行政部门发展策略与建设方案.docx
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行政部门发展策略与建设方案
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行政部门发展策略与建设方案
第四章 行政部门发展策略与建设方案
为积极实现学校愿景与规划策略，行政部门分为校务发展、小区网络、信息建置、校园环境、财务规划等五组，具体研拟相关建设方案与推动计划。
第一节 校务发展策略
校务发展组主要负责规划学校整体发展事宜，其所推动方案与计划多属跨部门层次，故由校长领衔主导。
以下说明拟推动的相关建设方案与实施计划：
壹、行政革新建设方案
创校以来，本校以「摸着石头过河」的精神，不断探索各种可能的办学理念与经营策略，逐步树立各种典章制度，可说是一段「从无到有」的历程。
本计划以追求「成长、创新、卓越」之精神，提出行政革新建设方案，并以「学校组织再造」及「ISO9000质量认证」两大实施计划，作为提升行政效率与效能的策略方案。
以下兹就两项计划拟实施的具体内容加以说明：
一、学校组织再造计划
（一）本校组织结构演变历程
学校组织结构的运作，在成立四年的过程中，一直在摸索一个灵活且具行政效率的运作模式。
本校是属住宿型学校，教职工生的食、衣、住、行、育、乐皆在学校完成，学校所需应付的内部事务极为复杂与庞大。
本校开办初期，主要参照台湾政府所颁布的组织系统表，但实际运作后，却无法完全适应学校的情境，后来根据本校实际业务的需要，将组织结构划分为「幼儿园、国小部、国中部、总务处、后勤管理室、安全室、人事室、会计室、信息教育中心、图书馆、台北办事处」（11个1级单位）。
接着在运作一年多后，随着运作的经验与组织事务考虑，将工作重迭率较高的后勤管理室并入总务处，同时也增设秘书室协助校长处理繁多的文件，并把国小部、国中部改设为小学部、中学部（因应高中部的成立），明确划分相关经营权责。
去年（2003年）八月起则是将秘书室改称为企划室，并将其业务扩大化，负责公文、招生、家长关系及义工资源运用等事宜。
（二）本校组织结构调整方向
1.组织结构重组原由：
（1）本校今年（2004年）八月起，加入私立学校协会，组织规章必须参考相关法令规定。
（2）校务四年运作后，出现「迭床架屋、业务重复、权责不清、效率不彰、沟通困难、本位主义」等现象，造成校长综理校务之时，常需耗时费力地协调近十个部门意见，而无法有多余的时间进行战略层次的校务发展思考。
2.组织结构重组依据：
此次组织结构重组，系依「组织再造问卷分析结果、行政会议研讨意见及咨询董事看法」等，所拟定而出的架构。
3.组织结构重组原则：
将原本业务重迭、功能相近的部门或组别予以合并，以发挥事权统一、专业分工、同类设备集合一处使用之效益（新的组织结构如图2所示）。
4.组织结构重组方向：
组织重整初期，部分处室或组别将有副主任或副组长的设置，待行政运作娴熟及各部门工作手册完善后，将朝一处室一主任，一组别一组长之方向迈进，以节省本校人事成本、沟通协调之时间，进而达成提升组织效率与效能之目标。
5.新组织结构运作时间：
本计划于今年九月开学起，新的组织结构正式运作。
图2 东莞台商子弟学校组织结构图
二、ISO9000质量认证实施计划
（一）ISO9000质量认证简介
ISO9000质量认证是指将各种工作内容予以步骤化、规格化与书面化，促使产出的产品或服务能有一定的质量。
（二）推动ISO9000质量认证的意义
1.储存成员的工作经验：
本校创校四年至今，由于外在环境的影响，使教师或行政人员的流动率年近三成，若能藉由推动ISO9000认证的过程，建立各部门组别的工作手册，将可使业务经验得到一定程度的保留。
