财务报销标准及OA流程Word下载.docx

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部门主管

部门经理

总监

副总经理

总经理

董事长

五、费用名称

1、差旅费

包括出差期间交通费（市内交通）、住勤补贴、期间餐补、自备车出差补贴。

2、日常费用

包括办公费、通讯费、市内交通费、福利费等。

3、招待、培训费

包括业务招待费、会务费、培训费、展会等。

六、审批规定

1.出差审批规定

公司各部门同事因业务、会议、学习、考察等事项需要出差时须经上级批准后，填写《出差申请表》，经部门经理批准后方可出差。

公司部门经理及以上级别高层管理同事因业务、会议、学习、考察等事项需要出差，须填报《出差申请表》，经主管副总和常务副总或总经理批准后方可出差。

《出差申请表》中须明确填写：

“申请人姓名、出差时间、出差地点、出差事由”以上内容要认真填写，返程后需到人事行政部填写返程时间，交由人事行政主管审核签字，并将《出差申请表》作为差旅费报销凭证，将复印件交财务部存档。

各类会议、学习、考察出差回公司后，要形成书面汇报材料，报部门和公司分管领导，必要时抄报人事行政部存档。

2.差旅费预支程序

凡因业务、会议、学习、考察等事项需要出差的同事，可根据出差的时间、地点到财务部预支相应的差旅费。

预支差旅费程序：

出差同事填写《借款单》→部门经理审核签字→（主管副总）和常务副总批准→财务部审核付款。

（批准同事外出时，如有紧急事项需借款且前期报销票据结算审核完毕时，可由其他书面委托人或总经理直接签批借款）

已预支过差旅费的出差同事回公司后，必须在3日之内到财务部填报结算，逾期不结算者（不含批准后的时间），财务部应在当月发工资时按30元/天扣罚，。

财务部应定期清账、查核借款情况、通知本人和负责人。

超标准住宿需事先申请，报销时经部门经理审查、签署意见后报（常务副总）总经理批准报销。

《借款单》中要明确“借款人、借款事由、借款金额、预计还款时间等”事项，《借款单》作为原始凭证，由财务部归档。

公务差旅费，员工级单次申请限额2000元以下，主管级以上限额4000元以下，如遇出差时间较长中途需要可另行发起申请。

预借款限额=（住宿标准+住勤补贴）×

出差天数。

七、差旅费用报销标准

（一）差旅费标准

各级同事报销标准上限不得超过此规定标准。

1.出差地区及类别划分

一类地区

直辖市、特别行政区，北京、上海、广州、深圳等（港澳台除外）

二类地区

省会城市

三类地区

地级城市

四类地区

县级城市及地区

2.出差的大额车费

同事出差的机票、高铁、火车、大巴等由人事行政部登记并统计出差同事相关信息。

票务部根据人事行政部提供的《出差申请单》、及出差同事的其他信息预定往返机票。

高铁、火车、大巴等由人事行政部安排。

人事行政部根据票务预定交通信息，及时做好差旅费用统计提供行程给出差同事，以防车票时间延误。

人事行政部与票务部及时沟通，确保在交通预定完成后1-3个工作日及时填写费用报销单，财务给予报销。

流程如下：

出差人填写出差申请单→票务出票→出差信息反馈→行政统计信息→出差回程确认。

流程图如下：

3.住宿报销标准

按照同事岗位级别、出差地区住相应类别的宾馆、酒店，在核准的标准内实报实销，如超标住宿，按限额报销。

因分公司地区已租赁同事宿舍，故上海、广州出差的同事出差期间需住公司宿舍。

地区/层级

主管级别

总监/总经理/董事

单人

双人

以实报实销方式

一类

地区

260

300

340

380

二类

200

240

280

320

三类

160

四类

140

180

220

4.出差期间的餐费标准

前四级领导

餐费/天

100

120

150

二类地区

5.出差期间市内交通费标准

出差期间因考虑地区和交通不熟悉，则采用实报实销方式进行财务报销，报销时需提供市内交通原始发票和行程单据。

6.辛苦费额外补助标准

1）差旅辛苦补助以天结算，出差补助时间以出差申请单的实际天数为准，有行政部签字后方可生效。

出差时间超过8小时按一天计算，满一整天予以发放补贴，但如出差时间不满8小时，但跨午餐发放全天补贴，跨晚餐发放半天补贴。

注：

跨午餐-中午12:

