极致物业管理系统收费管理操作说明.docx
《极致物业管理系统收费管理操作说明.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《极致物业管理系统收费管理操作说明.docx（50页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
极致物业管理系统收费管理操作说明
极致物业管理系统
收费管理培训手册
第一章：
系统总述
主界面分三个区域，左边为功能模块列表，中间区域为业务处理导航图，右边为子功能项和报表项列表。
在中间区域的右下角是“我的消息”功能按钮。
操作方式
点击左边区域的某个功能项，中间区域即显示该功能模块的业务处理导航图，右边区域则显示子功能项和报表项。
单机中间区域的某个图标或右边的列表项即可进入具体的子功能窗口。
当您关闭了主界面子窗口时，可以通过菜单【系统】－>【主界面】再次打开该子窗口。
如果您想切换数据库或用户，可以通过菜单【系统】－>【切换登录用户】来实现。
同时如果不需要修改密码，您也可以通过菜单【系统】－>【修改密码】来实现。
修改密码界面如下：
按要求输入旧密码和新的密码，确定后即修改成功。
一、功能流程图
二、查询界面
在查询界面，一般都会有如下菜单和工具栏
预览打印：
在查询上，都提供了预览打印功能，用户可以对该查询界面进行预览或打印。
用户在界面上拖动列行宽度或隐含列可以即时在预览或打印中反映出来，所见即所得
刷新：
查询界面上都提供了刷新按钮，方便用户即时从数据库中获取最新数据。
新增：
点击新增，会调用该查询界面对应的单据，以便用户完成新增单据的操作。
修改：
点击修改，会调用单据加载查询界面中行的数据，以便用户进行数据编辑。
如果通过双击界面中选中行调起的单据，则为查看状态，如果要修改界面，还必须在单据界面上再点击修改菜单方可。
删除：
可以针对选定的行进行删除，可以通过CTRL＋箭头跳选需要删除的行，也可以通过SHIFT＋箭头键连续选择需要删除的行（以后所提到的多行选择操作与此一样）。
然后点击删除按钮进行一行或多行的删除。
删除完成后，会给出一个报告，记录当前选定行哪些删除成功，哪些失败，并给出失败的原因。
禁用：
对选定的记录禁用。
联查：
很多界面上提供联查功能，一般是汇总表联查明细表或基础资料联查报表数据、表数据联查基础资料等。
如房间联查费用明细、费用汇总、入住客户等信息。
联查可以单行也可多行同时进行联查。
具体操作是选中一览表或报表上的某一行或多行，然后点击联查按钮中需要联查的一览表或报表即可
查找：
很多查询上提供查找功能，在工具栏上的查找框内输入要查找的内容，按回车键查找。
也可以单击“查看”菜单下的“查找”，调出查找界面（如下图）进行查找。
工具栏上的“查找”输入框的查询规则与查找界面上所定义的查找规则是一致的，如查找界面上选择了“向上搜索”，当在工具栏“查找”输入框输入查找内容并回车时，将“向上搜索”。
（注意，如果选中了一列或多列，则查找范围为选中列，否则为全部列。
）
打印设置：
在打印设置中，用户可以设置需要打印的标题和页眉、页脚，也可以对打印纸张大小、打印机进行选择，用户选择后，本次选择，系统自动记忆，下次打印或预览都不必再次设定。
图表：
在有的查询界面上，提供了图表功能，用户可以选择多行，选定的列用图形进行展示数据，系统提供了柱状图、线图、饼图等数十种图形供用户定义，并提供了图形的导出功能进行图形再次编辑或其他用途，图形能导出为多种图形文件格式。
过滤：
在查询界面上一般都提供了过滤条件界面，过滤界面上有三个页面，第一个页面提供过滤条件的定义，可以根据字段名称中的字段任意组合所需要的过滤条件，为用户提供所需要的过滤条件。
第二个页面是排序方式，用户可以根据界面显示的字段进行表格排序。
第三个页面是显示方式，用户可以定义表格列是否显示。
