财务支付工作流程0文档格式.docx

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　　1．付款单据：

所有付款申请必须填制“付款申请单”。

　　2．“付款申请单”填写指引：

　　“申请人、所属部门”：

由业务经办人填写其姓名及所属部门。

“申请日期”：

实际填写本单据的日期。

　　“货款到期日”：

依合同/订单条款确定的应付货款的最终日期。

　　“用途”：

指本次付款申请的项目或事由，如：

180#燃料油3000T*@4000=12,000,000.

　　“付款性质”栏目中：

“已结算到期付款”指合同/订单已执行完毕，正式结算并支付货款；

“有合同预付款”指按签订的合同/订单条款支付预付款，经办人有责任合理保证预付款的风险水平；

“按合同进度付款”指合同未执行完但按其条款注明进度支付的款项；

“其他”指上述类别之外的付款，如经销商索赔款、退多余货款等。

　　“汇往单位名称”：

应填写单位全称，一字不差。

并与合同、入库单、发票抬头单位保持一致。

　　“开户银行及帐号”：

老客户不须填写，新客户及有变动的客户应认真填写。

“审批审核意见”：

由各审核、审批人填写其审批、审核意见。

　　“附件张数”：

本申请单后面所附单据、资料的自然张数。

　　“申请人”等签名项目：

在单据底部由各相关责任人亲笔签名。

　　出纳在付款办理完毕后应在申请单和所有附件上加盖“银行付讫”印章。

　　3.付款计划：

为了使财务部合理安排、调动资金，大宗物料采购需制订付款

　　计划，每月的27号前采购部根据合同/订单的付款条件编制次月“付款计划明细表”交财务复核。

　　其他部门经办的付款业务对照本条款办理。

　　4．附件要求：

　　属于预付款项的的，严格按合同、订单相关条款执行，无合同或订单不得申请预付款项；

　　属于后付款项的应附上各项原始单据，一般应包括采购申请单、采购合同/订单、客户送货单、入库单、验收单、发票、签呈、使用或品质部门确认手续等能证明各业务环节状况的文件/单据。

实际付款时的的附件要求视乎不同类别及不同情形下的付款审核需要来执行。

　　业务经办部门/经办人应保证所有单据核对相符，并按要求粘贴、整理，不需要在发票背面签字，相关签字手续在“付款申请单”上完成，正常付款程序无须再写签呈，填写“付款申请单”申请即可，如退还未中标单位的保证金等）。

　　日常付款业务分类及其附件要求列举如下：

　　1）材料采购：

　　A.按物料采购类别来要求：

　　坭沙料、化工料、燃料类：

采购申请单、合同或订单、入库单、付款申请单、发票;

　　包装材料类：

寄售物料结算清单、付款申请单、发票;

　　机物料类：

属于寄售类的请提供寄售物料结算清单、付款申请单、发票；

　　非寄售类的附入库单、付款申请单及发票；

　　广告物料类:

采购申请单、订单、入库单、付款申请单、发票;

　　需要预付款项时，应附合同/订单原件、采购申请单；

　　分期执行并分期付款的，需附付款申请单、发票、入库单；

最后一期退质量保证金时需附合同复印件及使用或品质部门确认文件。

　　2）外协加工：

　　需要预付款项时，应附合同/订单原件；

　　分期执行并分期付款的，需附合同/订单复印件、厂家生产入库明细表、本次付款产品货值估算表、OEM订单付款跟踪表，并在付款后三天内将相当于付款额70%的发票交回财务部，余下30%发票在一个月内交回，“付款申请单”须对应并注明订单号；

