档案立卷归档制度 doc.docx
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档案立卷归档制度doc
档案立卷归档制度
为了使我处的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，为领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。
1凡是在本处工作运转中直接形成的，对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史真实记载等资料均属归档范围。
2凡属归档范围的文件资料，均由处办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，归档时可保存复印件。
3档案整理的原则是：
遵循形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同介质，便于保管和利用。
归档文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合归档范围和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等字迹不牢固的工具书写。
4文书档案一般应在第二年上半年立卷归档，由各科室、处属各单位的兼职档案员将工作中形成的资料收集齐全后，在规定的时间内移交处档案室，并填写《文书档案移交清单》。
会议形成的声像档案和文书档案应在会议结束后两个月内由会议主办单位负责移交档案室。
文书档案整理采用保管期限-年度-组织机构的方法进行。
5会计工作所形成的的报表、账簿、凭证由会计人员按照《青银处会计档案材料归档范围及保管期限表》装订成册，由有关人员保存一年后移交档案室统一管理。
6科技档案由相关单位在项目竣工后三个月内按《青银处基本建设项目档案材料归档范围和保管期限表》将形成的文件、图纸、资料等进行整理归档，并将档案数据一起移交至档案室，并填写《科技档案移交单》。
档案库房管理制度
1档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经档案管理员许可才能入内。
2库房要坚固，安装铁门，有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水等“八防”设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。
3档案库房应保持适宜的温度即14-24℃，相对湿度45～60％，库房备有温湿度计，根据季节不同气候变化加强管理，认真填好《档案库房温、湿度记录表》。
4保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。
不得在库房内堆放与档案无关的一切物品。
5档案柜架排列整齐，编号规范，指引卡标识清楚；编制各门类档案存放地点索引或图表；档案按类分别集中排列，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
6电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。
保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。
7定期对库房进行安全检查，下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。
8档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。
河北省高速公路青银管理处
环境卫生管理制度
（QY/WJ-BGS-17）
1目的
为了加强环境卫生管理，使环境洁净、美观，形成人人讲卫生、讲文明的良好习惯，促进精神文明建设，特制订本制度。
2适用范围
本制度适用于处机关及处属各单位环境卫生的管理。
3职责
3.1处办公室负责处机关环境卫生的管理工作。
3.2处属各单位负责本单位环境卫生的管理工作。
4管理规定
4.1机关环境卫生
4.1.1卫生责任区的划分
1）各科室办公室、资料室范围内的的环境卫生，由本科室自行管理。
2）公共部分的卫生（机关大院、办公楼门厅、走廊、墙挂标牌、楼梯、会议室、会客室、活动室、值班室、文印室、盥洗室、卫生间等），由办公室安排专职人员负责清扫和管理。
3）食堂卫生，由食堂管理员负责管理。
4）保安室卫生，由当班保安人员负责管理。
4.1.2卫生标准
1）各办公室、资料室内必须保持清洁、卫生，做到窗明几净。
办公用品、桌面资料等要摆放整齐有序；私人物品摆放隐蔽；毛巾等物品保持清洁；不得摆放与工作无关的物品；文件、材料、报纸要随时整理，用完及时归档；计算机、打印机等无灰尘、无污渍；地面清洁，无污渍；墙壁、门窗上严禁随意粘贴；各办公室及走廊严禁存放个人大件物品；资料室物品摆放整齐有序、物品按要求分类并贴好相应的标签。
