浅谈海外工程本土化施工管理.doc
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浅谈海外工程本土化施工管理
LEYTE-BOHOL联网工程位于菲律宾中部VI-SAYA地区的LEYTE、BOHOL和CAMOTES岛上（简称0309工程）。
工程新建138kv线路约114km、新建和扩建变电所8个、2个微波中继站，合同工期为13个月，合同中施工金额达400多美元，是浙江省送变电公司迄今为止合同金额最大的一个国外工程。
工程自2003年4月8号正式开工实施以来，工程项目部积极探索海外工程项目管理新模式，精心组织、科学管理，通过本土管理在项目管理中的大量运用，对工程的安全、质量、进度及资金使用等都进行了卓有成效而控制，最终按合同要求全面完成各项工程目标，并取得了较好的经济效益。
工程得到了业主菲律宾国家电网公司的高度评价，被评为菲律宾2004年度优秀项目。
菲律宾0309工程能够按期、高效益地完成，主要得益于本土化管理在项目管理中的大量运用。
10309项目管理推行、加大本土化的原因
1.1文化、环境差异给项目管理工作造成巨大的困难
国内电建公司从自己非常熟悉的国内电建市场，打入到相对陌生的海外市场，从管理上所面临的最大困难就是文化、环境差异。
文化、环境的差异主要分为4个层次。
层次1：
没有文化、环境上的差异，2个国家语言也相同，如美国和加拿大。
层次2：
很小的文化、环境差距，具有相同的语言，如美国与英国。
层次3：
中等程度的文化、环境差距，相同的文化渊源，不同的语言，如中国与日本，想用共同的儒家文化，但是语言不通。
层次4：
较大的文化、环境差距，不同的文化渊源，不同的语言，如中国与美国。
从文化渊源上看，虽说菲律宾有一定的儒家文化渊源，但从整体上来说，他受西方文明影响较深，当地的华人都已入天主教，随对儒家文化有认同，但已相差甚远。
从语言上看，菲律宾和中国差别更大，完全是不同的语系，所说有大量的华人存在，但会说华语的人很少。
菲律宾曾受过西班牙，日本和美国的统治与侵略，各种文化混杂，既有东方的儒家文化，又受西方希腊文化的影响。
可以说菲律宾是多元化文化相交，但由于菲律宾的民族语言为他加碌语，和西班牙语为一个语系，且官方语言为英语，所以菲律宾人在文化上更容易亲近西方。
菲律宾人笃信天主教，宗教在菲律宾的政治生活中扮演非常的重要的角色，受天主教教义的影响，使菲律宾人比较死板，缺少变通；菲律宾人非常崇尚美国，以过去美国或现在美国有亲戚为极大的荣耀，所以他们既有西班牙人的懒散，又有美国人的骄傲，既有天主教的死板不知变通，又有菲律宾人所持有的反映缓慢的的特点。
无庸置疑，这肯定会对我们的工程管理造成巨大的困难。
1.2项目管理人员少，工程涉及面广，工作量大
0309工程有110多公里线路，11个变电所（站），点多面广、工作量大，这对工程项目管理提出一个很高的要求。
如何用有限的管理人员，投入到如此庞大的施工管理工作中，并产出较高的效益，需要项目人员在管理积极创新，不能照抄、照搬国内级以前的施工管理经验。
由上分析可以看出，菲律宾与中国文化渊源差异较大，又是不同的语言，属于上面所说的文化、环境差异最大的一层；而有限的项目管理人员，更给工程带来了巨大的压力与困难。
为了解决这一系列矛盾，菲律宾0309工程项目部在项目经理的带领下开拓创新、勇于进取，对在国际工程管理上遇到的这些全新困难，不断尝试、创新、探索。
采用管理本土化的方法，终于圆满地解决了这一系列的困难，并积累了宝贵的经验。
20309项目如何实施本土化管理
2.1施工力量本土化
0309项目项目工作量巨大，如使用国内施工队伍，必定人员庞大，这样就面临护照、签证、办理菲国工作许可等一系列问题，且要解决吃、住、行、往返机票，成本巨大，基本上不太现实。