　　最后一期退质量保证金时需附合同复印件及营销等相关管理部门确认文件。

　　3）基建、装修工程：

　　基建、装修工程项目付款申请单上应有预算编号，并需经立项及审批，审批后首期预付款需附合同原件及项目审批表或签呈；

如有按进度付款则应附合同复印件、我方施工监督人员的进度确认书；

工程完工验收后付款时需附合同复印件、工程竣工验收单或工程预算书、发票，退工程质量保证金需附合同复印件及资产质量确认单。

预算外的项目需先到财务预算分析师处取得一个编号方可申请。

　　4）设备等固定资产采购：

　　设备等固定资产采购严格在预算内开支，并需经立项及审批签呈，审批后首期款需附合同原件及合同审批表；

二期款需附合同复印件、固定资产验收单、发票，最后一期付尾款需附合同复印件、资产质量确认单，并需要到设备部门取得固定资产编号方可申请付款。

　　5）办公低值资产、专用备品备件、工具器具采购：

　　办公资产采购应附发票、采购申请单、入库单；

备品备件、工具器具采购付款可参照材料采购执行。

　　6）模具制造：

　　首期款需附合同原件及合同审批表或签呈；

二期款需附合同复印件、发票、模具验收报告，最后期余款需附合同复印件及资产质量确认单。

　　7）客户及经销商索赔付款：

　　应附事故处理报告、责任界定报告、客户及经销商索赔申请、客户及营销商索赔审批表等。

　　8）经销商退款：

　　退款申请表、客户余额确认表。

　　9）一般费用支出报销：

　　除差旅费用与业务招待费用外，费用报销填写“付款申请单”，如有不同费用项目请分别在“用途”栏注明项目、金额。

　　10）能执行价格招标的采购费用支出报销，需附三家以上报价资料，招标确定的年度供应商，由财务部备案。

免价格招标须附已按程序批准的《免价格招标申请表》。

　　5．财务部会计人员在审核无误后，制单汇总，办理支付手续。

其中：

　　资产类别的付款申请由资产管理会计负责处理；

　　经销商类别的付款申请由营销会计负责处理；

　　其他类别的付款申请由应付会计分别负责处理。

　　四、相关结算要求

　　1．为加强采购工作的监督，采购合同/订单原件由采购中心整理归档，而合同复印件由财务核对及备查。

财务部将严格对照合同/订单审核发票等单据的单价、数量和交期等重要信息是否相符。

　　2．原则上申请付款时应有增值税专用发票。

特殊情况由经办人申请可顺延一个月，但不能按时拿回则应由经办人相应承担公司的税款损失，具体承担比例根据实际情况由公司高层决定。

　　3．OEM产品、大宗原材料、外购外协等结算必须在签定合同时确定结算方式、结算日期、合同总金额等项目，并考虑资金成本因素，付款方式、日期以合同协议、审批报告为准。

　　4．付款到期日的计算：

以我方验收并开出入库单的日期为起始日期推算。

一个月内分批入库的，按最后一批入库日期推算合同规定的最终付款期限。

　　5．与供应商的合同、协议中一般应注明质保金条款，在与供应商停止业务往来关系后的一年内结算完毕，合同中另有约定的从其约定。

　　6．结算方式：

由财务部根据资金状况、结算成本等情况作出安排。

具体方式包括支票、信汇、电汇、承兑汇票、国内信用证等；

　　7．付款信用期：

公司要求一般情况下应有一个月以上、争取2-3个月的的付款期限；

鼓励供应商采用承兑汇票方式结算，其他条件相同时采购人员应优先安排。

同一个月内分批送货的，付款到期日按最后一批入库日期计算。

　　8．所有付款均由出纳到银行直接办理，本公司员工不得代供应商收受支票、现金；

特殊情况下需要采取先付形式的，应以备用金支付，金额较大、采购人员需自带支票购货的，由经办人填写“员工借款申请单”，采购总经理确认签字后方可办理，并要求在业务处理完毕后两个星期内核销。

　　9．内部控制：

采购、付款等工作是公司最重要的工作之一，公司倡导和信赖员工的自律﹐亦建立必要的内部控制程序﹐保证采购、付款等工作的良性运作。

　　A．建立完整的合格供应商档案，是采购部门的重要工作，亦是加强公司内部控制的重要程序。

　　1）凡日常生产经营所需之周期性的采购业务必须与合格供应商档案中的供货商进行，不得临时寻找。

　　2）所有经过评审合格的供应商档案应备份至财务部存档备查。

　　3）凡年采购金额在10万以上的采购业务必须有三家以上合格供应商档案，10万元以下的应有2家以上供应商档案。

　　4）供应商档案中应有评审表，内容包括具体物品规格名称﹑建档时供应价格﹑验收标准﹑联系人名称﹑地址﹑电话等内容。

　　5）合格供应商档案每半年必须进行一次维护。

　　B．涉及到计划、申请、采购、验收、入库、付款等业务流程的各相关部门应建立必要的内部管理程序，以合理控制经营风险，所有原始的业务单据包括物料需求计划、采购申请单、采购合同/订单、客户送货单、入库单、验收单、发票、签呈、使用或品质部门确认手续等应建档管理备查，未经批准不得擅自处理。

