中南大学印章管理系统使用说明书.docx
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中南大学印章管理系统使用说明书
中南大学印章管理系统
用户操作手册
中南大学学校办公室
2016年03月05日
系统简介
中南大学印管理系统是以中南大学印章管理规定文件“关于印发《中南大学印章使用和管理规定》的通知（中大办文字【2014】4号）”和“关于印发《<中南大学印章使用和管理规定>实施细则》的通知（中大办文字【2015】2号）”为标准建设的管理系统。
通过中南大学印章管理系统，实现学校印章和合同专用章在网上申请、网上审批，审批通过后，经办人到公章管理部门刷校园卡进行确认和登记，加盖印章，盖章原件拍照并存档，保证盖章文件可查询、可跟踪。
◆学校印章：
包括学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、学校党委书记签字章、校长（法定代表人）签字章。
◆合同专用章：
包括合同专用章
（1）（基建处）、合同专用章
（2）（后勤保障部）、合同专用章（3-1,3-2,3-3）（资产与实验室管理处）和合同专用章（4）（科学研究部）。
第一章、操作说明
1.1、进入系统
1.进入公文协同工作平台（方法1：
进入中南大学信息门户，单击“公文协同平台”；方法2：
在浏览器中输入
2.先择左侧导航栏中的“业务审批”，具体包括学校印章、合同印章
（1）、合同印章
（2）、合同印章（3）、合同印章（4）。
2.2、用印申请
1.选择“业务审批-学校印章”，点击“新建”。
（以学校印章申请为例）
2.按要求勾选“印章名称”、填写印章数量、项目内容，经办人、联系电话等；单击“正文”可以附具体项目内容，单击“附件”也可以上传具体项目内容。
3.点击“提交”按钮，选择环节名称，选择环节审批用户，单击“确定”。
2.3、领导审批
1.领导登录公文协同平台系统后，在“待办事宜”栏目点击需要审核的用印申请项目。
2.点击“正文”、“附件”可以查阅文件内容；单击“处理”弹出处理意见表，填写审批意见，单击“确定”完成审批工作。
3.领导审批完毕后，自动返回起草负责人；起草负责人根据印章审批的申请流程依次送下一审批环节，下个领导进行审批；直到移交职能部门信息员。
2.4、提交信息员
1.打开印章申请表，单击“提交”，选择“职能部门信息员”，选择具体信息员，单击“确定”。
2.通过“流程记录”跟踪印章审批进展，审批完毕后直接到印章管理员处盖章。
第二章印章申请流程及审批表
2.1、学校印章
2.1.1、申请流程
学校印章申请流程：
具体由各部门项目负责人起草，部门负责人审核，合同需要送法律顾问审核，移交职能部门信息员，由信息员送部门领导审核，相关部门会签，主管校领导审批，根据情况送书记/校长审批，最后送学校办公室公章管理员、盖章、归档。
2.1.2、申请表格
中南大学学校印章用印审批表
印章名称
〖〗学校党委印章〖〗学校行政印章
〖〗学校钢印
〖〗书记签字章〖〗校长签字章
项目内容
申请单位
经办人
联系电话
单位负责人审核意见
法律事务室审查意见（仅限合同）
职能部门审核意见
相关单位会签意见
主管校领导审核意见
书记/校长审核意见
备注信息
2.2、合同专用章
（1）
2.2.1、申请流程
合同专用章
（1）申请流程：
具体由各部门项目负责人起草，用印单位负责人审核，主管处长审核、相关处领导审核、总工程师审核，移交合同信息员，由合同信息员送基建处负责人审核，相关部门会签、律师审查、主管领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
2.2.2、申请表格
中南大学合同专用章
（1）用印审批表
编号：
用印单位：
合同名称
合同份数
合同价款
（单位：
元）
经费来源
拟件人
联系电话
合同类型
1.施工单项合同
□价款在100万人民币以上（含本数）
□价款在100万人民币以下
2.重要设备、材料等货物采购合同
□单项合同价款在50万人民币以上（含本数）
□单项合同价款在50万人民币以下
3.可行性研究报告的编制、勘察、设计、监理、检测、造价咨询、结算审计等工程类服务采购合同
□单项合同价款在30万人民币以上（含本数）
□单项合同价款在30万人民币以下