为了解决这些困难，减少施工成本、顺利完成工程任务，我们把线路的基础、立塔、架线、变电土建部分实行分包，由当地公司作为分包商组织施工，大量使用当地劳动力，我们仅组织一定的管理人员进行总体上的管理。
这在我们公司的海外施工历史上是第一次。
但由于菲律宾与中国在文化、环境上的巨大差异，使我们在分包商的管理过程中遇到一系列的问题：
例如在线路的基础分坑阶段，我们的技术人员按照约定的时间在现场与菲律宾分包商碰面时，却发现分包商连个影子都找不到。
技术人员们足足等了1个小时，这些分包商才姗姗到来。
等了一肚子火的技术人员这才可以与这些分包商进行现场交底，但在交底中却发现很多分包商好像什么都不懂，有些连最基本的概念都没有，就是有很多劳动力。
晚上收工后，大部分技术人员就向项目部领导提意见说这些分包商不行，要换掉。
理由是：
（1）对工作不重视、不合作，连守时都做不到；
（2）连一点做线路基础的概念都没有。
0309工程项目经理对菲律宾的文化与环境比较熟悉，他认为问题并不能用换分包商来解决问题，换了分包商其实还是一样，关键要找出问题的原因和解决的办法。
在他的带领下，项目部经过不断调查、讨论、研究，最终想出3套方案来解决我们碰到的这些困难：
首先，找出分包商总是迟到的深层次原因。
通过调查我们发现，迟到其实是他们的一种习惯与文化，在菲律宾迟到半个小时是很正常与合理的，不迟到反倒显得比礼貌，菲律宾人把这种迟到称之为菲律宾时间。
知道他们这一习惯后，项目部立即采取措施，在菲分包商方面与他们进行积极沟通，明确向他们表示中国人合作要守时、不得迟到，必须准时到达，以使现场的技术人员不用浪费必要的等待时间。
其次，在自己员工方面，通过开会、座谈的形式，不断加深管理人员对菲文化的认识，尽量理解与宽容他们的民俗风情、生活习惯。
让管理人员明白他们迟到以及一些我们看来很愚蠢举动的深层次原因，并鼓励我们自己的员工学习沟通技巧、提高英语水平，加强与分包商的沟通。
第三，针对菲律宾人反应能力慢、学习能力差的特点，项目部技术人员加强菲分包商的技术管理，细致耐心的指导、培训，努力提高他们的技术水平，并尽量减少分包商的技术工作（由我们的技术人员来完成大部分的技术工作），使反应很慢的菲律宾人也能慢慢接受、逐步提高。
同时项目部领导还特别指出，对分包商的管理要分三个步骤、循序渐进地扭转他们的拖拉、懒散效率低下的状况：
（1）主动适应期。
先适应他们的工作习惯，因为一开就让他们接受我们的管理模式，很容易使他们产生抵触情绪，前面已介绍过菲律宾人是既骄傲又死板，不知道变通；
（2）积极引导期。
引导他们认识到我们施工管理的先进、劳动组织的合理，使他们明白采用我们的管理方法能给他们带来更大的利润；（3）转型期。
完全纳入到我们的管理模式中，适应我们的工作节奏，使他们能按我们工作计划圆满完成任务，并让他们获得一定的利润。
通过这三种方案、三个步骤的实施，使我们项目管理人员对分包商有了一个清晰的思路、明确的目标，在不同的阶段使用不同的方法，步骤与方案互动。
线路基础、立塔、架线、变电土建施工的面貌马上得到了很大的改观，菲律宾人拖拉的作风得到了彻底的改进，我们的员工也能更好地与他们进行沟通，各项工作取得了有条不紊的开展。
2.2项目管理本土化
随着工程施工的大面积铺开，各个分项工程开始同时启动。
但正如前面所说由于0309项目工作量大、涉及的面广，项目部管理人员应遐不及，很多管理人员已超负荷工作；虽说已采取了上面所属几种措施尽可能减少文化、环境差异对本土化管理造成的负面影响，但总有些令人不满意的地方，总不能像管理国内的分包商那样得心应手。
