发文管理办法.docx

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发文管理办法

第一章总则

第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。

保证文书的安全、及时传递。

特制定本管理办法。

第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。

其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。

第三条办公室不得积压文件，随时呈批或下发。

第四条为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。

第二章行文规则

第五条公文的种类

根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：

通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

1.通知：

传达上级的指示，要求各部门办理或需要通知的事项；批转下级的公文或者转发上级单位的公文，用“通知”。

2.通报：

把工作情况、经验教训以及好坏典型事例，通知所属部门，用：

“通报”。

3.报告：

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，不需上级部门或主管领导批示意见的，用“报告”。

4.请示：

请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”。

5.批复：

答复请示事项，用“批复”。

6.决定、决议：

对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求执行的事项，用“决议”。

7.指示：

对下属部门阐明工作活动的要求，用“指示”。

8.函：

在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时，用“函”。

9.计划：

对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。

10.总结：

把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”。

11.简报：

汇报工作、反映问题，帮助领导掌握情况的，用“简报”。

12.条例：

用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的，用“条例”。

13.规定和办法：

对某项工作或活动进行具体规范时，用“规定”、“办法”。

14.议定书：

记录有关各方对某一个专门问题达成的协议，用“议定书”。

15.会谈纪要：

记录、传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要"。

第六条公文格式

公文格式一般包括：

标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

1.标题：

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2.主送部门：

指公文主要送达的单位（领导），凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

3.正式公文的主体：

文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

请示问题一文一事，不要一文数事。

4.发文单位：

写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5.发文日期：

公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以领导签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7.文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一）。

所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

8.公文编号：

一般包括代字、年号、顺序号。

公司具体公文编号见附表一。

9.机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

10.附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

11.其它：

公文排版要求详见附件。

第七条行文要求

1.下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。

报的公文应一文一事。

2.平行或不隶属之间，应使用平行文（如函）；

3.要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。

4.明确发文权限。

属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。

属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

5.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。

由办公室送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再交办公室。