工程档案管理作业指引.doc

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工程档案管理作业指引

文件编号

版本/修订

终稿/1

第14页

共14页

工程档案管理作业指引

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修订内容

修订人

审核人

批准人

1流程概况

流程目的

为了进一步完善项目公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。

流程范围

适用于项目公司工程档案资料的收集、整理和保管工作

术语及定义

工程档案：

是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体资料等。

档案员：

项目公司综合部档案管理岗

流程主责部门

项目公司综合部

流程参与部门

项目公司工程部、项目公司成本部

上游流程名称

下游流程名称

子流程名称

《工程文件管理作业指引》

《工程图纸管理作业指引》

流程KPI

责任部门/岗位

数据来源

流程关键点

关键点说明

备注

2流程图

无

3工作程序

3.1工程档案必须实行集中统一管理的原则。

3.1.1此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；

3.1.2工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；

3.1.3工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。

3.2工程档案的归档范围、内容、要求

3.2.1工程档案归档范围详见附件：

《建设工程文件归档范围和保管期限》。

3.2.2工程档案归档的主要内容为六个方面，即：

工程基建文件、监理文件、施工文

件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。

3.2.3工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是

包括竣工图在内的全套图纸。

3.2.4不归档的文件材料包括：

3.2.5正式施工前的草图，未定型的图纸；

3.2.6重份文件材料和重份图纸；

3.2.7无查考价值的临时性的文件。

3.2.8工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通

知单，并履行批准手续。

3.2.9归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国

家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。

3.3工程档案的归档流程

3.3.1流程简要示意图

1）各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）；勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；

①项目公司各部门、各单位自行收集、积累。

②档案员每周进行收集、检查。

1分类——按工程项目及专业分类。

2整理组卷——

①按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；

②修补、粘贴破损或过小的文件材料；

③将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；

④打页号：

每卷单独编号，页号从1开始；

⑤填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从１开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注；

3案卷装订——

①拆除文件材料上的金属物；

②全卷文字材料集中装订（三孔一线）；

③即有文字材料，又有图纸的案卷装订（三孔一线）。

4填写备考表——包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。

5填写案卷封面——包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写案全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、秘密三种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。

6案卷进盒。

7归档验收。

8填写移交档案目录——

包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页；

保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位；

接收人；交接日期。

9移交档案案卷。

3.3.2流程简要示意图的部分说明

1）项目公司各部门在接到工程项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累工程文件材料的任务。

因公司各部门均为立卷单位，故由项目公司综合部档案员负责每周定期向公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据工程文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累，具体参照《建设工程文件归档范围和保管期限》执行。

2）工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向项目公司工程部项目秘书提交完整、准确、系统的工程档案资料。

项目公司综合部档案员进行汇总、整理。

3）工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时项目公司工程部项目秘书提交完整、准确、系统的工程档案资料。

项目公司综合部档案员进行汇总、整理。

4）项目公司工程部项目秘书收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程档案资料。

项目公司成本部成本文员收集和汇总成本立卷归档的工程档案资料。

提交项目公司综合部档案员归档。

5）工程开工时，项目公司综合部档案员负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。

工程项目在竣工验收前，项目公司综合部档案管理岗通知城建档案馆对准备归档的工程文件材料进行检查、验收，由城建档案馆出证明，否则不能组织工程竣工验收。

3.4工程档案的移交办法和归档时间

3.4.1项目公司综合部报批报建岗必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及时把原件交给定时来收集资料的档案员，双方做好文件材料的移交工作，由档案员集中统一整理、归档、立卷后送交城建档案馆。

3.4.2勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

由工程部项目秘书在档案预验收前完成归档工作，并移交综合部档案员。

3.4.3监理单位应在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。

施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

由工程部项目秘书于档案预验收前完成归档工作，并移交综合部档案员。

3.4.4项目公司综合部档案员于工程竣工验收后三个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外）。

3.4.5项目公司综合部档案员于工程竣工验收后三个月内，向集团办公室综合档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。