为了减轻项目部管理人员的工作负担和进一步减少文化差异对管理造成的负面影响，项目部在项目经理的带领下经过不断地尝试与摸索，决定实行部分项目管理人员本土化，吸取部分当地管理人员进入项目管理网络，让菲律宾人来管理菲律宾人。
这一举措的实施是我们在海外工程施工管理上的重大革新，使我们从单一的全靠中国人管理而转向本土化管理，既减轻了我们管理人员的工作负荷，又使我们能够通过雇佣的菲管理人员与当地的分包商进行更好的沟通，进一步了解菲国文化，减少文化差异对管理造成的负面影响。
2.3施工机具本土化
施工机具、机械设备从国内运入需承担高额的海运费、海关费和维修保养费，且利润低下，而本地租用却可以省下许多人工费、机械费、海运费与管理费，大大降低了工程成本。
但机械本地租赁业给我们的管理带来了困难：
由于菲律宾机械租赁市场非常不规范，各种起重机、卡车往往是无证使用，并且这些机械往往还存在各种隐患，安全得不到保障。
对于这个问题，项目部积极采取一系列对策：
对于每次重型机械的租用，都派有丰富经验的工具管理人员以安全第一为原则定出机械参数，再让相关人员去租用符合参数的机械。
重型机械进场后，管理对这些机械进行严格管理，认真检查，已有危险苗子就加以阻止。
这种严格的安全管理，保证我们的施工事故为零。
同时在施工机具本土化过程中，我们通过比较发现，对于一些大型机械、重型设备，菲律宾市场租金昂贵，这些设备如从国内输入，应能更经济。
30309项目对以后海外施工本土化的启示
通过以上的分析可以发现，中国公司在进入一个全新的海外电建市场，所面临的最大挑战是文化、环境差异，并由此而引起的一系列管理问题，通过不断的实践、观察与学习，我们认为解决文化、环境差异对管理造成的问题可以有以下几个方面来解决：
3.1要更多的了解所在国的文化，从文化上分析它们的行为，并找出相应的解决方法。
了解一国的文化往往要好长时间，许多跨国公司为了一国文化，避免文化差异对其今后大规模运作造成的巨额损失，往往会花上几年甚至几十年的时间来熟悉一国的文化。
但对电建企业来说，可能没有这么充分的时间来熟悉与分析工程所在国的文化，那么从研究宗教入手不失为一种捷径。
一般来讲天主教国家比较保守不知道变通，基督教国家比较灵活懂得创新，伊斯兰国家比较保守与激进，儒家国家比较勤奋等。
了解了他们的文化就可以进一步研究它们的行为，找出他们的行为准则，并提出相应的解决方法。
3.2解除沟通方面的障碍，提升沟通技能。
商务沟通中最强调的是“你主导”（you_orient）。
许多商务沟通专家认为，在双方的沟通中应多想到对方，少用我怎么想，多为对方着想。
因为很多事情需要各方的分工协作，只有达成一致想法、各方朝一个方向努力，达成共识，才能得到最大利益。
与海外分包商沟通也应同样多为他们想想，让他们感觉到我们对他的关怀，让他们与我们达成一种共识，在共识的基础上，把工作做好，这才是最重要的。
如在0309项目中，我们与分包商的沟通中，常会发现他们缺少合适、经济的施工机具，由于我们杰出的关系比较广，就主动帮他们找；他们缺少劳动力时我们也尽量想办法来解决。
通过这些做法既让他们感觉到我们对他们的关怀，又让他们节约成本、保证利润，同时使我们能以较低的价格分包给他们，可以说达到了双赢。
通过创造这种和谐的工作气氛、良好的工作环境，双方互帮互助共同完成目标。
可以说既完成了工程又交了朋友。
3.3总体管理本土化把文化差异压缩到最小。
国外的跨国公司已把本土化作为海外公司的管理必要部分。
世界级大饭店中一直排在第二位的喜来登在苏州的连锁店，在中秋、国庆两节期间的广告中，用的就是一位头戴红盖头的新娘形象。
这些跨国品牌极力用中国文化，试图勾起深藏在每个中国人心中的文化情结。
我们认为中国公司的海外工程管理本土化也是必然的趋势，中国公司今后的海外工程中本土化的比例也会越来越重。