不同用户可以根据自己关注的重点，灵活的定义自己需要的过滤方案，可以把过滤方案保存为多个，以方便不同查询时的需要。
系统同时也帮用户保存一个默认方案，自动保留最后一次用户选择的过滤条件、显示方式、排序方式等个性化方案。
用户定义的过滤方案是分用户保存的，不同用户之间定义的过滤条件互不影响。
有的过滤条件提供了4个页面，其中第一个页面是快捷过滤，帮助用户定义好各种常用的过滤条件，用户只需要作简单的选择即可达到在表格中定义复杂的过滤条件同样的效果，更快、更有效的帮助用户进行过滤。
如果勾选如上图过滤方案所示的“以本方案作为预警方案”的复选框，系统登录时会按该过滤条件检查是否存在记录，如果存在将会跳出预警界面，当前用户可以直接在预警界面通过按钮或双击选中行打开报表或一览表界面。
下图就是预警界面
按钮功能
保存
在过滤条件左边的查询方案中，可以通过点击该按钮保存用户当前定义的过滤方案。
另存为
可以将用户当前设定的过滤条件另存为一个新的方案。
删除
可以删除选中的方案。
新增行、删除行
在过滤条件或排序页面中，可以通过新增行、删除行为表格进行表格行的添加删除。
确定
当用户定义好过滤条件后，选择确定，系统首先会检查用户定义的过滤条件是否正确，如果正确，则开始进行一览表或报表查询，如果过滤条件定义错误，则会提示用户出错的具体原因，帮助用户更好的掌握过滤条件的定义，如果本次能够利用过滤条件进行查询，系统会自动帮用户记录本次过滤条件定义，以便下次使用，如果用户没有定义过滤方案，系统会自动保存到默认方案上。
取消
用户选择取消时，系统不作任何查询的动作，并且也不会进行过滤条件的保存。
表头过滤
如上图所示，有的报表表头出现过滤的图表，表示这张报表的表头能够通过点击表头这个图表，针对这一列不同的属性进行过滤，用户也可以设置几个表头的过滤来以实现用户需要的任意过滤组合。
分级汇总报表
报表分为普通报表和分级汇总报表，其中分级汇总报表的所有字符型字段都可以实现分级汇总统计，有层次结构的字段可以统计所有级次（如属于组织机构的管理处）。
分级汇总最大可以达到10级，如果超过10级，用户需要通过设置过滤条件中的显示/隐含列来实现需要进行分级汇总的字段（如上图所示）。
最小分级汇总的字段不能小于1个，否则报表不能正确显示。
分级汇总报表中的过滤条件界面不提供排序功能。
三、录入界面
录入界面元素
文本框
文本框允许用户录入任意字符，显示方式是左对齐，有的文本框（如备注等）允许用户多行录入。
用户在当前文本框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
数字录入框
数字录入框允许用户录入整数或小数，在录入框内有下划线提示符，一般标识该整数或小数有多少整数或小数位。
还有一种数字录入框上有上下按钮选择的数字录入框，主要用来进行整数选择，也同样支持用户录入数字。
用户在当前数字录入框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
金额录入框
金额录入框允许用户录入金额，在录入框内有下划线和币别提示符。
用户在当前金额录入框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
下拉列表框
下拉列表有两种形式，一种是用户不可录入，只能从下拉列表中选择。
另一种是用户既可从下拉列表中选择又可以自己录入字符快速定位，如果录入的数据在下拉列表中不存在，则录入的字符会红字显示。
下拉列表的下拉框都能通过按快捷键F4打开，然后通过上下箭头键选择所需要的项目，以支持用户通过全键盘操作快速录入单据。
用户可录入的下拉框还可以通过按快捷键F8选择当前下拉列表中数据实体对应的显示框来进行即时数据编辑，然后再选择。
用户在当前下拉列表框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
弹出框
