关管理制度、办法、规定或细则等，若与本《制度汇编》有抵触时，均以本《制度汇编》为准，解释权归分公司总部。
各单位各部门要按照本《制度汇编》要求，严格贯彻执行，确保我分公司供销管理工作规范化。
分管领导：
二〇一五年五月三日
目录
一、文明办公公约…………………………………………………4
二、销售工作制度…………………………………………………5
三、销售服务制度…………………………………………………6
四、市场营销策略…………………………………………………10
五、市场信息传递网络……………………………………………13
六、信息传递和质量反馈制度……………………………………14
七、计划管理制度…………………………………………………16
八、成品出库审批管理制度和工作流程…………………………17
九、销售与发货控制制度收款控制制度………………………18
十、存货清查盘点制度产成品对账制度………………………19
十一、供销部长岗位责任制（销售部分）………………………20
十二、副部长岗位责任制（销售部分）…………………………21
十三、计划员岗位责任制…………………………………………22
十四、销售员岗位责任制…………………………………………23
十五、工程监理岗位责任制………………………………………26
十六、分配员、记帐员岗位责任制………………………………27
十七、销售管理记录表（样表）…………………………………28
样表一：
合同评审记录……………………………………28
样表二：
产品使用情况质量反馈单………………………29
样表三：
产品售后服务回访表……………………………31
样表四：
顾客满意度调查表………………………………32
样表五：
顾客满意综合统计分析报告……………………33
样表六：
培训记录表………………………………………34
一、文明办公公约
学习政治钻研业务
文明办公搞好服务
坚持原则依法办事
廉洁自津爱岗敬业
诚信为本开拓市场
质量第一用户至上
文明用语礼貌待客
有问必答有求比应
计划先行合理安排
积极组织满足需求
双增双节修旧利废
项目管理降低成本
标准仓库摆放有序
帐物相符收发及时
二、供销部（销售部分）工作制度
1、认真贯彻执行国家有关方针、政策、法律、法规、条令，以及集团公司的有关规定。
2、负责分公司的产品销售，订货以及承揽业务等工作。
3、定时编制月底产品销售计划与订货计划，月末编报计划完成情况表。
4、负责分公司产成品资金的管理，按月编报产品销售，库存情况报表。
5、根据产品订货，库存情况，负责与分公司研究所共同安排月底生产作业计划。
6、定期分析产品销售、库存、积存等情况。
7、负责各类产品的价格管理，并根据市场行情和供需情况，协同有关部门制定和调整各类产品价格，并及时提出库存积压产品的处理实施办法。
8、对所有入库产品负有质量监督职能，并对因产品质量与合同纠纷发生的退货现象及时提出处理意见。
9、及时掌握信息，做好反馈和售后服务工作。
10、按时完成分公司领导临时交办的工作。
三、销售服务制度
我公司遵照“用户就是上帝，一切为用户服务”的工作宗旨，集售前、售中、售后为一体的立体式服务，贯穿产品流动的全过程。
实行服务工作变被动为主动、变管理为服务，让每一个用户感受到体贴入微、细致周到的真情服务，特制定销售服务制度如下：
1、销售业务人员应遵守：
（1）、所有业务人员应坚守岗位，尽职尽责，坚持原则，严于律己，文明服务，礼貌待客，树立良好的企业形象。
（2）、认真接听或接收用户咨询、投诉、订货的电话、传真、来函及电子邮件等，及时给用户以满意的答复，并做好记录和文字材料的归档保存。
（3）、热情接待每一位用户。
应以谦恭和气的态度和客户接触，要礼貌待客，热情接待，尽力满足顾客的所有要求，做到让用户来得舒心，归得满意，并注意服装仪容之整洁。
（4）、对待用户提出的各种问题，要耐心解答，若需其它部门配合解决的问题，要积极和其它部门联系共同解决，决不许推托。
