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公文写作讲义

公文写作讲义

作为一门学科，必须首先简要描述公文这一学科对象的成长史，提炼学科核心概念，分析其特点、作用和种类。

一、中国公文演变简史

公文是人类社会发展到了比较高级阶段的文化产物，还将以不同的形式，作为必不可少的重要工具，伴随人类社会的发展而持续下去。

人类社会某一族群发展到统一文字的阶段，必然首先产生公文这一管理及传播工具。

作为中华民族文明现象之一，我国公文具有世界上独一无二而又不曾间断的悠久历史。

据传说，5000年前黄帝时期的史官苍颉就已经创造性地改革统一了文字，“苍颉造字，天雨粟，神鬼泣”。

原始时期的公文文物有待进一步的考古发现，据报道近年已经发现了8000年前的文字。

我国奴隶社会夏商周时期，公文基本成形，有了分类，出现代表作。

目前，世界公认我国古文字最早的文物是19世纪末在河南省安阳小屯村发现的3500年前的殷墟甲骨文。

甲骨文是统治者主要用来进行占卜和记录的公文形式。

春秋时期由孔子编辑的《尚书》，汇编了黄帝之后尧舜禹到夏商周的高级行政公文。

百家争鸣中的一些文章，属于公文。

在2000年封建社会的漫长历史上，公文统一规范，在形式上不断发展变化。

秦汉建立大一统中央集权专制社会，我国公文开始走向统一规范。

公文代表作有李斯的《谏逐客书》、汉高祖的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。

公文最早称为“书契”、“简牍”、“文书”和“文案”等。

公文一词出现在东汉。

《后汉书·卷五十七·刘陶传》记载，东汉灵帝中平元年（公元184年），侍御史刘陶上表朝廷，提议招安张角，以防黄巾起义：

“但更相告语，莫肯公文。

”意为各州官员为保官职，只是互相转告，不肯写公文报告张角势力的日益强大。

三国时公文已成通称。

魏晋时期，公文写作理论有了突破。

刘勰在其理论巨著《文心雕龙》中论述的大部分文种都是公文。

唐宋时期，推崇文治，公文种类发展，出现许多公文名作。

“唐宋八大家”散文中，不少名作是公文。

明清时期，公文走向封建社会的高峰阶段，种类繁多，专著相继推出。

公文还被称为“公牍”和“文件”。

辛亥革命后，公文发生了革命性的变革，从内容到形式都面目一新。

中国共产党十分重视公文变革，明确主张使用白话文，研究公文的写作。

新中国建立后，不断进行公文的规范化、科学化建设。

1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。

1987年，国务院办公厅正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年修订发布。

2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。

至此，我国公文走上了科学发展的大道，对于社会主义现代化建设必将起到重大促进作用。

    二、公文的概念和特点

公文属于科学文章中的应用文体。

应用文是非常庞大的文章类群。

私人信件、留条一类的短文，都属于应用文。

而公文则是应用文中特殊规范的一种。

从把握公文这一事物本质、并从确定公文在应用文的坐标以及辨别公文自身种类等角度出发，对公文进行准确的定义是必要的。

公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等以法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。

公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。

公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。

公务还分为政务和事务：

政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。

从公文的概念中可以提取出公文的特点来。

作为客观事物的公文的特点和作为客观事物运动的公文写作的特点是密切相联的：

公文内容的公务性。

公文的“公”，指的是社会组织。

个人的感受认识，只能用文学作品或者一般科学文章来表达。

不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。

领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。

公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。

党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。

公文格式的规范性。

在绪论中“公文写作的特点”

部分已经作了一些阐述。

这里要说的是，格式是文章都有的，但是一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。

而公文的格式大不相同。

公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。

惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。

如普通公文中计划和总结的格式。

法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。

法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。

还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。

公务具有公众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。

相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。

完全可以预见，随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。

作者和读者的指定性。

文学作品的作者是个人。

一

般科学文章的作者是个人或者是个人之间的自由结合。

读者一般是没有限制或者是不可计量的。

但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表（或者称为第一领导人）限于有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。

这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。

至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。

公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，如“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”等。

