国际文化节项目策划书Word文件下载.docx
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活动创意
策划征集
2014年4月28日至2014年4月31日
面向外国语学院师生征集活动方案
外语院
志愿者招募
及选拔
2014年5月8日至2014年5月11日
以招募志愿者为主题进行初期宣传
南校区
前期宣传及
准备工作
2014年5月12日至2014年5月23日
宣传工作
物资采购
人员调配
活动分组
活动开展
2014年5月24日
按计划进行
升华广场
系列子活动
2014年5月25日至
2014年6月1日
讲座、外语角
及竞赛
未定
四、前期宣传及准备
1、线上宣传（由宣传组负责）
（1）在各类公众平台上发布活动内容预告及宣传视频：
创建微博账号及微信平台：
@中南大学国际文化节、@中南大学外国语学院团学会及@中南大学英语俱乐部配合宣传。
通过微博、微信线上互动扩大影响力与知名度。
（2）全体工作人员共同配合，将活动向周围推广扩展。
宣传噱头：
可以与外国人零距离交流、免费品尝美食、有明信片等纪念品及抽奖活动等。
（3）设计官方网站，可以查询活动组织机构、活动安排、特色内容、各类比赛规则、比赛结果及相关文化资料。
2、线下宣传（由宣传组负责）
传单宣传
传单发放位置
数量
升华公寓门口、食堂、新校区A座门口等人流量密集的地点
5000
条幅宣传
条幅悬挂位置
新校区至升华公寓的外围墙
1
八食堂入口处
七食堂入口处
南校区校门入口主干道
升华广场附近
二食堂入口处
海报宣传
海报张贴位置
各宿舍楼
36
七食堂宣传栏
2
升华公寓宣传栏
3
新校区宣传栏
展板宣传
展板摆放位置
二食堂、升华公寓入口至八食堂、
七食堂宣传栏、新校区，
4
其他宣传
宣传方式
路标指引：
制作箭头状路标，贴在南校区树上或栏杆等显著地方,作为宣传及晚会地点指示。
路线：
①从14栋升华公寓门口到活动地点；
②从八食堂升华公寓门口到活动地点；
③从七食堂到活动地点；
④从南校区大门到活动地点。
预告会：
提前一天在二食堂前进行预告会。
可以请部分外国留学生前来进行小的表演，工作人员对活动的内容进行宣传透露。
人偶宣传：
制作特色人偶配合宣传。
3、媒体宣传（由外联组负责）
借助《潇湘晨报》、大湘网、外国语学院官网、升华网、豆瓣网等媒体平台进行宣传。
4、活动创意策划征集（由策划组负责）
（1）征集时间：
2014年4月28日至31日
（2）征集地点：
外国语学院
（3）征集对象：
外国语学院师生
（4）征集奖励：
活动创意一旦被采纳即可获得奖品
5、志愿者招募及选拔（由行政组负责）
（1）报名时间：
2014年5月5日至9日
（2）选拔时间：
2014年5月10日
（3）选拔地点：
（4）选拔对象：
（5）志愿者类别：
翻译、行政
（6）选拔形式：
笔试或面试
（7）考官组成：
外语院团学会学习部、英语俱乐部学术部
（8）志愿者职责：
每3-5名志愿者分为一个小组，小组中包含翻译志愿者及行政志愿者，小组负责对应国家的联络、物资准备及活动开展的全程工作。
小组组长由行政组负责任命，组长对行政组负责。
6、物资准备
（1）宣传物资：
（由宣传组负责）
①5月1日起，一周内完成招募志愿者海报、传单、横幅及展板的设计及打印；
②5月6日之前完成宣传海报、横幅、展板、传单的设计及打印（注意：
传单背面须留有盖邮戳的区域，用于活动当日的评奖）；
③5月6日之前完成宣传视频的制作及发布推广。
（2）活动物资：
（由物资组负责，须在5月23日前完成所有物资的采购及登记）
①帐篷、桌椅、文件袋、纸、笔、登记表、号码贴、国旗喷绘、白板、展板、炊具、食材等；
