工业园区物业经理岗位职责.doc

工业园区物业经理岗位职责.doc

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物业经理岗位职责文件编码:

B/WY-02

文件页码:

01-01

岗位名称：

物业公司经理

直接上司：

房地产公司经理

直接下属：

物业公司总经理助理、行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理服务部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任

说明:

经理在盛和伟业投资集团公司事业一部房地产公司总经理领导下,负责集团公司方针政策的贯彻落实，以及物业公司的全面领导和管理工作。

具体工作职责如下：

1、负责筹建物业管理公司，建立健全组织架构及人员配备，制订公司的管理方针、目标与计划、组织、指挥、控制和协调沟通；

2、起草制定达到上述方针目标的实施程序文件和规章制度。

如：

岗位职责、层级管理制度、会议管理制度；工作执行、督导、检查、日记制度及程序；财务、人事、物资管理制度；对客服务管理制度、业户公约、手册，物业管理服务协议、合同，业主大会、委员会资料，接管程序，入伙和装修管理等。

并监督实施，保证各项管理服务工作的质量与标准，让业主满意，提高物业管理水平；

3、对管理人员的招聘、录用、考核、奖惩、辞退工作，合理分配各部门工作任务并组织督导下属切实完成；

4、协调、理顺与集团公司、房地产公司各部门的工作关系。

参加集团公司会议，提交工作总结和各种合理化建议，贯彻落实公司指令；

5、协调与有关协作部门、业主委员会、政府主管部门的关系，保持良好的公共关系，树立企业品牌、形象；

6、物业管理前期参与（新项目的市场调研开发、规划、定位、施工，竣工验收等环节工作），并针对使用管理提出可行性建议、意见；接管物业并跟进各项整改措施；落实保修措施如单位、期限、费用等；理顺与开发商、施工方的工作关系；

7、指导、管理、协调物业各部门的工作，监督各项规章制度、劳动纪律、工作程序、任务的执行与落实；定期和不定期检查各部门、岗位、设备、环境等，及时发现问题并解决；召集和主持公司例会或专题会议，及时解决管理中出现的问题；保证企业各项工作能顺利进行；

8、以身作则，关心员工，提高公司凝聚力和员工工作积极性、能动性和创造性，培养员工以自觉性、责任感完成本职工作；定期或不定期听取员工的意见，建议，不断完善公司的经营管理；

9、带头执行财务管理制度，参与年度预算并呈报上级审批后实施，审阅、分析各类财务报表，控制公司费用开支，降低物料损耗和各项成本；

10、监督各部门的培训工作，提高公司整体业务与服务标准；

11、及时处理严重的投诉、突发事件，理顺业户与公司的关系，树立公司良好形象；

12、负责合同事务（委托、租赁、维修、保险等）的谈判、签约并呈交上级批准后落实；

13、完成上级交办的其它任务。

秘书岗位职责文件编码:

B/WY-03

文件页码:

01-01

岗位名称：

秘书

直接上司：

物业公司经理

指导：

物业公司行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任

说明：

1.0行政文秘

1.1负责公司政令颁布、各类文件报告、通知等的起草、送批（核）及打印，分发、送达、检查各部门和全公司人员对公司规章制度的执行情况。

各项来文来函签收及送阅，各类资料、文件、制度的收集、整理、归档、整理目录和管理。

1.2协调各部门主管/当值与上级通力合作，根据上级指示和公司运作情况，随时修改或完善各项规章制度及通知、组织召开各类型会议。

2.0人事劳资

2.1给物业公司人事劳资和职工福利管理

2．2在上级指导，公司安排下，进行协助人员招聘、调配、试用、转正、晋升或辞退的全过程立档管理，负责工资、劳保、福利、工会活动等的实施与检查。

3.0后勤供应管理

3．1后勤文具、物料、交通工具、办公机械使用，管理办公用品、职工住宿等一切物品用具的统计请购、发放、登记立档管理。

4.0上级交办的其它任务。

财务部职责文件编码:

B/CW---01

文件页码:

01-01

说明:

物业公司的财务管理、会计核算监督、执行部门，资金、账目的有效管理，通过实施成本控制，组织安排使用各类资金，制造一个资金流通畅顺，各类财务信息准确及时向公司报告财务经营状况，支援各部门的资金运作，使公司得到最佳利润回报。

