采购管理第章 外包与采购管理Word文档下载推荐.docx

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✧《外包开发竞标邀请书》，模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-BID]。

✧《承包商评估报告》，模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE]。

✧《外包开发合同》，模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT]。

✧《外包开发过程监控报告》，模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR]。

✧《外包开发成果验收报告》，模板见[SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE]。

采购管理过程产生的主要文档有：

✧《采购竞标邀请书》，模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-BID]。

✧《供应商评估报告》，模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE]。

✧《采购合同》，模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT]。

✧《采购物品验收报告》，模板见[SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE]。

19.2外包管理

19.2.1目的

●从多个候选承包商中选择最合适的承包商，与其签订外包开发合同，并依据合同监控外包开发过程以及验收成果。

19.2.2角色与职责

●机构外包管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的外包管理小组。

机构外包管理员为该小组的负责人。

19.2.3启动准则

●在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”，确定了需要外包的产品部件（通称外包项目）。

19.2.4输入

●“Make-or-Buy决策”产生的文档，主要是对外包产品部件的描述。

19.2.5主要步骤

[Step1]选择最合适的承包商

●[Step1.1]起草《外包开发竞标邀请书》

外包管理小组起草《外包开发竞标邀请书》，主要内容包括：

✧外包项目基本信息

✧外包产品部件的详细说明

✧一些要求和约束

●[Step1.2]制定“承包商评估标准”