档案移交前，应先对移交资料进行自检，无误后经施工单位、监理单位签字、盖章后随同资料移交目录，一式两份，经集团办公室综档案管理岗检查、清点无误后，交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。

项目公司的综合管理文件由项目公司综合部按公司确定的《建设工程文件归档范围和保管期限》清单要求的内容及时间移交给集团办公室综合档案室。

3.5工程档案的管理

3.5.1根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。

3.6工程档案的借阅

3.6.1借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经项目公司综合部档案员允许。

底图档案只供复制，不能借出。

如工作需要外借，须填写借阅档案审批单，经部门经理批准后方能借阅。

3.6.2借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密。

不得毁坏、涂改、外传或遗失。

阅后及时归还。

3.6.3外单位查阅本公司档案，须经行政分管领导批准，方可查阅。

3.7工程档案的鉴定、销毁

3.7.1工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。

对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。

3.7.2对已失去保存价值的工程档案必须经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。

销毁时须与集团办公室档案管理岗一起进行，双方并在销毁清册上签字，以备查。

3.8档案员的岗位责任制

3.8.1认真贯彻档案工作的法规文件，严格遵守档案管理的各项规章制度。

3.8.2集中统一管理工程项目建设的全部档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管

和提供利用工作。

3.8.3做好档案的保密、保卫工作，防止档案泄密、损失等事件的发生。

3.8.4严格把好档案的鉴定关，档案销毁须经领导审批后才能进行。

4归档质量要求：

4.1文字材料

4.1.1文字材料必须是真实的原件（打印、印刷、手写和复写首页签章完整的为原件）归档（企业及个人资质文件材料采用复印件由单位盖公章确认；批量产品合格文件材料提供复印件的应由供货单位盖公章并注明供应的数量）。

4.1.2所有表格及其他文件材料可采用打印、印刷、或使用黑色墨水正楷填写，各种技术指标必须按照规范要求严格填写完整，必须经表中明确的相关人员审核签章确认（监理工程师及总监理工程师必须是谁签字盖谁的注册章）；对综合管理类文件材料必须盖单位公章，对技术表格中注明‘公章’的，可由合同签署单位授权使用项目公章。

4.1.3工程用表、归档目录、卷封、档案盒的要求：

4.1.4统一使用档案行政管理部门监制的表格、目录、案卷封面、档案盒,对使用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》（深圳版）（简称深圳版）软件的，应当选用合格软件，并选用符合长期和永久保存档案的A4规格优质打印纸打印。

4.2竣工图纸

4.2.1竣工图纸必须是最新版的新蓝图；

4.2.2编制工程竣工图必须根据“变更文件”（包括图纸会审纪要、设计变更通知单、经设计单位确认的工程洽商单等）修改完善，在修改部位空白处盖上红色印油的“修改专用章”，保证图物相符，确保竣工图准确性，可按以下方式编制：

4.2.3按设计施工图施工没有发生变更的,可采用施工图作为竣工图；

4.2.4在施工中,有一般性变更,能将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,可直接在施工图中采用“扛改”或“叉改”或“引线修改”方法修改后作为竣工图（“扛改”方法一般适用于字数更改，“叉改”方法一般适用于删除更改，“引线修改”方法一般适用于要修改的内容无法在所在位置进行更改）；

4.2.5平面、结构形式、工艺、项目等较大改变,无法将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的,必须重新绘制竣工图；

4.2.6为了统一工程项目竣工图的格式，可委托设计或施工等其他单位将所有变更内容修改补充完整,重新绘制新版竣工图；

4.2.7所有变更修改的依据，必须与变更汇总表的数量一致；

4.2.8所有图纸会审、设计变更单、工程洽商单等应逐条注明所修改的对应图纸编号，对有修改的图纸在竣工图卷内目录备注栏中注明“修改几处”；对部分工程变更文件编号有空号，应由公司出具确认文件；