对于新接掌的主任或组长，可在最短的时间内，了解工作的内容与处理方法。
2.有利创新性业务的推动：
随着知识经济时代的来临，知识价值的产生，来自源源不断的创意。
本校若要追求「成长、创新、卓越」，就必须将行政业务处理的重心摆放在「创新性」的业务上，否则将无法与时俱进。
藉由推动ISO9000活动认证，对于例行性的业务处理，将因为业务机制化、规格化，不必再重新花费时间规划或思考，仅需针对个别状况，进行小幅度的修正即可。
（三）推动ISO9000质量认证的办法
1.推动ISO9000的时机：
本学年（2004年）是组织结构重组后，运作的第一年，部分主管或组长皆是接触与掌理新的工作业务，还未能完全熟悉运作的模式或过程。
故本学年将是ISO9000认证的理念倡导阶段，其负负规划与执行单位为「人事室」。
2.参访通过ISO9000的大陆中小学：
初期将组织行政人员到大陆当地学校参观通过ISO9000认证的中小学（例如东莞市沙田镇的东方明珠学校），了解他们的推动成效，学习他们的推动策略。
3.引入ISO9000认证公司进入本校辅导：
协请董事介绍ISO认证公司，协助本校规划相关准备事宜。
4.取得ISO9000认证的时间：
整个推动的实施办法与时间，由校长组织ISO推动小组具体研拟之，本计划预定于2006年取得ISO9000质量认证。
贰、教学创新建设方案
随着本校发展迈入第二阶段，面对外部强大竞争压力，让台商子女家长不在仅停留「有」台湾学校可念的心态，对于学校如何创造更好的教与学环境，开始提出质疑与关心。
职此之故，本校如何创造出「优质的教育成效」将是存续与否的关键。
具体来说，教育成效呈显在学生的品格、学识与生活能力等各方面，教师是第一线与学生直接接触的学习伙伴，唯有教师不断专业成长，学生才能获得最佳的教学质量与学习氛围。
基于此，本校为积极营造教师内部的学习文化，拟推动教师进修成长计划、教师评鉴回馈计划。
一、教师进修成长实施计划
基于落实创校宗旨、办学理念、学校愿景、经营策略之目标，校务发展组（2003年下学期已开始推动）提出四大实施办法，作为推动学习型学校的具体策略。
兹就各行动办法具体实施的内容与办法陈述如下：
（一）晨会教师经验分享
为让「教学专业」成为学校发展主轴，教师晨会时间将改变以往行政事务倡导形式，改由第一线教师站上舞台，诉说自身教学经验或学习所得的教育理念与作法（详细办法请参阅教师进修成长计划结案报告书）。
（二）教师教学观摩
教学观摩是经验分享最常使用的方法之一，观摩者可具体获得完整的教学流程与内容。
教师可任选自身专长之科目单元，撰写教学活动设计，观摩教学现场亦将同步录像，烧录光盘分送演示者及图书馆保存（详细办法请参阅教师进修成长计划结案报告书）。
（三）成立学习社群
1.在线学习社群
现行学校教育人员的工作负荷有愈来愈重的趋势，要在办公时间内能够进行专业成长的时间相对减少。
因此，如何透过学校网站空间，设置网络社群空间，使学校成员在公余、下班在家及假日时间，也能经由网络社群同好分享工作经验及相互讨论新知。
是故，本计划所规划的教师行动办法中，将在线学习社群列为重要的推动业务（详细办法请参阅教师进修成长计划结案报告书）。
2.教师学习社群
教师学习社群是由学校各学科领域专长教师担任讲师，针对学校发展特色及工作职务需求所开设的。
社群课程内容可区分为信息、语言、学术及艺文四大类别，目的在促进教职员专业成长与情感交流，间接提高成员对学校的向心力（详细办法请参阅教师进修成长计划结案报告书）：
（四）出版书籍刊物
本计划（2004年到2006年）预计出版书籍如下：
1.国小生辅教师工作手册