弹出框类似文本录入框，不同的是当弹出框获得焦点时，会在该弹出框的右边显示一个文件打开的图标，用户可以通过点击这个图标或按快捷键F8调出选择界面，用户选择后返回。
用户也可以通过录入字符来直接定位需要的数据，这时录入框根据用户输入不完整数据自动匹配，并在下拉列表中显示符合用户输入条件的完整数据。
用户此时可以通过上下箭头键快捷定位正确的数据。
如果该数据不存在，则录入的字符会红字显示。
用户在当前弹出框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
日期与时间（必录/可选）
日期与时间录入有三种类型：
日期型、时间型、日期时间型。
其中日期型和日期时间型有下拉列表选择日期，但日期时间型后面的具体的时间用户必须手工录入。
时间型的时间必须是用户手工录入。
日期型和日期时间型的录入框中出现复选框，表示该日期或日期时间不是必录项，如果需要录入日期或日期时间，必须选中复选框，方能录入日期或日期时间。
日期或日期的下拉框也可以通过快捷键打开。
用户在当前日期与时间框录入完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
复选框
复选框只有两种状态，一种是选中状态，会在复选框中出现一个勾，没有选中的状态则没有。
也可以通过按空格键进行两种状态的切换。
用户在当前复选框选择完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
单选按钮
单选按钮是指在一组按钮中只能标识一个按钮为选中状态，可以通过快捷键空格来进行状态的选择，当某个单选按钮选中后，其他按钮则会标记为未选中状态。
用户在当前单选按钮选择完毕后可以按回车或TAB键跳到下一个录入框。
表格
录入表格中同样有文本录入、数字或金额录入、下拉列表、弹出框选择、日期与时间、复选框等录入方式，操作与单个录入框操作一样，支持的快捷键也是一样，即F4下拉、F8弹出选择、空格操作复选框、单选按钮等。
下拉列表和弹出选择也同样支持用户录入，如果录入正确，则会正常显示，否则，红字显示。
在表格中回车或按TAB键则自动跳到下一个可录入单元格。
单据界面菜单：
在单据界面上，都会出现如下菜单
新增：
增加新的单据。
删除：
删除对应的单据。
保存：
新增单据后，点保存，将记录写入数据库。
复制：
将记录复制一遍。
审核\反审核：
如果该单据存在审核操作，当用户点击一览表中的审核\反审核操作时，则会调起单据，同时在录入界面上出现审核\反审核按钮，通常界面上录入数据的控件将会锁定，不允许在审核状态下修改数据。
该操作是一个双向操作，当单据被审核完后，按钮标题则变为反审核，用户此时点击该按钮，则会把该单据反审核。
插入分录\删除分录：
当单据中存在录入表格时，可以通过插入分录\删除分录对表格进行新增行、删除行的操作。
如果单据中存在多个表格，该操作只对当前表格有效，因此，如果要对表格进行新增行或删除行的操作，必须点击一下表格，以求选中当前表格。
工具栏菜单风格：
工具栏菜单有4种风格：
Office2000、Office2003、OfficeXP、VisualStudio2005。
默认是VisualStudio2005。
界面的菜单风格选择只对当前界面有效，并保存用户选择
工具栏菜单样式：
工具栏菜单有三种样式：
显示标题、显示图标、显示标题和图标，默认样式是显示标题和图标。
界面的菜单样式选择只对当前界面有效，并保存用户选择。
刷新：
方便用户即时从数据库中获取最新数据。
第一条、前一条、下一条、最后一条
如果是从一览表双击表格或点击修改进入录入界面，界面上会出现前后移动的按钮，允许用户在不同的记录之间来回移动。
第一条、最后一条是指跳到当前一览表中记录的第一条或最后一条，上一条、下一条则是根据当前单据在一览表中的记录状态进行前后移动
关闭：
退出此单据界面。