2、有关部门职责：
（5）、供销部负责产品的交付过程服务和交付后与用户的沟通联系，以及接受用户的咨询、维修、技术支持等服务要求，并及时同有关部门沟通，技术咨询和技术服务问题和研究所联系，质量问题和安质部联系，其他问题分别对待。
（6）、质安部负责处理用户提出的质量问题，并带上生产单位人员现场及时处理解决。
（7）、研究所负责做好产品的技术咨询和技术服务工作，及时帮用户解决技术问题。
（8）、生产部负责维修和安装调试人员的安排，确保处理问题及时准确。
3、维修服务和技术服务
（9）、产品出厂之时，也就是售后服务开始之时，供销部要将销售出去的产品登记建档，从新设备的安装调试，到正常运行都要跟踪服务。
并将发现存在的生产和设计质量问题及时填报《用户回访服务报告》传递有关单位。
（10）、对用户提出的维修服务反应必须迅速及时，使用的产品如有质量问题，供销部要将问题及时反馈到安质部及有关部门。
安质部及相关部门在收到传递单后本市内4个小时、市外8个小时赶到现场进行处理。
能现场处理的及时处理，现场不能处理的带回处理，在保修期内的免费进行修理，保修期以外的只收配件成本费，不收手工费，若是使用的产品无法处理，分公司按合同要求承担责任。
（11）、对销售产品做好技术指导和服务，具体为指导好用户安装调试、维护保养、操作注意事项、安全要求等，以达到安全可靠使用。
对于用户反映使用中的产品存在设计上的问题，设计室应引起高度重视，及时赶到现场，听取用户的意见和合理化建议，并观察和了解产品在实际使用上存在的设计缺陷，并在下次生产前将设计更改，不允许同一设计问题在再次生产中出现。
若再次出现同一设计质量问题，将根据造成的损失情况按比例对研究所主任处罚。
（12）、各有关单位做完维修和技术服务后，必须将处理办法和结果在处理完后24小时内报告供销部，供销部根据处理情况提出改进建议交给有关部门实施。
4、其他规定
（13）、用户提货、安装等若有困难，分公司负责联系安排车辆，提供送货服务，积极配合用户安装调试等一系售后服务工作，及时协调各种检验手续，做好全过程服务，达到顾客100%满意。
（14）、对产品装车过程中，造成包装或商标标识损毁等的产品，仓管人员必须进行调换，坚决不准销售。
并要按照仓库管理有关制度，对造成损失责任人给以相应的经济处罚
（15）、要深入到用户中去，做好售后服务，对各主要用户每季度要进行至少一次的用户回访，以便及时了解产品的使用质量和寿命情况。
（16）、向客户讲明产品使用用途、设计使用注意事项；说明产品性能、规格的特征。
（17）、对出厂产品要进行跟踪服务，建立产品售后服务台帐，并详细及时作好回访纪录。
（18）、认真做好市场调查、产品售后回访与客户满意度调查，及时掌握市场信息，准确反馈客户意见或建议，促进产品质量、服务水平及品牌形象的进一步提升。
（19）、对市场调研发现或客户反映的产品质量问题，一经查实，立即启动产品可追溯性程序，在承担客户损失的同时，对公司责任人进行严厉的经济处罚。
（20）、本公司销售人员不得接受客户礼品和招待；
（21）、本公司销售人员不能诱劝用户透支或以不正当渠道支付货款；
（22）、定期拜访辖区内的客户，借以提升服务品质，并考察其销售及信用状况。
（23）、欢迎和鼓励用户对我们的产品提供合理化建议，在结构和提高质量方面提出合理化建议的用户，将给予奖励。
（24）、以上制度各单位必须遵守，凡违反的将根据情节轻重进行处罚，在工资考核中兑现。
四、市场营销策略
一个企业的营销工作开展的情况如何，决定着企业的前途。
作为一个企业的营销工作人员，我们首先要树立现代化市场营销观念：
既满足需求，增进福利，增进利润。
我们要把重点放在用户身上，努力满足用户的需求，争取用户满意、信任和支持，从面扩大销量，增加利润，提高销量。
为了能够达到我们营销活动的目标，结合实际情况，宏观制定了在营销活动中的策略。