00前出发、跨晚餐-中午12:

00后出发

辛苦费/天

7.自备车出差交通费补贴标准

前四级同事，可使用自备车出差。

四级以下同事，只有当同行同事达到2人及以上时，同行同事中最高级别同事才可申请使用自备车出差。

自备车出差审批：

由总经理、董事长批准；

获批使用自备车出差，且两地（两地指最小行政单位到镇）行程在25公里（含）以上，才可按出差补贴报销。

出差补贴标准：

每公里0.9元（含油耗、折旧、修理费）的补贴（凭正规发票报销）；

过路过桥费实报实销。

出差路途中的其他费用一律不得报销。

常用城市之间的行程公里数依照国内交通里程数由出差同事提供给财务部，作为计补贴的依据。

出差出发当天及返回当天的补贴计算：

8.会议、培训期间：

由承办方提供食宿的，不再报销餐补和住宿补贴；

如需要公司支付食宿，参照出差标准执行，如有特殊情况需要额外申请。

若同事到集团分公司出差，由分公司提供食宿的，不予报销餐补和住宿补贴，下级公司的相关制度与上级公司冲突时，按上级公司的相关规定执行。

（二）差旅招待费用标准

1.招待费用报销规定

1.1业务招待费用用于公司业务、公关需要产生的餐饮费用。

1.2业务、公关费用前四级同事，150元/人（不含酒水、饮料）以内实报实销，其他级别按以下标准执行。

国外到公司参观、洽谈业务的客户，100元/人（不含酒水、饮料）

国内到公司参观、洽谈业务的客户，60元/人（含酒水、饮料）

外单位（包括其他公司、政府部门等）到公司办理其他事务的属于公司提供就餐同事，50元/人（含酒水、饮料）

1.3公司临时安排的接待，无特殊要求的遵照以上标准进行；

有特殊要求的，需临时向上级领导提出申请。

2．招待费的其他规定

2.1发生招待费用之前必须提出申请，说明用途、招待对象、金额等报分管领导审批同意后方可实施。

2.2报销费用时，要求分次说明日期、地点、事项、人数、单据张数、金额等，并走“其他费用报销申请”流程。

2.3确实有特殊情况需要更改就餐标准的，必须提交书面申请，经部门经理、董事长批准后方可，否则，超出的费用由接待同事自行承担，不予报销。

请接待同事本着节约、有效的原则做好业务招待工作。

2.4招待客户在OA系统申请《客户招待申请流程》，领导审核通过后方可进行外出招待，返程报销在OA系统提交《客户招待费用报销单》并附上相应单据和情况说明。

招待期间的市内交通费以部门为单位月结，月底每月25日提交报销。

（三）差旅费报销流程及时间

1.出差返程报销签字流程：

出差人填写出差申请单返程日期→填写出差报销单→部门主管审核签字→行政主管审核签字→财务部经理审核签字→财务总监签字→总经理签字→董事长签字→财务报销。

2.报销时间规定

为提高工作效率，节约时间，报销时间：

每星期的周二下午和周五下午为统一打款结算，需要报销的员工整理原始凭证、填制报销申请单，交于财务统一支付报销款，如果发票与实际情况不符，出纳有权拒绝报销。

八、日常费用标准

（一）日常报销标准

1.办公费的标准

根据办公需要采购的办公用品，需填写采购申请单，由领导审批同意，方可进行采购，报销时需提供办公明细。

2.市内交通规定

以行政部每月提供的交通充值发票及外出登记表为准。

3、日常招待费用报销规定

业务招待费用用于公司业务、公关需要产生的餐饮费用。

（1）业务、公关费用前三级人员，150元/人（不含酒水、饮料）以内实报实销，其他级别按以下标准执行。

（2）国外到公司参观、洽谈业务的客户，100元/人（不含酒水、饮料）

（3）国内到公司参观、洽谈业务的客户，60元/人（含酒水、饮料）

（4）外单位（包括其他公司、政府部门等）到公司验质、办理其他事务的属于公司提供就餐人员，50元/人（含酒水、饮料）

（5）公司临时安排的接待，无特殊要求的遵照以上标准进行；

（6）招待费的其他规定