第二章：
房产管理
一、房产资料建立
（一）小区
i. 功能描述：
维护小区资料，可进行查看、新增、修改、删除、打印等操作。
ii. 操作方式：
a） 主界面—〉房产管理—〉小区可打开小区模块如下图：
b） 小区界面为树表结构，左边为组织机构树，右边表格显示当前选择的组织机构下的所有小区。
c） 可使用[过滤]功能过滤数据。
d） 选中一个类别为管理处的组织机构，可在其下新增小区。
注意小区所属的组织机构类别只能为管理处，不能在集团或者分公司下直接新增小区。
e） 选中小区（可多选）进行查看、修改、删除等操作。
（二）楼宇
i. 功能描述：
维护楼宇资料，可进行查看、新增、修改、删除、打印等操作。
ii. 操作方式：
a）主界面—〉房产管理—〉楼宇可打开楼宇模块如下图：
b） 楼宇界面为树表结构，左边树为到小区的房产树，右边表格显示当前选择的树节点下的所有楼宇。
c） 可使用[过滤]功能过滤数据。
d） 可在任意小区下新增楼宇。
e） 选中楼宇（可多选）进行查看、修改、删除等操作。
（三）房间
i.功能描述：
维护房间资料，可进行查看、新增、修改、删除、打印等操作。
ii.操作方式：
a） 主界面—〉房产管理—〉房间可打开房间模块如下图：
b）房间界面为树表结构，左边为到楼宇的房产树，右边表格显示当前选择的树节点下的所有房间。
c）可使用[过滤]功能过滤数据。
d）可在任意楼宇下新增房间。
e）选中房间（可多选）进行查看、修改、删除等操作。
f）可批量生成房间。
编辑—〉批量操作—〉批量生成房间，录入相应信息并确定后即可批量生成。
g）可批量修改房间。
选中多个房间，编辑—〉批量操作—〉批量修改房间，选中需要修改项目前面的复选框，录入信息并确定即可。
二、房产资料维护
（一）房间拆分
在实际中，可能会遇到需要将一间房间进行拆分的情况，对于这种需求，可以在房间管理中来实现。
如图：
选中需要拆分的房间，在菜单栏中首先将其禁用，然后新增。
说明：
在禁用的时候，如果房间设置了收费标准，需要在【收费管理】－【房间收费标准】删除收费标准。
（二）批量修改房间
在房间查询界面，选中多个房间，编辑—〉批量操作—〉批量修改房间，选中需要修改项目前面的复选框，录入信息并确定即可。
说明：
对于需要修改的选项需要先勾选以后才能生效。
第三章：
客户管理
客户管理主要是维护收费的对象，新建客户资料后做入伙登记就可以确认或者是更改房间收费的对象。
一、客户资料
（一）新增客户资料
客户管理——客户资料一览表——新增
（二）客户产权变更
1、将旧业主的客户代码变更→客户管理→单击客户资料一览表→录入需更改的房间号→双击房间→修改→修改原业主客户代码（如：
A—0303改为A—0303A）→保存
2、新增新业主客户资料→录入客户资料（取用原客户代码，如：
A--0303），录入帐号→保存。
3、新业主入伙
客户管理→单击客户入伙信息一览表→录入新业主的代码→在入伙登记中将入伙日期改为水费收取的日期→保存。
二、入伙登记
业主迁入时，建立房间和客户的对应关系。
并记录相关信息（注：
客户入伙同时视为客户迁入。
）
如果用户想要获取客户入伙收费项目的详细信息，可以使用客户入伙收费信息一览表来查看。
完成了入伙登记后，入伙对应的房间的所有费用向入伙的客户收取。
第四章：
收费管理
一、收费参数
（一）收费项目
收费项目是整个费用管理的核心，所有的处理都围绕收费项目展开，系统将所有费用分为四类，常规收费项目、抄表收费项目、车位收费项目和临时收费项目。
常规收费项目是指针对房间收取的、周期性的费用，如管理费、本体维修基金等；抄表收费项目指针对房间收取的、周期性的、按照各种仪表读数收取的费用，如水费、电费等，这种费用项目需要指定仪表种类，可以通过多个收费项目指定同一种仪表实现一表多费，如水表对应水费、排污费以及加压费等；车位收费项目是指针对车位收取的、周期性的费用；临时收费项目是指如服务费、维修费用等。