4.2.9竣工图的所有修改和签字应使用不褪色黑色绘图墨水，图面整洁、字迹工整清晰；

4.2.10凡由设计院（公司）编制的竣工图必须加盖“出图专用章”和“注册建筑或结构工程师资质章”，相关人员签署完善；凡由其他单位编制的竣工图，不需加盖“出图专用章”和“注册建筑或结构工程师资质章”，必须保留原设计单位图签栏和所有原内容，并在原图签栏旁空白处增加竣工图编制单位的图签栏，相关人员必须签署完善；

4.2.11所有竣工图必须经施工单位（包括总包和分包施工单位）和监理单位相关技术人员对照变更内容进行详细逐条审核，审核无误由施工单位在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的“竣工图章”，由相关人员本人签字确认后才能作为竣工图。

4.3竣工图ＣＡＤ电子文件

4.3.1竣工图CAD电子文件（下简称CAD文件）必须采用ＤＷＧ的格式,在模型空间窗口存储每一个CAD文件，对使用外部引用块内容的,必须将外部引用块捆绑固定在所在的CAD竣工图中;

4.3.2CAD竣工图必须与修改完整的竣工图纸内容及版本完全一致，一个CAD文件存储一张竣工图,与竣工图纸数量一致（包括封面和图纸目录）;CAD竣工图的修改直接在修改部位更新；

4.3.3CAD文件必须采用便于核对的字母和字数设置每个CAD文件代号名称,文件代号名称不能有重复。

根据CAD文件数量和工程类别，可采用如下几种方法设置：

一是按卷号加页号来设置CAD文件代号名称（例第10卷，10-1；10-2……一直编至本卷最后一张图号）;二是按专业代号加图纸序号（有多栋建筑的可增加栋号）设置CAD文件代号名称（例建筑专业，J-1；J-2……或J-1-1；J-1-2……一直编至本专业最后一张图号）;三是以图纸总序号设置作为CAD文件代号名称（例，01；02……一直编至最后一张图号）；

4.3.4CAD竣工图应将竣工图纸图签栏的有关人员姓名输入完整;

4.3.5各种管线测点和技术要素数据必须在CAD竣工图中标注完整,与竣工图纸和《室外管道工程竣工测量成果表》的各种技术要素数据一致；

4.3.6CAD文件必须编制Word文档格式的CAD文件的文档目录（简称文档目录），文档目录附在CAD文件的桌面上；

4.3.7CAD文件文件夹应按第三条的方法设置：

第一和第三种方法以移交书为单位设置一个CAD文件夹，直接存储本次移交的所有CAD文件和所有CAD文件文档目录；第二种方法是以移交书为单位设置一个CAD总文件夹，再分设所移交专业的子文件夹，各专业子文件夹存储本专业的所有CAD文件和本专业的CAD文件文档目录；对设计说明、表格等文档格式的电子文件，可单独设置一个文档文件的文件夹，存储本次移交的所有文档文件和所有文档文件目录，文件代号名称和文档目录格式与CAD文件同；