本土化管理将会在减少差异、提高管理水平、节约工程成本等方面扮演越来越多重要的角色。
对当前企业档案管理工作的剖析
截止2001年11月底，山东电力集团公司的档案管理工作已有40个单位通过了国家级认定。
其中11单位实现了档案管理国家一级，29个单位实现了档案国立国家二级，另有8个单位正在申报档案管理国家一级，档案国家国家二级以上的单位已占山东电力集团公司所属单位的90%。
目前，山东电建一公司已将档案开发成为对外的一个窗口。
自1996年国家档案局颁布关于《企业档案目标管理工作认定办法》的通知后，全国电力企业档案管理工作普遍得到加强。
本文主要剖析当前企业档案管理工作的特点和抓好企业档案管理工作的几个要点。
1当前企业档案管理的特点
当前企业档案管理工作的特点是档案的现代化管理份量不断增加，具体表现在如下几个方面：
1.1企业自身已形成计算机联网，档案工作已进入网上利用的开发期
1998年以前，大多数企业的计算机都为单机运行，只有少数企业形成局部的计算机联网。
从1998年开始，为适应现代化管理需要，电力系统大多数企业的计算机联网进入蓬勃发展期，为档案办公自动化、网上查询、网上签字、网上开发利用提供了可能。
1.2各种各样档案软件纷纷登场，统一适用的档案管理软件还需开发
1996年3月，国家的《企业担纲工作目标管理办法》下达后，个企业档案软件的开发纷纷启动。
1998年以后，已逐步形成了一些比较好的软件，使档案实现了网上内容查询，使档案的传播逐步实现了无纸化办公，如超星、紫光、档案、OA、奥索等。
但是这些软件普遍存在局限性或不完善性。
2001年在新疆召开的国家电力公司个大网、省局档案协作组会议上明确指出，仍需组织力量开发统一适用的档案管理软件。
1.3电子档案的管理已提到议事日程，七标准化正在研究
随着计算机网络的普及、办公自动化的深入发展、无纸办公广泛应用，电子档案的管理已逐步称为单杠管理的重要课题。
1996年9月，在北京召开的第十三届国际档案大会上，对此问题进行了广泛、深入的讨论。
从此以后，国家专门组织了对电子档案的研究小组。
目前，其管理方法、技术和标准仍处在研究与试点阶段。
1.4档案的分类越来越简化，文件级的管理正在试点与实施
1990年以前，档案以“永、长、短”排架，以组织机构分类。
1990年以后，国家档案局推行档案十大类管理，以问题为主分类。
1998年以后，有些省局推出了适合计算机管理的文件管理。
2001，国家电力公司专门给全国个网、省局下达了试行文件级管理的通知，并组织试点与研究。
文件级管理的关键是取消卷皮，采用件号，取消案卷目录，采用卷内目录，这可以说是档案史上的一次革命。
1.5竣工档案资料普遍得到重视，精品工程出精品档案的观念已经形成
1995年7月19日，原电力工业部首次颁布《火电机组达标投产考核标准》（实行篇），其中“工程档案管理”作为一个重要的考核项目。
优质工程、鲁班奖、精品工程均把工程档案资料管理的办法，主要表现：
（1）竣工档案管理资料的办法、制度均形成，并且可操作性强；
（2）竣工档案资料管理均已纳入质保程序运行和各级分管质量领导的责任制；
（3）正逐步实现在移交竣工档案资料的同时一脚光盘；
（4）竣工档案资料的内容和装订模式越来越标准化、规范化，逐步与国际接轨。
2抓好企业档案管理的几个要点
抓好企业档案管理的关键，就是抓好国家档案局颁发的《企业档案工作管理办法》的贯彻与落实，具体要做好以下几点：
2.1要有一个真正的档案管理机构
这里指档案管理的独立机构，这个“独立机构”应能够直接行使档案管理职权，而不是靠档案以外的机构行使档案管理职权。
如果不强调这一点，对档案机构的考核还有什么意义呢?
