窝铺小学合同管理制度Word格式文档下载.docx
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（4）分管校长
负责对所分管的业务科室的合同事项进行审核。
（5）校长
对校长办公会审议通过的合同进行签署，合同签订由法定代表人（校长）或法定代表人（校长）授权委托的相关负责人签署。
二、合同总体流程
1、流程图
2、流程节点简要说明
节点
流程简要说明
1
承办科室起草合同文本，提出申请，填写《闫家小学单位签订经济合同会签单》，政府采购合同采用政府采购格式的标准文本的合同
2
合同由承办科室负责人审核后转分管校长。
3
分管校长按职权审核后，转总务处。
4
总务处审核后，报校长审定。
5
合同签订由法定代表人（校长）或法定代表人（校长）授权委托的相关负责人签署。
6
承办科室明确合同具体执行人员，按合同约定条款组织实施；
合同管理人员记录合同执行情况，并提示相关人员及对方单位。
7
财务室按约定条件及审批情况办理收付款结算。
8
总务处对合同文本、会签单及其他证明材料进行存档管理。
3、关键流程节点详细说明
流程节点：
2、3、4
控制活动名称：
合同事项订立审查
说明：
（1）承办科室在订立合同前，应严格审查对方当事人提供的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等相关证明材料。
杜绝与无资质的自然人、法人及其他组织签订合同。
（2）合同内容应完整，合同的基本要素应齐全，即标的、数量、质量、价格或报酬、履约期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款应当明确具体，文字表达严谨。
（3）承办科室向总务处送审合同文本，除提供《闫家小学单位合同会签单》及合同文本原件外，还应提供以下相关材料：
通过政府采购方式产生的合同，需提供招投标文件、中标通知书或招标纪要等相关材料。
其中以询价方式采购的，需提供由询价人签字的询价记录；
以校内招标方式采购的，需提供参与人员签字确认的招标情况说明和会议记录；
不适宜招标的项目需提供经相关领导审签的情况说明；
相关预算文件和项目申请；
其它前置性材料及补充说明。
合同金额壹万元（起点的规定依据）及以上或关系群众切身利益及本单位重要利益的合同，需提供与合同所涉事项的决策审批文件或会议纪要。
（4）承办科室及管理归口科室要严格审核合同内容。
合同事项审批权限
原则上，各项合同应按照《闫家小学单位校内财务制度》的有关规定，履行事前审批程序，并附上相应的事前审批文件。
（1）必须签订经济合同的事项及金额下限
①物品购置、文印、修缮等经济活动，合同金额在壹万元及以上的，原则上必须签订经济合同。
②房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出借，必须签订经济合同，并上报教育主管部门审批。
③政府采购活动必须签订经济合同。
（2）经济合同的审批权限
承办科室起草合同文本，提出申请，填写《窝铺小学单位经济合同会签单》。
合同由承办科室负责人审核后转分管校长，分管校长按职权审核后，转总务处审核后，报校长审定。
合同签定程序
（1）双方就合同文本达成一致后，由对方先盖章。
（2）对方盖章后，承办科室持完成审核程序的《窝铺小学经济合同会签单》及合同文本到总务处办理编号、用印和存档手续。
合同用印须使用大会小学公章。
（3）总务处负责制定合同编号规则，并登记合同编号、对方名称、主要事项、金额、经办科室和经办人等合同要素。
（4）窝铺小学公章同时作为合同章，由办公室负责管理。
合同文本用印前，印鉴管理人员应认真审核各项手续是否齐全完备，合同落款处的甲乙双方名称、法定代表人或委托代理人签字、签署时间、联系电话等合同要素是否齐全。
单份合同文本达两页以上的，必须加盖骑缝章。
（5）保留1份合同正本，由总务处印鉴管理人员定期将已经用印生效的经济合同审核会签单、审定文稿、合同正本及各类证明材料立卷长期保存。
合同履行
合同签订后即具有法律效力，双方当事人应当全面履行。
（1）承办科室经办人员，按合同约定条款组织实施。
（2）承办科室的合同管理人员，记录合同执行情况，定期（至少一个季度）对本科室的经济合同进行清理，提示合同经办人员和对方单位及时履行合同，避免合同违约。
（3）业务归口管理科室对经济合同执行情况进行监督检查，确保保质、保量按期完成经济合同约定事项。
（4）合同执行过程中发现对方履约困难、可能违约或已经违约的，承办科室应及时向总务处和分管校长报告，及时研究变更、中止合同和追究对方违约责任等事宜。
因我方原因可能违约的，承办科室须在实际违约发生之前向总务处和本科室分管校长报告，及时采取变更、中止合同等措施，最大限度减轻我方责任。