2）公共部分的卫生及公共设施必须保持干净整洁、无烟头、无异味、无杂物摆放；垃圾桶保持干净并摆放整齐有序；车位线要求始终保持线迹清晰，如有磨损，及时修复；卫生间门帘按照当天相应的日期更换，每日更换每日清洗。
3）食堂卫生要求桌面、地面整洁、无杂物，窗台整洁、无尘土，橱柜干净无浮尘；洗碗池干净、无堵塞，台面整洁无水痕；操作间设备整洁、无尘土；食品储藏摆放有序；灶台整洁、无污渍。
4）保安室要求桌面、地面整洁，无杂物、无尘土；各项设施（铁皮柜、饮水机、工具箱等）整洁，无尘土、无污渍；空气清新、无异味。
5）职工宿舍
a宿舍内要保持整齐清洁，空气清新，无污迹、无烟头、无积尘、无纸屑。
b床铺设置、用具的摆放应统一、整齐，大衣不穿时应及时放入衣柜内，洗漱用具放在脸盆里，脸盆放在床下或指定的位置。
c室内不准钉钉拴绳，不准乱写乱画，不准随便让外来人员进入室内，更不准私自留宿。
d严禁在宿舍内使用电炉、电炊具进行烧、煮、煎、炸，违者按有关规定处理。
4.1.3人员要求
机关工作人员必须养成和保持良好的卫生习惯，正确使用、爱护公共卫生设施，做到不随地吐痰，不乱丢纸屑、烟蒂，不乱泼污水，不乱倒垃圾、污物，不随意在墙壁、公共设施上涂画和悬挂未经许可的物品等。
4.1.4监督检查
1）卫生工作纳入对各科室的考核范围。
2）建立卫生检查、考评和通报制度，办公室每周五下午定期组织相关人员进行卫生检查（包括各办公室、资料室、食堂、宿舍），将检查情况填写《机关办公室卫生检查表》，每月不定期抽查至少一次。
3）每日对公共卫生区、保安室进行巡查，填写《公共区域日常卫生巡检表》，发现问题及时清理。
4.2各单位环境卫生
各单位应参照上述规定，制定本单位的环境卫生管理办法或制度，明确环境卫生管理责任、环境卫生标准以及考核办法，并严格执行。
河北省高速公路青银管理处
办公用品库房管理规定
（QY/WJ-BGS-18）
1目的
为规范办公用品库房各项工作，强化库房管理，不断提高服务水平和保障能力，特制定本规定。
2范围
2.1本规定适用于处机关和处属各单位办公用品库房管理。
2.2本规定所指库房系为单位办公用品、生活易耗品、照明设备易耗备用件、职工被装、劳保物资等存储和发放场所。
3职责
3.1处机关办公室和处属各单位办公室负责各自单位的办公用品库房管理工作，并指定库房管理员具体执行。
3.2库房管理员职责
库房管理员在办公室主任的领导下，全面负责库房的管理工作，其主要职责：
3.2.1负责制订物资申请采购计划，并做好物资验收、出入库、盘点工作。
3.2.2负责验收采购或领取的物资，品名、规格型号、数量核对无误后，才能在验收入库表上签字确认。
对验收内容不相符、不符合分类存储要求或存在安全隐患的物资有权拒绝入库。
3.2.3认真做好库房出入库登统计工作，不定期清点库房物资，保证账物相符、物资保管良好。
3.2.4每周检查一次消防设施设备完好情况。
每月对库房物资进行一次盘点。
3.2.5负责每天对库房卫生进行打扫，保证无蜘蛛网、无蚊蝇、无老鼠、无异味、无积灰。
3.2.6未经领导允许不得将库房钥匙交给他人，每次出库房前，要锁好门窗，检查空调等电器设施设备，确保安全无事故。
3.2.7要认真履职、严格自律，不得弄虚作假，对假公济私或者贪占库房公物的，一经查实，视情节轻重予以留用察看或解除劳动合同。
4工作内容与要求
4.1物资采购
库房管理员根据库存情况和实际需要，定期填写《物资申请采购计划单》，办公室主任审核后，所在单位领导审批，由各单位领导指定专人负责采购。
4.2物资验收入库
4.2.1库房管理员要严把安全质量关，依据采购清单上所列的名称、规格、数量及质量进行清点、核对，确认登帐入库数量和实际入库数量是否相符，对符合要求的物资填写《物资验收入库单》，经单位领导签字确认后方可入库。
4.2.2对与采购申请单内容不相符的采购物资、不符合分类存储要求或存在安全隐患的物资，库房管理员有权拒绝入库。
4.2.3数量、质量不符合的采购物资要追查原因，并及时报告。
4.3物资保管
4.3.1库房物资实行定置化管理，执行我处《定置化管理标准》。
4.3.2入库物资要按照分类上架、整齐有序、标识清晰、便于领取的原则进行摆放。
可根据类别和用途进行分区码放，做到"二齐、三清、四定位"。
二齐：
物资摆放整齐、库容干净整齐。
三清：
品名清、数量清、标识清。
四定位：
定房间、定货架、定展排、定位置。
4.3.3库房管理员对常领用有变动的物资要随时清点，及时规整到位。
若发现物资数量不符须及时找出原因并更正。
4.3.4在物资清点、摆放、归位的过程中，要轻拿轻放，防止物资损坏，有异常质量问题及时报告。
4.3.5库房内所有存放物资都应登记在《库房物资盘点表》中，帐物相符。
原则上不得随意堆放未入库的闲杂物品，特殊情况由单位负责人批准。
4.4物资出库
4.4.1出库依据物资发放计划或以旧换新的原则进行。