本书可分成两大部分，第一部分是「国小生辅教师工作角色与内容之研究」（目的在采集教师的隐性知识），内容详述生辅教师的角色定位、例行工作、专业知能、期望建设等，冀希透过「文字」描述方式，将六位生辅教师丰富的工作经验与智慧储存下来。
然后，藉由「手册读书会、晨会教师经验分享、印制手册、光盘烧录」等方式，将他们宝贵的经验分享到学校的其它成员手中，以发挥「扩散学习」的效应。
第二部分则是「国小生辅教师工作常用文件数据」（目的在采集教师的显性知识），藉由搜集生辅教师工作常用的文件资料（包括服务要点、工作规章、活动办法、实施要项、各类记录表、观察表、联络单、给家长的信等），让他们未来在从事生活辅导工作一职时，可以重复运用相关的表格文件，不必每星期、每学期、每年皆做作同样「例行性」的工作，进而可以有更多的时间去发挥创造思考，或从事休闲活动。
2.班级经营
本校教师流动率大，常有年轻教师加入教学行列，为协助这些较无经验的教师新鲜人，可以快速融入学校的情境中，学校协请具有十多年丰富教学经验的吴淑贞教师及其团队撰写《班级经营》一书，内容包括开学前、学期初、学期中、学期末、教学活动实务、亲师合作、班级常规、教师进修等内容。
藉以使级任教师之间的经验得以交流。
3.爱在东莞：
台商学校的点滴
本书为采集、储存与分享教师在本校任教之经验，以及为教师累积个人着作，厚植教学与行政之专业。
特别对行政人员、级任导师、科任教师、生辅教师征稿，征文的内容如下：
（1）学校管理篇：
含教职工管理、学生管理、宿舍管理等内容；
（2）课程教学篇：
含各学科领域教学经验、班级经营、教育改革等内容；（3）英语教学篇：
含英语实验班实施经验与带领技巧、英语教学之相关议题等内容；（4）心理辅导篇：
含学生心理辅导、课业辅导、生活辅导等内容；（5）生活体验篇：
含生活适应（感受与体验）、旅游见闻等内容；（6）其它。
4.海外学校经营与管理之研究：
东莞台商子弟学校的经验
本书规划目的是为分享本校创校四年的办学成果与经验，预计向陆委会、教育部、侨委会申请相关经费，从事各项议题的探究，最后协请台湾出版社付梓研究成果。
初期规划研究的主题有：
（1）行政管理篇，含「学校愿景的构筑与实践」、「跨文化学校管理之研究」；
（2）教师管理篇，含「两岸小学教师互动之研究」、「生辅教师工作角色与内容之研究」、「学校本位教师评鉴与考核之研究」、「学校本位课程发展之纪实」；（3）学生管理篇，含有「大陆台商家庭及其子女台湾认同之情况对东莞台商子弟学校发展之影响」等。
二、教师评鉴计划
（一）推动教师评鉴的意义
本计划拟于2004年第一学期订定教师评鉴办法，本校推动评鉴意义的主要用意不在区别或比较教师间彼此的专业知能，而是藉由评鉴活动，协助教师知悉自身教学的优势与限制，进而提出一套符合教师的自我进修计划。
当然，在评鉴的历程与结果中，若教师有突出优异的表现，学校也会提出相关激励措施，鼓励教师不断精进。
（二）推动教师评鉴的办法
教师评鉴计划目前初步规划是由「董事会研发组」负责研拟办法，办法初稿出炉后，将与校长、行政人员、教师进行意见的交换，以期评鉴计划能够符合教师实际的工作情境。
参、师资稳定与强化建设方案
1、协请两岸政治的政策面协助，因本校在特殊环境下，教师异动比率过高，增加行政成本，并影响师生及家长情绪。
建议台湾政府每学期（年）固定提供优秀教师名单，至本校服务与指导。
2、营造人性化工作与生活环境：
提供良好的住宿环境，减少级任导师、科任教师及生辅教师工作量，让教师有足够休闲的时间，不要使学校像工厂一样24小时的运作。
3、建构良好的外围生活机能，与当地政府共同努力，设立医院、公交车、超市、银行等。
4、提供中小学教师到本校实习：
