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发文管理办法

北大纵横管理咨询公司

二零零三年元月

第一章总则1

第二章行文规则1

第三章发文程序及要求3

第四章附则5

附表一、办文呈批单6

附表二、发文登记簿8

附表三、公文格式及要求9

附表四、打印登记簿10

附表五、复印登记簿11

附件六：

发文流程12

发文管理办法第1页共11页

第一章总则

第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。

保

证文书的安全、及时传递。

特制定本管理办法。

第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。

其他任何部门和

个人不得以公司名义对外发文。

第三条公司所有公文均由办公室统一打印和复印；打印或复印前，需由

办公室专人浏览、检查公文内容，在确保公文的合法性后办理。

第四条为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门

资料管理员或其他专人负责。

第二章行文规则

第五条公文的种类

根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：

通知、通报、报告、请示、

决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

第六条公文格式

公文格式一般包括：

标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

1.标题：

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2.主送部门：

指公文主要送达的单位（领导），凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

3.正式公文的主体：

文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

请示问题一文一事，不要一文数事。

4.发文单位：

写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5.发文日期：

公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期

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在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以领导签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7.文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一）。

所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

8.公文编号：

一般包括代字、年号、顺序号。

公司具体公文编号见附表一。

9.机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

10.附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名

称和件数。

11.其它：

公文排版要求详见附件。

第七条行文要求

1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；

2.下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。

报的公文应一文一事；

3.平行或不隶属之间，应使用平行文（如函）；

4.要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。

5.明确发文权限。

属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。

属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

6.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。

由办公室送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。

第八条关于公司的公文编字。

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

发文部门

编字

说明

董事会

京鲁房董字

1、发文由办公室统一编号；

2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔

办公室

京鲁房办字

〕”如

“京鲁房办字〔2002〕第001号”；

人力资源部

京鲁房人字

财务部

京鲁房财字

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第三章发文程序及要求

第九条发文程序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档

等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对：

1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2.起草公文后，到办公室统一打印、输出。

前台打字员核对公文符合公文格式后加盖“草稿文本专用章”。

3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门经理审核、签字。

如涉及其他部门，经办单位负责

协调相关部门经理审核、签字。

把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一

并交办公室。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由办公室负责核稿。

核稿的主要内容包括：

1.文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字，公文的文别是否正确。

2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3.公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理，并罚经办人

（每次）50元。

（四）公文的呈批。

办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意

见。

在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈

批表上加盖“特急”和“急件”字样。

按审批权限、业务性质分类，分别呈相关

领导审批。

办公室不得积压文件，随时呈批或下发，办公室积压文件未及时呈批文件，

拖延一次罚办公室主任100元。

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（五）公文批阅。

公司领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。

所有文

件的必须在两个工作日之内阅批完毕。

公司领导签署修改意见后，由办公室交拟稿人修改。

（如果修改不涉及公文

实质内容或者仅仅是个别字句的修改，可由办公室主任直接加以修改。

）如果修

改内容涉及到相关部门，经办部门还须告知相关部门经理。

再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

办公室负责核对修改稿与原稿，确

保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公

室专人电话查询）。

公文审批未按规定时间完成，拖延一次罚审批人100元。

（六）公文打印。

公文签发后，由主管领导的文秘直接交办公室主任。

办公室主任审查后交办

公室专人登记、打印正式文稿；打印前办公室专人浏览文件内容，检查所打印文

件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体

见《打印登记簿》；

对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室填写“发文登记簿”

后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单第

一联及该文件电子版交档案管理员存档备案。

对于需要盖章的文件见下一步；

（七）公文盖印、登记

需要盖章的文件，打印后由办公室专人持正式文稿和领导签发的终稿、和“文

件呈批单”到印章保管员处履行盖章手续。

印章保管员核对文件呈批单无误后加

盖印章。

对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。

“文件呈批单”第二联由印章保管

员留存备查，两名印章保管员均须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单第一

联及该文件电子版交档案管理员存档备案。

同时由办公室专人填写“发文登记表”

后发文。

（八）发文。

对外发文要求：

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1、档案管理员通知经办人到档案室办理文件领用手续后，由经办人带文件

外出自行办理（机密及绝密文件须由档案室派人陪同）；领取文书的当事人必须

在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由档案管理员办

理；

对内发文要求：

1、对内发文原则上只在公司相关部门传阅，各部门不再保留文件；

2、对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门

发文（纸质文件）两种方式，原则上只在局域网上公布；

3、对于在公司局域网上公布的公文，由办公室专人电话通知相关部门经理

及时上网查阅，并督促对方收到文件后电话回复，并在发文登记簿上登记；待所

有当事人阅读后或者过了规定的阅读时限后，办公室及时把文件从网上撤下来；

4、对于确需发纸质文件的，只发复印件。

并由办公室专人在文件上加盖“对

内发文章”并复印后，通知相关部门资料管理员到档案室办理文件领用手续，领

取复印件；各部门资料管理员在部门经理阅读后并在文件上签名后，由资料管理

员及时交回办公室，办公室专人负责催收，待文件收齐并填写发文登记簿后，交

档案管理员归档或销毁；

5、对于涉及公司机密的文件及其他公司认为有必要保密的文件只能采取在

局域上发布的方式传阅；

第十条公文的借阅和清退按《档案管理办法》有关规定执行。

第十一条公文的立卷、归档和废除按《档案管理办法》有关规定执行。

第四章附则

第十二条本管理办法由办公室负责解释。

第十三条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执

行。

第十四条本管理办法自颁布之日起实施。

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附表一、办文呈批单

办文呈批单

第一联：

档案室留存

文件标题（文别）

（

）

文件编号

京鲁房

字〔

〕

号

密级

附件

拟稿人

日期

年

月日

公司领导

办公室主任

经办部门经理