a.发生招待费用之前必须提出申请，说明用途、招待对象、金额等报分管领导审批同意后方可实施；

b.报销费用时，要求分次说明日期、地点、事项、人数、单据张数、金额等，并走“其他费用报销申请”流程；

c.确实有特殊情况需要更改就餐标准的，必须提交书面申请，经部门经理、董事长批准后方可，否则，超出的费用由接待人员自行承担，不予报销。

请接待人员本着节约、有效的原则做好业务招待工作。

（二）日常费用报销程序

日常工作中因公产生的其他费用，于业务办理完毕之后走费用报销申请，同时提交纸质报销单据和发票。

1.办公费及其他费用报销流程

办公用品报销流程：

采购人制单签字→部门主管审核签字→财务部经理审核签字→财务总监签字→总经理签字→董事长签字→出纳报销。

2.供应商付款标准和流程：

申请付款给供应商需提供：

纳税识别号、公司全称、银行账户、开户行及联系人、签约合同和发票。

申请人制单签字→部门主管审核签字→财务部经理审核签字→财务总监签字→总经理签字→董事长签字→财务付款→付款回单反馈申请人。

（三）日常借款管理制度

为满足公司业务发展需要，并规避经营风险，需对员工借款行为予以规范，特制订本制度。

1、员工借款管理的定义：

员工借款是指财务部门对员工因公借款，就借款审批流程、审批权限及借款清理进行的管理。

2、借支管理

公司对下列人员核准借款金额

A、出差需要的借款；

（1）所有员工因公借款需核准后才能办理，一般要求出具相关证明文件，如《出差申请单》、《办公用品申购单》或有关领导批复的公文。

（2）因公借款包括：

借支差旅费、采购行政用品借款、办理公司需现金支付事项的借款。

B.需资金办理某类事务的员工；

C.工作需要的借款。

员工借款实行逐笔结清的方法，已发生借款尚未结清者，不在支付借款

3、借款流程：

（1）借款须填写好《借款申请单》

（2）个人借款审批流程：

借款人→部门领导→行政人事→总经理→财务主管→出纳

4、借款额度

（1）因公出差借差旅费以差旅费制度为准。

（2）其他事项借款根据实际情况，有总经理批准同意，财务提供借款。

借款限额以货比三家报价平均数为基础。

说明：

以上限额并非说明每位员工都可以借款。

只有需要办理公务需要的员工才可以申请借款；

5、借款偿还与清理事项管理：

（1）借款核销时间要求：

差旅费借支必须在出差返回后3个工作日内报销冲账，否则按逾期天数每天扣除30元的出差补助

（2）日常借支必须在取得有效发票后3个工作日内报销，否则按发票日期与报销日期间的天数，扣除30元/天的罚款。

（3）日常借支低于500元，为节约公司现金备用，不予借支，员工代付走报销程序。

（4）借款清理与公布要求：

每月10日前，财务部门根据借款人的借款返还情况书面或邮件形式通知借款人，对于逾期未清还借款且无特殊情况说明，将在每月15日从薪资核算时扣除逾期款。

（5）离职手续办理：

员工离职必须到人力资源部办理离职手续，离职手续必须经财务部门审核其借款情况，对于未清理借款的不予批复离职手续办理，并将欠款情况书面通知给人力资源部及时扣款。

（6）实施追索制：

人力资源部每月10日之前将上月离职员工或有意向离职员工基本情况通报财务部门，财务部门接收到相关信息后在3日内就离职员工借款余额提报人力资源部协助追索。

（7）坏账损失责任归属制：

实行环节与部门负责制。

因未按照正常借款和离职流程导致借款流失，或未得到及时清理，将追究相关环节人员及部门负责人责任；

因个人原因未办理离职手续，由财务与负责人协同对个人及其担保人追索，对于因担保手续不完整、不真实等原因导致追索失败，由相关部门承担负责。

（8）个人借款、还款需填写借款单，财务收款需开立收据。

九、费用报销的其他规定

1.由于个人原因发生的交通退票费、罚金等费用不予报销。

2.同事报销的各项费用，应由本人亲自办理，他人不得代其签字领款。