②舞台搭建、舞台背景喷绘、音响、话筒、立麦、主席台桌椅、看台长凳、台布、气球彩带喷花等气氛道具；
（节目组配合）
③午餐、零食及饮用水；
④工作人员证件、扩音器、哨子、雨衣；
⑤指路牌、指路标、大张地图、分区隔断喷绘、“手动点赞”展板；
⑥自制明信片、签到单、邮戳、纪念品、抽奖序列号、抽奖奖品、活动宣传册、主办方宣传册等；
五、开幕式当天安排
1、活动流程
准备阶段
10:
00
工作人员全体到位,进行场地布置等准备工作
11:
工作人员再次确认准备工作
活动进行
12:
00-12:
30
开幕式（主持人开场、领导讲话、开场秀）
30-13:
亚洲国家进行节目表演
13:
00-13:
欧洲国家进行节目表演
30-14:
美洲国家进行节目表演
14:
00-14:
非洲国家进行节目表演
30-15:
澳洲国家进行节目表演
收尾阶段
15:
闭幕式（主持人结语、鸣谢），公布评奖评优结果、介绍后续子活动
16:
进行场地清理等活动善后工作（后勤组）
物资回收统计（物资组）
2、游园会安排
（1）主题申报
各国国际友人从以下六种主题安排模式中选择其中的一种，由该国的志愿者小组将活动模式、每一轮活动进行的周期及物资需求在4月14日之前上报给活动组，活动组根据申报情况做适当调整，划分好区域，并将相关物资需求报送物资组。
（2）主题划分
区域
主题
饮食制作
旅游介绍
娱乐互动
生活习俗
5
特色表演
6
历史讲解
（3）摊位活动时间表制定
考虑到各摊位的一轮活动需要一定的活动周期，所以由活动组排好各国活动的场次，并将场次安排表印制在签到单及各国展板上。
安排场次时应注意考虑各国的表演时间、午休时间及不要出现摊位真空现象。
（4）摊位活动建议
各国摊位的操作类活动（饮食制作、娱乐互动、特色表演）应考虑到互动性，比如饮食制作可以采用准备成品与现场制作相结合的方式，并可以邀请参与的同学亲自动手制作，特色表演可以邀请参与的同学一起跳舞等。
对于讲解类活动（生活习俗、旅游介绍、历史讲解）应注意趣味性，负责的翻译的志愿者要提前做好翻译的准备工作。
3、节目表演安排
（1）节目要求：
每个国家的节目原则上不超过3分钟，具体内同不限，以能展示本国特色为佳。
（2）节目申报：
各国国际友人确立好节目内容后，由该国志愿者在5月19日之前将节目形式、内容及服装道具需求上报节目组，节目组根据实际情况安排节目顺序。
（3）开幕闭幕：
节目组安排好开幕式及闭幕式的节目顺序，选拔培训主持人，做好开场秀的排练工作。
（4）现场演出：
节目组在各国表演之前做好催台工作及服装道具准备工作，保证万无一失。
（5）游街活动：
活动现场可组织游街表演，活跃现场气氛，游街的形式确定及各项准备工作由节目组负责。
4、其他工作安排
（1）场地布置：
由后勤组负责，其他部门配合，由后勤组主要带领进行。
（先将帐篷、桌椅等硬件设施分配给各国代表团的志愿者，由各志愿者负责自己所负责国家的物品搬运等工作来节省工作时间）
（2）物资发放：
由物资组负责，这一部分重点注意国家签到和签退。
（3）收尾工作：
场地清理的工作由后勤组主要负责，其他部门配合。
后勤组负责宣传品的回收、场地卫生的清理、桌椅及帐篷的回收及管理；
节目组负责音响设备、麦克、插盘等的回收；
物资组做好借出物资的收回工作。
（4）紧急处置：
在活动负责人的领导下由机动组负责。
（5）工作监督：
由主办方领导及行政组负责。
5、奖励及评优
（1）奖励规则：
为鼓动学生能够更积极主动的参与到活动中，现场采用凭印章换取礼品和抽奖同时进行的方式。
参与者从活动入口处领取活动签到单（签到单上有邮戳区域、抽奖号、“点赞”粘贴、活动平面图、演出及摊位时间安排），同时可获得到珍藏版活动明信片一张。