与师范院校或大学教育学程中心合作，推动实习生到本校教育实习，表现良好直接聘用。
5、从食、衣、住、行、育、乐层面提升生活质量，充实各项生活休闲设施，增加教师休闲福利，解放平时的工作压力。
6、走入台湾的师范院校或大学的教育学程中心介绍本校，并遴选优秀学生，鼓励来校实习与任教。
7、了解大陆沿海地区教师薪资水平，订定符合当地经济水平的薪资或福利结构。
肆、生源扩增建设方案：
筹设国际部门
一、成立国际部门的需要：
台商、台干子女生源有限
由于本地台商子女生源有限，加上其它民办学校、当地重点学校瓜分生源，促使本校生源成长产生停滞现象。
为积极扩展生源，本校未来将在两岸相关法令许可下，开始招收本地或外籍学生，藉以扩充学校规模，充分发挥经营效益。
而为招收本地或外籍学生，本校未来将开设国际部门，使用与欧美教育系统接轨的教材与师资。
此一方案，可让本校台商子女多一项就学系统选择空间，同时也营造出培育「包容力、国际观」的学习环境与氛围。
二、成立国际部门的办法：
突破相关法令限制
由于大陆地区现行法令规定，「境外学校」不能招收当地学生，本校即便成立国际部门，也仅能招收「外籍、港澳生及台商子女」，对于生源的扩充效益不大。
直言之，本校在推动成立国际部门的过程中，最重要的努力方向，即是与大陆当局积极沟通，就相关法令限制进行调整，给予本校更良善的办学环境，以间接优化本地的投资环境。
第二节 小区网络策略
小区网络组主要任务在协助本校营造良善的外部公共关系，优化学校的办学环境，统筹与执行单位为「本校育苗基金会」。
为达成此一使命目标，该组提出以下四大建设方案：
壹、「整合产业资源，凝聚台商社群」建设方案
一、汇入企业资源强化本校教学资源实施计划
（1）结合企业参与本校信息教育活动的拟定、教学与推广。
（2）鼓励企业认养本校中小学信息教育建设与推展。
（3）建立产学合作机制，为本校开发优质的软硬与教材，例如与光宝文教基金会、宏碁等企业合作。
二、挹入家长义工资源共好亲师关系实施计划
（1）协助整合家长专长及义工服务队，带动社群共好学习，支持教学活动。
（2）协助营造亲师生无障碍沟通、互动环境，并鼓励家长建置计算机设备。
（3）协助聘请两岸教育专家，每学期开设一场亲子教育讲座。
三、提供本校教育资源开办进修课程实施计划
（1）提供本校场地租借给企业、社教及研究机构，开办推广教育，成为终身学习场所。
（2）结合台协教育功能委员会，共同举办各项专业课程，提升台籍人员专业素养。
（3）协助规划于周六、日对外开放图书馆，以利小区民众参与学习。
贰、「两岸教育交流，提升师资素质」建设方案
一、两岸教育参访实施计划
（1）每年计划邀请两个大陆教育文化参访团赴台进行交流。
（2）协助与缔结合作交流学校，建立两岸教育文化交流平台。
（3）协助本校教职工生参访台湾或举办短期教育国际参访交流活动。
二、两岸学术研讨实施计划
（1）研订两岸教育学术主题研讨会，邀请两岸三地学者、专家、校长、教师共同参与。
（2）协请两岸文教出版社出版本校举办研讨会发表之论文。
（3）引入两岸高等教育资源，协助本校教师专业成长。
（4）研发两岸及国际教育课程教材，融合各地教育优势。
参、「做好敦亲睦邻，关怀当地小区」建设方案
一、美化小区环境实施计划
（1）协助每年举办1至2次劳动服务，全体教职员工生打扫小区环境。
（2）协助小区小公园及古文物认养活动。
（3）协助小区中小学共同推动环保教育，如资源回收、垃圾分类活动。
二、凝聚小区共识实施计划
（1）协助与小区共同每年举办一次跳蚤市场义卖活动，并将筹募款项扶贫地方清寒学子。
（2）积极参与小区文化活动如龙舟赛、敬老扶贫活动。
（3）每年在本校对面河滨公园举办一次小型艺文活动发表，邀请当地民众参与。