0.0格执行国家财经纪律，方针政策，结合本公司经营特点，组织财务管理，核算，监督工作，如实为领导反映财务状况，经营成果。

1.0建立健全内部管理制度，工作程序。

2.0合理筹集资金，并有效使用，提高资金使用效益。

3.0拟定年度预算计划并报公司批准后实施，检查监督控制调整。

4.0按照会计制度设置帐目，正确运用会计科目，做好编制凭证，记帐，算账，对帐，月末编制会计报表，做到手续完备，内容真实，数字准确，帐目清楚，日清月结，按期报帐，在限定期限内报送各种会计报表。

5.0按银行制度规定，做好现金，支票，发票的管理工作，遵守支票使用规定及银行结算纪律，加强现金管理，对下属各管理处经费的收、支情况进行检查、监督、指导。

6.0按照“会计档案管理办法”规定，建立健全公司的会计凭证、会计账簿、报表及其它会计资料的建档、保管工作，接受财税机关上级主管部门和公司领导业主委员会的监督检查，及时提供财务资料，如实反映情况。

7.0负现办理现金、出账、结算、发放工资及与业务单位的债权、债务结算和清理工作。

8.0负责仓库的保管工作及汇同行政人事部对公司固定资产、低值易耗品的盘点、清查等工作。

9.0负责审核指导各小区预算及提供规范和相关依据资料。

10.0负责各部门/各小区的财务工作，协调，处理解决各部门的财务问题与困难。

11.0及时向各部门提供应收、欠收明细，监督管理服务部、会所、租赁部、车场收款员等所有应收费用的收催缴工作，要求各相关部门按指标完成，

12.0协助各部门制定《管理目标、经济目标责任书》，并监督各部门执行，

13.0财务人员的业务培训工作。

14.0负责向业主委员会提供年度收支情况的财务报告。

15.0保守公司财务秘密，维修公司利益，对违反国家财经纪律和会计制度的开支，有权拒绝付款、报销和执行，直到其财务手续完备方可办理。

16.0对领导不执行国家财经纪律和违法乱纪的行为有权越级反映并提出改进措施、方法。

17.0对客户提出的各种费用的咨询予以解答，对其它部门提供财务信息的服务。

18.0完成公司交办的其它任务。

会计主管职责文件编码:

B/CW-02

文件页码:

01-01

岗位名称:

会计主管

直接上司:

物业经理

直接下属:

出纳、收费员、

间接下属：

车场收款员、会所收费员、租赁部收费员、工程部收费员

1.0严格执行国家财经纪律、方针政策及本公司的财务管理规定，按照会计基

础。

工作规范标准进行会计核算。

2.0认真审核、复核出纳交来的“付款单据”及各种费用、物业支出原始单，

编制记帐凭证及收入记帐凭证的审核。

月终，单与总帐进行核对，做到帐与明细帐相符。

3.0每月号作好结算，做好本月的各种费税计提、结转工作。

结出公司当

月实际费用成本，次月号前，依据与总账核对后的账簿资历料，编制包括“损益表”“科目总汇表”“收支表”，“纳税申报表”并向领导报告财务工作。

4.0发票的购买、领用、登记及回收、注销工作。

要妥善保管好未使用过与

使用过的发票、收据存根。

随时检查收款部门发票、现金、收据的使用情况。

定期对库存现金与现金日记帐予以抽查、核对，并作出盘点表。

5.0认真做好银行支票与支票印签的分管工作，妥善保管财务专用章及支票印签章，按集团公司规定使用。

6.0按照会计档案管理办法规定，建立建全会计凭证，会计帐簿，会计报表和其他资料的建档保管工作。

保管期限、销毁办法，按有关规定执行。

全面负责本部门员工做好财务资料保密工作。

7.0全面了解各小区业主/租户情况，及时了解欠费情况，及时向管理部转达交欠费单明细。

积极配合各管理处组织催收应收款项。

8.0年度预算的审核,追加预算工作,并检查、督促预算的实施。

9.0加强代管基金（房屋共用部位维修基金）的管理工作，基金应专户专储，专款专用，接受政府房管部门及业主委员会的检查与监督。

10.0审核公司人员工资及监督发放工作。

11.0参加公司例会，组织召开财务部门例会。

12.0经经理批准,有权修改、制定、颁布财务管理规定、各项费用指标、资金指标。

13.0有权对财务人员的聘用、调用、辞退、奖惩提出建议，对一般性违反违纪作出处分/处罚决定。

14.0组织本部员工学习业务知识、法律法规，引导、指导、检查、监督员工遵守纪律和公司各项规章制度。

15.0忠于职守，以身作则，廉洁奉公，实事求是。

16.0负责联系财、税、金融等部门，及时了解财、税、金融部门动向。

17.0完成公司领导下达的其它任务。

18.0负责公司的固定资产、低值易耗品的盘点、清查工作。

月末对仓管员上交的上月物料收、发、存月报表，结合购料单据及采购单进行复核，无误后可编制记帐凭证。

月末盘点并作到物、帐、单的相符。

19.0要求收款员、出纳员、开票员核对收款明细帐，对应收、已收、欠款的报表进行核对、分析。

20.0对空置房管理费，开发商送管理费，商铺租金等，据有关资料复核。

在收支表上准确反映。

21.0每月末应对结清与项目公司、施工单位、供应单位等往来帐目余额，及时办理转单手续。

如有差异，及时查明原因，及时调整处理。

22.0根据审核无误后的记帐凭证登帐。

应将日期、编号、业务内容、金额等记入帐目，要求数字准确，帐面整洁。

各种帐簿按页次顺序登记，不得跳行、隔页。

如有记帐错误发生，应按规定划线、注销（必须使原字迹仍可辨认，在划线上方填写正确的文字、数字），并加盖私章，不得涂改、刮擦、挖补。

每帐页修改不得超过四处。

出纳员职责文件编码：

B/CW-02-02

文件页码：

01-01

职位名称：

出纳员

直接上司：

财务会计

直接下属：

管理处收款员/车场收费员/会所收费员/租赁部收费员/工程部收费员

1．0熟悉各种票据的填制方法，填写应正确，清晰，开出支票应保证不空头，印签，大小写金额相符，正确无误，并书写规范。

2．0熟悉银行日常操作程序，与银行建立良好的协作关系。

3．0严格遵守现金和支票使用规定，做好支票领用、登记工作，妥善保管好支票，库存现金，按银行规定限额执行，不得以任何理由挪用现金。

4．0负责公司及管理处日常经营活动所发生的成本、费用报销及工资、津贴的发放工作。

对各种费用的报销、付款工作应掌握以下原则：

1）每付一笔款都必须有依据，并经过规定的审批程序，有相关的负责人签批。

2）审核每笔需支付的款项是否符合合同的付款条件，购进物品有无相关人员验收。

3）出纳对每笔支出负有最后把关的责任，因此，要认真审核每笔支出有无错付、重付情况；审核支出单证后的附件内容，抬头与金额合计是否与支出单证表面上的一致。

4）每月出工资前必须认真审核工资合计金额是否准确无误。

对符合以上原则的款项方可予以支付，对不符合以上原则的付款项目，应暂时拒绝支付直至符合要求。

5）领款人必须持身份证在领款处签名，属业务公司的须持营业执照复印件加盖章，授权方可办理。

并与业务部门沟通说明付款的条件、制定程序、函告对方。

5．0应每日审核各收款员交来的票据和现金及银行存款收付日结表，查明当日收款项与其存入银行数是否相符，如有不符要与相关人员联系，查明原因，及时纠正。

6．0对已收支的款项，按时间顺序，按管理处编号，及时登记《现金日记帐》、《银行日记帐》，并结出余额进行汇总，填写当期全公司“资金日报表”，交会计审核。

7．0月末号，根据银行对帐单对银行日记帐逐笔进行核对，查出未达帐项，并编制《银行余额调节表》，对查出的未达帐款，要查明原因及时追讨，负责追讨各有关业务借款。

8．0对各部门备用金予以管理。

9．0月末查清各小区各业主/租户的管理费、水电费、租金、停车费、电梯运行费等应收帐款的应收、预收、已收、未收、欠交情况，填制分类汇总表，上交会计及管理部各一份，予以催收