（5）变更或解除合同的，按照规定的审批权限进行审批，及时汇报给分管校长和校长。
（6）承办科室按照合同约定条件向财务室提出收（付）款申请。
财务室根据经济合同文本及相关科室审批情况办理资金结算。
遇下列情况之一时，财务室有权拒绝办理资金结算。
①未提供与拟付款金额等额合规发票或者收据的；
②合同审批手续不完备的；
③资金结算单位与合同对方当事人名称不一致，且没有相关文件证明其合理合法性的；
④其他不符合资金结算条件的。
（7）合同履行发生纠纷处理
①承办科室应与对方协商处理。
②比较重大的纠纷协商后无法解决的，承办科室应与综合处协商提出是否提起仲裁或诉讼的意见，报本单位领导或校长办公会会议研究决定后实施。
③合同承办科室在履行合同的过程中，发现对方涉嫌合同诈骗的（如合同对方提供假票据、假营业执照、假身份证等），应立即采取果断措施通知我校财务室停止合同款项支付，并向本单位领导报告，由本单位领导或校长办公会批准后向公安机关报案。
（8）其他事项
XX私自以本单位名义对外签订经济合同，或在经济合同签订过程中故意或过失审查不严，造成本单位重大经济损失或其它损失的，将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。
4、合同管理流程风险控制矩阵
流程
控制目标
风险
与影响
控制措施
控制活动
负责人岗位
控制实施证据
控制文件依据
合同管理分工
根据合同管理分工，明确承办处室（单位）和业务归口管理处室（单位）的管理责任，以加强对合同的管理。
缺少清晰、合理的合同管理分工，不能准确、客观反映合同的管控，可能导致各单位责任混乱，缺乏有效管控，造成经济损失。
合同的起草、签订、管理按职责分为合同的承办科室和业务归口管理处室。
一、承办科室是经济合同的责任科室，其主要职责：
1、负责经济合同文本的起草、拟定、送审等工作的科室。
2、订立和履行经济合同的责任主体，是经济业务事项的具体经办科室。
3、合同第一责任人是承办科室主要负责人。
要对合同内容的真实性、程序的正当性负责。
4、合同经办人应直接承担经济事项市场调研、招标谈判等工作。
承办科室负责人、
总务处相关人员
合同
审批
权限
设置合理的审批权限
没有设置合同的审批权限，或者权限设置不合理，可能导致管理职责不明确。
（一）签订合同事项的金额下限
①物品购置、印刷、修缮等经济活动，合同金额在壹万元及以上的，原则上必须签订经济合同。
②房屋、土地和其他重要资产、设备的出租出借，必须签订经济合同、并报请教育局批复。
（二）合同的审批权限
详见前述：
合同管理关键流程节点的详细说明-合同事项审批权限第
（1）至
（2）款。
各承办科室负责人、
总务处负责人、
分管校长、
校长
《签订经济合同会签单》、
工作请示、经费项目申请、相应的审批单和文件
控制活动负责人岗位
签定
合同设置了合理签定要求及程序，确保经济行为的必要性与合理性。
合同事项盖章存档程序缺失，可能导致合同管理混乱，经济行为混乱。
控制措施详见前述：
合同管理关键流程节点的详细说明-合同签订程序第
（1）至（5）款。
《签订经济合同会签单》及合同文本，合同编号、合同印章、存档手续。
合同履行确保执行正确、合同、合法。
未按规定履行审查职责，导致合同存在损害单位利益。
合同管理关键流程节点的详细说明-合同履行
（1）至（6）款。
承办科室经办人、负责人
《闫家小学校内财务制度》
合同结算
确保合同结算的正确性
未按合同条款执行，可能导致责任不清、严重时会造成直接经济损失。
财务室根据经济合同文本及相关处室审批情况办理资金结算。
遇下列情况之一时，财务室有权拒绝办理资金结算：
（一）未提供与拟付款金额等额合规发票或者收据的；
（二）合同审批手续不完备的；
（三）资金结算单位与合同对方当事人名称不一致，且没有相关文件证明其合理合法性的；
（四）其他不符合资金结算条件的。
总务处
招标书、发票及有关文件
合同纠纷
防止出现合同纠纷
出现合同纠纷处理不及时，可能会造成直接经济损失。
一、合同履行发生纠纷处理措施详见前述：
合同管理关键流程节点详细说明-合同履行第（7）款。
二、XX私自以本单位单位名义对外签订经济合同，或在经济合同签订过程中故意或过失审查不严，造成本单位重大经济损失或其它损失的，将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政与经济责任，触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。
总务处、
承办科室、
校长、
校长办公会
《签订经济合同会签单》、《闫家小学校内财务制度》招标书、发票及有关文件
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