（4）举办小区读书会（成人、学生）分享读书心得，加强友好关系形成小区共好学习。
（5）云南扶贫活动：
每年举办一次项目扶贫活动。
肆、「奖助敦品励学，筹募办学资金」建设方案
一、企业捐资励学实施计划
（1）修订奖励个人或企业团体协助本校推展或参与校务订定捐助奖励办法。
（2）拟定本校义工奖励对热心协助学校办理重大活动支持校务工作者，透过学校举办毕业典礼或校庆活动，颁发本校感谢状。
（3）结合台北市教育局荣誉奖状请颁要点及教育部颁捐资教育事业奖励办法，提出申请奖励。
（4）向大型企业及个人劝募校务基金
（5）以大型企业、个人、家长会募集基金，设立奖助学金协助台商贫困学子完成学业。
二、项目奖助基金实施计划
（1）设立个人或企业奖助学金，鼓励本校教师及学生参与两岸各种活动比赛。
（2）设立中长程校务发展项目计划基金，研拟校务发展方向与定位。
（3）设立个人或团队研究奖励基金，鼓励本校教师参加两岸教育学术论文发表。
伍、「维系公共关系，争取法源地位」建设方案
一、架设网站整合台商资源实施计划
（1）建立两岸产、官、学及各界往来档案数据库。
（2）与东莞市台协、深圳台协及广州台协等友会，搭建网络平台，资源共享。
（3）与台湾各级私立中小学校超级链接，先搭建分享数据平台，拓展本校知名度。
二、维系两岸重要人士关系实施计划
（1）维系两岸政府、立委对本校支持肯定，定期将办学成效透过文宣或信函传达。
（2）保持与两岸三地媒体传播工作者良善关系，主动提供本校优良事迹。
三、争取法源支持永续经营实施计划
（1）协助争取两岸政府教师退辅福利政策通过。
（2）争取本校校地大陆国土证及代码证的取得
（3）争取台湾教育部编列常年，补助本校台商子女教育经费。
第三节 校园美化策略
校园环境组主要负责规划本校硬件建筑、资源利用、景观设计、校园安全等建设，统筹与执行单位为「总务处」，以下说明该组所拟定的四大建设方案：
壹、教学活动园区硬件建设方案
一、筹建室内游泳池，增加体育活动及舒解亲师生压力
游泳池一直是师生期盼已久的运动设施，在学生、教师、家长及台商社群的支持下，已筹得一百四十多万人民币。
目前本校将此一设施列为首要完成之目标，正积极规划相关硬件建设，以使学生有更多的体育活动。
在此一设施完工后，不仅学生获益，教师及台商社群更可在晚上及假日时间，进行生理与心理压力的舒解，此一室内游泳池仍待相关经费的支助。
二、增建教职工宿舍，稳定教师与职员工作团队
目前学校教师宿舍计有七十八间，职工暂时安顿于餐厅二楼。
随着学校规模的扩充，宿舍无法满足全体成员之需求，已有部分教师在校外潢涌村租屋。
在可预见的未来，生源会因学费补助的影响，而有所增加，故教职工住宿的规划势在必行。
将来如果增建经费筹集困难，计划以鼓励方式，选择适当地点，让教师在校外购屋，以安定人事。
三、建造学生活动中心，解决体育活动的教学相关问题
学生现有的体育活动场域是以操场为主，若遇到雨天或烈日当空，相关体育教学就无法如期进行，未来规划的学生活动中心，将可解决此一现象。
再者，学生活动中心设有体育馆、集会场、社团办公室，亦可提供学生自治活动、社团活动场所，让学生更有相关的活动空间。
四、规划野外教育活动营地，强化学生克服困难与团队合作之能力
随着生活条件的提升，家长对学生的呵护更是无微不至，但这也造成学生挫折容忍度的下降。
如果学校能设有野外教育活动营地，未来教学可设计探索（ProjectAdventure，简称.）教育的相关设施，增加学生面对逆境、课业或生活等挫折的容忍度与克服力。
五、设计学习教材园，扩增教师教学活动场域与多元性
活泼化、多元化的教学是提升学生学习意愿的最佳策略，目前学校教室已装设三机一幕，改变传统教学形式，但仍局限在教室场域。