10．0建立多栏式日记帐本，每天按收费项目详细记帐，按每户业主/租户为单位建立三级明细帐。

用于登记本小区各项收入及代收代缴款项。

11．0全面掌握小区所辖物业情况，如：

住宅面积、高低层各是多少、入住及空置多少、商铺多少、租用情况、租用价格、停车位（室内外）多少、使用情况等等，做到心中有数。

12．0加强与项目公司销售部的联系，核实房屋销售及入住情况

13．0收业主装修保证金时，要审核装修、安装申请表上业主是否已按要求填写，并已签名，管理处主任是否已签批，业主姓名、房号是否相符等。

一切无误后方可收款，并在申请表收款栏上签字认可。

14．0退“装修保证金”、“工作证保证金”时，要检查业主送来的“退保证金的申请表”业主填写的部分是否已齐全，附上的收据是否属本公司/本管理处原开出之收据。

工程验收人员是否已签署验收意见及退款意见，管理部主管是否已经签批。

无误后需验证收款人身份证，并记录其身份证号，用红字冲开水法开票处理，请收款人签名后方可退款，如有扣抵部分保证金情况时，还需开具相关收据，从中抵扣。

15．0停车费的收取，需车场保安员每天交单交款时，凭停车场收费登记表的票据号码顺序，核查入场时间、出场时间、核实应收费金额无误后，签名认可，方能收单收款。

16．0严格执行发票的领用、保管、使用规定，妥善保管好所领用的发票收据。

开具时，应按顺序开列，不得跳号，并注明房号、业主姓名、收费内容、起止时间、单元平方数、单价、总额等内容。

17．0如有票据要作废，各联粘在原票据存根，并加盖“作废”戳记。

18．0水电费的收支情况与统计。

19．0完成会计及管理公司领导下达的其他任务。

管理服务部职责文件编码:

B/GL---01

文件页码:

01--01

职能说明:

管理、协调、监督、公关、服务的职能。

对客户服务的执行与反馈，并提供多种直接服务的部门，物业公司的对客服务是通过管理部的业务程序和服务环节来完成，是公司与业户之间的桥梁，是物业公司的窗口，管理部的工作程序、人员职业道德、服务质量、操作技能应变技巧、仪表、言谈、举止对物业公司的形象和声誉都会产生影响。

对内各部门的协助、督导、沟通使各部门保证良好的工作质量和效率。

负责各类牌照、收费标准的申办，政府部门任务的落实，与政府部门建立良好的关系。

职责：

1.0物业经理的领导、指导下,开展部门内各项工作（房管、设备保养、治安

消防、车辆、清洁、绿化）围绕各项服务，,检查各部门工作，并将检

查结果统计上报经理并下工作单予以落实整改。

保证物业管理服务的水

平、质量.

2.0组织、开展业户的意见征询工作，对管理服务质量进行严格控制，处理

业户的投诉和业户间的纠纷。

3.0落实物业管理费、有偿维修费、车场使用费、水电费、租金等费用的收

缴，催缴工作。

4.0负责协助行政人事部门做好本部门的考勤、考评、培训工作。

5.0认真贯彻物业管理的法规、政策、标准，组织落实上级主管部门下达的

任务。

负责同行业市场信息收集、调查、分类、汇总、报告、剪辑、印

发《物业剪报》，组织学习工作。

为推动公司物来管理发展出谋划策。

6.0负责新楼盘的验收、接管（如对公共设施、设备统计），具体落实、组

织、协调收楼的各项工作。

全面掌握物业情况，并落实综合评优报告。

7.0负责取得物业管理费、停车场使用费收费批文、牌照等经营必备的文件。

8.0统筹、计划、协调、组织社区文化活动。

9.0草拟以公司名义送递有关部门、业户有关物业管理方面的文件。

10.0协助业户办理各项服务：

10.1提供管理区域管理服务咨询

10.2受理业户投诉（服务热线的接听、记录、跟进、督促回访）

10.3办理业户收楼/铺、迁入、迁出手续

10.4办理装修申请、办证、验收手续

10.5办理出入证、IC卡、临时出入证、水牌

10.6办理车辆月保手续

10.7代办废品收购

10.8日常文件打字、复印、传真

10.9代售文具、邮票、邮政、电话卡，代洗衣、代订票、订餐等

11.10室内有偿清洁、工程维修服务

11.11提供便民工具的出借、便民药品等

11.0协助保安、工程各部门做好突发事件、特殊天气的应急处理。

12.0完成上级安排的其他工作。

起草：

批准：

生效日期：

年

管理服务部主管职责文件编码：

B/GL-03-01

文件页码：

01—01

岗位名称：

管理服务部主管、主任

直接上级：

物业公司经理

直接下级：

管理服务部物业助理/前台文员

1.0在经理领导下,负责物业管理部全面工作。

领导管理服务部全体员工履行管理、监督、协调、公关、服务的职能。

2.0参加经理主持的每周例会。

组织主持工程、保安、清洁、租赁、会所每日例会，协调各部门关系，做好工作日记及部门每周例会主持，落实公司任务，并向经理汇报例会中有争议或重大问题。

3.0制定管理部员工培训计划，定期开展员工业务培训，规范工作流程服务标准，全面提高员工思想素质的业务水平。

认真贯彻关于物业管理的各项法规、政策、标准，组织落实上级主管部门下达的有关任务。

收集、整理、汇总、印发各类有价值的信息。

定期/不定期组织相关部门学习。

4.0带领下属做好巡楼工作（第日巡查一片）,审阅各物业助理日记，监督、检查、指导本部门员工执行落实公司规章制度，劳动考勤纪律的情况，处理一般违纪行为，每月考评表次月2号交，定期进行考核。