一、首先要正确清醒认识我们的市场营销环境
市场营销环境影响是指影响企业营销的最普遍又不段发展变化的，对企业营销成败有着较大影响而不能控制和改变它。
我们机电修配分公司面临的市场环境，就是在利用好总公司对机修分公司产品局内市场保护的有利政策，紧随总公司煤炭采掘设备的不断更新，开发和生产适合总公司采煤所需要的各种新设备，从而不断扩大我们的市场，提高产品销售量。
二、正确选择我们的目标市场
目标市场，是指企业在细分市场的基础上，根据自己的条件和一定的要求及标准去发现可望进入的那些市场。
对于我们机电修配分公司来说，我们的目标市场就是煤矿生产所急需的设备配件等产品市场，我们又把市里恰好作两个市场，即局内市场和局外市场，局内市场是我们依赖生产的市场，局外市场是我们发展壮大的天地，我们必须做到站稳局内市场，开拓社会市场新天地。
三、在确定的市场中有计划有步骤地推销我们的产品，从而达到我们的营销目标
我们的产品作为一种商品就应有商品的核心、商品的形式和商品的附加利益三层意义。
我们在开展营销活动中就应紧紧围绕这三层意思去具体开展。
首先从商品的核心讲，商品提供消费者的实际效用和利益，是消费者对商品的主要需要。
我们要特别重视用户对产品的实际效用和利益的主观理解，加强产品所能提供的效用和利益的宣传。
其次，我们要重视商品的形式，包括商品的造型、质量、包装等特征，我们要把我们的产品尽量做到选型美观，质量一流，完美的包装，以此来提高我们商品的竞争力。
最后我们要在商品的附加利益方面给用户提供一系列附加价值和附加服务。
我们为用户提供免费包送货，设备现场安装指导和维修等服务。
四、我们对于不同产品采取相对应的营销对策
1、对于新开发产品，由于成本高，利润低、质量不稳定，营销重点是迅速打开销路，占稳市场。
为此必须尽量保证产品质量，形成良好形象，同时采用免费试用，特价优惠，负责传授安装，维修技术，直至实行“三包”。
2、对于以定型产品，批量生产，成本下降利润高升。
我们采取三个策略，首先提高产品质量，改进产品的性能、色彩，款式及包装，努力增加产品的市场竞争力。
其次在满足局内市场的前提下开拓局外市场。
如40T刮板机和无极绳人车就有了较大的社会市场。
最后一点对前期价格较高的产品，选择适当时机，降低价格，应付竞争。
3、对衰退产品，由于销量猛跌，价格下降，利润锐减，前途暗淡，我们有计划地退出老产品，在局内已没有市场的老产品我们积极开拓社会大市场，在局内已被淘汰的设备配件，我们积极向社会市场推销。
从而稳步把老产品平稳过度到新产品上，使我们的企业随着市场的发展而迅速壮大。
五、市场信息传递网络图
六、信息传递和质量反馈制度
1、重要性：
机电修配分公司作为一个机械加工企业，要不断发展壮大，就必须有广阔市场和众多用户，要想拥有广大用户，我们就必须有高质量的产品服务用户。
这就是要求企业必须随时掌握用户需要什么，我们是否拥有，用户对我们的产品是否满意等一系列信息。
而这些信息的掌握只有通过收集和对用户的走访调查才能得到。
因此，市场信息的收集传递和产品质量的反馈显得尤为重要，故特定本制度。
2、制度内容：
⑴分公司供销部设置专人负责收集市场信息和产品质量反馈信息，并建立信息传递网络。
⑵将收集到的信息及时分类处理，传递到有关单位，确保信息的及时性。
⑶对于市场需求信息，供销部要及时填报信息传递单传送到生产组织单位——生产部，生产部根据信息内容采取措施：
若为常规产品，及时安排组织生产，若是新产品，就通知研究所根据用户使用要求开发新产品，并投入生产以满足用户需求。
⑷产品出厂之时，也就是售后服务开始之时，供销部要将出去的产品，登记建档，重新设备的安装调试，到正常运行都要跟踪服务。
并将发现存在的生产和设计质量问题及时填报《用户回访服务报告》传递有关单位。
⑸接到质量反馈信息单的单位必须立即采取措施，对于用户手中的产品存在质量问题，质安部在收到传递单后4小时赶到现场拿出处理的办法及处理时间。
