化工厂科研档案管理思路Word格式文档下载.docx
《化工厂科研档案管理思路Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《化工厂科研档案管理思路Word格式文档下载.docx（9页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
根据这种现状，笔者建议建立科研技术数据库，通过对数据库的资料按时收集、归档来加强对项目组的科研技术项目全过程的半量化管理。
数据库对每个课题组资料的收集实际上是对课题组当月所作资料、数据、文字材料工作的一种半量化评价，当课题组没有任何资料提供时，实际上在一定程度上说明了课题组这期间未做任何工作。
具体管理建议如下：
一、科研技术数据库的建立和科研项目管理流程
科研技术项目管理是指课题从项目申请、立项论证、组织实施、检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全程管理。
其目的是使科研项目实行制度化和科学化的管理，保证科研计划圆满完成，出成果、出人才、出效益，提高竞争力。
科研档案是在科学研究管理和实践活动过程中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料.它不仅要记录科研活动的全过程,而且代表着学科领域研究和公司技术改进的前沿,具有极大潜在的生产力。
工厂工程化项目的建设过程中监管严格，档案、图纸等资料一般齐全，每一个阶段没有图纸和相应的许可、论证等资料工程化建设化项目是无法进展的，因此进行归档相对容易。
而科研项目的管理相对松散，管理起来要难得多。
这里以科研项目的归档和管理为例。
科研档案的成果性和资料性是科研档案区别于文书档案的主要特点。
一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的科研档案,是重要的信息资源。
要想获得完整准确、系统的科研档案,就要监控科研活动的全过程,就要对科研课题从立项开始对每一个程序、每一个环节都进行资料的收集和整理直至科研项目结束。
科研技术人员应收集的科研档案（即科研技术数据库应收集的资料）范围包括:
⑴科研准备阶段:
科研准备阶段立项项目的审批文件;
计划任务书;
协议书;
合同等;
课题研究计划;
计划执行情况、计划调整或撤消报告;
⑵研究实验阶段:
各种载体的重要原始记录;
实验报告;
验证报告;
标准征求意见材料;
标准编制说明;
征求意见处理材料;
计算材料;
专利申请材料;
设计文件;
图纸;
关键工艺文件等;
⑶总结鉴定验收阶段:
工作报告;
科研报告;
标准审定材料;
论文专著;
参加人员名单;
技术鉴定材料;
科研投资情况,经费决算等;
⑷成果登记和奖励申报阶段:
成果登记;
奖励申报及审批材料;
标准的审批;
发布和出版发行材料;
推广应用的经济效益和社会效益证明材料等;
⑸推广应用阶段:
推广应用方案;
总结;
扩大生产的设计文件工艺文件;
定型鉴定材料;
转让合同;
用户意见等。
这些归档范围务使科研人员做到心中有数。
科研课题种类一般有以下五种：
（1）国际合作课题；
（2）国家、省、市、区科技部门立项及中标课题；
（3）公司下达的科研项目和研究任务；
（4）化工厂立项课题；
（5）各车间自选课题。
（一）课题日常管理
1、科研项目实行课题项目组长（主持人）负责制。
各课题组成员可以交叉。
跨项目组的科研课题，公司和化工厂采取组织任命的方式进行。
2、课题负责人对课题全面负责，具有管理权。
全面负责课题的进度、经费、人员调配、物资领取、课题奖金和绩效奖励分配等项工作，按课题进度完成各项任务并接受化工厂技术室、厂领导、公司科技部及公司领导的检查考核。
结合各车间工作开展的课题，课题负责人的工作应取得车间领导同意。
3、化工厂技术室每月对厂级以上课题执行情况进行检查和考核。
课题组应按时将阶段性小结和评价及工作进程等情况上报技术室，每周项目例会各课题组长必须对课题进展进行口头汇报，每个月月底将课题组在该月所做的所有试验总结成试验报告，每月28～31号交给技术室进行归档，每两个月（双月月底）至少有一小结和检测数据的复印件上交给技术室。