4.4.2物资出库前，领取人须在《物资出库登记表》上签字确认，“经手人”、“审核”项分别由物资发放人和办公室主任以上领导签字确认，物资方能出库。
4.4.3出库按照进货时间"先进先出"的物资出库要求进行。
4.4.4任何人未办理出库手续不得从库内拿走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库房管理员有权制止和纠正其行为。
4.5物资盘点
4.5.1每月月底，由库房管理员对库房物资进行一次全面清点，财务部门对盘点审核结果一年至少进行一次抽查。
清点物资要求逐一核实，清点数据逐一核对，保证帐面数量和盘点数量的准确和真实性。
详实填写《库房物资盘点表》，并妥善保管。
盘点结果应如实向单位负责人报告。
4.5.2各单位办公室主任对盘点的真实性负有监管责任。
对盘点工作弄虚作假，虚报数据，漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草等错误行为，应立即制止，坚决纠正。
4.6安全管理
4.6.1按照重点部位安全管理要求，各单位应在库房内显著位置摆放性能良好的消防器材，张贴严禁烟火和重点部位标识，加强对库房管理人员和所属人员安全教育，提高安全防范意识。
4.6.2要加强对库房日常安全巡查，每月要对库房用电设备、线路、库存物资、安全设施进行一次安全检查，发现异常及时消除隐患。
4.6.3严禁携带汽油、打火机等易燃易爆物品入库。
4.6.4非库房管理人员谢绝进入库房，如需要进入必须经过同意后方可入内。
河北省高速公路青银管理处
定置化管理制度
（QY/WJ-GG-6）
1目的
为了展现青银文化，文明办公，人、物、场所之间的结合达到最佳状态，使工作场所做到科学化、标准化和制度化，特制订本制度。
2适用范围
适用于处机关及处属各单位所有场所、物品的定置化管理。
3职责
3.1处办公室负责处机关办公用品库、会议室、活动室、阅览室、食堂、洗手间、浴室、办公楼和宿舍楼公共区的定置化管理。
3.2信息科负责处机关机房的定置化管理。
3.3处属各单位负责本区域内的办公室、办公用品库、会议室、活动室、阅览室、食堂、洗手间、浴室、办公楼和宿舍楼公共区的定置化管理。
3.4养护工区负责材料库、工区院落的定置化管理。
3.5收费站负责收费广场、职工宿舍的定置化管理。
3.6监控调度中心负责机房、监控室的定置化管理。
4管理规定
4.1处办公室按照定置化管理的要求，制定了《河北省高速公路青银管理处定置化管理标准》（另册），处机关和处属各单位须按《河北省高速公路青银管理处定置化管理标准》对所有场所、物品实施定置化管理，并按规定的时间进行擦拭和清洁。
4.2定置化管理遵守“谁使用，谁负责”的原则。
每个人负责个人责任区的定置化管理，个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜等按照标准要求摆放和整理。
公共区域由保洁人员每天负责整理与清洁。
4.3处办公室定期评估定置化管理标准的适宜性，统一进行调整和优化。
各单位也可根据本单位的实际需求进行评估，提出调整或优化的需求，以《情况报告》的形式上报到处办公室，由处办公室根据实际情况统一协调安排。
5检查方式
5.1检查依据为《河北省高速公路青银管理处定置化管理标准》的要求。
5.2处机关办公室定置化检查与每周五卫生检查一起进行，将检查情况填入《机关办公室卫生检查表》；公共区定置化由保洁人员每日上午巡查，将检查情况填入《公共区域日常卫生巡检表》，发现问题及时维修清洁。
5.3处属单位每周二、周五上午10：
00由值班领导对站区定置化进行检查，公共区每日巡查，在巡查或检查过程中发现的问题登记在《定置化管理发现问题汇总表》中，由责任人及时处理。
6考核
定置化管理工作与处机关各科室及处属各单位绩效考核相结合，将处机关各科室列入《机关办公室卫生检查表》打分项，纳入季度考核。
相关科室对处属各单位每季度检查一次，纳入季度考核。
河北省高速公路青银管理处
办公资产管理制度
（QY/WJ-GG-7）
1总则
1.1为规范管理处办公资产管理，营造整齐划一的办公环境，使办公资产的利用率充分提高，缩减维护、维修过程与成本，明确管理责任，结合我处实际情况，特制定本制度。
1.2本制度适用于属于固定资产和不属于固定资产的办公家具、办公设备（打印机、传真机、复印机、摄像机、照相机、扫描仪、碎纸机、速印机等）、生活设备（电视机、空调、太阳能、热水器、电开水器、饮水机、电暖气、电冰箱、洗衣机、微波炉等）和厨房设备等，以上资产使用年限以管理处财务审计科下发的《固定资产目录及使用年限》为准。
1.3管理原则：
1.3.1我处办公资产由处办公室统一配备。
1.3.2我处配备的物品由处办公室专人登记台账，固定资产录入《行政事业单位资产管理信息系统》，低值易耗品填写《低值易耗品登记表》，列验收单和领用单分配给处属各单位使用。
1.3.3处属单位根据资产情况填写管理处财务审计科印发资产单据，并依据单据，认真填写《青银处固定资产登记表》和《低值易耗品登记表》，登记好本单位的资产台帐，做好出入库工作。