目前，有人提出以档案、资料、计算机三位一体的科室建制模式管理档案。
这种模式很好，其好处是便于将信息管理融为一体，成为一个信息中心，更有利于档案的管理与开发。
山东电建一、二、三公司基本上就是这个模式。
真正实行集中统一管理，就是要将文书档案、工程档案、机具档案、会计档案、声像档案等全部集中到档案室管理，只要有一项没有归入档案室管理，或者档案室没有人分管，那么这个企业的档案就没有真正实行集中统一管理。
例如：
有些单位会计档案放在档案室，而档案室没有人分管，实际上真正管理权在财务部，这实际上就没有真正实行集中统一管理。
2.2档案工作要列入各分管领导、各部门的职责
企业不但要建立兼职档案员与分管领导的网络，而且要有网络的有效性与可操作性。
一般讲，每个企业都有岗位责任制，其中应含有档案管理内容，如果没有，就说明这个单位不重视档案工作。
2.3档案人员要有一定的学识水平
目前档案的知识更新很快，档案人员的培训一定要跟上飞速发展的形势，专职档案人员的培训率应达到100%。
档案系列是工程系列的一部分，档案人员的配备应与工程系列享受同等待遇。
因此，档案人员的配备应与工程系列人员配备一致，切实防止把不合条件的人安排到档案岗位上来。
目前档案人员应是大专以上的有一定专业知识又懂计算机的复合型管理人才。
档案室主任一定要具备高素质，应由高级职称以上人员担任，既懂现代化管理，又懂专业知识，还要具备较高的写作编研水平，以便统一运转这个企业的档案管理。
2.4要做好档案管理的“三纳入、四参加”
“三纳入”就是档案要纳入企业工作计划、纳入领导议事日程、纳入到企业职工的经济责任、岗位责任制。
“四参加”就是档案人员要参加产品定型会、科技鉴定会、设备开箱验收、竣工验收会。
2.5要有精品的案卷质量
归档要完整，收交要齐全。
可以实行自检查办法，抽查任一种检查人认为必需归档的材料。
每个专业应抽查2～3份，确保归档率100%，完整率99.5%以上，准确率100%。
案卷的整理、分类、编号、排架要标准，表格、封面、书脊要采用激光打印机打印，所用表格要与现行规定的表格一致。
对此项也可实行自查办法：
一是看库房排架的整体观感；而是看企业指定的整理、分类、编号、排架的办法是否标准；三是抽查各专业案卷，每专业应查2～3份。
2.6要达到网上查询
网上查询，是当前档案开发利用的一个重要方面。
对档案管理国家一级的单位而言，目前网上查询应当达到的水平是：
企业所有档案的案卷号与卷内目录在网上均能查到；近1年的文档任一卷的卷内文件内容均能在网上查到；近一年科档的竣工档案资料应实行光盘化，并能在网上查到；近3年机具档案的主要吊车的机械性能与技术性能应能在网上查到；近1年主要的照片应能在网上查到；会计档案的目录应能在网上查到。
2.7要做好档案鉴定
档案鉴定从狭义上讲应做好到期档案的鉴定、造册、上报及批准后的销毁工作。
这里必须注意：
一是到期档案必须造册上报上一级，批准后才能销毁，并且有公安部门在场的销毁签证，任何个人、部门与企业自身素质都不能在无批复的情况下自行销毁；二是到期档案不局限于会计档案，对文书、科档都应同样处理。
档案鉴定从广义讲还应包括对本年立卷档案的分类、编号等是否恰当的鉴定，这个鉴定由企业自行组织，一般每年进行1次。