4.3.8CAD竣工图必须将所采用的字体文件拷贝设置字体文件夹，附在CAD文件夹桌面上；

4.3.9CAD文件装载在优质光盘中，可读性必须达到百分之百。

4.4建设综合、监理文件材料扫描电子文件

4.4.1文件材料必须组卷编页号后才能进行扫描；

4.4.2必须采用黑白格式扫描，分辨率为200dpi，以gif或tif格式储存；

4.4.3一页文件储存一个扫描文件，以案卷号加页号设置扫描文件代号名称（例第一卷：

1-1；1-2……至本卷最后页）；

4.4.4每卷扫描文件必须设置本卷扫描文件的文档目录，一行一页文件（例第一卷的文档目录：

“计划批准文件1-1；1-2……至本卷最后页”），文档目录文件夹附在每卷扫描文件桌面上；

4.4.5每卷扫描文件设置一个文件夹（例：

“第一卷、第二卷”），存储本卷所有扫描文件和本卷扫描文件的文档目录；

4.4.6扫描文件装载在优质光盘中，可读性必须达到百分之百。

4.5归档组卷及整理要求

4.5.1工程档案排列组卷

1）根据项目、单位工程的相关专业和施工程序的实际情况，以施工合同为单位，对本施工范围所产生的文件材料按归档目录顺序进行组卷，可分别采用如下几种方法：

a、一份施工合同分别施工多个单位工程，可把施工管理文件材料集中组卷，技术文件材料根据不同的施工程序分别二种组卷方法：

一是各单位工程独立产生技术文件材料的情况，按单位工程的各个专业归档目录分别组卷；二是各单位工程部分技术文件材料采取集中产生的情况（例，原材料、产品等），可以文件材料为归档主题，在各个专业归档目录中分别按单位工程顺序排列文件材料；

b、一份施工合同施工一个单位工程，按归档目录从施工管理文件至各个专业技术文件材料顺序组卷；

c、分包施工合同的工程，按归档目录从施工管理文件至各个分包专业技术文件材料顺序组卷；

d、由建设单位直接发包的零星工程，按归档目录从施工管理文件至专业技术文件材料顺序组卷；

2）工程竣工图纸按专业组卷；

3）案卷排列应当以工程档案移交书为单位，按归档目录顺序从综合文件材料、技术文件材料到竣工图纸进行排列。

4.5.2工程档案案卷整理

1）文字材料组卷每卷厚度不超过2公分，采用双棉线三点平直整齐装订，装订前必须剔除金属物，对破损、污损的文件材料要进行除污补裱处理。

使用黑色油墨编印案卷页码号，一页文件一个页码号，正面页编印在文件的右下角，反面页编印在文件的左下角。

每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺利从1开始至本卷尾页号止，封面和卷内目录不编案卷页码号（对牢固、整洁无金属物的成书文件，可不拆卷，接归档要求编号编目录即可）；

2）竣工图纸以内折手风琴式折叠，整齐散装在档案盒内，一盒为一卷，一张图一个页码号（包括竣工图纸封面页和竣工图目录）编打在的右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号；

3）错编页号采用黑墨水笔平直划线，在错号附近空白处补编页码号；

4）文字材料以每一本为一卷，竣工图纸以每一盒为一卷，一个档案盒内可装多卷文字材料。

应根据归档案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡；

5）卷内目录内容必须填写完整，“序号”填写本卷文件材料的顺序号；“文件编号”填写本份文件材料的编号；“文件材料题名”填写本份文件材料的名称；“日期”填写本份文件材料的产生起止日期，对产生周期大长无法填写准确的起止日期的可填写开工至竣工日期；“页次”填写本份文件材料的起页号，最后的那份文件材料应当填写起止页号（例150/151）；“备注”填写本份文件材料应说明的内容（例：

复印件加盖公章、本份文件包含有那些内容等）；“立卷责任人”由档案员本人签名；案卷封面、档案盒必需填写的栏目有：

“案卷题名”填写工程名称、专业或归档类别名称、本卷组成的主题内容阐写的案卷名称，“编制单位”填写编制文件材料的责任单位名称，“编制日期”填写开工至竣工日期，“共卷”填写本次移交的总卷数，“本卷”填写本案卷的卷序号，其他栏目和档案盒、卷皮脊背不需填写；目录、案卷封面、档案盒的数字应当使用阿拉伯字填写；备考表填写本卷相关载体的数字和案卷中需要说明的问题，“立卷人”由档案员本人签名，“审核人”由工程技术负责人本人签名；

6）A类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”、“移交人”是建设单位签章，“接收单位”、“接收人”是档案馆签章，其他内容应对应名称和位置填写完整；B类工程档案移交书的“移交单位”、“负责人”、“移交人”是施工或监理单位签章，“接收单位”、“接收人”是建设单位签章，其他内容应对应名称和位置填写完整；

5支持性文件

无

6相关记录

6.1《建设工程文件归档范围和保管期限》