费用项目由整个集团统一设置，在集团内共用。
为减少工作量，直接交费的临时费用也不用进入系统，需要进行托收的临时费用才进入系统。
（二）收费时间
收费时间是费用计算的重要参数之一，是收费标准的一部分，通过收费时间可以计算出常规费用和车位费用的计费周期，自动准备下一个周期生成费用单的相关数据，以及计算出常规费用、抄表费用和车位费用的应收日期。
收费时间的收费周期有两种方式：
固定月数和指定月份。
固定月数需要指定间隔月数，按照间隔的月数定时收取，假如间隔月数为2个月，上次计费结束日期为2005-06-15，则下个计费周期自动为2005-06-16到2005-08-15。
指定月份是在一年十二个月中，指定月份进行收取，假如指定月份为一月和八月，上次计费结束日期为2005-01-15，则下个计费周期自动为2005-01-16到2005-08-15。
如果费用为抄表费用，则收费周期设置不起作用，而是直接按照对表的记录产生费用。
应收日期也有两种推算方式：
按计费开始日期推算和按计费结束日期推算，再加上指定偏移，可以灵活的设置应收日期。
（三）滞纳金计算方式
滞纳金计算方式是费用计算的重要参数之一，是收费标准的一部分，按照其设定计算滞纳金具体金额。
滞纳金时间计算有四种方式：
实际滞纳天数、上月实际天数、当月实际天数以及固定天数。
计算的开始日期通过公式进行确定。
（四）收费标准
收费标准是整个费用计算的核心，各种费用的单价、金额以及优惠金额都通过收费标准计算得到，收费时间周期、滞纳金方式等参数也包含在收费标准中。
收费标准是整个费用计算的核心，各种费用的单价、金额以及优惠金额都通过收费标准计算得到，收费时间周期、滞纳金方式等参数也包含在收费标准中。
（五）收费标准设置
房间收费标准设置用以指定各房间常规费用和抄表费用的收费标准以及常规费用的开始计费日期，只有指定了房间收费的项目和标准，系统才能按设置自动生成费用单。
在系统主界面点击[收费管理]->[收费参数]->[房间收费标准设置]，即可进入收费标准功能界面如下：
房间收费标准设置界面类似普通的单据查询界面，也包含普通的查询的新增、修改、删除、打印、过滤等功能，不同的是考虑到房间收费标准通常是某栋楼、某个小区甚至是某个地区完全一样，因此新增和修改功能充分考虑了这种批量功能。
新增操作可以对一个房间、一栋楼、一个小区或者是一个组织机构进行新增，在左边的树结点上选择需要新增的对象，点击“新增”按钮，出现如下界面：
对需要收取的收费项目选择收取，并设置好收费标准，常规收费项目设置好开始计费日期，点击保存即可完成批量新增。
在房间收费标准设置界面，有两列收费标准名称和开始计费日期是可录入的，修改操作可以直接通过修改这两列完成。
保存菜单用以保存刚刚的改动。
也可以选择直接退出而不保存。
二、仪表
（一）仪表种类
仪表种类，按仪表记录对象来区分，如水表、电表等，不同的仪表种类对应不同的收费项目。
（二）公摊仪表
公摊仪表，仪表还可以分为公摊仪表和房间仪表，费用计算时，公摊仪表的读数（或总表差额）最终需要分摊到房间仪表计算费用，公摊仪表设置界面如下：
（三）房间仪表
房间仪表是对房间收取抄表费用的基础，房间仪表可以进行批量新增和单个新增修改，批量新增界面如下。
单个新增修改界面如下。
三、费用产生
（一）抄表费用
1、打印水电抄表单
抄表（房间仪表）→查看→打印抄表单，→水电抄表单→确定→打印
2、录入水、电表读数
单击抄表（房间仪表）→选择抄表月份（实际用水月）→选择录入的仪表种类→录入本月读数→保存
通过设置系统参数“抄表异常比例（%）”，对实际行度与前两次相比偏差超过设置比例的，或者是有回程的，系统会用红色标识出来重点提示。
换水表的情况下：
①换表时若所有费用已结清，直接在抄表（房间仪表）里面将上次读
数改成新水表的初始读数。
②若更换新表时，旧表仍有未收取读数，如：