3.及时报销各项费用，增加同期实际与预算数据的可比性。

要求在费用发生后一个5个工作日内上交报销申请，超过7个工作日的，报销费用的80%，超过一个月报销的，报销费用的50%，跨年度报销的（年初报销上年12月费用的除外），不予报销。

4.规范报销单据的填写、签字及票据粘贴：

单据的填写及签字必须使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔，不得涂改，保持页面整洁；

按时间先后顺序填写报销单，并在报销单上写明所附单据的张数；

发票等单据按报销单上的填写顺序有序地粘贴，要求整齐、美观，不得使用订书钉。

不符合要求的，财务稽核人员可予以退回，要求重新填写、粘贴。

由于保管不善、粘贴不当等原因导致票据的日期、发票号码不清晰的，不予报销。

5.所有超标费用需事先走流程审批，详细说明原因，报销时纸质单据经总经办审核签字，否则不予报销

附：

原始凭证粘贴整理办法

为了规范报账，提高工作效率，减少台前等候时间，也便于日后查账，现将报账过程中原始凭证的粘贴要求和方法介绍给大家，请来财务部报账的同志提前按下列要求做好相关工作。

1、票据分类。

对于集中较多的同一类型票据要先按照内容进行分类，如办公用品、资料费、市内交通费、差旅费、设备维修费等，按照类别分别粘贴。

其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘贴，附到差旅费报销单后边；

2、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右四个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。

装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求；

3、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；

4、票据比较多时可使用多张粘贴纸；

5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

十、OA系统费用预借及报销程序

（一）差旅费预借与报销程序

1.费用预借

公务差旅费，同事级单次申请限额2000元以下，主管级以上限额5000元以下，如遇出差时间较长中途需要可另行发起申请。

费用预借流程：

第一步，发起“出差申请”：

OA--工作流程--人事行政部--出差申请表

第二步，“出差申请”经董事长审批同意后，发起“现金支款申请单”：

OA--工作流程--财务部--现金支款审批单

发起“现金支款审批单”流程的同时，需要打印纸质“现金支款审批单”，经各部

门领导签字之后到财务出纳处领取现金。

预借款上限=（住宿标准+住勤补贴）×

出差天数＋往返路费。

2.费用报销程序

（1）同事出差回来一个星期内，按下列程序报销：

在OA流程中，申请人提交“差旅费报销申请单”，同时提交纸质差旅费报销单，附上有关各类单据交财务部审核，要求完整填写各项内容（出差事由、往返时间、地点、交通费、补贴金额等）。

预借款应随差旅费报销时结清，不允许冲抵日常费用。

借款遵循“前款不清，后款不借”的原则，如有特殊原因，需书面说明。

出差所借公款必须专款专用，不得长期占用公款作为私用，如出差结束超过一个月未还借款，财务部书面通知人事行政部从借款人当月工资中扣回并通知其部门负责人。

（2）同事出差前需先发起“出差申请表”流程，经部门负责人（含）及以上直接领导批准后方可出差。

出差费用报销前需填写《出差情况汇报表》经部门负责人签字后提交人事行政部，人事行政部负责上传到0A文档管理中，财务核销单据时需核实《出差情况汇报表》的提交情况，未提交的不予审核单据。