2细则
2.1处办公室负责管理处办公资产采购的年计划，并负责实施、监督管理处所属单位办公资产的使用及购置。
2.2各单位如需更新或增加办公资产，须提出书面申请，填写资产购置申请表（由财务审计科提供），经管理处领导同意后，由处办公室统一购置。
购置按《办公资产采购流程图》的要求实施。
2.3处属各单位零星更新或增加的办公资产，已列入年包干计划的项目的，由各单位自行采购与管理，不再单项批复，经费从各单位自行列支，并做好台账登记，填写《固定资产验收交接单》、《低值易耗品验收单》和《低值易耗品领用单》，并上报管理处备案。
2.4处属各单位设专人负责，并按照相关规定，负责本单位办公资产的日常保养、维护、记录及台帐工作，负责人员必须学习相关设备说明书，熟练掌握基本操作方法、保养知识、一般故障排除常识。
2.5处属各单位负责办公资产的易耗、易损部件的更换、维修及日常保养等工作，费用按照处财务审计科规定由各单位包干经费中列支。
2.6由处统一配备的资产，在保修期内，如有损坏，不能正常使用，报处办公室联系生产厂家维修。
保修期外，办公资产损坏或发生故障，由各使用单位负责联系维修单位进行修复，费用从各单位包干经费中列支。
维修按照《办公资产维修工作流程图》的要求实施。
2.7属于各单位设备使用人员未全面了解产品性能，操作不当或人为损坏，造成办公资产不能正常使用的，由损坏人赔偿修复，如无法修复，则按资产原价值折旧后进行赔偿，按管理处相关规定追究单位一把手、设备管理及使用人员的责任。
2.8处属各单位的办公资产需要相互调配时，按《办公资产调拨工作流程图》的要求实，施应填写《固定资产调拨单》，由调入单位、调出单位负责人签字、盖章，报管理处办公室办理审批手续后，方可调配。
严禁各单位私自调配办公资产。
2.9各单位接收管理处配置的办公资产，须按要求认真填写《固定资产验收交接单》、《固定资产调拨单》、《低值易耗品验收单》和《低值易耗品领用单》，负责人签字并加盖单位公章，管理处办公室审批后，办公资产方可到位。
2.10处属各单位必须认真填写好资产台帐，及时更新，处办公室负责检查。
2.11办公资产未到额定使用年限，但确已无法使用并无修复价值的物品，可向处办公室提出申请，提前报废，办公室调查后给出答复意见。
办公资产已到额定使用年限并且损坏无法使用，可向处办公室申请报废。
报废按照《办公资产报废工作流程图》的要求实施。
2.12办公资产的报废，需由使用单位向管理处提交情况报告，报处领导审批，根据批复对资产做出相关处理。
2.13已确定报废的办公资产，要遵照批复意见进行处理。
如需变卖，变卖资产金额上缴处财务审计科。
3考核
3.1办公资产的检查管理由处办公室负责，并纳入季度考核（附《办公资产考核表》）。
3.2处办公室每季度对处属各单位办公资产的账目登记情况，使用维护情况和各类资产单据的使用情况等工作进行一次检查考核，并将检查考核结果与本单位季度考核结果直接挂钩，一并纳入各单位考核成绩。
4附则
本制度由管理处办公室负责解释。
党政机关公文处理工作条例
为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了“中办发〔2012〕14号”文件《党政机关公文处理工作条例》，决定从2012年7月1日起施行新修订的《党政机关公文处理工作条例》。
1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
党政机关公文处理工作条例
第一章总则
第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类
第八条公文种类主要有：
（一）决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）命令（令）。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
（四）公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
（五）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十二）批复。
适用于答复下级机关请示事项。
（十三）议案。
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（十四）函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、
发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。
公文页数顺序号。
第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄
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