　　C．物料采购允许收货的溢缺范围为不超过合同或订单中规定采购数量的±

10%。

　　10．财务部在支付手续办理完毕后，应填写“付款记录表”并报财务总监处。

　　11．本指引未尽事宜，参见《费用结算管理制度》。

　　财务类制度

　　*****公司财务部付款管理办法

　　–--001付款管理办法

　　目　　录

　　–--001付款管理办法

　　一、工程类付款………………………………………………………………3二、材料采购付款…………………………………………………4三、工程类借款…………………………………………………………….4-5四、营销类付款………………………………………………………………5五、开发类付款………………………………………………………………6六、设计类付款……………………………………………………………..6七、公司运营费用…………………………………………………………..6八、融资款项………………………………………………………………..7九、固定资产支出…………………………………………………………..8十、缴纳的税费……………………………………………………………..8十一、公司运营费用管理办法…………………………………………….9十二、报销时间……………………………………………………………10十三、费用报销单据样张…………………………………………………10　　

　　为进一步规范公司的对外付款，保证公司资金安全与完整，提高资金使用效益，制订本办法。

　　本办法中的“付款”，系指公司及各公司的所有预算内现金流出，按付款性质分为工程类付款、营销类付款、其他付款等。

　　一、工程类付款管理

　　工程主体、分包等的付款

　　一、付款审批流程：

工程施工单位提出书面付款申请→公司工程部填制付款申请→公司财务部负责人审核确认→公司总经理

　　二、付款应附资料：

1.施工单位付款申请书2.工程拨款审批单

　　3.工程质量验收报告4.工程现场施工进度照片5.发票6.

　　三、公司各职能部门及负责人对工程付款审核要求：

　　公司工程主管、工程经理对工程质量是否符合国家标准以及工程进度是否达到合同约定的付款条件及付款比例提出意见，对工程进度是否达到付款节点，是否符合合同约定付款条件并依据工程付款预算单价以及合同约定的计算标准，计算出本节点应付款金额；