有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。

法定权力的制约性。

这一点，公文在文章中是独

一无二的。

公文只能由法定的作者发出。

法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。

写作公文和办理公文都有一定的规定性。

也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所相应产生的制约性。

制约性在不同的公文中有不同的情况。

行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。

如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。

发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等国家机器进行处罚。

行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。

行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。

经济公文合同，依照《中华人民共和国合同法》对于缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。

普通公文的讲话稿，对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。

法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。

公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。

三、公文的作用和分类

上述认识已经告诉我们公文的作用是重大的、多方面的。

本节将公文的作用予以条理化。

一是法规和准绳作用。

法规性公文有宪法、法律和规章（如条例、办法等），在发出公文的社会组织的管理范围中有法规和准绳作用。

全体成员都要遵守，否则就要受到法规所规定的处理。

有的行政公文也有一定的法规和准绳作用，特别是直接发布规定的命令、决定或者通知，如《中国人民解放军总部关于重行颁布三大纪律八项注意的训令》。

二是领导和指导作用。

上级机关发出的下行文，对下级机关单位具有领导和指导作用。

三是沟通和合作作用。

知照性的公文，平行文，如公告、通告和函，有公务联系即沟通作用。

几个机关部门联合发文，有合作作用。

四是宣传和教育作用。

应该说，公文都有宣传和教育作用。

而指导性公文如意见、指示或者部分通知、批复，注重议论表达，理论性强，更具有明显的宣传和指导作用。

总的来说，公文最基本的作用是凭证和依据作用。

公文明确反映了作者的意图，对于作者来说是行使职权、办理公务的凭证，对接受一方来说是办理公务的依据。

立此存照，据此为证。

换言之，公文是发文机关的凭证、主送（收文）机关办理公务的依据。

公文种类数以百计，可以从不同的角度进行分类。

从来源分，有对外公文、收来公文和内部公文。

从内容分，有指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。

还可以从秘密程度、紧急程度、处理要求和发送目的等角度分类。

以下仅从学习写作的角度出发，给公文大致分类如下：

（一）按作用分类

1.专用公文。

这是机关各部门在各自的业务范围内专门使用的业务公文。

国家政府机关的部门，其业务基本反映了社会生活的各个领域，如教育、国防、司法、商业等。

在行政公文中，专用公文一般作为附件使用。

2.技术公文。

如说明书、图表等，在行政公文中一般作为附件使用。

本书没有介绍技术公文种类。

3.通用公文。

这类公文全社会通用。

可以包括：

法定公文，分为行政公文和党务公文；普通公文，如计划、总结等；法规性公文，分为宪法、法律和规章（如条例、办法、章程等）。

（二）按方向分类：

这种分类法比较简单。

1.下行文，是上级机关对下级机关单位的行文。

如命令、通知等。

2.平行文，是不相隶属的机关单位包括平级机关单位之间的行文。

如行政公文中的函。

其它行政公文如通知有时有平行性。

3.上行文，是下级机关单位向上级机关的行文。

行政公文中有请示、报告和议案。

公文写作和办理一定要选准文种。

文种选错了，就会影响公务办理。

例如，将请示写成了报告，就不能达到上级给予批复的目的，因为按照公文法规，报告是不需要批复的。

再如，通知要求向本机关单位普发，但不能面向本机关单位外的社会，通告则面向本机关单位之外的社会成员，两者不能混用。

选准文种，是公文规范化的重要内容。

乱用文种如“请示报告”之类，就违反了公文规范化的要求。

四、公文正文的写作方法

草拟公文正文必须符合以下要求：

（一）符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。

时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。

　　（四）公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。

　　（五）结构层次序数，依次为“一”、“

（一）”、“１”、“（１）”。

　　（六）公文中应使用国家法定计量单位。

　　（七）引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

　　（八）用词准确、规范。

使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

　　（九）请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

　　公文正文的写法主要有两条：

第一、通过叙述、说理表明目的。

　　公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。

不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。

叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。

应该通过叙述，说理表明目的。

具体来说：

（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

　　（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。

　　（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。

　　（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。

通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。

因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。

这样，公文的目的就既明确又具体。

　　第二、文字表达简明、确切、条理清楚。

　　简明，是指简洁、明确。

公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。

写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。

较长的公文也应“开门见山”。

同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。

它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。

不准使用自造的简体字。

它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。

确切，是指准确、贴切。

公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。

表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。

从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

　　条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。

一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。

然后，再作必要的解释。

长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。

一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。

这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。