外包管理小组制定“承包商评估标准”，主要评估因素有：

✧开发方案是否令人满意？

✧开发周期是否可以接受？

✧性能价格比如何？

✧能否提供较好的服务（维护）？

✧是否具有开发相似产品的经验？

✧承包商以前开发的产品是否有良好的质量？

✧承包商的开发能力与管理能力如何？

✧承包商的资源（人力、财力、物资等）是否充足并且稳定？

✧承包商的信誉如何？

外界对其评价如何？

✧承包商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM2级以上认证？

✧承包商的地理位置是否合适？

外包管理小组可以根据实际情况适当修改上述评估标准。

●[Step1.3]竞标邀请

✧外包管理小组与候选承包商建立联系，分发《外包开发竞标邀请书》以及相关材料。

✧外包管理小组整理并保存候选承包商提交的“应标书”以及相关材料。

●[Step1.4]粗筛选

✧外包管理小组按照“承包商评估标准”对候选承包商进行粗筛选，剔除明显不合格的承包商。

在此评估过程中，外包管理小组可能要和候选承包商进行交流（如面谈、电话交谈）。

评估结论记录在《承包商评估报告》之中。

✧通过了粗筛选的候选承包商将进入下一轮评估，转向[Step1.5]。

●[Step1.5]评估候选承包商的综合竞争力

✧外包管理小组按照“承包商评估标准”逐一评估候选承包商的综合竞争力，给出排名。

在此评估过程中，外包管理小组要和候选承包商进行深入的交流（如面谈、电话交谈）。

●[Step1.6]评估风险

✧外包管理小组逐一评估与候选承包商建立外包合同的风险，评估结论记录在《承包商评估报告》之中。

●[Step1.7]确定承包商

✧外包管理小组根据[Step1.5]和[Step1.6]的结论，挑选出最合适的承包商。

✧外包管理小组产生完整的《承包商评估报告》。

[Step2]签订外包合同

●[Step2.1]协商

外包管理小组和承包商就《外包开发合同》的主要条款进行协商（谈判），达成共识。

协商的重点包括：

✧承包金额和付款方式

✧产品交付方式和交付日期

✧违约处理

✧开发计划

✧监控计划

✧验收计划

✧维护计划

●[Step2.2]起草合同

✧外包管理小组和承包商按照指定的模板共同起草《外包开发合同》。

●[Step2.3]签订合同

✧外包管理小组和承包商仔细审查《外包开发合同》中的每个条款，确保合同没有错误和隐患。

✧合同双方的代表（具有法律效律的人）在《外包开发合同》上签字，此后合同生效。

[Step3]监控外包开发过程

●[Step3.1]进展检查

外包管理小组按照《外包开发合同》中的“监控计划”，定期检查承包商的开发进展情况，并记录到《外包开发过程监控报告》之中。

进展检查的重点是：

✧实际进度是否与计划相符？

✧承包商的投入（人力、物力、财力）是否充分？

●[Step3.2]质量检查

✧外包管理小组按照《外包合同》中的“监控计划”，组织人员对承包商的工作成果进行技术评审、测试，或者参与承包商组织的技术评审和测试，以保证工作成果的质量符合要求。

外包管理小组将评审结论记录到《外包开发过程监控报告》之中。

●[Step3.3]纠正偏差

✧外包管理小组根据进展检查和质量检查的结论，督促承包商纠正工作偏差。

如果需要更改合同、产品需求或开发计划，则按照变更控制规程处理。

[Step4]外包开发成果验收

●[Step4.1]验收准备

✧承包商将待验收的工作成果准备好，并将必要的材料提前交给外包管理小组。

✧外包管理小组慎重地组织验收人员。

✧外包管理小组与承包商确定验收的时间、地点、参加人员等。

●[Step4.2]审查与测试

✧成果审查。

验收人员审查承包商应当交付的成果，如代码、文档等等。

确保这些成果是完整的并且是正确的。

验收人员将审查结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。

✧验收测试。

验收人员对待交付的产品进行全面的测试，确保产品符合需求。

验收人员将测试结果记录在《外包开发成果验收报告》之中。

●[Step4.3]问题处理

如果验收人员在审查与测试时发现工作成果存在缺陷，则外包管理小组应当视问题的严重性与承包商协商，给出合适的处理措施。

✧如果工作成果存在严重的缺陷，则退回给承包商。

承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商第二次验收的时间。

如果给验收方带来损失，应当依据合同对承包商作出相应的处罚。

✧如果工作成果存在一些轻微的缺陷，则承包商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。

●[Step4.4]成果交付与签字

✧当所有的工作成果都通过验收后，承包商将其交付给外包管理小组。

✧双方的责任人签字认可。

✧外包管理员通知本机构的财务人员，将合同余款支付给承包商。

19.2.6输出

●《外包开发竞标邀请书》

●《承包商评估报告》

●《外包开发合同》

●《外包开发过程监控报告》

●《外包开发成果验收报告》

19.2.7结束准则

●所有应交付的工作成果都已经通过验收。

●本规程所有的文档都已经产生。

19.2.8度量

●外包管理员统计工作量和文档的规模，汇报给项目经理以及有关领导。

19.3采购管理

19.3.1目的

●从多个候选供应商中选择最合适的供应商，与其签订采购合同，并依据合同验收产品部件。

19.3.2角色与职责

●机构的采购管理员邀请一些项目成员、同行专家、财务人员、市场人员等人组成临时的采购管理小组。

采购管理员为该小组的负责人。

19.3.3启动准则

●在立项阶段，有关人员已经进行了“Make-or-Buy决策”，确定了需要采购的产品部件。

19.3.4输入

●“Make-or-Buy决策”产生的文档，主要是对需采购的产品部件的描述。

19.3.5主要步骤

[Step1]选择最合适的供应商

●[Step1.1]起草《采购竞标邀请书》

采购管理小组起草《采购竞标邀请书》，主要内容包括：

✧需采购的产品部件的详细说明

●[Step1.2]制定“供应商评估标准”

采购管理小组制定“供应商评估标准”，主要评估因素有：

✧供应商的产品部件的功能是否符合本产品的需求？

✧供应商的产品部件的质量是否令人满意？

✧供应商的产品部件的性能价格比是否令人满意？

✧供应商的供货周期是否可以接受？

✧供应商能否提供较好的服务（维护）？

✧供应商的信誉如何？

✧供应商是否已经取得业界认可的证书如ISO质量认证、CMM2级以上认证？

✧采购管理小组与候选供应商建立联系，分发《采购竞标邀请书》以及相关材料。

✧采购管理小组整理并保存候选供应商提交的“应标书”以及相关材料。

✧采购管理小组按照“供应商评估标准”对候选供应商进行粗筛选，剔除明显不合格的供应商。

在此评估过程中，采购管理小组可能要和候选供应商进行交流（如面谈、电话交谈）。

评估结论记录在《供应商评估报告》之中。

✧通过了粗筛选的候选供应商将进入下一轮评估，转向[Step1.5]。

✧采购管理小组按照“供应商评估标准”逐一评估候选供应商的综合竞争力，给出排名。

在此评估过程中，外包管理小组要和候选供应商进行深入的交流（如面谈、电话交谈）。

✧采购管理小组逐一评估与候选供应商建立采购合同的风险，评估结论记录在《供应商评估报告》之中。

●[Step1.7]确定供应商

✧采购管理小组根据[Step1.5]和[Step1.6]的结论，挑选出最合适的供应商。

✧采购管理小组产生完整的《供应商评估报告》。

[Step2]签订采购合同

采购管理小组和供应商就《采购合同》的主要条款进行协商（谈判），达成共识。

✧采购金额和付款方式

✧产品部件交付方式和交付日期

✧采购管理小组和供应商按照指定的模板共同起草《采购合同》。

✧采购管理小组和供应商仔细审查《采购合同》中的每个条款，确保合同没有错误和隐患。

✧合同双方的代表（具有法律效律的人）在《采购合同》上签字，该合同生效。

[Step3]采购物品验收

●[Step3.1]验收准备

✧采购管理小组慎重地组织验收人员。

✧采购管理小组与供应商确定验收的时间、地点、参加人员等。

✧供应商将待验收的物品准备好。

●[Step3.2]审查与测试

验收人员审查供应商应当交付的物品，如代码、文档等等。

验收人员将审查结果记录在《采购物品验收报告》之中。

验收人员对采购物品进行全面测试，确保采购物品符合需求。

验收人员将测试结果记录在《采购物品验收报告》之中。

●[Step3.3]问题处理

如果验收人员在审查与测试时发现采购物品存在缺陷，则采购管理小组应当视问题的严重性与供应商，给出合适的处理措施。

✧如果采购物品存在严重的缺陷，则退回给供应商。

如果给验收方带来损失，应当依据合同对供应商作出相应的处罚。

✧如果采购物品存在一些轻微的缺陷，则供应商应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。

●[Step3.4]交付与签字

✧当所有的物品都通过验收后，供应商将其交付给采购管理小组。

✧采购管理员通知本机构的财务人员，将合同余款支付给供应商。

19.3.6输出

●《采购竞标邀请书》

●《供应商评估报告》

●《采购合同》

●《采购物品验收报告》

19.3.7结束准则

●所有应交付的物品都已经通过验收。

19.3.8度量

●采购管理员统计工作量和文档的规模，汇报给项目经理以及有关领导。

19.4实施建议

●对外包与采购管理小组进行必要的培训。

●对外包与采购管理过程域中产生的所有有价值的文档进行配置管理。

●选用合适的软件工具，尽量减少外包与采购管理的工作量。