对于发现使用中的产品存在设计上问题，设计室应引起高度重视，及时赶到现场，听取用户的意见和合理化建议，并观察和了解产品在实际使用上确实存在的设计缺陷，能现场处理的及时处理，若是使用的产品无法处理要在下次生产前将设计更改，不允许同一设计问题再二次生产中出现。
若二次出现同一设计质量问题，将根据造成的损失情况按比例处罚。
⑹各单位必须将收到的信息处理办法和结果在处理完后24小时填报回访报告返回到供销部备案，一次不返罚责任人50元。
3、分公司供销部设专人会同用户搜集下列信息，整理后呈报。
（1）客户对价格的反映
（2）对其他产品的反映和销量
（3）同行竞争对手的动态信用
（4）新产品调查
（5）用户订货交运之督促
（6）赶制《用户资料管理卡》，以利用户信用额度核定及加强服务品质，拜访用户计划参考。
七、计划管理制度
为了进一步搞好生产计划的组织管理，保证生产秩序的正常衔接，满足集团公司生产的需求，特制定计划管理制度如下：
1、依据订货合同，集团公司下达的计划，易损件、配件库存储备情况以及集团公司生产的轻重缓急等，及时调整安排生产计划。
2、每月15号前，将定稿的生产作业计划通知研究所，保证研究所20号能够及时供图。
3、每月底前一天将生产作业计划编制打印成册，报送有关部门。
4、及时掌握落实计划的落实，完成情况。
5、据集团公司生产的缓急，及时反馈给生产部门，以便生产部门对计划的合理组织安排，做到急事急办，保证集团公司的正常生产。
八、成品出库审批管理制度和工作流程
1、销售总帐根据余额或入库情况填制由公司统一印制的产成品出库单，科长签字，总帐审核无误后签字盖章，并送交客户签名确认，提货人在出库单上签字（提货人必须是矿上机电科或供应科人员以及可以结帐人员），保管员方可凭出库单发放货物，总帐与保管员同时下帐，日清日洁，总帐负责出库单的分发。
2、余额表的报出程序：
⑴保管员与总帐先对帐，确定无误后出余额与总帐对帐。
⑵由总帐二次核实无误后，出余额表报供销部负责人及相关部门。
九、销售与发货控制制度，收款控制制度
确定各用户的信用标准，信用条件及信用政策；应对赊销客户信用进行调查，登记每一客户应收帐款的增减变动情况，及时催收货款。
对于逾期未还款用户，要求客户提供担保、抵押等条件，如果可能，采取法律途径解决，防止出现坏账。
做到定期向主管领导汇报应收货款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案。
定期与各用户进行账款项目核对，加强信交流与沟通，与财务部门、相关业务部门及管理部门定期进行交流，相互配合上传下达，共同做好销售与发货，收款的管理工作。
十、存货清查盘点制度产成品对帐制度
1、存货的进库、出库业务必须具有严格的凭证手续，通过入库、发货单等核算存货的收发业务，
2、总帐和仓库保管员按每种存货设置总帐与明细账进行登记。
月末编制收、发、存报表，送业务、财务部门核对，做到账、卡、物相符。
3、由供销部牵头，财务部参加，仓年终进行一次全面清查盘点。
4、根据清查盘点结果，编制由销售科、财务科和有关责任部门共同签字的存货盘点报告表，说明存货盘盈、盘亏和毁损报废的原因及意见，报公司领导。
5、加强对存货的管理，凡对库存时间超过一年或滞销积压的存货，要及时通知相关部门并报告公司领导。
研究处理避免损失。
十一、供销部长（销售部分）岗位责任制
1、负责本部门的全面工作，贯彻执行集团公司机电修配分公司的各项方针政策，严格执行财经制度。
2、审核本部门范围内的各种材料计划、生产计划、统计报表。
3、落实当月的订货及供货情况，紧抓货款回收工作，负责完成厂部下达的销售任务。
4、组织好售后服务工作，为企业树立良好形象。
5、组织本部门人员的政治理论学习，业务学习，负责本部门人员的考核。
6、掌握市场信息，搞好市场预测和产品质量，价格的反馈，深入车间掌握生产情况，保证及时给用户提供合格产品。