除技术室档案管理人员之外，化工厂负责科研管理的技术科正副科长、技术主管和各位厂长有权随时查看各课题组档案检查科研进度和对项目组长进行考核。
其余人员查看项目档案需经过厂长或负责科研技术的副厂长签字认可方可查看，且不经过厂长特批不得复印或带出档案室。
4、厂级以上科研课题的研究内容、课题组成员、进度计划及经费预算一经确定，课题组未经批准不得擅自变更或修改，如遇特殊情况需上报厂级领导和相应公司职能部门审批，并交技术室备案。
5、研究工作中形成的所有资料不得短缺，不得据为已有。
未经许可，不得随意摘抄和发表。
每月28～30日为科研资料归档日，次月2号或3号为化工厂月项目汇报日，会上首先由档案员汇报各课题组本月资料上交归档情况，然后再由各课题组组长做具体汇报。
应上交的归档资料有试验进度计划、试验方案、查阅到相关资料、试验记录、试验数据分析报告、试验总结、有关该项目的交流考察报告、会议纪要、以及化验数据单的复印件、设备图纸等等。
6、试验记录应及时、准确、真实、完整。
科研记录内容主要包括实验名称、方案、人员、时间、材料、环境、方法、具体的实验步骤、过程、结果等，并应准确记录观察指标的数据变化。
每项实验结束后，应进行数据处理和分析，并有文字小结。
7、实验研究人员调离工作，应将全部实验记录资料、归档材料、文献卡片等全部上项目组，项目组组长签字后，方可办理调离手续。
8、记录实验设计、操作过程、研究内容、实验结果和数据的记录本、其它记录资料以及相关材料，属于化工厂所有，各课题组使用。
研究人员在离开研究岗位或化工厂时，为方便今后的研究工作，经化工厂领导同意可以复印这些资料。
9、研究工作全部结束后，由负责人撰写总结报告及有关论文，并将结题报告上报化工厂技术室。
负责人负责将所有项目相关资料整理上交技术室归档。
10、因客观原因，不能完成科研课题者，课题负责人要写出拖延理由，上交技术室，论证后做如下处理：
1）有继续研究价值的项目，在下一年度必须完成。
2）无继续研究价值的项目，由负责人写出终止原因报告，经批准后，负责人应做好技术资料的清理、归档和仪器试剂的清点移交工作。
半年之后仍未做好善后工作的从绩效工资中进行扣罚。
（二）科技成果管理
1、科技成果是指在实验或理论上有创造性，有一定科学水平和实用价值的新技术、新方法、新器材、新药物、新理论、新认识等等。
2、凡在科技工作中取得的具备新颖性、先进性和实用性，符合科技成果范围，均应按国家、省、市成果登记办法进行登记，否则不允许申报成果奖。
3、申报前应将相关资料报化工厂技术室，并通过化工厂学术委员会初审。
4、凡申报国家科技成果奖或省、市科技成果奖的成果，按国家、省、市有关条例准备相关资料、填写各种申报表、鉴定书，并提前进行查新检索。
5、参加鉴定的课题，由课题负责人向鉴定委员会做成果报告，备齐申报材料。
6、通过鉴定的课题，按规定上报、登记并存档。
（三）科技档案归档
1.由化工厂技术科设置技术档案管理机构，负责索要和分类保存各个科研技术项目的档案资料。
所有科研技术课题的档案分为纸件和电子版两种，纸件包括打印件、复印件和影印件。
2.科技档案归档的文件资料，包括审批文件、任务书、委托书、开题报告书、设计方案、协议书、合同书；
实验研究调查、分析、试制、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据，论文清单、成果申报材料、审批材料、成果奖励文件、成果推广使用证明材料、发明证书、奖励、经费收、支结算等。
3.科技档案由课题负责人按时立卷归档。
每月25～30日为科研项目的归档日，所有正在进行中的科研项目必须将本月查阅到的文献、本月的科研试验数据、试验方案、上报文件、评审方案等全部交给技术室的档案管理者，有管理者进行统一归档处理。
连续两个月未交任何可保存档案资料的课题组由档案管理者和技术室主任同时出具证明，负责该课题组进展的组长在津贴中扣去800元/人，核心成员扣罚500元/人，其余组员扣罚300元/人。