①参与者每参加一个国家的活动就可获得一个相应的印章，最后在兑奖处根据印章数的多少领取相应的奖品；
②参与者在集满5个印章的基础上可以参与抽奖，抽奖的频率是每小时进行一次,由主持人现场抽号宣布中奖人员；
③参与者若在摊位活动中表现积极，可获得国际友人赠送的纪念品。
摊位纪念品由个国家的志愿者小组负责准备，主办方报销。
（2）评奖评优：
参与者可根据自己的参与感受把签到单上的“点赞”粘贴贴到对应展板的国家下面。
根据参与者的评价和主办方的调研，评选出最佳组织奖、最佳创意奖、最佳人气奖、最佳表演奖及各分区的第一名等多种奖项，原则上每个参与国家都可获得相应的荣誉。
颁奖名单在闭幕式上公布，各国国际友人及志愿者可获得荣誉证书及相应奖品。
六、后期宣传及总结
1、后期宣传
（1）由湖南各大媒体对活动进行跟踪报道，扩大活动的影响力。
（2）相关部门负责收集整理好活动的资料并写成新闻稿，在校内各网站上发表。
（3）举办对国际文化节心得体会的征文比赛和现场精彩瞬间的摄影比赛，保持活动的影响力。
（4）将优秀文章和优秀照片出版成册，赠送给学校、获奖个人及相关部门和个人，作收藏用。
2、活动跟踪反馈
（1）活动主办方对活动的举办形式及效果等进行反思、总结与表彰。
（2）向赞助商反馈活动效果，促进合作向长期发展。
七、预算
（以20个国家,100位工作人员为标准）
物品
数量
单价（元）
总价（元）
负责部门
桌子
30
3元/天
90
物资组
椅子
100
2元/天
200
帐篷
20
15/天
300
水
500瓶
1
500
工作餐（给参与活动的留学生提供）
100份
10
1000
现场发放和制作食品的食材费用
—
路标
舞台
4500
节目组
气球
10包
50
请帖
90
嘉宾牌
60
服装、化妆
2500
横幅
3
40
120
宣传组
展板
4
60
240
海报
20
80
传单
10000
0.1
1000
喷绘
1份（50m²
）
10元/1m²
奖品
3000
有各国文化特色的明信片
10000
0.3
3000
人偶
2天
150元/
1天
照片
500张
0.7
350
打印、复印
/
500
行政组
共计：
24400元
八、附录
1、人员分组及安排
分组
职责
策划组
汇总活动创意，撰写活动策划
外联组
联系赞助商,签订合同，联系媒体进行宣传
前期：
校内宣传推广并联系校外媒体进行活动报道
现场：
新闻采访、活动影像记录
后期：
整理活动资料,撰写新闻稿,后期持续宣传
物资组
采购物资,物资登记发放及回收管理
后勤组
物资整理摆放,午餐相关事宜，活动结束后卫生打扫
负责节目审核、制定节目顺序，主持人选拔培训
活动组
统计各国活动内容，制定分区安排及午休时间，并负责每个国家活动的开展
服务组
发放签到单，维护秩序,引导路线,提供咨询服务
机动组
处置突发情况，临时顶替志愿者工作
财务管理，领导邀请及陪同，志愿者、工作人员管理，活动监督，信息传达
2、突发状况处理预案
情况一：
在布置场地前有不明车辆停放导致场地被占用
方案：
将各个国家的位置依次向后移
情况二：
当天下雨导致活动无法正常进行
机动组人员迅速配发雨衣
注：
如果雨过大、持续时间会很长则考虑推迟活动进行
情况三：
赞助商宣传力度过大或宣传形式问题引起保卫科的反对
及时对商家进行协商劝阻,同时与保卫科进行协调
情况四：
部分国家太热门，参与人数过多而使秩序混乱
调配机动组人员或服务组人员帮助维持秩序
情况五：
活动过程中由于各方面原因发生纠纷
立刻对发生纠纷的双方进行劝解，并把他们分到相隔较远的两个帐篷内
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