7、合理安排生产项目及数量，严格控制生产成本和库存数量，避免造成库存积压，资金浪费。
十二、副部长岗位责任制
1、协助部长带领全科职工共同搞好销售管理工作；
2、按时到集团公司结算中心给各用户开具增值税专用发票；
3、定期与各用户核对货款往来，及时催收货款；
4、负责与各用户加强信息交流与沟通，与本厂财务部门、相关业务部门积极交流，相互配合上传下达，共同做好销售与发货、收款的管理工作；
5、负责大修理方面的工作
6、做好三标一体化工作；
7、严格遵守厂纪厂规及各项规章制度
8、完成领导交办的临时性工作。
十三、计划员岗位责任制
1、依据订货合同，集团公司下达的计划，易损件、配件库存储备情况以及集团公司生产的轻重缓急等，及时调整安排生产计划。
2、每月15号前，将定稿的生产作业计划通知设计室，保证设计室20号能够及时供图。
3、每月底前一天将生产作业计划编制打印成册，报送有关部门。
4、及时掌握落实计划的落实，完成情况。
5、根据集团公司生产的缓急，及时反馈给生产部门，以便生产部门对计划的合理组织安排，做到急事急办，保证集团公司的正常生产。
6、完成领导临时安排的各项工作。
十四、销售员岗位责任制
1、负责分公司产品对外销售的票据工作，加强业务学习，熟悉全厂产品价格、性能、类别。
2、了解产品库存情况，及时回答客户的提问。
3、热情礼貌待客，及时给客户开据发票，不刁难客户，不让客户找、等。
4、每天结算现金必须于收款当日缴回财务科，所收货款如为支票，应及时交财务办理银行托收。
5、每天下班前及时给领导传送销售日报表，月底传送销售月报表。
6、开据发票时细心认真，开完后要严格复审数量、款项，不出差错。
7、销售员销货售价一律以本集团公司规定的售价为准，不得任意变更售价。
8、完成领导交给的临时性任务。
十五、工程监理岗位责任制
1、负责大修设备的监理工作（大修设备包括支架、机组、刮板机、电机等）。
2、负责各矿回交修理油缸、电机的监理包括数量，修理内容及下传修理单。
3、完成领导交给的各项指定性工作。
十六、分配员、记帐员岗位责任制
1、负责设备及配件的开票工作。
2、负责票据的保存以及成品票分放工作。
3、负责余额表的核实、汇总、打印以及余额表的分发。
4、负责总帐的上帐、下帐工作。
5、完成领导交给的各项指定性工作。
十七、销售管理记录表（样表）附后
附表1：
合同评审记录
评审时间
评审地点
评审项目
评审结论：
评审组长：
年月日
存在问题及采取的措施：
评审组长：
年月日
序号
评审员姓名
职务
单位
签名
附表2
产品使用情况及质量反馈单
年月日
单位
产品名称
规格型号
数量
内
容
备注
单位：
制表：
产品使用情况及质量反馈单
年月日
单位
产品名称
规格型号
数量
内
容
备注
单位：
制表：
附表3
产品售后服务回访表
用户
回访时间
回
访
服
务
内
容
用户意见及建议
问题处理办法及结果
服务质量（用户签署）：
参加回访人员：
填报单位：
填报人：
填报时间：
附表4
顾客满意度调查表
尊敬的客户：
为测量机电修配分公司质量管理体系的业绩，请您在百忙之中对我公司下列调查项目提出宝贵意见，以确保我公司质量管理体系有效性和符合性，不断增强顾客满意。
产品名称
产品外观
很满意
满意
不满意
产品功能
很满意
满意
不满意
制作质量
很满意
满意
不满意
安装质量
很满意
满意
不满意
服务态度
很满意
满意
不满意
价格
很满意
满意
不满意
客户建议：
客户名称：
客户地址：
联系电话：
客户盖章/签字：
备注：
请在调查表中所选择项目中打“√”
投拆电话：
调查人：
年月日
附表5
顾客满意综合统计分析报告
序号
顾客名称
很满意（√）满意（△）不满意（×）
产品外观
产品功能
制作质量
安装质量
服务态度
价格
综合统计分析：
分析人：
年月日
附表6
培训记录表
培训时间
培训地点
培训人
培训内容：
参加培训人员签到表：
有效性评价：
评价人：
升级会员 