未来在学习教材园建设完成后，教师可在教室外的地方，进行更多户外性的教学活动。
贰、校园绿化景观改造建设方案
1、协请园林设计专家规划校园美化、绿化环境。
2、绿化景观改造工程招标、施工、竣工、验收。
3、定期养护校园的绿化、美化环境。
4、与教学部门合作，编辑校园植物图鉴，融入自然科的教学活动，成为学校本位课程的一部分。
5、推动劳动教育，邀请本校各班级认养校园植物，从事美化与维护的活动。
参、垃圾分类资源回收建设方案
一、自制有机肥料实施计划
（1）修建有机肥料发酵场。
（2）收集厨余、树叶杂草到发酵场掩埋。
（3）使待发酵物品在发酵场密封高温发酵。
（4）把发酵好的有机肥料施用到校园花草树木上。
（5）检视施用成果、提出改进方案。
二、垃圾分类回收实施计划
（1）协调本校学务处、教务处，向教职工生倡导资源回收再利用之观念，并具体拟定实施办法，督导考核、奖励优良班级与部门单位。
（2）编制经费预算，购置相关设备。
（3）预期效益：
资源再利用，节省学校经费，减少环境污染。
肆、监控系统管网改造建设方案
1、协请专家设计规划监探系统，提出设计方案，共同讨论。
2、监控系统招标、施工、竣工与验收；监控系统设备使用、保管、维护。
3、校园地下管网改造工程，实地勘察，彻底了解校园地下管网分布现况及相关缺失，协请专家设计规划，提出改善方案。
第四节 财务规划策略
为革新本校现在财务相关制度与办法，提高资金运用效率与效益，财务规划组提出七大建设方案，此一方案统筹与执行部门为「主计室」。
壹、升级现有的IE总帐系统建设方案
1、查检现行学校会计、出网、资金调度之作业流程
2、修订会计、出纳、资金调度作业流程
3、洽请软件公司做总体系统分析，并与软件公司共同开发新总帐系统，以升级现有的会计总帐系统。
贰、依私校法重新分类各项收费建设方案
1、查检现行业务费用明细表。
2、查检现行部门别代码表。
3、查检跨部门费用分摊基础。
4、依学校会计准则分类各项费用科目。
5、依学校最新组织表订定部门代码。
6、依实际状况订定联合费用分摊率。
7、修订会计作业准则。
8、洽请软件公司修改程序。
9、向各部门员工通报新实施办法。
参、取得学校代码证建设方案
1、确认取得代码证申请要件。
2、确认本校主管行政机关。
3、成立申请代码证工作小组。
4、依要件准备与检查申请资料之正确性。
5、选定申办代码证代理人。
6、送申请文件，追踪申请进程，取回代码证。
肆、各项收费E化系统建设方案
1、检讨现行收费项目、流程、频率。
2、研究可否合并收费项目。
3、重新订定收费流程。
4、减少同一项目收费次数。
5、采用自动开立收费收据。
6、设立单独窗口收费付费。
7、在银行开立学生账户直接扣款。
伍、年度预算制式化建设方案
1、编制预算手册。
2、取得最新学校组织图与教学行事历。
3、举办预算编制会议。
4、订定预算编制日程表。
5、提供预算编制表格。
6、编制预算初稿。
7、确定并审核年度预算。
8、执行及控制预算。
陆、资本支出预算及固定资产管理建设方案
1、年度固定资产预算单项编制。
2、固定资产预算最高限额。
3、特别或项目固定资产预算。
4、折旧年限选定。
5、固定资产请购。
6、固定资产验收。
7、固定资产编码。
8、固定资产遗失及报废流程。
9、固定资产盘点。
柒、寻找关键绩效指标（KPI）建设方案
1、将各类活动与效能数量化，以利绩效评核。
2、利用数量结果逆向追寻原因，从原因起去寻求结果。
3、订定KPI的激励计划，决定KPI选项与评核KPI公式。
4、融入平衡计分卡绩（BSC）效评估制度。
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