档案立卷归档制度.doc

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档案立卷归档制度

1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。

2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。

3、立卷时，案卷质量总体要求是：

遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到以下几点：

（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

（4）卷内文件材料应根据不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

即：

批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。

（5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。

装盒的案卷，应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。

（7）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。

（8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。

若无情况可以说明，也应将立卷人、姓名和时间填上，以示负责。

备考表应置卷尾。

（9）案卷封面，应逐项规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等。

体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，打印机打印，并用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

（10）归档手续：

移交（接交）档案时，要认真履行交接手续，填写“档案移交（接交）登记薄”，清点无误，双方签字，以示负责。

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档案移交及销毁制度

1、各科室职能部门移交档案和有关兼职档案人员变动时，必须办理移交手续，经主管领导监交并签字后可生效。

交接凭证在针对年里归档。

2、档案工作人员每季度要对库房，中心档案鉴定领导小组每年对档案鉴定一次，对保管期已满和永久保管的档案，通过认真鉴定，作出销毁或向区档案馆移交的决定。

3、销毁档案前档案工作人员必须出具书面报告，经中心档案鉴定领导小组办公会议决定、报区档案及保密部门备案，并认真填写销毁清册，说明档案所属年代，保管期限，销毁数量、详细内容、鉴定情况及销毁理由。

4、销毁档案时，必须有两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，待应销毁的档案全部烧尽后，方可返回。

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档案统计工作制度

1、综合档案室应对档案的收进、移出、保管、使用等情况进行统计，并按要求填报档案部门印发的各种档案统计报表。

2、统计工作要及时，统计数字要力求准确，保持延续性，做到室藏清楚，账目与实物相符，以提高档案科学管理水平。

3、本室应建立以下几种统计：

（一）、档案收进、移出登记簿，记载保管档案的总数和变化情况。

（二）、档案工作基本情况统计报表，对本机关每年档案工作的基本情况进行综合统计。

（三）、档案借阅登记薄。

统计本室档案利用的人次、卷数情况。

（四）、档案利用效果登记薄。

收集反馈信息，积累利用工作经验。

（五）、库内外温湿度记录簿。

记录档案库房温湿度变化及其调节、控制情况。

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会计档案管理制度

为了加强会计档案的管理利用，根据财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》，结合本中心实际，特制定本制度：

1、本中心每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，都应由本中心财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册，在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交本中心档案室保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需拆装重新整理的，应当会同财务科经办人员共同拆封整理，以分清职责。

3、严格执行安全保密制度，严防损毁，不得失密和泄密。

4、调阅会计档案，要严格办理手续。

（一）、本中心人员调阅会计档案，要经财务科长批准，并在“会计档案借阅登记簿”上登记签字。

（二）、外单位人员调阅会计档案，必须持有单位介绍信及本人身份证，经财务科长或主管财务的主任批准。

调阅前，应详细登记所调阅档案的名称、调阅时间、调阅人员单位、姓名、调阅目的。

（三）、会计档案原则上不得借出，如遇特殊情况，需报上级主管部门批准，但不得抓散原卷册，并限期归还。

（四）、对保管期满的会计档案，由档案室提出销毁意见，本中心档案鉴定党小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员须在销毁清册上签字盖章。

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档案保管制度

1、为了维护档案的完整与安全，本着“预防为主、防治结合”的原则，对综合档案室配备必要的防护措施，防盗、防火、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温、防腐蚀，在预防的同时，加强综合治理，以确保档案不受损坏。

2、档案室应根据工作需要设置温湿度计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、防磁柜、空调设备和电子计算机等。