2.8重视档案编研
档案编研的对象是库存的档案资料，它的本质是对档案信息内容加工整理和开发利用。
编研一般分3种类型：
抄纂、编述和著作。
抄纂，是对众多的档案资料进行抄录，分门别类第加以整理和排列。
例如：
大事记、机构沿革、职代会文件汇编、科技成果汇编等，它们必须忠实于档案原文。
编述，是以众多的档案资料为基础，加以提炼加工而形成的作品。
其内容仍然不是作者的创造，而是对档案资料的二次、三次甚至深层次加工，使档案资料起了质的变化。
如山东电建二公司编的“电除尘安装工艺”等。
著作，是研究性最强，难度最大，要求最高的一项编研工作。
例如：
山东电建一公司编制的“300MW机组投产水平调研”、“世行贷款大型火电机组施工与管理”、“技术资料编制180题问答”等。
其特点是对众多的档案资料进行考证调查和研究提炼，是一种具有创造性的编研。
3搞好企业档案管理的几点体会
a）领导重视是搞好企业档案管理的关键
领导重视，特别是企业第一把手的重视，是搞好企业档案管理的关键。
作为档案人员来说，要努力赢得领导的支持，必须做到：
（1）既要发扬老黄牛的精神，勤勤恳恳地工作，又要大刀阔斧、理直气壮对档案实施管理。
档案管理毕竟不像盖大楼，一天一层，搞得轰轰烈烈，而是像绣花，是锦上添花。
档案不是中心，却围绕中心；它不是工程，却围绕工程；它不是重点，却围绕重点；它不是大局，却围绕大局。
所以，档案人员要到现场中去，到中心中去，到大局中去，到重点中去，参加设备开箱，参加竣工验收，参加各类会议，掌握第一手资料。
（2）强化档案的开发，利用档案的服务性功能，努力做好档案的利用。
要改变“档案重地，闲人莫入”的旧观念，实行开架式借阅，便封闭式为开放式，使90%以上的材料都能使型开放式网上查询。
但是，对企业的外部还需要保密，档案与外部的联网一定要注意其安全与保密性。
3.2工程出精品，档案也要出精品
对于档案管理人员来说，档案就是产品，而且应当出精品。
这就要求：
（1）强化档案管理人员的精品意识；
（2）强化档案管理人员对档案全过程的指导、管理；（3）强化档案管理人员的专业知识，增强档案的最后把关能力。
b）无纸文办公，不等于无纸文存档
无纸文办公，是指档案的流转过程中无纸文，纸质档案不参加流转。
这样在档案的流转过程中能节约大量的资金，同时大大提高企业的快速反应能力，但是不等于不要纸质档案存档。
根据目前国家档案局规定，纸质档案必须存档，流转的光盘不能代替纸质档案。
在2001年国家电力公司召开的各大网、省局档案协作组会议上明确指出：
目前可以实行纸质档案与光盘档案都存档的双轨制，但纸质档案必须存档。
建议用下列办法处理无纸文办公：
（1）关于电子笔问题。
可以在网上采用电子笔，但是执行时必须严肃认真。
用电子笔代替本人签字的个人，应以文件形式发表声明：
“电子笔签名产生的后果全由本人负责”，否则，不能用电子笔，而应采取手签。
（2）关于竣工档案资料采用计算机打印问题。
激光打印机打印的一切记录、表格、数据均可作原件存档，但不得采用非激光打印机打印，同时所有记录签名必须手签，如果姓名已用计算机打印了，也得在旁边补签。
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