与外单位协作的，所有数据和资料在交给主办单位保存之外，还必须在化工厂技术室按时进行存档。
4.课题获得成果奖励后，课题负责人应先将所有资料立卷归档，方可领取成果奖金。
获奖的科研课题，公布获奖等级后三个月内，整理立卷后移交技术室,获奖证书复印件提交备案。
三个月内未进行档案移交和资料归档的，所在项目组组长扣罚2500元/人，其余获奖成员扣罚1500元/人。
5、在“化工厂主页”的“网络U盘”中设置的“化工厂技术资料文摘”栏目中建立文摘查阅，以让查阅者可以及时了解化工厂科研工作的最新进展情况，为化工厂广大工程技术人员检索技术文献，实现资源共享提供了方便。
如有全文检索需求，可到档案室办理相关查阅手续。
二、科研技术档案集中管理的重要性
科研档案是科研部门、科研人员在从事科学研究过程中形成的、按照归档制度作为历史记录而保存的科技文件材料，反映了科研工作中的研究领域与研究方向，是科学储备的一种形式,是一项重要的信息资源，是化工厂的宝贵财富，具有保存、开发和利用价值。
随着知识经济的到来、科技的日益发展和各车间科研项目的增多，科研档案的建立和管理变得越来越重要。
科研档案管理对科研工作有如下作用：
（一）继承与创新是科研工作的本质特征，任何一项科研成果都离不开对他人研究成果的借鉴与汲取，而科研档案就是研究成果的良好载体。
科研档案工作是科研管理的组成部分，是科研活动的一个环节。
每一项科研工作，课题的立项申请书、合同书、开题报告、实验设计、实验记录、课题进展报告、课题结题报告、与课题有关的会议纪要、科研经费的使用情况记录、课题鉴定（验收）报告以及成果报告等，都须要科研人员详细记载和保存。
科研工作是一种创造性劳动，须要借助于前人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科研档案。
汇集起来的科研资料和科研成果提供给从事相关研究的后续科研人员，可使他们了解和掌握公司和化工厂在该领域的科技水平、已完成的新工艺、新技术探索工作等，从而确定科研项目的技术手段、技术方法、技术路线，以及要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标等。
这样不仅使科研人员获得有参考价值的数据，而且拓展了视野，找出切实可行的攻关目标。
如果没有这些资料，后来者要完成这些科研又必须从零开始。
（二）科研档案的管理可以把好科研工作的质量关。
现在许多科研项目有重复研究的情况，浪费了人力、物力、时间和资金，而科研档案能够客观、系统、连续和完整地反映出科研项目的研究进展情况,从而避免研究工作的重复，同时也表明坚持科研档案管理与科研立项工作相结合是非常有益的。
科研档案管理的系统化和规范化，能加快科研工作的进程。
科研人员在检索、查询其所需资料时，能够从科研档案系统中及时、快捷地得到所需要的资料。
（三）有效管理和利用科研档案可促进科研水平的提高。
科研档案是直接记述和反映工程科技和生产研究活动的科技文件，是科研项目立项的决策依据，更是加快知识创新和科技成果转化的重要资料。
因此，科研档案一定要完整、准确，确保在科研工作中有效应用。
有效地管理科研档案可促进课题的研究进程。
在科研工作过程中，许多项目都需要大量的科研档案资料，这时如果没有及时有效地提供系统、完整、有效的资料会耽误研究进程，甚至会导致某些研究工作走弯路。
（四）加大科研档案开发利用力度，既可以创造巨大的经济效益和社会效益,也可以使科研人员从中感受到成功的喜悦,从而激发科研人员积累档案资料的主动性与自觉性,从而提高科研人员的档案意识。
（五）科研档案的系统化和连续化可为科研项目的生产力转化过程和后来评奖活动提供可供查询数据、科研业绩追溯、工程化项目失误的责任追究提供最直接的依据。
因此科研课题结束后，档案管理人员要完整、及时地做好科研资料的归档工作，这是有效管理科研档案重要一环。
否则很容易出现本文中出现的选择某个工艺或设备时无据可循，会对今后的科研工作和科研成果向生产力转化带来不利影响。
三、科研档案的具体管理措施
科研档案在化工厂的发展中具有诸多的重要性。