　　公司财务部门审核要求：

审核该项支出是否有资金预算，付款是否达到合同约定付款节点，施工单位提供发票是否合法合规，付款审批流程是否合规等提出意见；

　　公司总经理

　　材料采购付款

材料供货单位提出书面付款申请→公司采购部门填制采购付款审批表→公司财务部负责人审核确认→公司总经理

1.供货单位付款申请书

　　2.工程部出具的设备及安装质量验收报告3.资金支付审批表4.材料购置发票

　　三、公司各职能部门及负责人对材料设备付款审核要求：

　　采购部门审核：

对材料的采购情况提出初步意见，审核要求：

对材料到场及配合情况的意见，材料的数量、质量、价格、付款条件等是否符合合同要求；

审核该项支出是否有资金预算，并从该项付款是否达到合同约定条件、供货单位提供发票是否合法合规、付款审批流程是否合规等方面提出意见；

　　公司总经理工程类借款付款办法

工程施工单位提出书面借款申请→公司董事长批准→公司工程部填制资金支付单确认→公司财务部负责人审核→总经理

1.施工单位借款申请单2.资金支付审批单

　　公司工程经理对工程进度及工程施工质量提出意见，并对本次借款金额提出意见；

施工单位提供票据是否合规，付款审批流程是否合规等提出意见，复核该借款单位累计付款比例并提出风险控制要求；

　　四、关于工程类借款付款的其他要求

　　工程类借款申请应明确约定还款条件及具体还款的期限；

　　工程类借款是以该施工单位即将达到的付款节点为基础批复的款项，属于工程付款节点

　　款项的提前支付，归还借款时以约定还款时间、工程节点付款时间孰近原则保证款项的及时归还，如顺延借款时间需由公司董事长另行审批。

　　营销类付款管理

　　营销类付款系指公司开展营销推广及销售过程中发生的广告费和业务宣传费。

　　营销策划及广告发布费用付款

公司营销部填写付款审批表→公司财务部负责人审核确认→公司总经理

　　二、所附资料1.资金支付审批单

　　2.物品验收单

　　3.物品采购发票

　　三、公司各职能部门及负责人对营销类付款审核要求：

　　公司部门分管负责人审核要求：

广告质量、收费、付款时点等是否符合合同约定。

该项支出是否有资金预算，并从付款是否达到合同约定条件、对方提供票据是否合法合规、付款审批流程是否合规等方面提出意见。

　　公司总经理开发类付款：

　　开发付款指公司开发的土地及配套税费、工程规划报批及建设施工许可报批报建费用、水电气暖公共配套费用等

公司部门责任人填制付款审批表→公司财务部负责人审核确认→公司总经理

　　财务日常业务流程规范

　　为了加强对项目部人员日常报销的管理力度，规范银行、现金结算业务处理流程，确保更好地开展日常工作，有效节约成本费用，针对项目部日常报销、借款及银行付款等业务流程作以规范。

　　一、日常报销业务流程

　　职工因公出差、办理相关业务及借支备用金等，须经项目经理同意或批准。

　　日常费用报销单应严格按要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回业务经办人员。

　　各类费用报销单填写要求和粘贴方法：

　　1、填写内容按费用报销单上的要求填写清楚。

　　2、粘贴注意事项：

将各类票据按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。

　　严格执行车辆派车单制，每次所发生的路桥费用均应粘贴在派车单后面，并要跟派车单所填时间吻合，否则按照无效票据处理。

　　办公用品每次由综合部统一提前计划，经项目经理审批后采购，由

　　综合部登记入账后方可领用。

　　劳保用品按规定采购、发放，并设立劳保用品领用卡。

　　日常费用报销业务流程。

　　借款业务流程

　　二、应付款、材料款及机械、料具租赁费支付等业务流程

　　资金支付原则上遵从《资金结算管理办法》的有关规定，及时上报资

　　金计划，严格按照“同比例付款原则”进行付款，并按照相应比例划缴公司资金，尽量按月足额上交。

　　为加强资金支付的申请、审批、复核及支付办理等各环节资金安全管控，对资金支付业务流程作以明确。

　　支付申请

　　资金使用部门应向公司领导提交资金使用审批单，注明申请部门、经办人、款项的用途、金额、结算方式、收款单位名称、账号、开户银行等内容，附有效经济合同及相关单证，并对提交的资金支出申请材料和内容的真实性、合法性负责。

　　支付审批

　　资金支付业务的审批人为项目经理和公司领导。

　　支付复核

　　财务部门负责人应当对批准后的资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、收款单位是否符合规定等。

复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。

　　支付办理

　　出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定的审核程序办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。

出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

　　为了避免引起经济纠纷，项目部对外付款时，必须按照合同、发票

　　的印章单位签发支票，经办人不得无故变更收款单位名称。

经办人

　　提供的收款单位名称与合同、发票的印章单位不一致时，财务人员有权拒绝办理。

因收款单位名称变更的，须出具工商局核发变更通知的文件及收款单位开具的证明，同时必须经单位财务主管签字同意后方可办理。

　　2011年6月

　　账务处理流程　　

　　费用报销流程　　

　　工资发放流程　　

　　工程款支付流程　　

　　材料成本核算管理流程　　

　　公司财务工作流程

　　第一条与仓库配合

　　仓库出入库货品与出入库单进行核对——仓库及时登入数据管理系统———仓库每天及时提交当日管数据给财务第二条与自营卖场配合

　　卖场日报表及时收集----报表审核——凭证录入——调整卖场报表存在的任何问题。

第三条与客户配合

　　款到通知发货及时入帐——退货及时入帐——每月与对方对帐并签字确认。

　　第四条与出纳配合

　　每天对任何一笔现金的进出进行核对，并且笔笔对应原始凭证。

第五条借款流程

　　借款人据实填写借款申请表——由相关部门主管审批——经行政人事部门审批——财务部会计复核签字，编制记帐凭证——总经理审批——财务通知出纳支付款项——出纳支付款项。

　　第六条报销流程

　　报销人整理、黏贴报销凭证——填制费用报销单，写明报销原因——经所在部门主管审批——财务部会计复核签字，编制记帐凭证——总经理审批——财务通知出纳支付款项-----出纳支付款项　　

　　借款流程图

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　　报销流程　　

　　。

　　仓库与财务配合流程图　　

　　财务与自营卖场配合