对下属的值班排班、考核、考勤及工作纪律、工作程序、服务质量进行监督。

5.0及时处理下属未能有效解决的投诉、突发事件，对超出能力外的问题立即向上级汇报；对服务工作质量进行跟踪回访。

定期收集走访业户用户意见和建议，反馈至相关职能部门改进工作，必要时发《工作单》并汇报至经理处，突发事件处理要多与上级反映，事后呈交书面报告。

6.0负责带领下属做好物业接管、交收楼等工作；全面掌握统计物业及其配套设施及业户入住、装修、出租等情况，建立建全相关档案及业户档案。

7.0督导下属起草事件报告，给业主的信函公文，带领下属与业户保持良好工作关系。

8.0带领下属做好管理费、水电费、停车场使用费、租金等费用的收缴工作，每月提交收费统计表，分折表。

9.0检查小区公共设施运行情况，监督、检查当日维修工作的跟进情况，及时组织回访，每月公共工程，保安清洁，行政等部门对物业区域进行一次月检，报交月检报告。

10.0完成本部门年度、月总结、计划（每月2号前呈交）。

年度总结计划于次年元月10日呈交。

11.0落实创优考评的工作，督导、协助工程、保安、清洁、绿化、人事行政、财务等到部门工作。

12.0组织社区文化活动，搞好社区文化建设，一年最少3次。

13.0经理交办的其他任务：

每年业户走访率100%；及时更新业户/租户联系表，职能部门联系表；展社区精神文明，消防等各种宣传。

14.0协调与业委会关系，建立保持与物价，居委，房管，城管等机关部门良好工作关系；督促外判单位，业务单位政党开展工作。

管理服务部物业助理职责文件编码:

B/GL-03-02

文件页码:

01-01

岗位名称:

物业助理

直接上司:

管理部主任

1.0熟悉区域的业户情况、楼宇、消防等设施设备的分布，办理业户收楼手续,与业户验收物业,向业主解释说明公司各项管理制度、收费细则，与业主签订业主公约、防火责任书、协议等；办理业户证、停车证。

2.0协助办理业户装修、入住手续，根据《装修手册》及装修管理规定，正规指导业户办理装修申请，告知业户装修过程中应注意的事项，将审批结果通知业主，办理《装修许可证》、《装修工作证》。

并知会保安、工程、清洁予以协助监管、检查。

3.0受理商户广告牌申请。

4.0协助商户办理工商牌。

5.0受理业户之电话、口头、书面投诉并作记录。

迅速赶到现场了解实际情况予以解决，不能够马上处理的迅速及时联系有关部门作正确有效的处理，遇紧急情况或失控事件立即汇报上级。

6.0负责处理公共设施和用户室内设备报修工作，及时通知工程部维修。

7.0负责按规程每日巡查辖区内分管之楼宇设施及安全防范、清洁绿化公共场所使用等情况，巡查发现问题统一由前台下单，做好巡楼记录及处理一般事件（如不文明、乱扔、乱吐、破坏公共设施及不安全行为、现象；做好每日工作日记，巡查业户装修情况，确保无违章装修出现，并办理清运余泥等到事务。

8.0负责起草、记录相关事件报告、给业主信函及其它物业管理公文及外发文件的具体跟进。

9.0具体跟进清洁、工程、保安等现场工作、值勤情况。

发现问题向部门主管予以汇报，必要时发“工作协助通知单”。

10.0负责空置房的巡查、管理钥匙等。

11.0具体落实管理费等费用的催缴工作。

12.0负责与业主建立、保持良好的工作关系。

13.0完成管理部整体业务目标：

1）收费率

2）回访及时率

3）走访率

4）收楼率

5）装修违规率

6）物业、业户、出租等建档率

7）社区文化组织

14.0完成上级交办的其它任务。

行政人事部职责文件编码:

B/XZ-01

文件页码:

01-01

职责说明：

负责人事、行政各项制度的制订，监督公司各项制度的执行；制订有竞争力且符合实际情况的薪酬、福利、保险、培训考核的工作体系，充分发挥人力资源的效能。

负责人力资源的招聘、使用、管理、开发及人力成本的控制，为各部门提供及时、有效、全面的后勤服务。

1.0负责人力资源的编制、招聘、考核、奖惩、异动、开发、培训、辞退、及成本控制。

2.0参与公司各项各种管理制度的制订及监督、协调工作、对落