3、对声像档案的保管，应按《新闻单位报道档案管理暂行办法》中的有关条例执行。

4、中心领导应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时解决，以保护档案的安全。

5、档案管理应纳入办公自动化系统同步以展，以提高科学管理水平和服务效率。

6、档案室要经常打扫卫生，每季度清理一次档案，做到及时去虫、去尘的目的。

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档案人员工作职责

1、认真学习政治和业务，自觉执行党的路线、方针、政策，从政治上、思想上同党中央保持一致。

2、贯彻执行《档案法》、《保密法》以及上级机关对档案工作的规定，忠于职守，遵纪守法，具备专业知识，热爱本职工作，钻研业务。

3、做到档案工作制度化，收文有登记，发文有手续，机密有专柜，管理有专人，传阅有记载，借文有签字，销毁有签批。

4、切实做好“三密”文件的清退工作，坚持月清理、季核对、确保文件的安全。

5、努力做好档案资料的收集、整理、立卷、归档、管理和查阅等工作，提高档案资料的利用率。

6、做好档案的鉴定、移交、统计、分析、编研工作。

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档案保密制度

1、档案保管员要有高度的责任感，按照保密规定执行保密准则。

2、档案管理员要认真学习《档案法》和《保密法》，加强保密观念，坚持内外有别的原则，分清不同情况，控制传阅范围。

3、借阅者一律在阅档案室内查阅，若需带走，需经领导签字批准，方可带走。

4、借阅者严禁涂改撕毁及其它损坏行为，违犯者按纪律处罚。

5、外单位前来查阅，需经主管主任签字后，方可查阅。

6、对造成失、泄密的单位或个人，应追究责任视其情节轻重，给以必要处罚。

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档案利用制度

1、档案员要熟悉所藏档案的情况，主动热情为单位业务工作服务，给利用者提供方便。

2、利用者应办理借阅手续，时间一般不得超过一天，若要继续借阅另行登记签字。

3、利用者不得将档案转借或擅自带出本中心，严禁涂改和损坏，否则要追究责任。

4、外单位因工作需要，查阅文件档案时，应持本单位介绍信，经领导同意后方可查阅，无证件者不予办理。

5、档案借阅后，利用的效果应及时登记，重要文件只准用文字摘抄而不能外借，用后交保密员管理。

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兼职档案员工作职责

1、严格遵守疾控中心档案工作的系统制度和纪律。

2、接受疾控中心档案室工作人员的业务指导，监督和检查，努力学习档案业务知识及本中心档案机关的有关规定、指示、条例。

3、做好本科室的文件、活动资料的完整积累和规范整理及统一移交工作。

4、严格按照档案工作要求，努力搞好文书档案材料形成过程中的用纸规格，书写质量及档案材料的作者、名称、时间等诸要素的完整、规范和统一。

5、在实际工作中，不断总结经验，为疾控中心档案工作提出科学、合理化建议。

6、协助本中心档案室工作人员整理、装盒、填写档案卷宗，完成综合档案室交办的有关工作任务。

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基本建设档案管理制度

为加强我中心基本建设档案的管理，充分发挥基建档案在疾防控中心规划、建设、管理中的作用，特制定本制度：

1、基本建设档案是指在我中心规划，建设及其管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

它是我中心基本建设的真实纪录，是我中心建设和发展的重要依据。

2、基建文件材料的形成、积累、整理和归档应由主管基建工作的负责人负责，并纳入考评管理内容进行考核，确保基建档案的完整、齐全、准确、系统和有效利用。

3、基建工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合归档要求的不予验收。

4、为保证基建档案完整、准确、对建筑物、构筑物和各种管线进行扩建和修改后，都要及时对有关档案进行相应的补充和修改。

5、建筑物、构筑物移交管理使用时，其工程档案必须随同移交归档。

6、综合档案室对接收的基本建设材料及时登记、整理，积极开展利用，妥善保管。

夷陵区疾病预防控制中心档案工作网络图

法人代表：

张新华

分管主任：

刘学东

档案员：

陈爱华

办公室

财务室

计免科

传防科

血地科

性艾科

监测科

结防科

健教科

检验科

小溪塔

邓村

太平溪

乐天溪

三斗坪

鸦鹊岭

龙泉

樟村坪

下堡坪

务渡河

分乡

黄花

二十二

刘学东

向小莉

张杰

席祖菊

望开宇

曹家弘

卢光芬

罗成宜

刘虹

蒋世国

谭国臣

龙启翠

望开荣

曾照明

王综红

袁秀云

关辉明

李汉青

蔡顺贵

张治龙

阎琴

易淑媛

纪燕

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科研档案管理制度

1、科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，科研档案是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。

为加强科学技术档案管理工作，充分发挥科研档案在社会主义现代化建设和疾病防治科研中的作用，特制定本制度。

2、本中心对科研档案材料实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统安全以及开发利用。

3、必须把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，科研工作和建档工作实行“四同步”管理体制。

即“下达计划任务与提出科研文件的归档要求同步；检查计划进度与科研材料的归档要求同步；验收：

鉴定科研成果与验收科研档案材料同步；上级登记和评审、奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门提出专题归档情况下的材料同步”。

4、科研文件材料归档要求：

（一）、实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、归档、并作为其进行考核的内容之一。

科研材料应在科研项目完成后及归档，长期研究的项目，可分阶段归档。

（二）、凡归档科研文件材料要以审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，禁止“三色”笔字迹，即“红墨水、圆珠笔、铅笔”字迹。

（三）、在科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知档案部门对准备归档的科研材料加以审查验收，科研文件不符合归档要求的，科研成果不得进行鉴定、验收。

5、课题档案的补充与修改：

科研档案文件材料的补充与修改，应由上级领导批准，填写修改申请单，方可进行修改，底图归档保存修改后的，蓝图需将修改和修改后的同时归档保存。

6、课题负责人应填写“科研课题简介”。

7、科研文件材料经档案部门验收后，课题负责人和档案人员应在文件材料移交单上签字，并各执一份移交清单。

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库房档案管理制度

为了严格管理、明确职责、有章可循，制定完善必要的库房管理制度，并认真贯彻执行，是做好档案库房管理的重要手段。

1、档案库房管理应贯彻“以妨为主，防治结合”的原则，全面做好档案库房的各项管理工作。

2、档案库房管理由专人负责，管理人员应坚持原则，认真履行职责，刻苦钻研档案保护技术，不断提高库房的科学管理水平。

3、加强库房温湿度调控，做好记录绘制综合分析的曲线图，掌握客观规律，力争使库房温湿度达到或接近国家规定的库内温度14～24℃，相对湿度45～60%的范围。

4、按照从左到右从上到下的原则对档案柜（架）、档案资料进行科学的排列编号，并编制好档案存放示意图和指引卡，便于查找：

档案的接收、移出及查阅必须严格履行登记手续：

定期对库房及档案保管状况进行检查，并做好记录。

5、档案资料在接收入库前必须经过除尘、消毒等严格的处理，库内定期打扫，保持清洁卫生，做好霉虫防治工作。

6、加强档案库房消防设备、电器电源及门窗的检查，做到消防器材齐全规范，并定期检查维修，库内做到人走灯灭，及时关闭电源，平时注意安全操作电器设备，严禁火患和易燃、易爆等危险物品及与档案无关的物品进入库房。

7、库房内选用白炽灯照明，外窗配备窗帘，防止阳光直射。

8、非库房管理人员一般不得进入档案库房，特殊情况进入库房须更换工作装，以防灰尘和有害生物直接进入库内。