用印单位
主要负责人意见
法律审查意见
基建处分管
相关领导及总工意见
基建处
主要负责人意见
相关部门
会签意见
主管校领导
审批意见
校长审批意见
合同履行情况
□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成，验收合格，补签合同。
备注信息
说明：
拟件人所填基本信息须与合同原件一致，并按程序审签
2.3、合同专用章
（2）
2.3.1、申请流程
合同专用章
（2）申请流程：
具体由各部门项目负责人起草，用印单位主要负责人审核，法律事务室审查，移交合同信息员，由合同信息员送后勤保障部审核、相关部门会签、分管/联系校领导审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
2.3.2、申请表格
中南大学合同专用章
（2）用印审批表
编号：
用印单位：
基本信息
合同
事项
合同
负责人
姓名：
经办人
姓名：
联系电话：
联系电话：
合同
价款
（单位：
元）
经费来源
用印单位
主要负责人
意见
法律事务室
审查意见
职能部门
负责人意见
相关职能部门
负责人
会签意见
分管/联系校领导审核意见
主管校领导审核意见
法定代表人（校长）审核意见
合同履行情况
□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成，验收合格，补签合同。
备注
说明:
1.准备合同资料时，须多准备一份留用印管理部门送校档案馆存档；
2.经办人须认真填写基本信息，并按程序审签。
本表交由后勤保障部留存。
3.用印地点：
本部甘棠一楼211（后勤保障部）。
2.4、合同专用章（3）
2.4.1、申请流程
合同专用章（3）申请流程：
具体由各部门项目负责人起草，送法律事务室审查、移交合同信息员，由合同信息员送资产处设备购置科审核、分管副处长审核、处长审批、主管校领导审批，根据合同价款按规定报校长审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
2.4.2、申请表格
中南大学合同专用章（3）用印审批表
申请用印单位：
年月日
合同名称
（内容简介）
价格
经费来源
采购方式
招标□网上竞价□非公开招标□自购□
供货商
进口委托
代理商
申请用印
单位经办人
联系电话
用印单位主要负责人意见
律师意见
设备购置科
科长审核
分管副处长
审批意见
处长
审批意见
主管副校长
审批意见
校长
审批意见
合同履行情况
□合同尚未履行完成。
□一方已履行完成，验收合格，补签合同。
备注
说明：
申请用印单位经办人须认真填写审批表并按程序审签，用印之后将审批表交资产与实验室管理处存档。
2.5、合同专用章（4）
2.5.1、申请流程
合同专用章（4）申请流程：
具体由各部门项目负责人起草，单位领导审核、法律事务室审查、相关部门会签，移交合同信息员，由合同信息员送经办人审查，业务科室审核、部门领导审批、主管校领导审批，最后移交合同印章管理员盖章、归档。
2.52、申请表格
中南大学合同专用章（4）用印审批表
经费来源
（）校内
（）人事处
（）本科生院
（）研究生院
（）其他部门
（）校外
（）
纵向项目
（）国家级及国家部委计划
（）省部级及地方计划项目
（）国自、省自基金项目
（）平台项目、2011计划项目
（）人才团队项目
（）人文社科项目
（）其他项目
（）横向项目
用途
（）专利或专有技术（非专利技术）转让合同
（）各类横向合同的签订和结题
（）除固定资产购买外各类科研活动有关的经费外拨合同
（）各类科研项目中支出的材料费、测试加工费、出版费等合同
（）各类科研平台开放运行经费外协合同
（）各类科研平台基本科研业务费外协合同
（）各类科研平台开放课题、自主课题经费外协合同
合同/协议名称
项目负责人
联系电话
合作单位
项目负责人所在二级单位
合同有效期
合同经费
万元
合同存档情况
项目承担单位意见：
法律审查意见：
科学研究部意见
相关部门意见
经办人
业务办公室负责人
部领导
主管校领导
备注：
各办公室对用印情况进行详细登记，并将本表存档备查。
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