然而，科研人员往往认为自己的科研成果为什么一定要归档,放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，在科研过程中积累的应该归档的材料不愿上交或不能主动上交，不愿资源共享。
科研档案的归档工作缺乏制度保证，缺乏集中统一管理在科研档案归档管理工作方面缺少行之有效的制约手段，致使化工厂科研档案归档管理工作处于失控状态。
造成作为科研成果载体的厂科研档案不能系统完整归档,处于分散零乱的保管状态。
档案集中统一管理是档案工作发展的必然趋势，也是最基本的要求。
不能也不允许将一类完整、系统的科研档案人为地割裂分散把一个项目的科研档案分成几部分,分为几个部门管理,否则将严重制约科研档案的开发利用,具体管理措施如下:
（一）科研档案管理是科研管理的重要组成部分,应当遵循统一集中管理的基本原则，按照完整、准确、系统、安全、有效利用的基本要求，建立健全科研档案管理制度。
要依据“各单位的科技档案部门要加强科技档案的信息加工工作。
编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。
要改进服务方式，搞好咨询服务工作”（摘自原国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》）的要求,在实际工作中按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统，及时和准确地做好每一项科研项目的记载。
由于计算机在科研工作中的广泛采用，所形成的科研档案材料应尽量采用电子文档形式出现，如计算机编制的技术方案、计算机程序、绘制的电子版图纸、计算机处理的数据和图表实验结果以及鉴定报奖等文档材料等。
档案信息的储存和管理应使用光盘数码和信息处理技术，这样不但可以提高管理技术和水平，而且还可以减少科研档案的丢失和损坏，同时也便于科研档案的使用。
（二）建立科研档案网络管理系统，同时兼顾保密原则。
科研档案的成果性和资料性是科研档案区别于文书档案的主要特点之一。
科研档案的重要性主要体现在项目的研究当中,建立科研档案网络管理系统是科研档案管理信息化的要求，也是实现科研档案共享与交流的要求。
为此，对科研档案成果进行开放式管理，是加强成果收集、交换并实现成果共享的前提，也是对科研档案资源充分利用的有效途径。
科研档案的交流在科研工作中是很有必要的，许多课题在研究过程中，须要互相交流，互相借鉴，建立了科研档案网络管理，进行网络交流，不但能够减少档案管理人员的工作量，而且能够更方便更快捷地实现共享和交流。
同时，随着科研档案管理系统的建立，科研档案的利用率和利用价值也会得以提升。
为了公司科研技术保密需要，只在网络上公布科研资料的文摘，公司内部人员查阅全部资料要通过严格的审批流程。
（三）科研工作和建档工作实行“四同步”管理
“四同步”管理的具体要求是：
下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；
检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；
验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；
上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
以确保科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。
（四）严把科研档案的质量关
由于科研档案在科研工作中的重要作用，对于科研档案管理工作来说，最重要的是要把好科研档案的质量关，做好科研项目资料的详细分类及归档工作，并主动指导科研单位和科研工作者注重科研档案形成、收集、整理各个环节，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保档案的使用价值和收藏的意义。
科研档案管理和科研工作是紧密相连、密不可分的，科研档案的管理工作是科研工作的基础和动力，也是科技发展的需要，所以,做好科研档案管理工作是非常有意义的。
升级会员 