上月读数为90，换新表（新表初始读数为0），旧读数为95，则在抄表（房间仪表）里将上次读数修改为9995。
计算公司：
10000-（95-90）=9995注明：
10000为回程。
（二）临时费用
新增临时费用是系统产生临时费用的唯一方式，由于临时费用的无规律性，系统没有提供自动生成界面，只能够手工录入。
在系统主界面点击[收费管理]->导航图[费用查询]->[新增]或者右边[临时费用一览表]->[新增]，界面如下：
（三）费用生成
对于常规费用，抄表费用可以通过两种方式生成。
一是分别在生成常规费用，生成仪表费用中分别产程，一是载费用查询中生成。
在金地主要是以后者为准。
在系统主界面点击[收费管理]->导航图[费用查询]->[生成费用单]，界面如下：
生成全部费用后，在此界面点当期——编辑——审核
四、费用操作
（一）费用查询
可以通过两种方式查询费用，一是在系统主界面点击[收费管理]->导航图[费用查询]，这种方式可以查询所有类型的费用，同时提供了很多操作，界面如下：
另外一种方式是分类查询，在系统主界面点击[收费管理]，右边的[应收费用]提供了不同类别费用的查询，可以按各种组合条件查询。
在费用查询界面，可以双击对应的条目查看详细的费用信息。
（二）滞纳金计算
在所有费用查询界面，可以对查看的费用进行滞纳金计算，点击菜单“滞纳金计算”，出现如下对话框：
点击[确定]后就可以对相应未结清的费用进行滞纳金计算。
（三）费用调整
费用调整有两种方式，逐条调整和批量调整，这种方式适合于单个的减免或者是优惠，在费用单据上点击[金额调整]->[调整金额],如下：
出现如下对话框：
录入好调整金额及原因后确定即可。
另外一种调整是针对常规费用，适合于空置费的减免分摊，政策性的费用追溯调整等。
在系统主界面点击[收费管理]->右边[常规费用一览表]->[操作]->[批量调整]如下：
五、收款
（一）银行托收
当一个月的费用完全生成，并进行了审核、滞纳金计算、预收核销、优惠金额调整的操作以后，可以导出银行报盘。
银行扣款完成后，导入银行回盘，即完成了银行托收工作。
在“费用查询”以及“银行托收”中可以进行银行盘的导出与导入。
如下图：
i.导出报盘：
导出报盘界面如下图：
录入所需信息，“确定”即可。
ii.导入回盘：
银行回盘界面如下图：
选择方案，并选择要导入的文件，“确定”即可。
（二）预收
打开“收费管理—〉收费凭证—〉预收单一览表”，如下图：
可在此进行预收单的新增、修改、删除、审核、核销、联查客户等操作。
新增（修改）预收单的界面如下：
如果是按费用项目分别核销就在（“是否按收费项目核销”前打勾）然后再分别录入金额和相对应的费用项目，若只是指定收费项目，则将此勾去掉，选择好收费项目后在金额框中输入总的金额就可以，若不指定任何的收费项目，则直接在金额框中输入总金额。
预收单审核过后，就可以在费用查询界面进行预收核销。
（三）现金收款
打开“收费管理—〉欠款查询—〉缴款”，如下图：
录入客户，系统自动显示该客户所有欠款，一般情况下，如果客户是全部缴款，直接“保存”即可。
然后点“新增”，录入下一个客户—〉保存—〉新增……。
如果是部分缴款的情况，需要用户录入当前支付金额。
六、单据打印
（一）银行委托收款报表
打印银行委托收款报表的过滤界面如下：
可以根据要打印的范围定义过滤条件，“确定”进行打印。
（二）费用报表
设置好过滤条件后，确定。
预览——选定模板——确定
针对金地的具体情况，我们目前已经开发的自定义费用报表有：
催费通知单、欠费通知单、收费通知单、应收费用清单、现金收款明细表、停车费划款明细表、水电用量统计表、管理费收款情况。
七、月结
主界面—〉收费管理—〉结账，进入结账界面
第五章：
费用报表
一、系统报表
系统提供了七类报表：
分别为费用报表、欠款报表、收款报表、预收款报表、费用余额报表、预收款余额报表、保证金报表。
每一类报表又
升级会员 